BAB III PEMBAHASAN
3.2. Prosedur Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahap, diantaranya adalah:
1. Prosedur penyimpanan arsip pada Dinas.
Ada beberapa prosedur dalam penyimpanan arsip. Prosedur penyimpanan arsip masih kurang diperhatikan dengan baik saat ini, sehingga menyebabkan arsip tersebut sulit untuk ditemukan karena salah penempatan. Tahap penyimpanan arsip itu terdiri dari:
a. Pemeriksaan dokumen
Dalam melaksanakan penyimpanan arsip pada Dinas, hal pertama yang harus dilakukan adalah memeriksa dahulu dokumen yang mau diarsipkan tersebut. Biasanya dokumen berasal dari lembaga-lembaga yang ingin mengurus mengenai perizinan. Setelah itu dilihat lagi, apakah dokumen tersebut sudah bisa di simpan.
b. Mengklasifikasikan dan pencatatan arsip
Setelah dibaca, surat harus digolongkan menurut permasalahannya
yang pertama dilakukan adalaah memilih dan membuat klasifikasi yang tepat pada dokumen tersebut. Seperti nama subjek, wilayah, abjad, dan lainnya. Pada Dinas biasanya menggunakan sistem pengarsipan subjek, sehingga klasifikasi arsip biasanya disusun berdasarkan sistem subjek. Setelah itu, kemudian mencatat nya pada buku agenda atau kartu kendali.
c. Menentukan dan Menyusun Indeks
Indeks berarti pokok utama yang menunjukkan pokok surat.
Bisa berupa nama orang, lembaga, nama temoat, dan sebagainya. Indeks sebuah surat ditentukan berdasarkan klasifikasi yang diterapkan dalam pengarsipan. Indeks biasanya berwujud kartu – kartu yang berfungsi untuk penemuan arsip kembali.
56
d. Menyiapkan Lembar Tunjuk Silang
Apabila suatu surat memuat lebih dari satu pokok utama, maka perlu dibuatkan lembar tunjuk silang. Lembar tunjuk silang menyatakan bahwa pokok yang dimaksud terdapat pada surat yang berada ditempat lain. Lembar tunjuk silang juga sangat berfungsi dalam penemuan kembali suatu arsip.
e. Menyimpan Arsip
Dan proses terakhir ialah menyimpan arsip tersebut. penempatan arsip pada folder sesuai dengan kode arsip sistem subjek yang telah ditentukan. Seperti contoh arsip surat cuti sakit pada pegawai Dinas tersebut, maka akan dimasukkan kedalam kode
„KEP‟ atau kepegawaian. Arsip akan ditempatkan pada lemari arsip dengan laci berkode KEP, dibelakang guide Cuti.
f. Menelusuri Arsip
Bila suatu arsip diperlukan kembali, petugas arsip bertugas dalam menelusuri arsip yang diinginkan oleh pemohon. Orang tentunya tidak dapat menemukan kembali arsip dengan cara mengingat nama nya saja, maka dari itu dibutuhkan buku agenda, kartu indeks, dan lainnya.
g. Menyusutkan Arsip
Secara berkala arsip akan disusutkan jumlahnya, agar penyimpanan arsip dapat efisien dan efektif. Arsip yang bernilai permanen tapi tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari
mungkin perlu dipindahkan ketempat lain. Akan tetapi, arsip yang tidak lagi berguna dapat segera dimusnahkan.
2. Prosedur Peminjaman, penyimpanan atau Pengambilan Arsip
Untuk mencegah hilangnya arsip apabila sedang dipinjam, maka peminjam perlu mencatat dahulu pada buku peminjaman atau formulir peminjaman, sehingga waktu peminjaman dapat dibatasi.
Untuk penyimpanan arsip aktif dibutuhkan Filling Cabinet, rak arsip bila diperlukan, guide atau sekat dan folder. Sedangkan untuk arsip inaktif yang dibutuhkan adalah rak arsip dan Box (dalam Gaol, 2015:
305)
Menurut Nuraida (2008:103) Beberapa hal yang harus dicatat atau diperhatikan dalam peminjaman atau pengambilan arsip diantaranya:
a. nama peminjam
b. departemen/bagian peminjam c. Judul arsip yang dipinjam d. Jumlah arsip yang dipinjam
e. Indeks/klasifikasi arsip yang dipinjam f. Tanggal pinjam
g. Tanggal harus kembali
h. Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab 3.3. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Pada
58
sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang memiliki aktivitas dan deskripsi oekerjaan berbeda-beda satu sama lain. Setiap aktivitas tersebut akan menghasilkan data dan informasi (dalam zulkarnain et all,2015:13) Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Dalam Asriel (2016:134) Arsip memiliki beberapa peranan penting, diantaranya adalah 1. Sebagai sumber ingatan seseorang untuk melakukan tindakan.
2. Pimpinan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan 3. Kelancaran proses administrasi
4. Kelancaran proses penyelenggaraan organisai
Peranan arsip yang lainnya yaitu agar perusahaan atau instansi mendapatkan informasi/data dari dokumen-dokumen yang telah lama disimpan. Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Rahmah, 2018:2)
Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara, tentunya juga sangat bermanfaat. Terutama dalam proses memperlancar administrasi. Karena Dinas ini bergerak pada dalam bidang pelayanan masyarakat dibidang perizinan, yang pastinya banyak terdapat permohonan – permohonan yang diajukan untuk Dinas. Yang tentunya, dengan pengarsipan yang bagus pastinya akan memperlancar kegiatan pada Dinas tersebut. Peranan arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Untuk keperluan administrasi.
Berhubungan dengan Dinas yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat, yang tentunya akan banyak sekali berkas atau dokumen penting yang akan diurus oleh Dinas tersebut. Maka dengan adanya peranan arsip akan sangat membantu Dinas dan juga tentunya dalam memperlancar urusan administrasi pada Dinas.
2. Sebagai salah satu sumber informasi penting
Peranan Arsip lainnya yang berguna bagi Dinas adalah sebagai sumber informasi penting. Dengan adanya arsip, maka informasi yang ada pada Dinas lebih terjaga. Pada Dinas, tentunya banyak sekali arsip yang harus dijaga informasi nya, karena arsip tersebut berasal dari banyak kalangan yang akan diurus perizinannya.
3.4. Sistem Peyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, ada beberapa sistem dalam kearsipan yaitu sebagai berikut:
1. Sistem Abjad
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
60
2. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing sistem
3. Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
4. Sistem Wilayah
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
5. Sistem Subjek
Arsip disimpan berdasarkan subjek (pokok masalah). Untuk mempermudah pengelolaan, dibuat daftar klasifikasi sesuai dengan kepentingan dan kebijakan perusahaan.
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem subjek pada penyimpanan arsip yang dilakukan. Penataan berkas – berkas disusun berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah. Selain itu, terkadang Dinas juga melakukan
pengarsipan dengan menggunakan sistem abjad. Yaitu dengan cara surat atau dokumen di sortir terlebih dahulu sesuai dengan abjad huruf dari surat atau dokumen tersebut.
3.5 Sistem Penyimpan Arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara (DPMPPTSP Provsu)
Sistem penyimpanan arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara adalah berdasarkan sistem subjek, dimana surat – surat tersebut akan diklasifikasikan dalam beberapa hal sesuai dengan judul pada surat tersebut. Seluruh arsip atau surat yang diterima oleh Dinas tersebut, akan disimpan atau diarsipkan sesuai dengan subjek pada surat tersebut dan kemudian disimpan pada lemari arsip yang sudah disediakan.
Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-surat baik dalam mengirimkan surat – surat yang baik dalam lingkungan instansi maupun ke instansi luar. Dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedis, tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat yang keluar pada bagian kearsipan karena dalam prosedur surat keluar tersebut melalui beberapa tahapan yang meliputi pembuatan surat, pengoreksian surat pengetikan surat pengiriman surat dengan menggunakan buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat keluar.
Pendistribusian arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, yaitu disetiap sub bagian memiliki arsip
62
masing – masing dan sebagai pusat unit kearsipan itu berada pada bagian sekretaris kantor. Dengan menerapkan sistem ini, pada bagian sekretaris berperan sangat penting dalam kebijakan kearsipan dan pengolahan arsip.
Gunawan (2018) (dalam mutmainnah, 2020: 61) keuntungan asas gabungan adalah keseragaman sistem, kesalahan filling dan arsip dapat dikurangi, efisien peralatan, dan memudahkan dalam penyusunan jadwal retensi arsip.
Selain itu juga pastinya setiap surat yang masuk atau keluar akan dicatat dahulu kedalam buku agenda sekretaris sebelum di distribusikan ketempat tujuan yang akan dituju sebelumnya. Penataan berkas – berkas disusun berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan maslaah – masalah yang berhubungan dengan kantor.
3.6. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara (DPMPPTSP Provsu)
Penentuan umur simpan dokumen/arsip diperlukan untuk memberikan kepastian berapa tahun dokumen disimpan diunit pengolahan, berapa tahun disimpan diunit kearsipan dan setelah masa simpan berakhir apakah dokumen akan dimusnahkan atau dilestarikan sebagai arsip pribadi (dalam Rusidi, 2019:4)
Dalam pengelolaan Arsip pada Dinas ini, tentunya tidak selalu berjalan dengan lancar. Pengelolaan arsip pada Dinas sebenarnya sudah cukup berjalan dengan baik.
Penyebab kurang diperhatikannya arsip, karena instansi tidak memahami manajemen kearsipan secara baik, yang berakibat pengelolaan arsip kurang efektif
dan kurang efisien (dalam Indrawan,2019:74) Namun, ada beberapa hambatan dalam pengelolaan arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara seperti:
1. Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara, pegawai yang bertugas dalam pengelolaan arsip biasanya tidak hanya berfokus pada pengelolaan arsip itu saja, akan tetapi juga bekerja dalam pekerjaan administrative lainnya, sehingga menjadi kurang fokus dalam mengelola arsip yang benar.
2. Karena setiap harinya volume arsip atau surat bertambah, maka sulit untuk menampung surat – surat tersebut, sehingga mengakinatkan penempatan yang terkadang tidak sesuai dengan tempatnya. Dengan begini, maka akan menjadi berantakan dan menjadi susah apabila ingin ditemukan kembali.
3. Terkadang adanya penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan bidangnya. Masih ada beberapa pegawai yang menganggap tidak penting tentang pengelolaan penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak tersusun dengan rapi dan optimal.
4. Kurang adanya skill (keterampilan) dalam mengelola Arsip, karena kurangnya pelatihan terhadap karyawan yang bertugas dalam penyimpanan arsip
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan
1. Sistem penyimpanan yang diterapkan sudah cukup baik, hanya saja dalam penemuan kembali masih sulit untuk ditemukan karena surat yang terdapat bervariatif.
2. Pengarsipan pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara menggunakan Asas Gabungan, dimana pengelolaan arsip dilakukan pada bagian masing – masing sub bagian dan ada juga yang masih dipusatkan pada bagian sekretaris
3. Penyimpanan Arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan Subjek. Kekurangan yang didapat dalam mengelola arsip menggunakan sistem subjek biasanya karena kode disesuaikan dengan masalah, maka orang tersebut harus menghafal kode yang digunakan pada Dinas.
4. Pengelolaan arsip dipegang oleh bagian tata usaha, dan tata usaha yang akan membagikan kepada setiap bagian masing – masing. Begitu pun dengan surat keluar akan diketik oleh masing – masing bagian.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas maka penulis akan memberikan beberapa saran diantaranya:
1. Pegawai dari setiap bidang harus lebih memperhatikan kembali terhadap pengelolaan arsip, karena dengan pengeloaan arsip yang benar sangat menunjang bagi kegiatan operasional Dinas.
2. Dinas harus melakukan pelatihan khusus terhadap pegawai arsip agar jauh lebih baik dan menanamkan kesadaran kepada karyawan untuk memperhatikan betapa pentingnya arsip dan pengelolaan dan penanganan arsip.
3. Diharapkan agar pengembangan keterampilan dalam mengurus arsip agar lebih terampil, teliti, dan cekatan.
4. Setiap pengambilan arsip hendaknya dikembalikan ketempat awal arsip di pinjam. Dengan mengembalikan arsip pada tempatnya, akan mempermudah kembali apabila diinginkan lagi.
5. Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara juga lebih baik agar melakukan perbaikan terhadap arsip yang sudah rusak atau membuatsemua arsip menjadi file agar lebih mudah ketika arsip tersebut bila ingin dipergunakan
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Asriel, dkk. 2016. Manajemen Kantor. Cetakan Pertama. Jakarta: Prenadamedia Gaol, Jimmy L. 2015. Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan
Organisasi. Cetakan Pertama. Jakarta: Elex Media Komputindo
Indrawan, dkk. 2019. Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah. Cetakan Pertama. Jateng: Lakeisha
Musliichah. 2019. Bunga Rampai Kearsipan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Mutmainnah, dkk. 2020. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi. Cetakan Pertama.
Yayasan Kita Menulis
Rahmah, E. 2018. Akses dan Layanan Perpustakaan. Cetakan Pertama. Jakarta:
Prenadamedia Group
Rosalin, S. 2017.Manajemen Arsip Dinamis, Malang: UB Press.
Rusidi. 2019. Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Cetakan Pertama.
Yogyakarta: Deepublish
Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan, Yogyakarta: Deepublish.
Zulkarnain, Wildan. 2015. Manajemen Perkantoran Profesional. Cetakan Pertama.
Malang: Gunung Samudera Website:
http://dpmpptsp.sumutprov.go.id/22 April 2020/21.00
http://www.brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/ 17 Mei 2020 / 12.26
https://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun-2009 / 01 juni 2020 / 10.47
67 LAMPIRAN 1. Surat Permohonan Melakukan Riset