BAB II FAKULTAS EKONOMI USU
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.
Menurut Hermanto (2001:110) memberikan definisi sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:341) dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa: “Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan tercapai”.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikrjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002:125) adalah :
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistic gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah. 5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja. Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan intern gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan upah yang pelaksanannya melibatkan beberapa bagian yaitu :
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia.
Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Kemudian berdasarkan formulir baru tersebut bagian personalia akan memeriksa permintaan karyawan baru dengan meliaht surat-surat permohonan yang ada.
Tetapi apabila belum ada permohonan yang masuk, maka bagian personalia akan mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti :
a. Teman – teman pegawai perusahaan. b. Badan – badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi
d. Dan lain – lain
Bardasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon – calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima.
Kemudian mereka akan diminta untuk mengikuti test kesehatan, bagi karyawan yang lulus test pertama. Setelah test kesehatan mereka kemudian akan diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, maka penentuan karyawan yang diterima akan ditentukan untuk diterima menjai karyawan baru dalam perusahaan tersebut.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat menjadi karyawan dengan masa percobaan selama 3 bulan, selama masa percobaan dilakukan, akan ditentukan karyawan tersebut akan mendapat kedudukan dan penggajian sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku.
2. Bagian Pengawasan Waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh bagian personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja dilapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 12-14 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkannya kepada bagian pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari begian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal :
Gaji dan upah……….Rp xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan kepada bagian pembukuan akan menjurnal :
Hutang gaji dan upah………..Rp xxx
Kas ………Rp xxx
6. Internal Auditor
Bagian ini bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk malaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah, ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu :
Lingkungan pengawasan Penilaian resiko
Kegiatan pengawasan
Informasi dan komunikasi, dan Monitoring
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai.
Kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh Bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh Bendaharawan tersebuut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.
Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penghasilan
1. Gaji Pokok Rp xx
2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx
3. Tunjangan Anak Rp xx Rp xx
4. Tunjangan lain-lain Rp xx
5. Tunjangan Jabatan Struktural Rp xx
Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx 6. Tunjangan Umum Rp xx
7. Tunjangan Tambahan Umum Rp xx
8. Tunjangan Papua Rp xx
9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx
10. Tunjangan Beras Rp xx
Jumlah Bruto Rp xx 11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx
12. Pembulatan Rp xx Jumlah Kotor Rp xx Potongan 1. PFK Beras Rp xx 2. Simpanan Wajib 10% Rp xx 3. Sewa Rumah Rp xx 4. Tunggakan Rp xx 5. Hutang Kelebihan Rp xx 6. Lain-lain Rp xx 7. Pajak Penghasilan Rp xx 8. Tabungan Perumahan Rp xx Jumlah potongan Rp xx Jumlah Bersih Rp xx