TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
IWANG PAMUNGKAS 102102014
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : IWANG PAMUNGKAS
NIM : 102102014
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Dra. Mutia Ismail, M.M, Ak NIP.19680501 199502 2 001
Tanggal : ... 2013 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal : ... 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : IWANG PAMUNGKAS
NIM : 102102014
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI
DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan,
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Wr.Wb
Alhamdulillah segala puji bagi Allah. Tiada Illah selain Allah, Tuhan
semesta alam yang telah memberikan setetes dari lautan ilmunya kepada penulis
serta hidayahNya sehingga penulis dapat mencurahkan buah pikirannya melalui
penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Tugas akhir
ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program
Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Kritik dan saran yang konstruktif untuk kemajuan Tugas Akhir ini
sangat diharapkan oleh penulis karena Penulis menyadari bahwa tiada insan yang
tak pernah luput dari kekhilafan. Demikian halnya dengan penyusunan Tugas
Akhir ini yang masih jauh dari kesempurnaan terutama dalam tata bahasa dan
analisanya. Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta
bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar
yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing penulis
yang yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan,
dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas
akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
3. Bapak Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Mutia Ismail, M.M, Ak selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan saran dan masukan kepada penulis.
5. Bapak Ahmad Faizul, SE, M.Si selaku Ka.Sub.Bag. Keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Dra. Cut Nilawati, selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Sucipto, MM, Ak selaku dosen Penasehat Akedemik.
8. Ayahanda Alm. Paimin dan Ibunda Sumiati yang telah mencurahkan kasih
sayang yang tidak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil dan
doa di setiap sujudnya. Satu yang penulis tanamkan dalam hati bahwa suatu
hari kelak kalian akan menangis, bukan tangisan sedih akan kebodohan atau
kedurhakaan, namun tangisan haru dan bangga atas keberhasilan dan
kesuksesan putra kalian ini.
9. Terima kasih juga untuk semua teman-temanku Jacky, Akbar, Daulat, Ricky,
Resky, Heri, Fajar, Reza, Saipul, Ami, Muchti, Seftin, Roji, Andrianto,
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di
masa yang akan datang.
Semoga Allah SWT memberikan balasan semua bantuan yang diberikan.
Akhirnya Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat menambah dan
memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.
Medan,
Penulis:
IWANG PAMUNGKAS
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR………..i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah……….4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
a. Tujuan Penelitian ... 4
b. Manfaat Penelitian………...…….5
D. Rencana Penulisan... 5
1. Jadwal Survei/ Observasi ………..5
2. Rencana Isi ... 6
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 8
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8
1. Visi Fakultas Ekonomi USU………10
2. Misi Fakultas Ekonomi USU...………10
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU………...……10
B. Struktur Organisasi dan Personalia……….11
D. Jaringan Kegiatan ………...21
E. Kinerja Kegiatan Terkini ………21
F. Rencana Kegiatan………....22
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA...23
` A. Pengertian Gaji dan Upah ... 24
B.Unsur-unsur Gaji dan Upah………...…….25
C.Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah...……....….30
D.Pengawasan Internal Gaji dan Upah ………..39
E. Analisis dan evaluasi Unsur- unsur Gaji dan Upah………....43
F. Analisis dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah……….……...………...44
G. Analisis dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah………..……….45
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A. Kesimpulan . ………...47
B. Saran ……….……….48
DAFTAR TABEL
NOMOR JUDUL HALAMAN
1.1 Jadwal penelitian dan penyusunan Tugas Akhir………..6
DAFTAR GAMBAR
NOMOR JUDUL HALAMAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tenaga kerja merupakan titik penting dalam perusahaan karena tenaga
kerja adalah penggerak utama yang menjalankan kebijakan perusahaan termasuk
didalamnya mengambil keputusan, mengolah bahan mentah menjadi produk yang
dapat dikonsumsi serta memberikan jasa yang baik kepada pelanggan dan
masyarakat, hal ini berarti faktor tenaga kerja merupakan masalah yang kompleks
sehingga diperlukan usaha untuk memelihara dan mengembangkannya agar dapat
bekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Suatu perusahaan dapat
dikatakan baik apabila tenaga kerja didalamnya memiliki kompetensi serta
profesional dalam menjalankan tugas yang dilimpahkan kepadanya.
Dalam rotasi dunia kerja di Indonesia pada saat ini sedikit banyaknya
telah berpengaruh terhadap iklim ketenaga-kerjaan. Saat ini dalam dunia bisnis,
para tenaga kerja dituntut untuk lebih giat dan teliti serta memiliki keahlian dalam
bidang yang mereka jalani. Berbicara mengenai tenaga kerja maka tidak lepas dari
masalah gaji dan upah karena gaji dan upah merupakan pembayaran perusahaan
kepada tenaga kerja sebagai imbalan atas jasa yang telah diberikan. Gaji dan upah
juga merupakan kewajiban bagi perusahaan kepada staff dan para pegawainya.
Tanpa adanya gaji dan upah maka tenaga kerja tidak akan bekerja sesuai harapan
tenaga kerja tersebut dalam perusahaan. Mengingat masalah gaji dan upah adalah
masalah yang sensitif, maka tidak mudah bagi suatu perusahaan atau kantor
menetapkan gaji para staff dan pegawainya.
Jika tenaga kerja merasa bahwa perusahaan tidak cukup bijaksana dan
tidak memperhatikan gaji dan upah mereka, maka mereka dapat mengadakan
kegiatan - kegiatan yang terkadang bertentangan dengan ketentuan-ketentuan
perusahaan dan dapat merugikan perusahaan sehingga operasional perusahaan
terhalang misalnya, mogok kerja atau unjuk rasa, mengurangi kegiatan kerjanya,
meminta berhenti kerja dan lain-lain.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian
dari pemerintah akan membuat perusahaan/instansi akan lebih memperhatikan
penentuan tarif gaji dan upah sehingga dapat menghindari kemungkinan
terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja
dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus di awasi.
Walaupun demkian masih saja sering terjadi kecurangan – kecurangan dalam
penetapan sampai pendistribusian gaji dan upah. Untuk mengatasi hal ini setiap
perusahaan harus melakukan pengawasan internal gaji dan upah agar tercipta
hubungan yang harmonis antara perusahaan/instansi dengan tenaga kerja. Sistem
gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang
baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang motivasi kerja
karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya.
Begitu juga halnya pada Fakultas Ekonomi USU Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang
terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Banyaknya tenaga kerja
yang digunakan fakultas maka biaya gaji dan upah merupakan salah satu unsur
utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan
terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan
terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran
gaji dan upah ini.
Beberapa jenis penyelewengan yang mungkin terjadi yaitu : memperbesar
dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja,
sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan nama
mantan pegawai dalam daftar gaji, hal ini bisa saja membuat mereka merasa
kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para dosen dan
pegawai. Mengingat masalah gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif,
maka fakultas perlu mengembangkan suatu pengawasan bagi penggajian dan upah
untuk para pegawai.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan
pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dengan dapat
merancang motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji dan upah yang sesuai,
tunjangan bonus dan sebagainya. Melihat begitu pentingnya suatu sistem
pengendalian gaji dan upah, maka penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan
B. Rumusan masalah
Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk
menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan
sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau
instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif,
fakultas dapat mendorong dosen dan pegawai untuk semakin produktif lagi
dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Berdasarkan hal tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas
permasalahan “ Apakah Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Pegawai yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU telah berjalan efektif?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai
berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana manjemen Fakultas Ekonomi USU
dalam melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah.
2. Untuk mengetahui Apakah Sistem Pengawasan Internal Gaji dan
Upah Pegawai yang Diterapkan Fakultas Ekonomi USU telah
b. Manfaat penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti
adalah:
1. Bagi penulis, berguna untuk mengetahui perbedaan yang ada antara
praktek yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori bangku
perkuliahan dan melalui buku – buku perusahaan.
2. Bagi instansi, dapat memberikan masukan kepada Fakultas
Ekonomi USU, dan
3. Bagi peneliti selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding
untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
1 Jadwal Survei / Observasi
Tempat : Fakultas Ekonomi USU yang terletak di Jl. Prof. TM.
Hanafiah, SH, kampus USU Medan.
T a b e l 1 . 1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
Mei Juni
2013 2013
IV I II III
1
Menerima surat persetujuan judul Tugas Akhir dari Ketua Prodi D III Akuntansi dan penetapan dosen pembimbing oleh Ketua Prodi D III Akuntansi
2
Pengumpulan data mengenai profil
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta data yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
3 Pengolahan data Analisa data
4 Penyusunan Tugas Akhir
5 Bimbingan kepada dosen pembimbing dan
Penyempurnaan Tugas Akhir
6 Pengesahan Tugas Akhir
2 Rencana Isi
Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling
berkaitan, hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir
yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis.
Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang
masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah singkat FE
USU, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan
kegiatan, kinerja kegiatan terkini, serta rencana kegiatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH
PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNVIERSITAS
SUMATERA UTARA
Pada bab ini, penulis akan meguraikan defenisi gaji dan upah,
unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan penghitungan gaji dan
upah, system pengawasan internal gaji dan upah, analisis dan evaluasi
unsur-unsur gaji dan upah, analisis dan evaluasi prosedur pencatatan
dan penghitungan gaji dan upah, analisis dan evaluasi sistem
pengawasan internal gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagaimana akhir dari tugas ini, maka penulis akan mengambil
kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi
USU dan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi USU mempunyai ciri khas tersendiri di dalam
kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota
Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan USU sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan
pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kutaraja
(sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari USU dan bergabung dengan
Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi USU didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi
dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi
yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam
lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi USU mengasuh dua jenjang Program Studi, yaitu Program
Studi Strata -1 dan Program Studi Diploma III.
Program Studi Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
- Program Studi Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
- Program Studi Manajemen
c. Departemen Akuntansi
- Program Studi Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli
dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/
perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan instansi untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi FE USU 2007 – 2008
[image:22.595.134.534.174.627.2]1. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Prof. Dr. Azhar maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
2. Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si
Sekretaris : Dr. Muslich Lufti, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar maksum, M.Ec, Ac, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, M.Si
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin, S, SE, M.Ec
Prof. Dr. Lic, rer, reg, Siroruzilam, SE
Prof. Erlina, M.Si, Ph.D, Ak
Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si
Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Irsad, SE, M.Sos.Sc, PhD
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac
3. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslam, SE
4. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak
5. Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, PhD
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
c. Program Studi S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Program Studi DIII Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Program DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Program DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena LL Sibarani, SE, M.Si
g. Program Pendidikan Profesi Akuntansi
Ketua : Narumondang B. Siregar, MM, Ak
C. Job Description
Berikut ini adalah job description pada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di
bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan .
d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
e. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
f. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
g. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
h. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
2. Sub Bagian Akademik
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data dan pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Fungsinya:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mangumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, fakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluarn lainnya,
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyususn laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian
Fungsinya:
a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabaan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Meyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Fungsinya:
a. Menyusun rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Melakukan Penyajian Informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Fungsinya:
a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian –
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian – penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar –
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari – hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain - lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai –
nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini, peneliti mencoba untuk membandingkan antara penerapan
pengawasan gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan
teori yang didapatkan peneliti. Setiap perusahaan dalam melaksanakan
kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan
operasi. Begitu juga dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
bergerak dalam bidang pendidikan. Karyawan yang bekerja akan mendapat balas
jasa dan kompensasi. Dimana kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia
yang merupakan balas jasa untuk memotivassi karyawan tersebut. Karyawan-
karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu
dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang
diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji dan upah
merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja
dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mancoba membahas yang
menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengawasan gaji dan upah
A. Pengertian Gaji dan Upah
Berikut adalah pengertian gaji dan upah menurut pendapat para ahli,
yaitu :
Menurut Sugiyarso dan Winarni ( 2005 : 95 ) :
“ Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrative dan manjemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan”.
Menurut Malthis dan Jackson ( 2002 : 119-378) :
“ Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu
periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja”.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi
karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih
panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang
pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah upah
yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal – hal seperti
pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan
dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang
menguntungkan.
Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber
daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu :
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk
satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambar kan
pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya dibayarkan
per sebulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses
produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang
terlibat langsung dalam proses industri. Dapat disimpulkan baik gaji maupun
upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang
telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar
biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung
kepada hasil kerja dan waktu kerja.
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah
Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan
sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan
imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat
menjamin kesejahteraan dan kelangsungan hidup keluarganya dengan pemberian
berupa gaji, upah, dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain penting bagi
komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari
terjadinya penyelewengan.
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang
keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan
Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertara dibawah ini :
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan
kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan
dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan
diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi
jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang
telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh
tariff yang lebih tinggi disbanding tarif sebelumnya.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal
memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang, misalnya minyak, gula, beras dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini
berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang
diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar
belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian
dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan
oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun
dan asuransi kecelakaan kerja.
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus men-
cermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus
dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan
seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji dan
upah adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang diangkat
dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan
ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS
3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang
mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum
berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak
mempunyai penghasilan sendiri.
4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri
sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang
berlaku.
Adapun persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan
IIIA-IV adalah sebagai berikut :
Golongan IIIA : 146% x gaji pokok
Golongan IIIB : 139% x gaji pokok
Golongan IIIC : 133% x gaji pokok
Golongan IIID : 127% x gaji pokok
Golongan IVA : 114% x gaji pokok
Golongan IVB : 107% x gaji pokok
Golongan IVC : 107% x gaji pokok
Golongan IVD : 101% x gaji pokok
5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada
sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,
6. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan
kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional
sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi
7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh
pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,
8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada
pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa
dalam bentuk natura ( uang ).
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yaitu :
• PFK Beras
• Simpanan wajib 10%
• Sewa rumah
• Tunggakan
• Hutang kelebihan
• Penghasilan lain-lain
• Pajak penghasilan
• Tabungan perumahan
5. Lembur adalah upah yang dibayarkan karyawan yang melebihi jam kerja
biasa yang telah ditetapkan sebelumnya. Sumber gaji lain pada Fakultas
Ekonomi Universitas sumetera Utara adalah:
• Honorarium Program S-1 Ekstensi
• Honorarium Program S-1 Reguler
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan
dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang
harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi,
dokumen ini terdiri dari :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat-surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk
diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di
perusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
untuk mendapatkan pembayaran dua kali
3. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan
upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah
yang semestinya dibayar.
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan
upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sebagai berikut:
1) Bagian Umum
a.Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan
intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang
diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang
tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat
mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin,
tidak kawin, anak yang dimiliki ) yang diperlukan untuk menentukan
PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang
bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran
karyawan. Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam
menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap
karyawan. Data– data karyawan dan hal– hal sebagai data pembayaran
gaji karyawan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
sistem pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan
permintaan gaji berserta lampiran identitas, total gaji yang di terima
dan no. rekening pegawai yang ditujukan kepada bendaharawan
pengeluar Universitas Sumatera Utara untuk dilakukannya pengalihan
atau pentransferan gaji, yang dimana identitas dan besarnya gaji yang
di terima oleh pegawai sudah terlampir di dalam Database Keuangan
Negara. Setelah itu laporan permintaan gaji beserta lampirannya di
kirim ke Kantor Pembendaharaan Keuangan Negara (KPKN) untuk
dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji pegawai. Sedangkan
sistem pembayaran honor dilakukan melalui bank Pemerintah Daerah.
Sistem pembayarannya di lakukan dengan cara bendaharawan fakultas
mengirimkan laporan permintaan honor ke Biro Rektor Universitas
Sumatera Utara, selanjutnya dari Biro Rektor mengalihkan atau
mentransfer permintaan honor tersebut ke Bank Pemerintah Pusat, dan
selanjutnya bendaharawan fakultas melakukan kliring dari Bank
Pemerintah Pusat ke Bank Pemerintah Daerah.
2) Kepala Bagian Masing – Masing Unit
Kepala bagian masing – masing unit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan
(promosi ).
a.Bagian Keuangan
1)Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima
bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan
ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut
kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
2)Bagian Pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti– bukti dari
pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan
pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
3)Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah
merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan
secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor
akan mengawasi apakah prosedur– prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah
ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah
yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih
prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi
b. Payroll departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan
fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu
waktu atau berdasarkan komputer.
c. Cost departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan
rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibayarkan pada setiap tanggal 1 dan 20 untuk pemberian insentif
pada suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai
dengan keuntungan yang telah ditetapkan perusahaan.
Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang
dipakai adalah untuk mencapai tujuan organisasi yaitu melalui efisiensi dan
Menurut Hasibuan (2005 : 124) sistem penghitungan gaji dan upah dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu : dibedakan atas upah pekerjaan, upah
perminggu dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatan hasil : jumlah hasil produksi akan
diperhitungkan sebagai jumlah uapah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterpkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan : suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya
jasa didasarkan atas volue pekerjaan dan lama mengerjakannya.
a. Hari kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan
diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas
Ekonomi USU sebagai berikut:
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Senin – kamis
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat
Pukul: 13.00- 14.00 kerja
Pukul: 08.00-11.00 kerja Jumat
b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut :
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun.
Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut
tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti
sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung
tanpa ada pemotongan gaji.
2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a. Cuti pada saat pernikahan.
Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan
sebanyak 2 hari.
b. Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama
dua minggu.
Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penghasilan
1. Gaji Pokok Rp xx
2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx
3. Tunjangan Anak Rp xx Rp xx
4. Tunjangan lain-lain Rp xx
5. Tunjangan Jabatan Struktural Rp xx
6. Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx
7. Tunjangan Umum Rp xx
8. Tunjangan Tambahan Umum Rp xx
9. Tunjangan Papua Rp xx
10. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx
11. Tunjangan Beras Rp xx
Jumlah Bruto Rp xx
12. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx
13. Pembulatan Rp xx
Jumlah Kotor Rp xx
Potongan
1. PFK Beras Rp xx
2. Simpanan Wajib 10% Rp xx
3. Sewa Rumah Rp xx
4. Tunggakan Rp xx
5. Hutang Kelebihan Rp xx
6. Lain-lain Rp xx
7. Pajak Penghasilan Rp xx
8. Tabungan Perumahan Rp xx
Jumlah potongan Rp xx
Jumlah Bersih Rp xx
D. Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern. Secara umum
pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang
terjadi dalam perusahaan.
Berikut merupakan pendapat mengenai pengertian pengawasan internal ,
seperti:
Holmes, Burns (2005: 1112) : Pengawasan internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaanya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari
awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini
penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian
intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu :
1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility.
Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem
pengendalian intern suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena
dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta
dilindungi , dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik.
2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan
dapat diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya.
3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya
tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal
control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat
mencapai tujuan, melainkan hanya member reasonable assurance
(keyakinan memadai) yang mendorong tercapainya tujuan
manajemen/organisasi.
4. Sistem pengendalian intern memiliki ketrbatasan-keterbatasan
(constraints). Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang
melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian
itu mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus-menerus dievaluasi,
diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi,
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah
bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang
sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman pegawai perusahaan
b. Badan –badan penempatan tenaga kerja
c. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian
mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan
lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian – bagian yang membutuhkan untuk
selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan
karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan
diangkat sebagai karyawan dengan masa tarainning paling lama tiga bulan, selama
masa itu karyawan diberikann kedudukan yang sesuai dengan ketentun penggajian
yang berlaku.
2. Bagian pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib
hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff
terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu
kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian adminstrasi dan keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan
kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah
telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari
pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah
dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar
gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa
pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan
mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor
Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan
rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan
menggunakan rekening bendaharawan rutin.
E. Analisis dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji dan Upah
Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada
perusahaan. Tambahan gaji yang di berikan oleh perusaan cukup baik, dimana
selain gaji pokok perusahaan juga memberikan tambahan pendapatann atau
bantuan untuk meningkatakan kesejahteraan karyawan seperti tunjangan –
tunjangan dan insentif
Dengan ini dapat dilihat bahwa perusahaan sangat memperhatikan
kesejahteraan pegawainya agar dapat hidup layak.
Dengan demikian tidak ada alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa
perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi sampai
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah membayar gaji dan upah
pegawai sesuai dengan ketetapan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
F. Analisis dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan gaji dan
upah akan selalu berada di bawah pengawasan internal control karena
kecurangan dan penyelewengan sering terjadi akibat hasutan dan keterbujukan.
Kecurangan dan penyelewengan tersebut seperti, Penerbitan cek setelah pegawai
di berhentikan, denga cara:
1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud
untuk mendapatkan pembayarannya kedua kali.
2. Membuat kesalah- kesalahn dalam perhitungan gaji dan uapah.
3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
buku gaji dan upah.
Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka pencatatan gaji dan upah
dilaksanakan oleh bagian yang terpisah, seperti adanya departemen personalia,
departemen pencatatan waktu, departemen pembayaran upah dan departemen
biaya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melakukan
upah dan data –data yang diperlukan pada akhir periode meskipun terdapat
jumlah karyawan dalam jumlah yang besar.
Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan
harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah dilakukan
dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan identitas pengenal,
membubuhkan tanda tangan dan lain – lain dengan tujuan untuk memastikan
bahwa semua gaji dan upah telah dibayar dengan cara yang tepat dan kepada
pihak yang benar dan tepat pula.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan
berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan, tariff gaji pokok karyawan
berdasarkan pangkat, golongan serta potongan – potongan yang dikenakan.
G. Analisis dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Penilaian terhadap pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antar lain :
1. Di Fakultas Ekonomi USU syarat-syarat sistem pengawasan internal
yang baik telah terlaksana dengan alasan bahwa struktu organisasi
yang terdapat dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara
tepat, sehingga dengan sistem tersebut perusahan dapat melakuka
pembayaran gaji dan upah dengan baik.
2. Fakultas Ekonomi USU sangat memperhatikan masalah pengawasan
internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena perusahaan dapat
dengan segera menyelesaiakan permasalahan – permasalahan yang
3. Fakultas Ekonomi USU telah melakukan pemisahan fungsi secara
tepat dalam hal gaji pada beberapa bagian perusahaan tersebut.
Personalia akan menrima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan
yang diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak
daftar gaji dan upah masing-masing karyawan.
4. Prosedur-prosedur pegawasan internal gaji dan upah dimulai dari
penerimaan karyawan, pencatatan gaji dan upah dan kegiatan terakhir
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan telah dijalankan dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa peneliti mencoba memberikan
kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji dan upah pegawai
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah
serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik
kesimpulan yang didasarkan pada uraian- uaraian tentang internal kontrol gaji
dan upah pada bab- bab terdahulu yaitu :
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai
fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga
keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih
efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan.
2. Unsur- unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian
kesejahteraan para karyawan dengan memberi tunjangan-tunjangan dan
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.
Gondodiyoto, Sanyoto, Henny Hendarti, Ariefah. 2007. Pengolahan Fungsi Audit Sistem Informasi. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.
Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT.
Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.
Malayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon, H Jackson.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku Dua. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Ritonga, Marauntung, Parlaungan Ritonga, dan Sugihana, 2007, Bahasa Indonesia Untuk Mahasiswa, Penerbit Bartong Jaya, Medan.
Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk
Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.
Sugiarso, Winarni, 2005, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran Untuk Karyawan
Perusahaan, PT.Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.
