BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern.Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Berikut merupakan beberapa pendapat mengenai pengertian pengawasan internal , seperti:
1. Holmes, Burns (2005: 1112) : Pengawasan internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
2. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (1992: 29) : Sistem pengendalian intern meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan kehandalan data akuntansi, meningkatnya efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) :
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern dari kaca-pandang terkini dan sudah mencakup lingkup yang lebih luas ( bukan hanya dari segi panang akuntansi saja ) pada hakekatnya adalah :
1. Pencatatan, pengolahan data dan penyajian informasi y ang dapat dipercaya.
2. Mengamankan aktiva suatu entitas organisasi. 3. Menigkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.
4. Mendorong pelaksanaan kebijaksanaan dan peraturan (hukum) yang ada.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
lian intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu :
1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top management dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta dilindungi , dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik.
2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan dapat diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya.
3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan hanya memberi reasonable assurance (keyakinan memadai) yang mendorong tercapainya tujuanmanajemen/organisasi.
4. Sistem pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan (constraints). Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian intern harus selslu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi,
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1.Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia.Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman pegawai perusahaan b. Badan –badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian – bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan karyawan diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan masa training paling lama tiga bulan, selama masa itu karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggaji-
an yang berlaku.
2. Bagian pengawasan waktu
Semua pembayaran gaji diawasi oleh personalia.Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian adminstrasi dan keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan
kepada kasir di bagian pembukuan. 4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. Bagian pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan upah xxx
Hutang gaji danupah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Kas xxx Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.