TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
M. YOGIE PUTRA ANANDA 102102093
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : M. Yogie Putra Ananda
NIM : 102102093
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal……… Dosen Pembimbing Tugas Akhir
(Dra. Nurzaimah MM.Ak) NIP. 19581114 198703 2 001
Tanggal……… Ketua Program Studi D-III Akuntansi
( Drs. Rustam, M.Si, Ak ) NIP. 131 127 370
Tanggal……… Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : M. YOGIE PUTRA ANANDA
NIM : 102102093
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ... Desember 2013
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayahay-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat beriring salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Sudi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengang judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis berharap penulisan Tugas Akhir ini tidak hanya sebatas penulisan saja, tapi mampu memberikan pengaruh yang positif bagi para pembacanya dan dapat dijadikan sebagai suatu ilmu yang dimanfaatkan bagi siapa saja.
mengucapkan terima kasih kepada kakak penulis Febrina, abang penulis Andy, Rinal, atas semua dukungan dan bantuan nya.
Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.
3. Ibu Dra. Nurzaimah MM.Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
4. Bapak Ahmad Faizul, selaku supervise magang bagian gaji yang telah membantu penulis melengkapi data yang dibutuhkan oleh penulis. Seluruh Dosen dan Staf Pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.
Alloy, Muhammad Amin, Afiz, M Anggi Aulia, Hafizh, teman-teman magang Yuli, Devi, dan teman-teman hellboy, dan seluruh temen-teman khususnya stambuk 2010 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima Kasih atas persahabatan yang tidak akan pernah penulis bisa lupakan.
Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Desember 2013 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR……….. i
DAFTAR ISI………. iv
DAFTAR TABEL………. vii
DAFTAR GAMBAR……….... viii
DAFTAR LAMPIRAN... ix
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah………... 1
B. Rumusan Masalah………. 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
1. Tujuan Penelitian……… 4
2. Manfaat Penelitian………. 4
D. Rencana Penulisan... 5
1. Jadwal Penelitian……… 5
2. Rencana Isi………. 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU……… 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU……….. 9
2. Misi Fakultas ekonomi USU………... 10
B. Struktur Organisasi dan Personalia……… 10
1. Bagian Tata Usaha……….. 16
2. Sub Bagian Umum dan Keuangan……... 17
3. Sub Bagian Akademik... 18
4. Sub Bagian Kepegawaian……… 19
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni…………. 19
6. Sub Bagian Perlengkapan………. 20
D. Jaringan Kegiatan...……… 20
E. Kinerja Kegiatan Terkini...……… 21
F. Rencana Kegiatan………... 22
BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA... 23
A. Pengertian Gaji dan Upah………... 23
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah…………... 25
C. Prosedur Penghitungan Gaji………... 29
D. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 32
E. Komponen Sistem Informasi Akuntansi... 33
F. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi... 35
G. Karakteristik Informasi yang Baik... 36
H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi USU……… 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 40
A. Kesimpulan……….... 40
DAFTAR TABEL
No.Tabel Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
No : Judul
Lampiran 1 Daftar Gaji Induk Untuk Para Pegawai Gol. I Gol. II Gol. III Gol. IV Pada Fakultas Ekonomi USU Di Medan Pembayaran Gaji Induk Januari 2013.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha di era globalisasi ini semakin pesat. Hal ini dilihat dari banyaknya perusahaan yang berdiri, dimana perusahaan - perusahaan tersebut mempunyai tujuan tertentu. Diantaranya pertumbuhan yang berkesinambungan dalam meningkatkan kelangsungan hidup perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai tujuan tertentu untuk memperoleh laba yang maksimum. Secara umum tujuan didirikannya perusahaan adalah untuk mempertahankan kelangsungan hidup dan kegiatan operasional perusahaan.
Kegiatan operasional suatu perusahaan baru dapat berjalan apabila ada tenaga kerja. Oleh karena itu, seorang pemimpin yang bijaksana harus mampu membina hubungan yang baik dengan pegawai agar diantara pemimpin dan pegawai ada rasa saling menghormati akan kepentingan kedua belah pihak. Berbagai cara dapat dilakukan salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan, gaji, intensif, dan tunjangan – tunjangan kesejahteraan kepada para pegawai sehingga dapat memotivasi dan merangsang semangat kerja pegawai.
organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Karena itu, tidak menutupi kemungkinan bila perusahaan tidak dapat memenuhinya, maka pegawai sanggup melakukan kegiatan yang merugikan perusahaan. Misalnya, melakukan demo untuk menuntut kenaikan gaji, mogok kerja, dan mengadakan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan.Jika kebetulan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan semestinya, yaitu dengan sistem gaji dan upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu bekerja dengan baik pula dan pastinya akan merangsang tenagan kerja untuk bekerja lebih baik. Sehingga hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan berkualitas. Sejalan dengan itu maka tujuan perusahaan akan tercapai.
Gaji mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapa mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya. Oleh karena itu diperlukan adanya Sistem Informnasi Akuntansi untuk mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi termasuk sistem penggajian suatu organisasi ke berbagai pihak yang bersangkutan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, supplier,
personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomi
Sistem Informasi Akuntansi sangat dibutuhkan oleh organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang atau unit yang melakukan kegiatan, termasuk pengambilan keputusan, secara terkoordinasi guna meningkatkan suatu tujuan tertentu. Di sisi lain, kemajuan teknologi informasi dapat meningkatkan daya saing guna memejukan organisasi. Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosen transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalanagan bisnis.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka peranan Sistem Informasi Akuntansi atas data gaji dan upah sangat penting, untuk menghindari penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat merugikan perusahaan. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi, data historis yang dibutuhkan dapat dikelola dengan efektif dan efisien. Maka tugas akhir ini akan membahas peranan Sistem Informasi Akuntansi yang berfokus pada data penggajian. Adapaun judul tugas akhir ini adalah “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Rumusan Masalah
masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah, “Apakah Sistem Informasi Akuntansi gaji pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi syarat karakteristik Sistem Informasi Akuntansi yang baik?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan kinerja merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Apakah Sistem Informasi Akunutansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah diterapkan dengan baik?.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
a. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dapat memberikan informasi dan masukan demi menunjang peningkatan khususnya dibidang kegiatan akuntansi.
b. Bagi penulis yaitu dapat memberikan pengalaman praktis dan pembelajaran dalam memahami dan menerapkan teori yang telah diterima dalam bidang Akuntansi.
ditahun-tahun mendatang yang berkaitan denngan Sistem Informasi Akuntansi gaji.
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH, Medan.
Tabel 1.1
Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir
NO Kegiatan
Agustus 2013 September 2013
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV
1 Persiapan Tugas Akhir
2 Pelaksanaan Tugas Akhir
3 Pelaporan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Adapun sistematika penulisan laporan tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini saya akan membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfat penelitian, dan rencana penulisan.
Pada bab ini saya akan membahas tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III.PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI
PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini saya akan menguraikan tentang pengertian, komponen, fungsi dan manfaat Sistem Informasi Akuntansi, karekteristik informasi yang baik, pengertian, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur perhitungan gaji dan upah, dan Sistem Informasi Akuntansi gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :
Departemen Ekonomi Pembangunan
Departemen Manajemen
Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :
Program Studi Keuangan
Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
1. Visi Fakultas Ekonomi USU :
2. Misi Fakultas Ekonomi USU :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen. c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi & Personalia
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)
Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, S.H, M.L.I Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua
Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, M.Si Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin, S, SE, M.Ec Prof. Dr. Lic, rer, reg, Siroruzilam, SE
Prof. Erlina, M.Si, Ph.D, Ak
Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si Dr. Syafruddin Ginting, S, MAFIS, Ak Wahyu Aryo Pratomo, SE, M.Ec Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Irsad, SE, M.Sos.Sc, PhD
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac 3. DEPARTEMEN
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak 4. PROGRAM STUDI S-1
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsad Lubis,SE, M.Soc. PhD Sekretaris : Paidi Hidayat, SE. M.Si b. Manajemen
Ketua : Dr.Endang Sulistiya Rini, SE. M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
c. Akutansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak. Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak. 5. PROGRAM DIPLOMA
a. Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah , SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.S. b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak. c. Kesekretariatan
6. PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI Ketua : Narumondang B. Siregar, MM, Ak Sekretaris : Drs. Abikusno Dharsuky, MM, Ak 7. BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN. Kasub. Personalia : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra.Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan: Zailiana, S.Sos
C. Job Description
Berikut adalah job description dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan memepersiapkan penyususnan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keunagan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
e. Melaksanakan urursan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakltas.
k. Menyusun laporan kegiatan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT).
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatusahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mnegolah data keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/[elayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyrakat dilingkungan fakultas.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Melaksanakan proses oengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa guna memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatn pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagaian dan mempersiapkan penyusunan laoran bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E.
Kinerja Kegiatan TerkiniSetiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Isra’ Mi’raj, Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
BAB III
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Gaji dan Upah
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan orang-orang yang disebut dengan pegawai atau buruh, dan secara umum disebut karyawan. Dalam hal ini karyawan tersebut menjual jasa tenaga kerja yang dimilikinya untuk memperoleh imbalan yang disebut dengan gaji.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan juga para pimpinan. Pada umumnya jumlah gaji ditetapkan secara harian maupun bulanan.
Niswonger, Warren, at al (2001: 17) menyatakan bahwa : “Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrative, dan jasa-jasa yang sama”.
Defenisi diatas menunjukkan bahwa gaji dianggap mempunyai kelas yang lebih tinggi. Gaji dibayarkan atas jasa-jasa yang diberikan oleh orang yang mempunyai jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik”.
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian merupakan hal yang penting karena beberapa alasan ;
1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk mempertahankan agar moral karyawan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji secara akurat dan tepat waktu.
2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan peraturan pemerintah.
3. Penggajian serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan. Walaupun jumlah beban seperti itu sangat bervariasi, namun bukan hal yang luar biasa bagi perusahaan bahwa sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya intensif, tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji dan upah menurut pakar-pakar ekonomi :
Pengertian di atas memiliki maksud yaitu gaji adalah jasa yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap atau sama. Dan upah merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dari pihak lain.
Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan biasa berfluktuasi antar satu periode.
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Menurut Malthis dan Jackson unsur-unsur gaji dan upah (2002 : 118) tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kompensasi langsung, yaitu :
Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode-periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja.
b. Gaji variable yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi. Gaji variable terdiri dari :
Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memeprhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan.
Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.
Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham.
2. Kompensasi tidak langsung : a. Asuransi kesehatran b. Dana pensiun
c. Libur pengganti d. Kompensasi kerja
1. Gaji pokok adalah sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkal/golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.
2. Insentif adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja si atas standar yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan-tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti :
a. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku. Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA-IVD sebagai berikut :
4) Golongan IIID : 127% x gaji pokok 5) Golongan IVA : 114% x gaji pokok 6) Golongan IVB : 107% x gaji pokok 7) Golongan IVC : 107% x gaji pokok 8) Golongan IVD : 101% x gaji pokok
b. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada secretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya, adapaun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu :
1) Dekan;
2) Kepala bagian
c. Tunjangan khusus. Yang termasuk tunjangan khusus adalah :
1) Tunjangan tambahan adalah tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti : tunjangan pangan, tunjangan pensiun, tunjangan kesehatan, tunjnagan lebaran, dan natal, tunjangan PPh pasal 21 dan tunjangan jamsostek.
Adapun unsur-unsur pengeluaran di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Jamsostek pensiun adalah pengenaan potongan atas hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kapada karyawan pada saat karyawan sudah pension.
dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.
3. Hutang para karyawan adalah potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
a. PFK beras;
b. Simpanan wajib 10%; c. Sewa rumah;
d. Tunggakan; e. Hutang kelebihan; f. Penghasilan lain-lain; g. Pajak penghasilan; h. Tabungan perumahan.
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Honorarium Program S-1 Ekstensi 2. Honorarium Program S-1 Reguler 3. Honorarium Program D-3
C. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
disebabkan oleh faktor pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, kondisi pekerjaan.
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektvitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Mulyadi (2010 : 385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pencatatan waktu gaji 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembayaran upah
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut :
1. Hari kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 ( enam ) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu.
Pukul : 08:00-12:00 kerja
Pukul : 12:00-13:00 istirahat
Pukul : 13:00-14:00 kerja
b. Jumat
Pukul : 08:00-11:00 kerja
c. Sabtu
Pukul : 08:00-13:00 kerja
2. Hari istirahat, pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00-13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu :
a. Cuti tahunan selama 2 minggu; b. Cuti melahirkan selama 2 bulan.
Mulyadi (2010 : 374) menyatakan bahwa : Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah adalah dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutam deng karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, perubahan tarif gaji dan pemindahan.
2. Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja adalah dokumen ini digunkan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
berupa pph 21, utang karyawan dan iuran untuk organisasi karyawan.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah adalah dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah adalah dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah adalah uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar adalah dokumen yang merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
D. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE USU) sangat bertumpu pada sistem informasi yang dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Sistem merupakan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output.
Romney dan Steinbart (2006 : 2) menyatakan bahwa : “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan atau subsistem-subsistem ynag bersatu untuk mencapai suatu tujuan yang sama”.
Menurut Niswonger, Warren, at al (2005 : 6) menyatakan bahwa : “Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada para pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi keuangan”.
Bodnar dan Hopwood (2006 : 1) menyatakan bahwa : “Sistem Informasi Akuntansi itu adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, baik secara manual maupun terkomputersasi, yang dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan”.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, pengertian Sistem Informasi Akuntansi dapat disimpulkan sebagai seperangkat manusia dan sumber modal dalam suatu organisasi yang berpengaruh dalam pengolahan data akuntansi termasuk data gaji untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan yang berguna bagi perusahaan sebagai dasar untuk pengambiln keputusan pihak manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan perusahan.
E. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Berdasarkan definisi mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa didalam Sistem Informasi Akuntansi terdapat unsur-unsur pokok.
Romney dan Steinbart (2006 :3) menyatakan bahwa : Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk computer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari unsur-unsur pokok yang meliputi : 1. Pegawai pada bagian keuangan fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur dibagian keuangan secara manual dan sistematis yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data teentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data yang terdiri dari data keuangan dan data nonkeuangan
4. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara software yang dipakai untuk memproses data gaji induk untuk para pegawai berupa Microsoft Excel.
F. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Dalam memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, Sistem Informasi Akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya. Demikian pula Sistem Informasi Akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi akuntansi yang berguna, terutama dalam menunjang penyusunan data penggajian.
Romney dan Steinbart (2006 : 3) menyatakan bahwa : Fungsi Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna, bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.
Romney dan Steinbart (2006 : 10) menyatakan bahwa : Manfaat Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. Contoh, Sistem Informasi Akuntansi dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima.
3. Memperbaiki pengambilan keputusan, Sistem Informasi Akuntansi dapat memperbaiki pengambilan keputusan dangan memberikan informasi yang lebih akurat.
4. Berbagi pengetahuan, Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik biasanya mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif
G. Karakteristik Informasi yang Baik
Romney dan Steinbat (2006 :12) mensyaratkan bahwa informasi-informasi yang memiliki karakteristik yang baik terdiri dari :
1. Relevan adalah informasi tambahan pada pembuatan keputusan dengan cara mengurangi ketidak pastian, menambah pengetahuan untuk memprediksi atau memastikan prediksi-prediksi sebelumnya.
2. Andal adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan dengan tepat menunjukkan kejadian atau aktivitas dari suatu organisasi.
3. Lengkap adalah informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
4. Tepat waktu adalah informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.
5. Dapat dipahami artinya informasi dapat dipahamai jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.
6. Dapat diverfikasi artinya informasi dapat diverifikasi jika ada orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.
Berdasarkan karakteristik informasi yang baik menurut Romney dan Steinbart (2003 : 12), maka karakteristik informasi dalam data penggajian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
untuk para pegawai yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Andal artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berupa data penggajian sudah bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan data penggajian, data tersebut dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II (Pudek II). Artinya informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup semua hal yang material.
3. Lengkap artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berupa data gaji induk untuk para pegawai sudah lengkap. 4. Tepat waktu artinya informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor Universitas Sumatera Utara.
5. Dapat dipahami artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk para pegawai mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan (pengelola informasi) dan auditor independen.
H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) adalah informasi bertujuan umum yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berlaku Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. Informasi akuntansi keuangan disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan.
Pada organisasi non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti Universitas Sumatera Utara, Sistem Informasi Akuntansi sudah berkembang dalam tahap sistematis secara manual dan terpusat di bagian keuangan Fakultas Ekonomi tetapi belum integrated atau yang sering disebut sistem tumpuk informasi. Sehingga satu kesatuan informasi gaji induk untuk para pegawai belum terdapat pada suatu area. Output yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi berupa informasi data gaji induk untuk para pegawai. Data gaji induk untuk para pegawai terdiri dari gaji pokok tambahan tunjangan-tunjangan dan dikurangkan potongan-potongan.
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam proses gaji induk pegawai adalah sebagai berikut :
1. Input data, proses pembuatan data merupakan proses pembuatan data pokok yang diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem. Adapun data pokok ynag dibuat untuk gaji induk pegawai meliputi gaji pokok, tunjangan-tunjangan tetap dan potongan-potongan.
2. Metode perhitungan gaji dan upah, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan yaitu :
a. pegawai staff adalah pegawai yang mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau pengalaman kerja; b. pegawai non staff adalah pegawai yang dibayarkan gaji dan upah
kepada pegawai non staff jumlahnya tidak sama, karena pegawai non staff digolongkan karyawan bulanan dan karyawan harian tetap.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan data dan hasil penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Informasi gaji induk untuk para pegawai yang disajikan oleh bagian keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah relevan yaitu telah sesuai dengan kebutuhan para pengguna internal yang berupa data mengenai gaji pokok, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai sudah andal yaitu sudah bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan laporan gaji induk untuk para pegawai, laporan tersebut dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II. Artinya informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup semua hal yang material.
lengkap yaitu berupa gaji pokok yang ditambah tunjangan-tunjangan dan dikurangkan potongan-potongan.
4. Informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor Universitas Sumatera Utara.
5. Informasi yang berupa lampiran gaji induk untuk para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan (pengelola informasi) dan auditor independen.
6. Informasi yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat diverifikasi. Laporan gaji induk para pegawai telah diaudit oleh auditor independen dan hasil audit dinyatakan informasi keuangan tersusun dari hasil yang direncanakan dan diharapkan.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mengemukakan beberapa saran-saran kepada pihak manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mengembangkan tahapan sistem informasi dengan proses integrated. 2. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George. H, and William, S. H. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1. Jakarta. Penerbit Salemba Empat
Malthis, Robert L, John H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2010. Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.
Niswonger, Warren, at al 1999. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19. Penerbit : Erlangga, Jakarta
Romney, M. B, and Paul James. S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Jilid I, Edisi Kesembilan. Terjemahan oleh Deny Arnos Kwary, dan Dewi Fitriasari. Penerbit : Salemba empat, Jakarta.
