PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
RIZKI YANTI HARAHAP
102102025
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK NAMA MAHASISWA : RIZKI YANTI HARAHAP
NIM : 102102025
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Dra Nurzaimah, MM,Ak NIP.19581114 198703 2 001
Tanggal : ...2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal : ...2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA MAHASISWA : RIZKI YANTI HARAHAP
NIM : 102102025
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ...2013
Dengan segala puji dan syukur penulis ucapkan ke pada Allah Swt atas
berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul
“Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pegawai Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan dan bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra.Nurzaimah,MM,Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan koreksi dalam proses
penyelesaiaan tugas akhir sehingga dapat dengan baik.
4. Bapak / Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Kakakku tersayang Juri Yati Harahap dan adikku yang sangat kusayangi Putra Halomoan Harahap yang selalu memberikan
semangat dan doa buat penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Semua teman seperjuangan di DIII Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terkhusus Nirwana br Padang, Indah Fitri Yani, Soraya Wati Siregar, Rahma Sari Ritonga dan Chaidir Ramadhan
yang telah setia dan menemani dan mendukung penulis dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaiaan Tugas Akhir. 8. Terkhusus buat pacarku tersayang Muhammad Noor yang selalu
mendukung penulis dalam segala hal sehingga penulis dapat menyelesaikan semuanya dengan baik.
9. Tanteku Masriana Sihombing dan Nenekku Rogun Tamba yang selalu memberikan semangat dan dukungan pada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan baik.
Semoga Laporan Tugas Akhir ini berguna bagi pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, Juli 2013
Hormat Saya
Rizki Yanti Harahap
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Isi ... 4
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA... ... 6
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Job Description ... 11
D. Jaringan Kegiatan ... 15
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 16
F. Rencana Kegiatan ... 17
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 32
E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 37
F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah ... 38
G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga pendidikan negeri yang
pada tahun 2003 berstatus PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003. Universitas Sumatera Utara terdiri dari 12 Fakultas dan
Program Pasca Sarjana, salah satunya ialah Fakultas Ekonomi.
Dalam menjalankan aktivitasnya Fakultas Ekonomi USU tentu
mempunyai struktur oganisasi yang terdiri dari pegawai dan staff. Dalam hal ini, pihak-pihak yang telah memberikan jasanya dalam menjalankan aktivitas Fakultas Ekonomi akan diberi imbalan atau yang biasa disebut gaji atau upah.
Fakultas Ekonomi USU harus memperhatikan kesejahteraan setiap pegawai dan staf agar mereka lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik untuk kedepannya. Dengan kinerja yang baik akan menghasilkan hasil yang baik pula, sehingga
tujuan Fakultas Ekonomi USU dapat tercapai dengan baik pula.
Maka dalam hal ini, gaji dan upah sangat besar sekali pengaruhnya karena
dapat mempengaruhi kinerja para pagawai dalam melaksanakan tanggung jawabnyanya. Masalah ini tidak menyangkut berapa jumlah uang yang diterima, melainkan menyangkut beban pekerjaan maupun berkaitan dengan moral dan
melakukan kegiatan – kegiatan yang tidak sesuai dengan peraturan dan
ketentuan.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat Fakultas Ekonomi USU lebih
memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang baik oleh pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU dan dapat merangsang motivasi kerja pegawai dan staff melalui pemberian gaji, tunjangan,
bonus, dan lain sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif. Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka pengawasan
internal atas gaji dan upah sangat penting untuk menghindari penyelewengan atau kecurangan dana yang dapat merugikan perusahaan.
Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian
internal , antar lain :
1. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur,
sistem dan prosedur sautu organisasi semakin rumit. Untuk dapat mengawasi operasi organisasi, manajemen hanya dapat mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.
2. Tanggung jawab utama untuk melindungi asset organisasi , mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak
pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tangggung jawab
tersebut.
3. Pengawasan oleh lebih dari atu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bias terjadi pada
manusia. Saling cek merupakan salah satu karateristik sistem pengendalian internal yang baik.
4. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).
B. Rumusan Masalah
Pengawasan gaji dan upah sangat penting untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat
merugikan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Bagaimana pelaksanaan pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan
pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Bagi Penulis, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi USU.
b. Bagi perusahaan, dapat memberikan masukan kepada Fakultas Ekonomi USU.
c. Bagi penulis – penulis lainnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.
C. Rencana Penulisan
1. Jadwal survey / observasi
Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir Tabel 1.1 Jadwal Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
MEI 2013 Juni 2013
3 4 1 2
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan Laporan
2. Rencana isi
Laporan Penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan,
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang ,rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan tugas akhir yang terdiri dari jadwal penelitian dan rencana isi .
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Bab ini menguraikan sejarah singkat FE USU, Struktur
organisasi,job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi USU.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis mencoba membahas dan menjelaskan
tentang pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan penghitungan gaji dan upah, sistem pengawasan internal gaji dan upah, analisa dan evaluasi unsur-
unsur gaji dan upah,analisa dan evaluasi prosedur pencatatan dan penghitungan gaji dan upah, analisa dan evaluasi sistem
pengawasan internal gaji dan upah BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang terkahir dar penulisan tugas akhir ini.
Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran yang
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara lahir di luar kota Medan
atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didiriknn tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) kota Kutaraja (
Banda Aceh ) dan sebagai pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI NO. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang terhitung
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI
No.0535/01/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh
dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Starata-1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga)
departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahsiswa/i pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas prosess belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( costumer ) dan stakeholder.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sbagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian – penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan
B. Struktur Organisasi
Struktu organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas –batas
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi yang baik,
pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dpat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik
sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu intansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Pedoman dan Informasi FE USU 2007-2008
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari:
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melakukan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melakukan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun Laporan Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laopran Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasu pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan funsional, urutan kenaikan
g. Melaksanakan pemeberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktur dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumi
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumi adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemhasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemebrian izin .rekomendasi kegiatan kemahasisswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan ( RKAT ) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahanhan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian –
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentumempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dimana Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam berkerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalaah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian – penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar –
dapat menghasilkan Sumber daya manusia ( SDM ) yang benar – benar memilki
kwalitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagamaan ( misalnya ; Idul Fitri, Natal, Isra’ Mi’raj,
Paskah, dan lain – lain ) sehingga para aktivitas akademik selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Allah SWT.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap TA 2011-2012
2. Perkuliahan semester ganjil / genap TA 2011-2012
3. Ujian Mid semester / ujian semester ganjil / genap TA 2011-2012 4. Wisuda mahasiswa TA 2011-2012
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyususn beberapa langkah kegiatan sebagai
berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dab dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan komputasi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
di adakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied Approach, wordshop, seminar, dan lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa baru sesuai dengan
kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi
S2 da S3 baik dalam maupun di Luar Negeri. 11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas. 14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA
A. Pengertian Gaji dan Upah
Berikut adalah beberapa pengertian gaji dan upah menurut beberapa pendapat para ahli, yaitu :
Menurut Sugiyarso dan Winarni ( 2005 : 95 ) : Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrative dan manjemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yng diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Menurut Ruky( 2001 : 8 ) : gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedang upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya.
PP.No.8 Tahun 1981 tentang Perlindungan Upah memberikan defenisi upah sebagai berikut :
Menurut Malthis dan Jackson ( 2002 : 119-378) : upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji
merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja.
Peraturan Menteri No.3 tahun 1996 tentang Pemutusan Hubungan Kerja memberikan defenisi yang lebih detail tentang upah karena ditujukan untuk keperluan perhitungan pesangon. Dalam Permanen 3/96 ini yang dimaksud
dengan upah mencakup : Upah pokok, segala tunjangan berkala dan teratur, harga pembelian dari catu yang diberikan kepada pekerja, penggantian untuk perumahan
yang diberikan cuma-cuma, dan penggantian untuk pengobatan dan perawatan. Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih
panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja.Karena itu jumlah upah
yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfuktuasi antara satu periode. Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal – hal seperti
pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor – faktor diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada
tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk
satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambar kan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya dibayarkan per bulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang
terlibat langsung dalam proses industri. Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya
secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
B. Unsur – Unsur Gaji dan Upah
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya danupah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertara dibawah ini :
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaanberdasarkan
kontrak kerjanya. 2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh
tarif yang lebih tinggi dibanding tarif sebelumnya. 4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan sarikat kerjanya.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang, misalnya minyak, gula, beras dan sebagainya. 6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini
berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan
oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan
seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok
Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah.Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai
target tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan – tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan. Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat tunjangan antara lain:
a. Tunjangan pendapatan umum
Adapun persentase penjabaran tunjangan yang diperoleh oleh karyawan pada
Golongan IIIB : 139% x gaji pokok
Golongan IIIC : 133% x gaji pokok Golongan IIID : 127% x gaji pokok Golongan IVA : 114% x gaji pokok
Golongan IVB : 107% x gaji pokok Golongan IVC : 107% x gaji pokok
Golongan IVD : 101% x gaji pokok b. Tunjangan struktural
Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh
karyawan yaitu: Tunjangan yang diberikan kepada Dekan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan.
c. Tunjangan khusus
Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan, tunjangan
lebaran dan natal, tunjangan Pph pasal 21, dan tunjangan Jamsostek.
Adapun unsur – unsur pengeluaran pada Fakultas Ekonomi USU ini
adalah sebagai berikut:
1) Jamsostek pensiun :Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada pegawai dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan
pada saat karyawan tersebut pension.
2) Pph Pasal 21:Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang–undang perpajakan
C. Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi,
dokumen ini terdiri dari :
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah.
Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah menurut Bodnar dan William
(2000 : 287) adalah:
1. Otorisasi dan Notifikasi
2. Menyiapkan gaji melalui kartu jam kerja, register penggajian dan cek pembayaran.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk
diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh
pegawai yang bersangkutan.
3. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan dan penghitungan gaji dan upah maupun pembayarannya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai
berikut:
1) Prosedur Pencatatan Gaji Dan Upah
Perusahaan memperlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam
menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data – data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran
gaji karyawan.
Pencatatan dan penghitungan gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai
berikut :
Gaji Pokok per bulan Rp xxx
Uang Transport Rp xxx
Uang Makan Rp xxx +
Total Pendapatan Rp xxx
Potongan-potongan: Lain-lain:
Absensi Rp xxx -
Gaji Bersih Rp xxx
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi
departemen tersebut ditentukan oleh kerumitan perusahaan.Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.Daftar gaji dan upah
suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
c. Cost departemen
harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
2) Prosedur Penghitungan Gaji Dan Upah
Prosedur penghitungan gaji dan upah pada fakultas Ekonomi universitas
Sumatera Utara dibayarkan pada setiap tanggal 1 dan 20 untuk pemberian insentif pada suatu priode . Gaji karyawan bulanan di bayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah
ditetapkan perusahaan.
Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai atau digunakan adalah untuk mencapai tujuan organisasi yaitu melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Menurut Hasibuan (2005 : 124) sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu : dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatan hasil : jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterpkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan : suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas value pekerjaan dan lama mengerjakannya.
akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan
untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang kedalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
Prosedur pembayaran gaji dan upah , prosedur ini dilakukan kasir ,akunting dan aktivitasnya sebagai berikut:
a. bagian akunting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia.
b. Mencatat biaya gaji dan upah
c. Membuat bukti kas keluar
d. Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan
e. Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji telah dikeluarkan
f. Kemudian kasir akan membukukan
pembayaran tersebut kedalam buku besar gaji dan upah.
a. Hari kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat Pukul: 13.00- 14.00 kerja Jumat
Pukul: 08.00-11.00 kerja Sabtu
Pukul: 08.00-13.00 kerja b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut :
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun.Cuti tersebut
tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari.Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji.
2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu: a. Cuti pada saat pernikahan.
Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 2 hari.
a. Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.
D . Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern.Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Berikut merupakan beberapa pendapat mengenai pengertian pengawasan
internal , seperti:
1. Holmes, Burns (2005: 1112) : Pengawasan internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
2. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (1992: 29) : Sistem pengendalian intern meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan kehandalan data akuntansi, meningkatnya efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) :
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern dari kaca-pandang terkini dan sudah mencakup lingkup yang lebih luas ( bukan hanya dari segi
panang akuntansi saja ) pada hakekatnya adalah :
1. Pencatatan, pengolahan data dan penyajian informasi y ang dapat
dipercaya.
2. Mengamankan aktiva suatu entitas organisasi. 3. Menigkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.
4. Mendorong pelaksanaan kebijaksanaan dan peraturan (hukum) yang ada.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini
penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
lian intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu :
1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena
dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top management dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta
dilindungi , dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik.
2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan dapat diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya.
3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal
control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan hanya memberi reasonable assurance (keyakinan memadai) yang mendorong tercapainya
tujuanmanajemen/organisasi.
4. Sistem pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan (constraints). Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang
melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian intern harus selslu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi,
1.Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia.Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti: a. Teman – teman pegawai perusahaan
b. Badan –badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian
mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian – bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan
karyawan diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan
an yang berlaku.
2. Bagian pengawasan waktu
Semua pembayaran gaji diawasi oleh personalia.Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini
terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian adminstrasi dan keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan
kepada kasir di bagian pembukuan. 4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan upah xxx
Hutang gaji danupah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah
telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Kas xxx
Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar
gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan
mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan
menggunakan rekening bendaharawan rutin.
E. Analisa dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji dan Upah
Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada perusahaan. Tambahan gaji yang di berikan oleh perusaan cukup baik, dimana selain gaji pokok perusahaan juga memberikan tambahan pendapatan atau
pegawainya agar dapat hidup layak.
Dengan demikian tidak ada alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi sampai melakukan tindakan – tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan
perusahaan.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah membayar gaji dan upah pegawai sesuai dengan ketetapan yang telah ditetapkan oleh
pemerintah.
F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan gaji dan upah akan selalu berada di bawah pengawasan intern karena kecurangan dan
penyelewengan sering terjadi akibat hasutan dan keterbujukan.
Kecurangan dan penyelewengan tersebut seperti, Penerbitan cek setelah pegawai di berhentikan, dengancara:
1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud untuk mendapatkan pembayarandua kali.
2. Membuat kesalahan- kesalahan dalam perhitungan gaji dan upah. 3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
departemen pencatatan waktu, departemen pembayaran upah dan departemen
biaya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melakukan perhitungan gaji dan upah dengan baik, karena menggunakan daftar gaji dan
upah dan data yang diperlukan pada akhir periode meskipun terdapat jumlah karyawan dalam jumlah yang besar.
Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah dilakukan dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan identitas pengenal ,
membubuhkan tanda tangan dan lain – lain dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua gaji dan upah telah dibayar dengan cara yang tepat dan kepada
pihak yang benar dan tepat pula.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan, tariff gaji pokok karyawan
berdasarkan pangkat, golongan serta potongan – potongan yang dikenakan. G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Penilaian terhadap pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Di Fakultas Ekonomi USU syarat-syarat sistem pengawasan internal
yang baik telah terlaksana dengan alasan bahwa struktur organisasi yang terdapat dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara
2. Fakultas Ekonomi USU sangat memperhatikan masalah pengawasan
internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena perusahaan dapat dengan segera menyelesaikan permasalahan –permasalahan yang timbul dalam gaji dan upah.
3. Fakultas Ekonomi USU telah melakukan pemisahan fungsi perhitungan penambahan dan pembayaran secara tepat dalam hal gaji
pada beberapa bagian perusahaan tersebut. Personalia akan menerima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan yang diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak daftar gaji dan upah
masing-masing karyawan.
4. Sistem pengawasan intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi USU
dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh
pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritas mengenai pengawasan intern gaji dan upah
serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uaraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu :
1. Srtuktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga
keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2. Unsur-unsur pengawasan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan adanya pembagian tugas dan fungsi perhitungan pencatatan dan
pembayaran gaji dan upah
3. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan gaji dan
upah akan selalu berada di bawah pengawasan intern karena kecurangan dan penyelewengan sering terjadi akibat hasutan dan keterbujukan.Kecurangan dan penyelewengan tersebut seperti, Penerbitan
B. Saran
Dari kesimpulan di atas , maka di sini penulis memberikan saran-saran kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah :
1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.
2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih
ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi tingkat kebutuhan yang semakin tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Gondodiyoto, Sanyoto, Henny Hendarti, Ariefah. 2007. Pengolahan Fungsi Audit Sistem Informasi. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.
Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik ., Cetakan Kedua. Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN : Yogyakarta.
Malayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon, H Jackson.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku Dua. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Ruky, Ahmad S. 2001. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Penerbit Media Pressindo : Yogyakarta.
Sinuraya S.2001. Akuntansi Perusahaan Industri. Ade Putra : Medan
Warrens, Cart, James M, Reeve, and Philip, 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Kelima, penerjemah, Amanugrahani, dan Taufik Hendr, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
