Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SKRIPSI MINOR

Oleh:

ANISA AROSA’ DIAH 072102029 AKUNTANSI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengawasan Intern Gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.

3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Dra. Nurzaimah, MM, Ak. selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Ibu Hj. Fepty Aniar, SE selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ayahanda Irwansyah dan Ibunda Ulinta Br Ginting yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin. Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.

Medan, Juni 2010 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4

1. Tujuan Penelitian ... 4

2. Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survei ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 9

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 10

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ...…… 14

D. Jaringan Usaha ... 18

E. Kinerja Terkini ... 19

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Gaji dan Upah ... 23

B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ... 25

C. Sistem Penggajian……… 28

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah ... 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 39

B. Saran... 40

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap survive dibidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lainnya. Pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahann dagang, atau perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah, atau usaha besar.

Pada umumnya, setiap perusahaan bertujuan memaksimumkan laba dan mengembangkan usahanya kecuali perusahhan nirlaba. Berbagai saran dan usaha dilakukan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor tenaga kerja. Perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai tenaga kerja.

Berbicara mengenai tenaga kerja ini, maka kita tidak dapat berpaling dari biaya gaji dan upah. Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawan.

Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan akan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya melakukan tindakan – tindakan seperti : melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan – kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bergerak dibidang pendidikan, yang mana di dalamnya terdapat struktur organisasi yang masing-masing memiliki jabatan, dan juga memilki jumlah dosen dan pegawai yang cukup banyak. Banyaknya tenaga kerja yang digunakan fakultas maka biaya gaji merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji ini.

Beberapa jenis penyelewengan yang mungkin terjadi yaitu : sengaja memperbesar penjumlahan dalam buku daftar gaji, memperbesar dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan nama mantan pegawai dalam daftaf gaji.

Hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para dosen dan pegawai. Mengingat masalah gaji merupakan masalah yang seensitif, maka fakultas perlu mengembangkan suatu pengawasan bagi penggajian dan upah untuk para pegawai.

pengendalian gaji dan upah, maka penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Gaji dan Upah Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

B. Perumusan masalah

Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif, fakultas dapat mendorong dosen dan pegawai untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas permasalahan “ Apakah Sistem Pengawasan Gaji dan Upah yang Diterapkan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif dan efisien?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui Apakah Sistem Pengawasan Gaji dan Upah yang Diterapkan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif dan efisien?

Manfaat penelitian adalah:

2. bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Fakultas Ekonomi USU, dan

3. bagi peneliti selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi. 1. Jadwal survei

Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 21 April 2010 sampai dengan 2 Juni 2010.

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sisitematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :

 BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.

 BAB II :PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI

job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja

usaha terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

 BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini, penulis akan meguraikan defenisi gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, prosedur perhitungan gaji dan upah, dan pengawassan intern gaji dan upah.

 BAB IV : PENUTUP

BAB II

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi USU mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan USU sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi USU mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan instansi untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

C. Uraian Tugas Job Description

Berikut ini adalah job description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1.

Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan .

d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. e. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. f. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

g. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

h. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data dan pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mangumpulkan dan mengolah data keuangan

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan peertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, fakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluarn lainnya, yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyususn laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4.

Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

g. Melaksanakan pemberianpenghargaan pegawai. h. Memproses SK jabaan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Meyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan penglolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manurua (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di bawah ini :

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

_ _ _ _ _ _

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan _Fakultas

Unit

BAB III

TOPIK PENELITIAN

Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan operasi. Begitu juga dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang pendidikan. Karyawan yang bekerja akan mendapat balas jasa dan kompensasi. Dimana kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia yang merupakan balas jasa untuk memotivassi karyawan tersebut. Karyawan- karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan.

A. Pengertian Gaji dan Upah

Istilah gaji biasanyanya digunakan untuk pembayaran yang kepada pegawai yang diberi tugas – tugas administrative dari pemimpinnya. Bagi staf pengajar bertugas mendidik, serta melakukan penelitian dan pelayanan kepada masyarakat. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap. Sedangkan imbalan diberikan kepada buruh – buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik yang disebut dengan upah. Jumlah gaji pada umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah dutetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.

Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, unjangan umum, uang lembur, uang lembur, dan lain-lain.

Selain itu ada beberapa definisi menurut para ahli ekonomi mengenai gaji dan upah, antara lain :

Menurut Hadi Poernomo,1071 adalah :

Menurut Mulyadi (2001:377) adalah :

“ gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja atau jumlah suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan”.

Menurut Michel Amstrong (1983) adalah :

“ gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya.

Menurut Warren Reeve adalah :

“ istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi dan jasa yang lama, sedangkan upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik (1999:442).

Menurut Robert L. malthis dan Jhon H Jackson :

Gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pemimpin, pengawas, pegawai tata usaha atau lainnya. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pegawai ataupun pekerja berdasarkan atas hasil kerja ataupun ukurean lainnya yang bersifat borongan.

Maka dapat disimpulkan bahwa gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen, edministrativ, mendidik atau jasa-jasa yang serupa dengan jumlah gaji yang dibayar secara berkala dan tetap, misalnya dalam waktu perbulan. sedangkan imbalan kepada pegawai lapangangan (tenaga kerja kasar), baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Biasanya upah diberikan atas jumlah jam kerja mingguan. Dengan demikian upah yang diterima buruh dapat berubah-ubah dari suatu periode ke periode lainnya tergantung hasil kerja yang dilakukannya.

B. Unsur-unsur Gaji

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator mereka. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.

Di dalam masyarakat masih baynyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur – unsur gaji pada perusahaan milik Negara dan swasta memiliki perbedaan.

Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang

diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang beristri/ besuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri.

Adapun persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA-IV adalah sebagai berikut :

Golongan IIIA : 146% x gaji pokok Golongan IIIB : 139% x gaji pokok Golongan IIIC : 133% x gaji pokok Golongan IIID : 127% x gaji pokok Golongan IVA : 114% x gaji pokok Golongan IVB : 107% x gaji pokok Golongan IVC : 107% x gaji pokok Golongan IVD : 101% x gaji pokok

5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,

6. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,

7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,

8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura ( uang ).

Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas sumetera Utara adalah:  Honorarium Program S-1 Ekstensi

 Honorarium Program S-1 Reguler  Honorarium Program D-3

c.

Sistem Penggajian

Sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumetera Utara tidak jauh berbeda dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sistem penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain. Sebagaimana telah diketahui bahwa sistem merupakan sekelompok atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai satu tujuan yang sama (hall, 2001), demikian halnya dengan sistem penggajian yang terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Bagian Pembuat Data

Bagian pembuat data bertugas mengolah data, dimana data harus selalu dicek apakah ada data atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database.

Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data terebut ke biro rector, di biro rector bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPT). Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui.

b. Bendaharawan

Setiap tanggal 1, dan yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di fakultas Gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.

c. Internal Auditor

Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.

Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,

2. Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di funsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalm prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat tenaga kerja.

Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta

d.

Prosedur Perhitungan Gaji

Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.

Menurut Hermanto (2001:110) memberikan definisi sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.

Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikrjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002:125) adalah :

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

3. Bagian Personalia

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah. 5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja. Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan intern gaji dan upah yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan upah yang pelaksanannya melibatkan beberapa bagian yaitu :

1. Bagian Personalia

Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia.

Tetapi apabila belum ada permohonan yang masuk, maka bagian personalia akan mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti :

a. Teman – teman pegawai perusahaan. b. Badan – badan penempatan tenaga kerja c. Advertensi

d. Dan lain – lain

Bardasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon – calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima.

Kemudian mereka akan diminta untuk mengikuti test kesehatan, bagi karyawan yang lulus test pertama. Setelah test kesehatan mereka kemudian akan diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, maka penentuan karyawan yang diterima akan ditentukan untuk diterima menjai karyawan baru dalam perusahaan tersebut.

Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat menjadi karyawan dengan masa percobaan selama 3 bulan, selama masa percobaan dilakukan, akan ditentukan karyawan tersebut akan mendapat kedudukan dan penggajian sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku.

2. Bagian Pengawasan Waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh bagian personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja dilapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 12-14 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkannya kepada bagian pembukuan.

5. Bagian Pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari begian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal :

Gaji dan upah……….Rp xxx

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan kepada bagian pembukuan akan menjurnal :

Hutang gaji dan upah………..Rp xxx

Kas ………Rp xxx

6. Internal Auditor

Bagian ini bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara menyeluruh.

Untuk malaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah, ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu :

 Lingkungan pengawasan  Penilaian resiko

 Kegiatan pengawasan

 Informasi dan komunikasi, dan  Monitoring

Kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh Bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh Bendaharawan tersebuut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

Tabel 3.1

Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Sistem pengendalian internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif,

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,

3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai,

5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku didalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

6. Unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan,

7. Prosedur penacatatan gaji yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijalankan sesuai dengan bagian masing-masing sehingga prosedur dapat berjalan sebagaimana mestinya,

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.

3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai yang lainnya.

4. Sistem pengawasan intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotonga yamg dilaksanakan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan.

5. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar penyelewengan dari para pegawai.

6. Sebaiknya unsure-unsur gaji yang telah dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dipertahankan agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.