SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA PEGAWAI PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
DiajukanOleh :
SAIFUDDIN HARAHAP 102101166
GunaMemenuhi Salah SatuSyaratUntukMenyelesaikan
PendidikanPada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : SAIFUDDIN HARAHAP
NIM : 102101166
JURUSAN : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA
PEGAWAI PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2014 DOSEN PEMBIMBING
(Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si) NIP: 19510213 198303 2 002 Tanggal : ... 2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KEUANGAN
(Dr. Yeni Absah, SE, M.Si) NIP: 19741123 200012 2 001 Tanggal : ... 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis akhirnya dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul
“Sistem Pengawasan Internal Gaji Pada Pegawai PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara”.Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat yang telah
ditetapkan untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sembah sujud penulis kepada kedua orang tua tercinta dan Ibunda yang
telah memberikan segenap kasih sayang, dorongan, semangat dan
pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir ini.Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis tidak lepas dari dukungan dan
dorongan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi USU.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Keuangan
Fakultas Ekonomi USU.
3. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si, selaku Dosen Pembimbing penulis yang
telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam
4. Bapak/Ibu Dosen pengajar serta pegawai yang telah banyak memberikan
ilmu dan membantu penulis selama menjalankan pendidikan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Saudara-saudara penulis Yusriani Harahap, S.Kom dan Siti Amnah, S.Pd
yang telah banyak membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.
6. Buat teman dan sahabat penulis seluruh mahasiswa D-III Keuangan stambuk
2010 group C, Lesmarto Ginting Suka, Rahmad Hidaya Hasibuan, Michael
Sinurat, Oktovianus Silitonga, Henrico Sirait, Eko Wibisono teman-teman
magang kelompok 29 (Alif Judha Nugraha, Muhammad Rizki Nasution,
Monica Marta Grace, Enda Lola Pramitta) terima kasih atas kerja samanya
serta teman-teman lain yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu
namanya yang telah banyak membantu penulis.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan
datang.
Medan, Desember 2013
Penulis
Halaman
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ……….…… 7
B. Struktur Organisasi ………... 13
C. Job Description ………. 14
D. Kinerja Usaha Terkini ……….. 18
BAB III PEMBAHASAN A. Penegrtian Gaji dan Upah ……...………. 23
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ……….……. 25
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ………. 30
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah ...……… 33
E. Sistem Pengwasan Intern Gaji dan Upah ………. 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………... 44
B. Saran ………. 45
DAFTAR TABEL
halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi menjamin kelangsungan
perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara perusahaan satu
dengan yang lain sangatlah ketat, oleh karena itu perusahaan harus dikelola secara
efekif dan efisien supaya tetap eksis dalam bidangnya.
Menurut Atmosoeprapto (2002:139) menyatakan Efektivitas adalah
melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara
benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi
adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat
perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai.
Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya ”Efektivitas Implementasi
Kebijakan Otonomi Daerah” bahwa Organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi
tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian pada dasarnya efektivitas adalah tingkat pencapaian tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan. Efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana seseorang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam menjalankan aktivitasnya tentu perusahaan menggunakan sumber
manusia. Sumber daya merupakan faktor untuk menghasilkan barang dan jasa.
Maka sumber daya ini akan dikontrol untuk melancarkan aktivitas perusahaan.
Kontrol itu sendiri merupakan suatu usaha sistematis manajemen perusahaan guna
pencapaian tujuan dengan cara membandingkan kinerja terhadap rencana serta
perbedaan diantara keduanya.
Berdasarkan beberapa teori yang dikemukakan oleh para pakar di atas,
peneliti menggunakan teori Emerson dalam Handayaningrat (1996:16) bahwa
“Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang
telah ditentukan”. Jadi apabila tujuan tersebut telah dicapai, baru dapat dikatakan
efektif.
Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tetang ketenagakerjaan,
yang disebut sebagai tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan
pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan
sendiri maupun masyarakat. Tenaga kerja merupakan faktor yang sangat
berpengaruh dalam perusahaan, karena tenaga kerja sudah memberikan
sumbangan kepada perusahaan sejak awal dimulainya kegiatan perusahaan.
Sumbangan tersebut diberikan dalam bentuk tenaga, pikiran, ide-ide yang kreatif,
pengalaman maupun keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang mereka
sumbangkan maka mereka berhak mendapatkan balas jasa berupa gaji dan upah.
Jika kebutuhan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan semestinya, yaitu
dengan sistem gaji dan upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu
3
bekerja lebih baik Sehingga hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan
berkualitas.
Gaji mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi
sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi
tanggung jawabnya. Sedangkan gaji menurut YOLDER, (1990 : 282) adalah gaji
adalah pembayaran ke pada pegawai-pegawai administrasi dan manajerial)..
Masalah di atas tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima,
melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaiatan dengan
moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan
keluarganya. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki
rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang
seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila
tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya di
perusahaan, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya
melakukan tindakan-tindakan seperti : melakukan demo untuk kenaikan gaji,
mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan
ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian
dari pemerintah akan membuat perusahaan lebih memperhatikan penentuan tarif
gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.
Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar,
maka pembayaran gaji di dalamnya harus diawasi. Walaupun demikian masih saja
gaji. Untuk mengatasi hal tersebut setiap perusahaan harus melakukan
pengawasan internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan
dengan tenaga kerja.
Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang
untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal
berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan
peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi menurut Jusup dalam
Atmosoeprapto,( 2004 : 252).
Gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif bagi setiap perusahaan,
untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan
yaitu pengawasan. Dengan adanya pengawasan intern gaji dan upah, sistem
penggajian tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa ada kecurangan. Jadi
perusahaan harus membuat pengawasan khusus terhadap gaji dan upah dengan
menunjuk beberapa orang yang ahli, yang bertanggung jawab dalam pencatatan
gaji dan upah agar tidak terjadi penyelewengan yang merugikan perusahaan dan
karyawan karena itu bisa menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan
perusahaan.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan
pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang
motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain
sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.
5
setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang
terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan
upah merupkan hal yang sensitif, maka pengawasan internal atas gaji dan upah
sangat penting untuk menghindari akan penyelewengan atau kecurangan dana
sehingga dapat merugikan perusahaan.
Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah dalam
kegiatan (aktivitas) suatu perusahaan, maka penulis tertarik membuat Tugas Akhir
ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Internal Gaji Pegawai pada PDAM
Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara “.
B. Permasalahan
Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting yaitu untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat
merugikan perusahaan. Adapun masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah,
“Apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara sudah efektif ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen PDAM Tirtanadi Provinsi
Sumatera Utara dalam melaksanakan pengawasan internal gaji.
b. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah:
1. Bagi PDAM Tirtanadi Sumatera Utara dapat memberikan masukan
sebagai bahan perbandingan dalam menentukan kebijaksanaan di masa
yang akan datang.
2. Bagi peneliti lainya dapat berguna sebagai bahan masukan untuk
menyempurnakan penelitian – penelitian sejenis berikutnya.
3. Bagi peneliti , sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat mengenai
sistem pengawasan internal gaji pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera
Utara.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi pertama kali didirikan pada tanggal 08 september 1905 dengan nama Water Leiding Maatschappij Ajer
Beresih yang berkantor pusat di Amsterdam , Belanda . izin pendirian perusahaan
tersebut berdasarkan Keputusan Gubernur Jendral Hindia Belanda yang berlaku
sampai tahun 1965. pada tanggal 14 desember 1957 terjadi pengambil alihan
perusahaan - perusahaan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia dan
didalamnya termasuk NV. Water Maatschappij Ajer Beresih kepada pemerintaha
Republik Indonesia yang dilakukan di Medan.
Kemudian dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Pekerjaan Umum
dan Ketenagakerjaan No. 68 Tahun 1962 tentang Penyerahan Perusahaan Air
Minum Tirtanadi Kepada daerah Tingkat 1 Sumatera Utara pada tanggal 11
oktober 1962 dan tanggal 9 November 1962 , ditetapkan undang - undang
Pemerintah menjadi '' Perusahaan Daerah Sumatera Utara Pengalihan Air Minum
Tirtanadi .''
Pada tanggal 19 Oktober 1963 Dewan Perwakilan Daerah Gotong Royong
(DPRGR) Daerah Tingkat 1 Sumatera Utara Menetapkan Peraturan Daerah No. 5
Tahun 1963 tentang pendirian Perusahaan Daerah Sumatera Utara Pengalihan Air
Minum dan disahkan oleh departemen dalam Negeri pada tanggal 20 april 1964.
Selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah Provinsi daerah tingkat 1
Sumatera Utara no. 11 tahun 1979 yang berpedoman kepada Undang- undang No.
5 tahun 1962 perusahaan ini resmi menggunakan nama yang sekarang yaitu ''
PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM TIRTANADI '' yang terletak di jl. Sisimangaraja No. 1 Medan. Dengan status sebagai milik Provinsi Daerah Tingkat
1 Sumatera Utara.
Peraturan Daerah ini disempurnakan pada tahun 1985 , dengan peraturan
Daerah Tingkat 1 Sumatera Utara No. 25 Tahun 1985 , dengan Peraturan Daerah
Air Minum Provinsi Daerah Tingkat 1 Sumatera Utara . Perubahan pertama
terjadi pada peraturan Daerah No. 25 Tahun 1985 yaitu sesuai dengan Perda No. 6
Tahun 1991 yang mengatur bahwa PDAM Tirtanadi disamping menangani Air
Bersih juga ditugasi mengola Air Limbah.
Dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat
sebagaimana diatur dalam perda No. 3 tahun 1999 tentang pembentukan cabang -
cabang PDAM Tirtanadi di daerah Kabupaten , maka pada tanggal 17 juli 1999
telah dilaksanakan penandatangan naskah perjanjian kerja sama pembentukan
beberapa cabang PDAM Tirtanadi di daerah kabupaten , antara lain :
1. Kabupaten Deli Serdang
2. Toba Samosir
3. Mandailing Natal
4. Tapanuli Tengah
9
6. Tapanuli Selatan
Perjanjian Kerjasama tersebut berbentuk Kerjasama Operational selama 25
tahun ,dengan harapan adanya kerjasama ini akan dapat meningkatkan pengolahan
pelayanan air bersih dan air limbah melalui upaya perbaikan dan pembenahan
saluran instalasi sekaligus manajemen operasionalnya.
Air bersih yang diproduksi oleh PDAM Tirtanadi pada akhir tahun 1999
sebanyak 3.600 liter/ detik , yang berasal dari beberapa sumber air antara lain dari
air permukaaan , air mata air dan air tanah. Distribusi air kepada pelanggan
berlangsung penuh selama 24 jam per hari demikian pula dengan tingkat
kebocoran air rata- rata sebesar 21 % pada tahun 1999.
Untuk mengantisipasi tambahan permintaan air bersih oleh masyarakat
dalam 5 hingga 10 tahun mendatang telah dirancang dan dipersiapkan
pembangunan Instalasi Air bersih yang baru dengan total kapasitas sebesar 3.000
liter / detik di belumai , tanjung morawa. Upaya - upaya untuk dapat mewujudkan
pelaksanaan misi dan tujiuan perusahaan , telah dilaksanakan PDAM Tirtanadi
dengan membentuk kerjasama dengan beberapa perusahaan air minum di dalam
dan di luar negeri, yaitu:
• USAID (Amerika Serikat) Program Pengelolaan Air Bersih &
Lingkungan.
• Yokohama Waterworks Bureau, Japan Pendidikan & Pelatihan.
• Kerjasama pelatihan mengenai Teknologi dan Manajemen perusahaan air
minum di berbagai negara diantaranya : Amerika Serikat, Filiphina,
Australia, Thailand, Singapura dan Malaysia.
Dengan berkembangnya pelayanan air bersih dan pengolahan air limbah ke
arah yang semakin baik, diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan dan
pembangunan ekonomi masyarakat ekonomi masyarkat luas di propinsi Sumatera
Utara yang sekaligus merupakan misi dan tujuan perusahaan ini.
Setiap perusahaan memiliki ciri dan bentuk yang berbeda - beda, baik dari
susunan perusahaan , struktur organisasi maupun logo perusahaan. Logo atau
symbol perusahaan merupakan suatu identitas yang dapat menggambarkan
keberadaan sebuah perusahaan. Adapun logo PDAM Tirtanadi adalah sebagai
berikut :
Gambar 2.1 Logo PDAM tirtanadi
Logo perusahaan PDAM Tirtanadi terdiri dari unsur - unsur :
a. Lingkaran
Menggambarkan ruang lingkup tugas PDAM Tirtanadi , yaitu antara lain
11
bagi masyarakat kota medan dan daerah sekitarnya. Selain itu PDAM
Tirtanadi juga bertugas mengola ( mendaur ulang ) air lembah.
b. Huruf T
Huruf T yang menyerupai pipa pada logo PDAM Tirtanadi menggambarkan
lingkup tugas PDAM Tirtanadi yang sebagian besar adalah berhubungan
dengan system pemipaan.
c. Gelombang Tiga
Gelombang air yang berjumlah tiga yang ada di dalam logo menggambarkan
pelayanan air minum (bersih) yang diberikan PDAM Tirtanadi kepada
masyarakat Kodya bersifat kontinue (tidak pernah berhenti selama 24 jam) dan
merata bagi pemanfaatan air tersebut.
d. Warna Biru
Warna Biru yang ada dalam logo bermaksud menyatakan nuansa yang
ditimbulkan oleh air , dimana biru merupakan warna yang menunjukkan sejuk
dan tenang.
PDAM Tirtanadi Provinsi seluruh kebutuhan Sumatera Utara juga memiliki visi
dan misi yang sangat berperan dalam terpenuhan pelanggan :
a. Visi Perusahaan
Menjadi salah satu perusahaan air minum unggulan di Asia Tenggara
b. Misi Perusahaan
• Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat Sumatera Utara
dengan kuantitas , kontinuitasdan kualitas yang memenuhi persyaratan.
• Meminimalkan keluhan pelanggan dengan mengutamakan pelayanan
prima.
• Memperlakukan karyawan sebagai alat strategis dan mengembangkan
secara optimal.
• mengelola perusahaan dengan menerapkan prisnsip kewajaran ,
transparasi , akuntabilitas dan responsibilitas sebagai bentuk
pelaksanaan good corporate Governance.
• Menjadi perusahaan sebagai alat satu sumber pendapatan asli daerah
Provinsi Sumatera Utara.
• Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan
lingkungan.
• Menjalankan pengolahan air limbah kepada masyarakat Sumatera
Utara dan mengembangkan dimasa yang akan datang.
B. Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Sumatera Utara
Struktur Organisasi menjadi landasan operasional perusahaan sehari- hari dimana setiap orang dalam perusahaan tahu apa tugas , kewajiban dan
wewenangnya masing –masing. Semakin baik struktur organisasi perusahaanya
maka sistem operasionalnya akan dapat terlaksana dan memudahkan pengawasan
serta koordinasi untuk mewujudkan tujuan perusahaan.
Oleh karena itu , PDAM Tirtanadi Pusat Medan telah menerapkan
struktur organisasi baru yang lebih dinamis dan professional. Struktur Organisasi
13
Keputusan Februari 2000 dan ditetapkan pada tanggal 27 Maret 2000 oleh
Gubernur Sumatera Utara T.Rizal Nurdin berdasarkan Surat Keputsan Gubernur
Sumateran Utara Nomor 539/680/2000.
Dengan adanya strukutr organisasi baru ini, PDAM Tirtanadi juga
memiliki komitmen manajemen perusahaan yaitu berupaya meningkatkan kualitas
pelayanan dengan lebih beriorentasi kepada pelanggan.
PDAM Tirtanadi melaksanakan kegiatanya berdasarkan pada struktur
organisasi garis dan staf. Pemberian wewenang dilakukan dari atas ke bawah dan
tanggung jawab dilakukan dari bawah ke atas. Perusahaan ini mempunyai
kerangka kerja yang di dalamnyan digambarkan hubungan , wewenang dan
tanggung jawab setiap tingkatan kea rah tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Berikut ini adalah Bagan struktur organisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera
C. Bidang kerja (job description)
Setiap bidang – bidang kerja yang ada di PDAM Tirtanadi mempunyai
Tugas , wewenang dan Tanggung Jawab masing- masing.
Berikut ini adalah tugas , wewenang dan tanggung jawab dari setiap
organisasi pada Divisi di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara:
1. Direktur utama
Tugas dan wewenang :
1) Memimpin dan mengendalikan jalanya kegiatan perusahaan
2) Menetapkan kebijakan / strategi perusahaan
3) Memajukan meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan
4) Mengangkat memutasikan, mempromosikan dan memberhentikan pegawai
5) Mengelola kekayaaan perusahaan
6) Membina dan memelihara kerjasama dengan antar direktur dan bawahanya
7) Melaporkan perembangan perusahaan kepada guebernur.
2. Kepala Divisi Sumber Daya Manusia
Bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi & Keuangan membawahi :
1) Kepala Bidang Kepegawaian
2) Kepala Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
Tugas- tugas :
1) Melakuan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2) Merencanakan dan mengendalikan program kerja Divisi Sumber daya
15
3) Merencanakan dan melaksanakan program rekruitmen , pendidikan dan
latihan , kesejahteraan pegawai , kesehatan dan keselamatan kerja.
4) Mengelola , menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian.
5) Mengajukan dan membuat kriteria- kriteria jabatan, promosi , kenaikan
,pangkat ,penghasilan , sanksi dan biaya perjalanan dinas.
6) Mengevaluasi daftar penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja.
7) Mengevaluasi hasil- hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan .
8) Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.
9) Membantu Direktur Administrasi dan Keuangan untuk menyediakan
data dan informasi yang diperlukan oleh pihak intern maupun ekstern.
3. Kepala Bidang Pengembangan SDM
Bertanggung jawab kepada kepala Divisi sumber daya Manusia
Tugas tugas :
1) Melakukan koordinasi dengan bidang lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2) Merencanakan dan mengendalikan program kerja Bidang Pengembangan
SDM.
3) Menyusun , melaksanakan dan mengevaluasi program pengembangan
SDM.
4) Menjalin kerja sama dengan lembaga –lembaga eksternal dalam rangka
pengembangan / peningkatan Sumber Daya Manusia.
5) Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan saran/ prasarana
6) Menginformasikan kepada kepala Divisi Sumber Daya Manusia dalam
hal pelatihan- pelatihan , kursus – kursus dan lain – lain yang
berhubungan dengan kegiatan yang dilaksanakan pihak lain untuk dapat
ditindak lanjuti.
7) Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan Bidang
Pengembangan SDM dilengkapi dengan evaluasinya.
Wewenang :
Membimbing , mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan
pelaksanaan tugasnya.
Tanggung jawab :
Memelihara sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan.
4. Kepala Bidang Kepegawaian
Bertanggung jawab kepada kepala Divisi Sumber Daya Manusia
Tugas –tugas :
1) Melakukan koordinasi dengan bidang lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2) Merencanakan dan mengendalikan program kerja bagianya.
3) Membuat daftar perhitungan penghasilan dan PPh.
4) Mengajukan dan memproses penerimaan dan pemberintahan, kenaikan
pangkat , gaji berkala , cuti dan segala sesuatu yang berkaitan dengan
kesejahteraan pegawai sessuai dengan ketentuan yang berlaku.
17
6) Mengkoordinir dan menindak lanjuti masalah- masalah kepegawaian dari
masing- masing unit kerja.
7) Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan bidang
Kepegawaian dilengkapi dengan evaluasinya.
8) Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas- tugas lain yang
diberikan oleh kepala Divisi Sumber Daya Manusia.
Wewenang :
Membimbing , mengatur dan memberdayakan pegawai untuk kepentingan
pelaksanaan tugasnya.
Tanggung jawab :
Memberikan saran dan pertimbangan mengenai langkah – langkah yang
perlu diambil dalam tugasnya kepada kepala divisi pengembangan Sumber
Daya Manusia.
5. Direktur Administrasi dan Keuangan
Tugas dan wewenang :
1) Melaksanakan koordinasi dengan direksi lainya
2) Menetapkan kebijakan / strategi perusahaan dalam bidang administrasi
dan keuangan
3) Membina pegawai dan melaksanakan koordinasi antara bidang lingkup
tugasnya menyelenggarakan kebijakan / strategi perusahaan dalam
bidang administrasi dan keuangan
6. Direktur operasi
1) Melaksanakan koordinasi dengan direksinya.
2) Menetapkan kebijakan / perusahaan dalam bidang operasi.
7. Direksi Perencanaan dan Produksi
Tugas dan wewenang :
1) Melaksanakan koordinasi dengan direksi lainya
2) Menetapkan kebijakan perusahaan dalam bidang perencanaan dan
produksi
3) Melaksanakan koordinasi antara bidang dalam dan bidang luar.
D. Kinerja Usaha Terkini
Dalam rangka pengembangan cakupan pelayanan air minum bagi masyarakat
Sumatera Utara, PDAM Tirtanadi melaksanakan kerjasama operasi dengan 9
(Sembilan) PDAM di beberapa Kabupaten di Sumatera Utara, yaitu Kabupaten
Simalungun , Kabupaten Deli serdang, kabupaten toba Samosir, kabupaten
Tapanuli selatan, Kabupaten Tapanuli tengah , Kabupaten Mandailing Natal,
Kabupaten Nias, Kabupaten Nias Selatan dan Kabupaten Samosir. pada febuari
2009 , PDAM Tirtanadi Cabung Nias dikembalikan ke pemerintah Kabupaten
Nias, dengan pertimbangan bahwa pihak Pemkab Nias dan PDAM Tirta Umbu
telah memiliki kemampuan di dalam pengolahan PDAM di Gunung Sitoli.
Instalasi Pengelolahan Air (IPA)
Untuk melayani daerah pelayanan PDAM Tirtanadi di kota Medan dan sekitarnya,
pada tahun 2004 terdapat 4 instalasi pengolahan air, instalasi pengolahan air yang
19
pengolahan air sungai dibangun dan dioprasikan oleh PDAM Tirtanadi sendiri
sedangkan satu instalasi dibangun oleh PT Tirta Lyonnaise Medan dan
dioperasikan dengan sistem BOT. disamping 4 instalasi pengolahan air tersebut
ada unit – unit pengolahan kapasitas kecil untuk sumber bor berupa sistem Ferro
filter.
Air Baku
Sumber air baku PDAM Tirtanadi untuk daerah pelayanan 1 ( kota Medan dan
sekitarnya) berasal dari 3 jenis sumber air baku , yaitu mata air, air permukaan ,
dan air tanah dalam.
Mata Air
Air dari mata air yang terletak di daerah sibolangit digunakan untuk air baku dari
IPA sibolangit dan disadap dari beberapa mata air sebagai berikut :
1. Lau kaban / puang saja sebanyak 15 bangunan penangkap air dengan
kapasitas 283 1/ detik
2. Lau Bangklewang sebanyak 12 bangunan penangkap air dengan kapasitas
204 1/ detik.
3. Rumah Sumbul sebanyak 3 bangunan penangkap air dengan kapasitas . Air
Permukaan Air permukaan yang saat ini diambil sebagai air baku untuk
pengadaan air bersih di pelayanan.
Pelayanan Air Bersih
Dalam kurun waktu 2 tahun terakhir, permintaan air bersih di kota medan
meningkat secara signifikan. Rata- rata 13.000 sambungan baru bertambah setiap
Tirtanadi telah melakukan antisipasi berupa penambahan kapasitas produksi serta
perluasan jaringan distribusi.
Sampai pada akhir 2004 PDAM Tirtanadi memiliki pelanggan air bersih
sebanyak 335.339 sambungan. Dari jumlah tersebut, sebanyak 294.821
sambungan berada di kawasan perkotaan Medan dan sekitarnya, sisanya
sebanyak 40.518 sambungan berada di 7 daerah kabupaten di provinsi Sumatera
Utara. Cakupan pelayanan air bersih di kota medan saat ini telah mencapai 87,8%
dari jumlah penduduk , sementara untuk Provinsi Sumatera Utara cakupan
pelayanan baru mencapai 45,7%.
Pada tanggal 19 Desember 2002 PDAM Tirtanadi telah menerima piala
citra pelayanan Prima tahun 2002 dengan predikat terbaik dari presiden Indonesia
melalui mentri Pendayagunaan Aparatur Negara.
Penghargaan yang diperoleh
Penghargaan yang diperoleh PDAM yaitu :
• Piala Citra Pelayanan Prima dari Presiden RI pada tanggal 19 Desember
2002 dan tanggal 19 Desember 2002
• Up Grading ISO 9001 : 2000 untuk Deli Tua Water Treatment Plant, pada
tanggal 7 Agustus 2003
• Certification ISO 9001:2000 untuk Sunggal Water Treatment Plant pada
tanggal 18 Desember 2003
• BUMD AWARD Tanggal 22 Juli 2004.
21
• Piala Citra Pelayanan Prima dari Presiden RI pada tanggal 19 Desember 2002
dan tanggal 06 Desember 2004
• Zero Accident Award tahun 2004 dari Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi RI untuk IPA Sunggal dan IPA Deli Tua tanggal 5 Januari 2005
• Penghargaan Sanggraha Krida dari Presiden RI yaitu Lembaga yang berjasa
dalam Bidang Olahraga pada Hari Olahraga Nasional pada tanggal 9
September 2005
• Penghargaan dari DPP PERPAMSI sebagai PDAM yang telah berhasil
menjalankan KSO dengan PDAM Tingkat II di Sumatera Utara pada tanggal
27 Nopember 2005 di Makassar oleh Menteri Pekerjaan Umum.
• Penghargaan Pekerjaan Umum tahun 2005 dan tahun 2006 dari Menteri
Pekerjaan Umum atas Pencapaian Kinerja Terbaik Peringkat Pertama Dalam
Bidang Cipta Karya, Sub. Bidang Penyelenggaraan Air Minum .
• Sertifikat Akreditasi SNI 19-17025-2000 dari Komite Akreditasi Nasional
(KAN) untuk Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi pada
tanggal 22 Juli 2005.
• Sertifikat ISO 14001 dalam bidang Manajemen Lingkungan untuk IPA
Sunggal dan IPA Deli Tua , yang diserahkan kepada Wagubsu pada tgl 20
September 2005
• Penghargaan dari Water Fund Indonesia BV, Belanda sebagai mitra yang
• Sertifikat ISO 9001:2000 untuk sistem Manajemen Mutu pada
Cabang Pelayanan Padang Bulan dan Sunggal dari PT TÜV Nord Indonesia,
tanggal 14 Juni 2006,
• Piala Citra Pelayanan Prima tahun 2006 dari Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara di Jakarta pada tgl 22 Desember 2006.(III)
• Penghargaan dan piala pekerjaan umum atas 3 kali berturut-turut terbaik
nasional dalam pelayanan air minum di kota metropolitan tgl 5 Desember
2007
• Penyerahan ISO 9001:2000 Tanggal 18 Desember 2007 dalam kategori
sistem manajemen mutu untuk Kantor Pusat.
• Sertifikat ISO 9001 : 2000 untuk IPA Deli Tua Dan IPA Sunggal pada tgl 7
Agustus dan 18 Desember 2003 serta IPA Limau Manis dan IPA Hamparan
Perak bulan Mei 2008
• Sertifikat ISO 9001 : 2008 untuk PDAM Tirtanadi (ISO Corporate) pada
Bulan Juli 2009
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Gaji dan Upah
Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode
perusahaan. Bagi setiap perusahaan, gaji dan upah merupakan hal yang penting
karena untuk mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan
perusahaan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji dan upah secara lancar
kepada pegawai, maka pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya sehingga
perusahaan memperoleh nilai tambah di mata masyarakat. Pada umumnya gaji
merupakan penerimaan pegawai karena pemberian prestasinya kepada perusahaan
yang jumlahnya tetap.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang
diberi tugas-tugas adminstratif dan para pemimpinya. Jumlah gaji yang dibayar
biasanya secara berkala dan tetap, sedangkan imbalan diberikan kepada
buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan pekerjaan tambahan lebih banyak
mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah. Jumlah gaji pada umumnya
ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau
berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Penentuan besarnya gaji dan upah
atau secara lebih luas imbalan atau kompensasi, berkaitan dengan kualitas
pegawai dengan kualitas pegawai tersebut.
pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan manajemen yang
biasanya ditetapkan secara bulanan sedangkan upah merupakan imbalan yang
diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan banyak
mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan
secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Menurut Sutrisno (2009 : 181), gaji atau kompensasi adalah tanda balas jasa
(reward) perusahaan terhadap pengorbanan waktu, tenaga dan pikiran yang telah diberikan mereka kepada perusahaan.
Menurut Sikula (1992 : 282) , gaji adalah imbalan jasa atau uang yang
dibayarkan , atau yang ditentukan untuk dibayarkan kepada seorang pada jarak-
jarak waktu yang teratur untuk jasa-jasa yang diberikan.
Sedangkan upah Menurut winarni dan sugiyarso (2006 : 17) , upah adalah
suatu penerimaan sebagai imbalan dari pemberian kerja kepada penerima kerja
termasuk tunjangan , baik untuk pekerja sendiri maupun keluarganya.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat dijelaskan bahwa gaji adalah jasa
yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi pada perusahaan dan
biasanya dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap. Sedangkan upah
merupakan tanda balas jasa yang diberikan dan diterima oleh pekerja kasar yang
pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang
diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Di samping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti
pendidikan, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
25
langsung terhadap faktor – faktor tersebut di atas. Dengan kata lain upah itu
dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang
menguntungkan.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah balas jasa yang diberikan
kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji
yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah
tergantung dari hasil dan waktu kerja.
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Menurut Winarni dan Sugiyarso (2006 : 51), unsur – unsur gaji dan upah
adalah sebagai berikut:
1.3.1. Kompensasi Langsung, terdiri dari:
1. Gaji Pokok
Gaji Pokok yaitu jumlah imbalan yang dianggap layak bagi seorang pegawai
untuk memenuhi penghidupan selama 1 bulan.
Gaji pokok terdiri dari:
1) Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode lain
dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
2) Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah
waktu jam kerja.
b. Gaji Variabel
Gaji Variabel yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual,
1) Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya
tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan.
2) Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena
prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.
3) Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada
pemilik saham.
1.3.2. Kompensasi tidak langsung
1. Asuransi kesehatan
2. Dana pensiun
3. Libur pengganti
4. Kompensasi kinerja
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, gaji dan upah penting
bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai
motivator dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar
dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi
penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah
gaji dan upah mempunyai pengertian yang sama, terjadi karena gaji dan upah
sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan atau majikan kepada
pegawai atau buruh. Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara unsur –
unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Gaji pokok
Gaji pokok adalah sejumlah uang yang diterima karyawan ataupun pegawai
27
jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang
diberikan kepada pegawai baik staf maupun non staf.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target
tertentu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan
apabila bekerja di atas standar yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan
yang telah diatur oleh PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
3. Tunjangan – tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah
semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan
yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat
tunjangan antara lain tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya
ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti:
a. Tunjangan jabatan
Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri
sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku.
Misalnya seperti direktur dan para manajer divisi yg mendapat tambahan
penghasilan atas jabatan yang didudukinya saat ini. Adapun tunjangan jabatan
terdiri dari :
1. Tunjangan struktural
Tunjangan ini diberikan kepada pegawai yang menduduki jabatan
seseorang dalam struktur organisasi maupun golongan yang diemban
seorang pegawai ( golongan B1, B2,C1,C2)
Untuk yang tamat SMA , itu mendapatkan golongan B1, untuk yang
tamat pendidikan DIPLOMA, itu mendapatkan golongan B2, untuk
yang tamat pendidikan strata, itu mendapatkan golongan C1, untuk
yang tamat strata 2 atau pascasarjana , itu mendapatkan golongan C2.
b. Tunjangan khusus
Tunjangan khusus yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan
kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pensiun, tunjangan
kesehatan, tunjangan lebaran dan natal dan Jamsostek. Adapun tunjangan –
tunjangan khusus juga terdiri dari :
1. Tunjangan pangan.
Tunjangan yang diberikan bagi pegawai adalah beras bagi setiap
pegawai dan keluarganya diberikan tunjangan pangan beras setara
dengan:
a) 10 kg untuk pegawai yang bersangkutan
b) 10 kg untuk isteri / pegawai
c) 10 kg untuk setiap anak, maksimal 2 anak
2. Tunjangan keluarga.
Tunjangan ini diberikan kepada setiap pegawai yang menikah , yang
terdiri dari :
a) Tunjangan istri/suami : 10% dari gaji pokok
29
Adapun unsur-unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut:
1. Jamsostek pensiun
Jamsostek pensiun yaitu pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada
karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada
karyawan pada saat karyawan tersebut pensiun.
2. Asuransi Bumi Putera
Asuransi ini memberikan jaminan hidup kepada karyawan yaitu jaminan
kesehatan , kematian, dan tunjangan hari tua.
3. PPh Pasal 21
Pengenaan PPh pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan
sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji
yang diperoleh pada bulan bersamaan.
4. Hutang para karyawan
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji PDAM Tirtanadi Provinsi
Sumatera Utara yaitu :
a. Potongan beras (pangan)
b. Potongan iuran wajib
c. Sewa rumah
d. Hutang
e. Tabungan perumahan
f. Penghasilan lain-lain
g. Pajak penghasilan
Unsur-unsur pengawasan intern gaji berdasarkan committee on auditing procedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat,
jelas dan tegas.
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif dan
memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta
milik, hutang, pendapatan serta biaya.
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di
setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang
diminta oleh tanggung jawabnya.
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan
gaji dan upah menurut Usry (2009: 305), adalah sebagai berikut:
1. Time keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
2. Payroll Departement
Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
31
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu
waktu kerja berdasarkan komputer.
3. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus
ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai
kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa
untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, bagian-bagian yang
terlibat dalam prosedur pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Bagian Umum
a. Data Pegawai
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern
gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan
perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai
kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama,
nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin, anak yang
dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan
keterangan lainnya.
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja dan daftar hadir kerja setiap
harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran
karyawan. Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam
menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan.
Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Kepala Bagian Masing-masing Unit
Kepala bagian masing-masing unit memeriksa kehadiran para pegawai sebagai
bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi).
a. Kasir
Pada dasarnya karyawan tidak lagi mengambil gaji ke bagian kasir, Karyawan
PDAM Tirtanadi mengambil gaji melalui rekening bank di ATM. ATM yang
digunakan pegawai yaitu ATM Bank Sumut, Dan tugas kasir adalah
mentransferkan gaji karyawan ke rekening karyawan, serta memberikan tanda
bukti laporan gaji yang harus di tanda tangani.
b. Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji
yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam
buku besar gaji dan upah. Bagian pembukuan ini terdiri dari 2 orang pegawai
uang mengurus penggajian pegawai.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dinamakan SPI ( SATUAN PENGAWASAN
INTERN) terbentuk dalam satu divisi SPI PDAM Tirtanadi yang dalam
33
pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan
upah ini SPI akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan,
mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Prosedur pencatatan gaji yang ada pada PDAM Tirtanadi Provinsi
Sumatera Utara sudah sesuai dengan prosedur pencatatan gaji yang dijalankan
oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak ada terjadinya penyelewengan.
Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen-departemennya. Oleh
karena itu, prosedur yang dijalankan oleh PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera
Utara sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk
setiap karyawan dan dapat berubah–ubah di masa yang akan datang, tergantung
pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing karyawan. Terjadinya
perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh faktor
pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, dan kondisi pekerjaan.
Besarnya gaji dan upah antar suatu perusahan dengan perusahaan lain juga
berbeda–beda. Faktor–faktor penting yang mempengaruhi tingkat upah itu antara
lain:
1. Penawaran permintaan tenaga kerja
2. Organisasi Buruh
5. Biaya hidup
6. Sistem pemerintahan
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai
perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal
melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Menurut Hasibuan (2005: 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu
Dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan
diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang
memproduksi barang-barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat
diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa
didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan
diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja yang berlaku pada PDAM Tirtanadi Provinsi
35
1. Hari kerja
PDAM TIrtanadi Provinsi Sumatera Utara memberikan 5 (lima) hari jam kerja
bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai jum’at.
2. Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas
waktu tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:30 – 13:15
wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari sabtu dan Minggu dan untuk hari libur
nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu
cuti satu tahun 12 hari jam kerja dan cuti melahirkan selama 3 bulan.
Metode perhitungan gaji yang dibayarkan pada karyawan PDAM Tirtanadi
Provinsi Sumatera Utara didasarkan oleh penggolongan:
1. Pegawai Staf
Pegawai staf pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai
yang mempunyai keahlian, keterampilan, dinilai dari pendidikan atau lamanya
masa kerja, pengalaman kerja.dan kedisiplinan pegawai.
2. Pegawai Nonstaff
Gaji dan upah yang dibayarkan kepada pegawai non staff jumlahnya tidak
sama, karena pegawai non staff digolongkan sebagai berikut:
a. Karyawan bulanan
ini. Gaji dan upah karyawan bulanan yang dibenarkan, jumlahnya tetap
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Karyawan harian tetap
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan.
Dokumen- dokumen penting dalam pengawasan intern gaji antara lain:
1. Laporan absensi atau kartu kehadiran
Kartu kehadiran atau (ID Card) ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir
dengan sistem komputerisasi untuk mengecek setiap pegawai yang masuk
kerja dan pulang kerja dan juga ini dapat digunakan untuk mempermudah
perhitungan gaji pegawai.
2. Daftar/surat keterangan gaji
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini berisi
jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji (PPh 21, iuran,
dan lain-lain).
3. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.
Dalam perusahaan sistem penggajian dan pengupahan melibatkan
personalia dan umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi. Bagian
Akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribiusi
biaya tenaga kerja. Untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan
37
Berikut ini laporan Item gaji seluruh pegawai dari seluruh pergolongan jabatan
pada PDAM Tiranadi di Kantor Pusat Provinsi Sumatera Utara bulan Oktober
2013 :
Tabel 3.1 Laporan Item Gaji Seluruh Pegawai Dari Seluruh Pergolongan PDAM Tirtanadi di Kantor Pusat Provinsi Sumatera Utara
Penghasilan :
Gaji pokok xxxxxxxxxx
Tunjangan keluarga xxxxxxxxxx
Tunjangan perbaikan
penghasilan . xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personil lain yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan
keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses
yang dijalankan dan diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan
keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai
tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi.
Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat
membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga
mempunyai peranan penting bagi perusahaan, yang secara keseluruhan bertujuan
untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan,
penyelewengan dan manipulasi lainnya pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera
Utara. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan
intern dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas
menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accounting). Dalam arti
sempit adalah suatu prosedur secara mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data
administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai
wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
39
meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang
dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya
kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
Pengawasan intern dalam arti sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian
atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam
suatu organisasi perusahaan.
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
kontrol internal atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau
pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum
membahas lebih lanjut, berikut beberapa pengertian dari pengawasan internal.
Menurut Holmes dan Burns (2005: 112) Pengawasan Internal merupakan
rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang
digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan
keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan
mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
Menurut buku Standard Profesi Akuntan Publik (2002: 341) Pengawasan
Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan
semua cara-cara dan alat-alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut
dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal
sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting
untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji
dan upah adalah sebagai berikut:
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau
melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk
seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan
menyusun statistik gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran
nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif gaji dan daftar
41
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, bagian-bagian yang
berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan
baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat
permohonan yang sudah ada.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuan pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir
dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff
dan mempunyai jam kerja 9 jam sehari dan 45 jam seminggu.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah
dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
6. Internal Auditor
Disini dikatakan internal auditor itu adalah SPN (SATUAN PENGAWASAN
INTERN) yang Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal
PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan internal gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi atau komunikasi, dan monitoring.
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, sistem pengawasan intern
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
43
gaji dan upah dilakukan dengan cara membuat daftar gaji yang dilakukan oleh
pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian
diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan
dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh
Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh
bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan Penelitian yang dilakukan serta analisis dan evaluasi , maka
pada bab penutup ini penulis menarik kesimpulan Sebagai Berikut :
1. Sistem pengawasan internal gaji dan upah pada PDAM Tirtanadi Provinsi
Sumatera Utara telah dilaksanakan dengan baik yaitu ditandai dengan adanya
penerapan proses secara cermat dan sistematis atas gaji dan upah mulai dari
perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak
perlu ribet untuk menciptakan suatu efisiensi kerja karena sistem penggajian
pada PDAM Tirtanadi sudah baik dan juga tata caranya dengan baik yaitu
dengan proses pembuatan gaji yang dibuat oleh staf di bidang kepegawaian.
2. Pembayaran gaji kepada karyawan yang di transfer ke rekening pegawai
dengan bukti nota pembukuan dan laporan gaji tersebut, dan juga adannya
sistem pengawasan internal gaji yaitu pada Divisi SPI untuk mengawasi dan
mengontrol proses penggajian tersebut, sehingga tidak adanya kecurangan,
penipuan dan kesilapan dalam proses penggajian dan perhitungan tersebut,
maka dengan itu karyawan dapat memperoleh kepuasan dari gaji yang
diterima karyawan.
3. Tunjangan – tunjangan yang diberikan kepada karyawan berupa gaji insentif ,
tunjangan pokok , tunjangan khusus dan juga asuransi , yang dapat
45
Saran
Adapun saran-saran yg diberikan oleh penulis :
1. Sebaiknya perhatian terhadap sistem pengawasan internal gaji staf dan
pegawai pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dapat selalu
dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi, sehingga tidak terjadi
penyelewengan dimasa yang akan datang.
2. Adanya dorongan ataupun motivasi dari pemimpin yaitu pimpinan atau divisi
SDM Dan Divisi Akuntansi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
itu sangat diharapkan oleh para pegawai sehingga mereka dapat bekerja
dengan semangat serta menjunjung tinggi rasa kejujuran dan kedisiplinan.
3. Perlu diperhatikan nilai besarnya gaji pada pegawai dan disesuaikan dengan
hasil kinerjanya, dan juga perlu adanya tambahan gaji untuk memberikan
semangat karyawan untuk bekerja dan tambahan waktu kerja (jam lembur)
dan sistem pengawasannya agar diperketat supaya sistem penggajian pada
PDAM Tirtanadi berjalan dengan baik serta memberikan kepuasan kepada
karyawan sesuai dengan hasil kerjanya, sehingga sistem penggajiannya dapat
DAFTAR PUSTAKA
Atmosoeprapto , 2002 , Menuju SDM Berbudaya , Edisi Pertama , Elex media ,
Jakarta
Dr. Edy Sutrisno , Msi , 2011 , Manajemen Sumber Daya Manusia , Edisi
Pertama , Penerbit Kencana , Jakarta
Dale Yolder , 1990 , “Administrasi Gaji dan Upah” Edisi Pertama , Penerbit
Mandar Maju , Bandung
Emerson dalam Handayaningrat , 1996 , Manajemen Sumber Daya Manusia “
Edisi Pertama ,Penerbit Erlangga , Jakarta
F . Winarni dan G. sugiarso , 2006 , Administrasi Gaji dan Upah , Edisi Pertama
, Penerbit Pustaka Widyatama , Yogyakarta
Hasibuan Rahman , 2005 , Manajemen Sumber Daya Manusia , Edisi Pertama , Penerbit , Yudistira , Jakarta
Holmes Arthur W. David C Burns , 2005 , Auiditng Norma dan Prosedur, Alih Bahasa Moh .Badjuri , Penerbit Erlangga , Jakarta
Jusup Arief dalam Atmosoeprapto , 2002 Menuju SDM Berbudaya , Edisi Pertama , Elex media , Jakarta
Malayu , 2005 , Manajemen Sumber Daya Manusia , Edisi Revisi , Penerbit Bumi Aksara , Jakarta
Pariata Westra , 2009 , Administrasi Perusahaan Negara , Edisi Pertama , Penerbit Ghalia Indonesia , Bogor
Sikula F. Andrew , 2009 , “ Administrasi Gaji dan Upah , Edisi Pertama ,
Penerbit Mandar Maju , Bandung
Sumaryadi Jayaningrat , 2005 , Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah , Edisi Pertama,PenerbitErlangga , Jakarta
Ursy F. Militon , 2009 , Cost Accunting , Planning and Control “ Edisi Pertama ,
