TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA
Oleh :
NURLIDYA 112102128
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir ini. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Program Studi Diploma III
Akuntansi, Universitas Sumatera Utara.
Judul yang dipilih penulis untuk tugas akhir ini adalah “Sistem Pengawasan Internal Gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.”
Penulis menyadari selama proses penyelesaian tugas akhir ini banyak
kesulitan yang dihadapi, namun dengan bantuan, bimbingan, dukungan dan doa
yang tulus dari berbagai pihak, maka kesulitan tersebut dapat diatasi oleh penulis.
Untuk itu pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III
4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang
yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan
koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir ini sehingga dapat terselesaikan
dengan baik.
5. Bapak Hasangapan Tambunan, S.Pd, M.Si selaku Pimpinan Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang telah
mengizinkan penulis
untuk melakukan riset.
6. Bapak/Ibu staf pegawai Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara yang telah memberikan data-data yang diperlukan sehingga
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.
7. Teristimewa buat Ayahanda Sudiono Rahman dan Ibunda Asmaniar yang
telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih
atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik
moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas.
8. Untuk kedua kakak penulis Lili Rahmayani dan Yenni Astuti dan abang
penulis Endar Susilo serta seluruh keluarga besar yang selalu memberikan
dukungan dan motivasi untuk penulis.
9. Sabahat terbaik penulis Rani Ariati yang selalu memberikan semangat
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
10. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan tugas akhir yang
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih, semoga tulisan ini
berguna bagi perkembangan dunia ilmu pengetahuan, umumnya masyarakat
luas dan khusunya mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
Medan, 2014
Penulis
Nurlidya
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan... 5
1. JadwalSurvey/Observasi ... 5
2. Rencana Isi ... 5
BAB II BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 10
D. Jaringan Kegiatan ... 25
E. Kinerja Terkini ... 26
BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ... 30
A. Pengertian Gaji ... 30
B. Unsur-Unsur Gaji ... 31
C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji... 32
D. Prosedur Pembayaran Gaji ... 34
E. Sistem Pengawasan Internal Gaji ... 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 42
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... 10
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha pada saat ini begitu pesat. Para pengusaha
dituntut untuk dapat mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap
survive dibidangnya sehingga tidak tertinggal dengan perusahaan lain.
Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat ini dapat dilihat dari
banyaknya perusahaan-perusahaan yang berdiri, baik perusahaan jasa,
perusahaan dagang, perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha
menengah, dan usaha besar.
Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki tujuan untuk
memaksimalkan laba demi mengembangkan usahanya, akan tetapi ada
beberapa perusahaan yang tidak mengutamakan laba sebagai tujuan
perusahaan atau lebih sering disebut dengan perusahaan nirlaba. Perusahaan
nirlaba ditujukan untuk kegiatan yang bertujuan sosial kemasyarakatan atau
lingkungan yang tidak semata-mata mencari keuntungan materi. Berbagai
usaha dilakukan agar tujuan perusahaan dapat terealisasikan, berhasil atau
tidaknya suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya
faktor tenaga kerja. Perusahaan sangat membutuhkan Sumber Daya Manusia
sebagai tenaga kerja dalam melaksanakan kegiatan usahanya.
Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor penentu yang
mempunyai andil besar dalam kinerja suatu perusahaan. Sumber Daya
yang dipercaya oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional.
Perusahaan mempunyai kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju jika
memiliki tenaga kerja yang tepat, sebaliknya tenaga kerja membutuhkan
perusahaan sebagai tempat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Untuk mendorong semangat kerja karyawan diperlukan adanya
hubungan kerja yang saling menguntungkan, baik bagi pihak perusahaan
maupun bagi pihak tenaga kerja. Tenaga kerja memberikan prestasi kerja yang
baik bagi perusahaan, sedangkan pihak perusahaan memberikan gaji yang
sesuai dengan prestasi dan golongan kerja yang telah diberikan bagi
perusahaan. Gaji adalah suatu bentuk kompensasi yang dibayarkan perusahaan
kepada tenaga kerja atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Sistem
penggajian yang baik dapat merangsang timbulnya motivasi kerja sehingga
tenaga kerja bisa bekerja lebih produktif karena besarnya gaji akan
berpengaruh positif pada kinerja tenaga kerja dan perkembangan perusahaan.
Masalah gaji mungkin merupakan salah satu aspek yang paling
berarti, baik bagi tenaga kerja maupun perusahaan. Tenaga kerja akan lebih
produktif dan akan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga
kerja tersebut menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya terhadap
Gaji juga merupakan salah satu bidang yang banyak memiliki resiko
terjadinya kecurangan. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan akan mengakibatkan kekecewaan pada tenaga kerja.
Maka dalam melakukan pembayaran gaji harus diawasi. Walaupun demikian
masih saja sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai
pendistribusiannya, untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan perlu
mengembangkan suatu kebijakan yaitu dengan sistem pengawasan internal
gaji. Tujuan utama diadakannya sistem pengawasan internal gaji adalah untuk
mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap penggajian. Dengan
adanya pengawasan internal gaji, sistem pembayaran gaji tersebut bisa
berjalan dengan baik tanpa adanya kecurangan.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
merupakan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara yang bertugas
untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat berupa buku,
majalah dan sejenisnya. Sistem pengawasan internal harus dimiliki oleh Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dalam sistem
penggajiannya untuk mencegah terjadinya manipulasi, penyelewengan dan
kecurangan yang dapat merugikan instansi. Dengan adanya pengawasan
internal yang baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja tenaga kerja.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dan pentingnya sistem
pengawasan internal dalam setiap kegiatan perusahaan/instansi, maka penulis
Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.”
B. Rumusan Masalah
Pembayaran gaji merupakan masalah yang dapat mempengaruhi
hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Oleh sebab itu, pengawasan
internal gaji sangat penting untuk menghindari kemungkinan terjadinya
penyimpangan terhadap gaji yang dapat merugikan perusahaan/instansi.
Sehubungan dengan hal ini maka penulis mencoba untuk membahas
permasalahan “Apakah Sistem Pengawasan Internal Gaji yang diterapkan oleh
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah
berjalan efektif?.”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah
sebagai berikut :
a. Untuk dapat memahami sistem pencatatan dan perhitungan gaji pada
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
c. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji yang
diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara telah berjalan efektif.
2. Manfaat Penelitian
Yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis
adalah sebagai berikut :
a. Bagi Penulis
Sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan program Diploma III
Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara
dan untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan serta pemahaman
tentang sistem pengawasan internal gaji.
b. Bagi Perusahaan/Instansi
Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dimasa
yang akan datang, khususnya pada sistem pengawasan internal gaji.
c. Bagi Pihak Lainnya
Sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian pada waktu yang
akan datang.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi
1. Jadwal Survey/Observasi
Jadwal survey/observasi yang akan dilakukan penulis adalah
sebagai berikut :
Tabel 1.1
Jadwal Survey/Observasi
2. Rencana Isi
Rencana isi tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana setiap
bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan
NO KEGIATAN
JUNI JULI
2014 2014
I II III IV I II
1 Pengesahan Penulisan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul
3 Permohonan Izin Riset
4 Penunjukan Dosen Pembimbing
5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir
7 Bimbingan Tugas Akhir
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang
menjadi latar balakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, serta rencana penulisan yang terdiri dari
jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II : BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah
ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan
kegiatan, kinerja terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang pengertian
gaji, unsur-unsur gaji, sistem pencatatan dan perhitungan
gaji, prosedur pembayaran gaji, dan sistem pengawasan
internal gaji.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagaimana akhir dari penulisan tugas akhir ini, maka
penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang
dilakukan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
akan bermanfaat bagi Badan Perpustakaan, Arsip dan
BAB II
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan
Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan
pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah dan sejenisnya.
Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun
1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendididikan dan Kebudayaan
No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah nama
menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No.095/0/1979
bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena
koleksinya kurang dari 20.000 judul.
Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden
No. 11 tahun 1989 tertanggal 6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah Sumatera
Utara merupakan satuan organisasi lingkungan Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia yang berada di Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas
fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui
September 1990. Dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 50 tahun
1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tertanggal 29
Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi
Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 tahun 1998 ditegaskan
bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A
dengan eselon II a.
Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera, Perpustakaan
Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun
2000 berubah nama menjadi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan
Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 9 tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Lambaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara
dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa Perpustakaan
dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib pemerintah, dipimpin oleh
seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada
Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan,
Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.”
Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang
menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar
tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang
ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak
terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan
program-program serta hasil yang akan datang.
Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara adalah :
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis
dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.
b. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar akan
pentingnya arsip untuk meningkatkan daya saing.
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan
dan kearsipan pada Instansi Pemerintahan, BUMD, Swasta dan
masyarakat.
e. Mendorong pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan antara
setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur
organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
dipimpin oleh sorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II a) dan
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Sumber : BPAD PROVSU
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan
1. Sekretariat
a. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program
kesekretariatan.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.
c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal.
e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja.
f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD.
g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor.
h. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan
fungsional.
i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan.
j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.
k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana
program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan.
l. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan
Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah
n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian
peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan
dan dokumentasi serta hubungan masyarakat.
o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring
atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD.
2. Sub Bagian Umum
a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai.
b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian.
c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas.
d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.
e. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan/kegiatan kerja Sekretariat dan
Sub Bagian Umum.
g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan
gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian
penghargaan, pemberian cuti serta tugas/izin belajar, pendidikan dan
pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis, pemberian
izin perkawinan dan perceraian.
h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta
pemberhentian pegawai.
i. Melaksanakan pengusulan peningkatan kesejahteraan pegawai di
j. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan
ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan.
k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian
peraturan perUndang-Undangan.
l. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan,
pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip.
m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan
rapat-rapat.
n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan
Sub Bagian Umum.
o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana,
pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor,
kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan
layanan kantor.
p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum,
pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak
dan barang tidak bergerak.
q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan
c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan
daerah.
d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.
e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan.
f. Melaksanakan verifikasi keuangan.
g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai.
h. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
i. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan
Sub Bagian Keuangan.
j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis
administrasi keuangan.
k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan
pertanggungjawaban keuangan.
l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan
lainnya.
m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak
langsung pada Badan.
n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan
administrasi keuangan.
o. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan
pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang
4. Sub Bagian Program
a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja
Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan
perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
c. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan
Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah
Badan.
d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip
dan dokumentasi.
e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan
dokumentasi.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan
Sub Bagian Program.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan
bidang tugasnya.
j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas,
sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah
a. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar
pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian
terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik
tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan
realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan
Karya Cetak dan Karya Rekam.
b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka
dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera
Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun
terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang
ditetapkan.
d. Menyelenggarakan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah,
Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Katalog Induk Daerah,
Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang
Sumatera Utara, penerbitan Majalah Perpustakaan, Kearsipan dan
Dokumentasi, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan
e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian
bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit
daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar
pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan
koleksi perpustakaan.
g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar
koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun
Kabupaten/Kota.
b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang
pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan
bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan hunting dan pengkajian dalam rangka seleksi
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi,
pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk
Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku (Accession List) serta
presevasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan
tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
dan Deposit Daerah.
f. Melaksanakan pengadaan, pengolahan, pendistribusian dan
pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka.
7. Sub Bidang Deposit Daerah
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pengumpulan,
penyimpanan dan pelestarian karya intelektual dan artistik baik
tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan
terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi
UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya
Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit,
penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya
Cetak dan Karya Rekam.
b. Melaksanakan pengumpulan dan penyajian bahan/data untuk
pelestarian koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan
pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara
dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan
realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi
hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak
menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya.
d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya
Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar,
hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita
rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi
a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan
kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan
c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan
perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan
perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan
standar yang telah ditetapkan.
d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan
a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan.
b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan standar layanan jasa
perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi
keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan
sirkulasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan
g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
10. Sub Bidang Teknologi Informasi
a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan
data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi,
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai
dengan ketentuan standar yang ditetapkan.
d. Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi
Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan
a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah
dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan.
b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar
pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis
perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan
nasional.
c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah
dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar
pelaksanaan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM
Perpustakaan melalui pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan
pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan
e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik
dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara.
f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan,
penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi, semua jenis
perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan
perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis
perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia
a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai
dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan, pembinaan bimbingan penyuluhan
pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan
kemampuan SDM kepustakawanan.
g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya
kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan
Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan.
13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan
a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian
bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi
dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis
perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi
perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca
masyarakat.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian
pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama pembinaan dan
pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah dan
swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi,
pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan
Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan.
14. Bidang Arsip dan Dokumentasi
a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis
kepada publik.
b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan
serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah
Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta
Perusahaan-perusahaan Swasta.
c. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan/Pelatihan Sumber Daya
d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In
Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi
Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta.
e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan
tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang
ditetapkan.
f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengendalian, penyuluhan,
pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan
standar yang ditetapkan.
g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk
Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera
Utara dan Kabupaten/ Kota.
h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar
kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah
kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan
perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penggunaan sarana dan prasarana dokumentasi dalam
peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah
kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan
perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan
pemusnahan arsip kabupaten/kota yang telah memiliki pedoman
retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan
Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan,
dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan,
perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi,
pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian,
pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan,
pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi,
penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan
dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan,
pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian
arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
D. Jaringan Kegiatan
Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
selalu menjalankan perpustakaan keliling untuk melayani masyarakat di
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga
mengutus perpustakaan keliling ke posko-posko pengungsian korban bencana
alam.
Ini merupakan salah satu bentuk kepedulian Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap para pengungsi.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga
menggelar Perpustakaan Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS),
dengan menggunakan 4 Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) dan 1 Unit Mobil
LTPS. Kegiatan ini ditujukan untuk meningkatkan minat baca dan
mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya masyarakat Sumatera Utara.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terus
berupaya untuk menciptakan inovasi perbaikan dalam upaya meningkatkan
kinerja penyelenggaraan pelayanan termasuk dengan menjalin kerja sama
dengan beberapa instansi yang diharapkan dapat mewujudkan perpustakaan
khususnya di Sumatera Utara.
E. Kinerja Terkini
Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh Badan
a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara
nasional maupun internasional.
b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi
yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi.
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan
pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai
sebagai berikut :
a. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi
informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval
Information Service).
b. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan
dalam memperoleh informasi untuk proses belajar mengajar, menulis
meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan
keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital serta ketersediaan
informasi melalui jaringan informasi global atau internet.
d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang
ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari
jurnal-jurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam.
3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan
a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana
untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai
tingkat pedesaan.
b. Melaksanakan kebijakan Pemerintah di bidang perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi.
c. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan
dan pembangunan.
4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan,
dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga
membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar.
b. Tingkat kecerdasan pengetahuan masyarakat meningkat.
5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun
internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun
swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi.
b. Terjalinnya kerjasama dibidang informasi berbasis teknologi informasi
d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun
jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan
informasi.
6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan
terekam, dengan sasaran sebagai berikut :
a. Meningkatnya jumlah terbitan dan koleksi terbitan tentang Sumatera
Utara.
b. Terealisasinya pelaksanaan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam PP 70 tahun 1991 dan PP 23
tahun 1999.
c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang
meliputi :
1. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas :
a. Belanja Pegawai/Personalia
b. Belanja Barang dan Jasa
c. Belanja Perjalanan Dinas
2. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas :
a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan
b. Belanja Modal
3. Anggaran Belanja Publik terdiri atas :
a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Pengertian Gaji
Istilah gaji biasanya digunakan sebagai alat balas jasa atas
pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh seluruh tenaga kerja yang secara
umum disebut sebagai karyawan. Keterlibatan karyawan dalam
perusahaan/instansi dimulai dari awal kegiatan, yaitu menyusun dan
merencanakan tujuan perusahaan/instansi yang akan dicapai baik untuk jangka
pendek maupun untuk jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional
dan pengendaliannya sampai kepada tercapai tujuan tersebut. Atas
sumbangan tenaga kerja dalam kegiatan usaha tersebut, maka
perusahaan/instansi memberikan imbalan sebagai kompensasi kepada
karyawan berupa gaji. Gaji sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan
kinerja dan meningkatkan produktivitas dalam perusahaan. Gaji juga
merupakan salah satu motivator untuk karyawan agar dapat bekerja lebih
efektif. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan.
Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni (2005:95) : “Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan
manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan.”
Maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah penerimaan atau imbalan
gaji pokok standart yang disusun menurut golongan dimana sudah termasuk
Pajak Penghasilan (PPh) biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan
jumlahnya tetap. Dalam hal ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara melakukan pembayaran gaji kepada pegawainya
didasarkan pada golongan dan masa kerja yang telah ditetapkan oleh
pemerintah dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun
2014 tentang Perubahan Keenam Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7
tahun 1977 mengenai gaji Pegawai Negeri Sipil.
B. Unsur-Unsur Gaji
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji
yang secara keseluruhan disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud
dengan unsur-unsur gaji yaitu bagian-bagian dari pendapatan atau penghasilan
yang dimasukkan kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan
dibayarkan kepada karyawan-karyawan yang bersangkutan.
Unsur-unsur gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut, adapun unsur-unsur yang
dijelaskan tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan
:
Cuti adalah imbalan yang diberikan kepada pegawai jika pegawai tersebut
tidak mengambil masa cuti yang telah ditetapkan oleh instansi. Cuti terdiri
dari 2 bentuk yaitu :
a. Cuti Tahunan
Diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja
sekurang-kurangnya 1 tahun secara terus menerus dengan lama cuti 12 hari
kerja.
b. Cuti Panjang
Diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja
sekurang-kurangnya 6 tahun secara terus menerus, dengan lama cuti 3 bulan
termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan.
3. Lembur (Overtime)
Upah yang dibayar kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja
biasa (jam kerja normal) yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Gaji Ketiga Belas
Gaji Ketigas belas bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan dan
meringankan biaya hidup pegawai. Pemberian gaji ketiga belas diberikan
dengan memperhatikan kemampuan keuangan Negara, sehingga kebijakan
besaran gaji diberikan secara proporsional berdasarkan penghasilan setiap
bulanan.
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan
Peraturan PerUndang-Undangan misalnya cuti, gaji pokok dan gaji ketiga
belas.
C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji
Sistem pencatatan yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah Sistem Payroll, dimana
data-data tentang gaji dicatat dalam bentuk daftar gaji secara terperinci oleh
para staf keuangan dengan maksud sebagai bukti yang menerangkan bahwa
gaji yang dibayarkan kepada pegawai sudah dengan sebaik-baiknya tanpa ada
kesalahan maupun kelebihan dalam pemberian gaji. Perhitungan terhadap gaji
dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui besarnya gaji yang diberikan
kepada pegawai berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakannya.
Perhitungan gaji yang dilakukan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi adalah dalam bentuk daftar pernghasilan, dimana didalamnya
sudah dijelaskan secara terperinci mulai dari gaji pokok sampai pengurangan
terhadap potongan-potongan yang ada. Berikut ini adalah perhitungan gaji
pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Gambar 3.1
Daftar Penghasilan (untuk pegawai golongan IIB) Sumber : BPAD PROVSU
D. Prosedur Pembayaran Gaji
Untuk pembayaran gaji, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera dilakukan dengan cara transfer ke rekening pegawai di
Gaji Pokok Rp. 2.209.800
Potongan
1. Iuran Korpri Rp. 200
2. Sosial Perpustakaan Rp. 121.822
3. Iuran Darma Wanita Rp. 5.000
4. BPDSU/KOP.GUBSU/BRI KE Rp. –
5. Bon Belanja Koperasi Rp. –
6. Koperasi Baperasda Rp. 600.000
7. Iuran Kop. Baperasda Rp. 50.000
8. Bazis Rp. 10.000
9. Arisan Rp. 100.000
10. Ipi Rp. –
11. Simpanan Wajib Rp. –
12. Lain-lain Rp. –
Jumlah Potongan Rp. 887.022
Bank yang bekerja sama dengan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera dalam hal ini yaitu Bank SUMUT.
Menurut Mulyadi (2008:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu :
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar
hadir.
b. Prosedur Pencatat Waktu Kerja
Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk
keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang
menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja yang dimaksudkan
untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi
Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan oleh
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dengan
teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut
merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem
penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas
merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.
Adapun prosedur penggajian pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan Daftar Gaji/Amprah Gaji
Daftar gaji/amprah gaji dibuat untuk mengetahui gaji pokok, jumlah
tunjangan, dan tunjangan lainnya.
2. Menyiapkan Slip Gaji
Slip gaji dibuat berisikan jumlah gaji bersih yang dibayarkan kepada
pegawai. Slip gaji ini digunakan sebagai bukti penyerahan gaji kepada
pegawai.
3. Rekening Pegawai
Rekening pegawai dibank digunakan sebagai alat bukti pentransferan gaji
dilakukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pembayaran gaji
pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
sudah dilakukan dengan baik dan dengan cara yang singkat. Hal ini
dikarenakan adanya rekening karyawan di Bank yang mempermudah proses
E. Sistem Pengawasan Internal Gaji
Sistem pengawasan internal gaji pada prinsipnya bertujuan untuk
menciptakan suatu keadaan yang baik dan bersih, dimana segala sesuatunya
diatur sedemikian rupa sehingga prosedur kerja yang dilaksanakan dapat
menghindari penyelewengan, penggelapan dan pencurian, serta gaji diterima
oleh orang-orang yang berhak menerimanya.
Definisi pengawasan internal menurut Holmes dan Burns (2005:1112), dalam buku Auditing Norma dan Prosedur :
“Pengawasan Internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.”
Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
pengawasan internal gaji adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau
badan didalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Untuk
terlaksananya sistem pengawasan internal gaji dengan baik perlu diadakan
pemisahan tugas dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai
tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari
tugas ganda yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.
1. Karyawan yang fiktif yaitu penerbitan cek gaji kepada orang lain yang
tidak bekerja kepada perusahaa Hal ini sering terjadi akibat keterlanjutan
penerbitan cek setelah karyawan diberhentikan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
mendapat pembayaran dua kali.
3. Menbuat kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang
diterimaoleh karyawan atau buruh lebih atau kurang darijumlah yang
seharusnya dibayar.
4. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang
bersangkutan.
5. Pinjaman karyawan yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
6. Mencatat total gaji yang tidak benar dalam buku gaji.
7. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lainnya.
Ada beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji
pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
yaitu :
1. Daftar Gaji
Daftar gaji digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini
berisikan golongan dan masa kerja pegawai, jabatan, besarnya gaji yang
diterima, potongan-potongan sehingga diperoleh total gaji bersih yang
2. Berkas
Bagian keuangan mengeluarkan Surat Persetujuan Pembayaran (SPP) atau
Surat Perintah Membayar (SPM) untuk gaji yang diajukan ke biro
keuangan Provinsi Sumatera Utara. Dari biro keuangan tersebut
dikeluarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) ke Bank Sumut untuk
mencairkan gaji pegawai secara keseluruhan.
3. Slip Gaji
Merupakan dokumen yang isinya adalah jumlah gaji yang diterima
pegawai dan kemudian diberikan kepada pegawai.
Sistem pengawasan internal penggajian yang dilakukan oleh Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir para pegawai yang
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu. Proses pencatatan waktu
hadir masih dilakukan secara manual dengan cara membubuhkan tanda
tangan pada daftar hadir.
2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Bagian keuangan membuat daftar gaji pegawai menggunakan sistem
SPM (Pejabat Penandatanganan-Surat Perintah Membayar) dan
Bendahara. cek yang telah ditandatangani tersebut dikirim ke Bank dan
kemudian Bank mentransfer ke rekening masing-masing pegawai.
Penerapan sistem pengawasan internal gaji yang ada pada Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak banyak
mengalami kesulitan karena gaji yang dibayarkan kepada pegawai setiap
bulannya adalah tetap sesuai dengan masa kerja dan golongan mereka
sehingga kecil kemungkinan adanya terjadi penyelewengan. Para pegawai
dengan sendirinya sudah mengetahui jumlah gaji yang akan mereka terima,
karena gaji yang akan para pegawai terima tidak akan jauh berbeda dengan
jumlah yang sudah diterima sebelumnya.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan internal
gaji menurut Baridwan (2002:127)adalah : 1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai
atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah
untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan
upah dan menyusun statistik gaji dan upah.
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti
kebenaran nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff
gaji dan daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Berikut ini adalah bagian-bagian yang terlibat dalam sistem
pembayaran dan pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :
1. Bagian Tata Usaha
Adapun tugas dari bagian Tata Usaha dalam sistem pembayaran dan
pengawasan gaji adalah Memeriksa SK kenaikan gaji pegawai dan gaji
berkala yang disesuaikan kedalam tabel gaji (tabel yang ditetapkan sesuai
dengan peraturan pemerintah).
2. Bagian Keuangan
c. Memberikan data gaji yang akan diterima pegawai ke Bank Sumut,
Bank sumut akan memberikan slip gaji kepada masing-masing
pegawai.
d. Mencatat transaksi kedalam pembukuan.
Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa dalam menciptakan suatu sistem
pengawasan internal yang baik diperlukan suatu pemisahan fungsi yang jelas
dan kerjasama yang baik antara bagian-bagian yang terlibat sehingga dapat
menjamin kecermatan dan ketepatan prosedur penggajian.
Sistem pengawasan gaji adalah salah satu sasaran diadakannya
pengawasan internal dalam suatu perusahaan. Melihat pada sistem yang ada
pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
dapat dikatakan bahwa sistem pengawasan internal gajinya sudah baik. Hal ini
dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan, dimana pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang terorganingasir dengan baik, tugas dan
wewenang dibagi sesuai dengan kapasitas masing-masing, sehingga tidak ada
tumpang tindih atau tugas ganda untuk dikerjakan oleh satu bagian. Hal ini
dimaksudkan agar pelaksanaan transaksi dari awal hingga akhir tidak
dipegang oleh satu orang saja tapi harus melibatkan pihak lain, sehingga dapat
memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan suatu transaksi jika
pelaksanaan transaksi tersebut dipisahkan antara beberapa orang.
Sistem pengawasan internal gaji tidak akan menyebabkan kerugian
bagi perusahaan/instansi. Bahkan sebaliknya, dengan adanya sistem
berhubungan dengan sistem penggajian yang ada dalam perusahaan/instansi.
Tingkat kesalahan, penyelewengan dan penipuan yang akan dilakukan atau
yang telah dilakukan oleh pihak-pihak tertentu akan dapat dicegah atau
setidaknya dapat diminimalkan, sehingga posisi keuangan perusahaan akan
lebih terkontrol dan akan lebih dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil data dan hasil riset(survey), penulis mencoba untuk
memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan sistem pengawasan
internal gaji yaitu :
1. Struktur organisasi yang digunakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memperlihatkan adanya pembagian
tugas secara jelas. Struktur organisasi yang baik adalah faktor yang paling
penting dalam menunjang keberhasilan sistem pengawasan internal gaji.
2. Sistem pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak hanya dilaksanakan oleh
Bagian Tata Usaha tetapi juga Bagian Keuangan.
3. Unsur-unsur gaji telah terpenuhi dengan baik dengan adanya pemberian
upah lembur, cuti dan gaji ketiga belas.
4. Sistem dan prosedur pencatatan gaji telah dilakukan dengan
sebaik-baiknya dengan menggunakan sistem Payroll, serta sistem penyerahan gaji
pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara dilakukan dengan proses transfer ke rekening masing-masing
pegawai.
5. Pengawasan internal gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
B. Saran
Saran yang penulis sampaikan dibawah ini adalah beberapa saran yang
mungkin bermanfaat bagi kepentingan instansi dimasa mendatang adalah
sebagai berikut :
1. Sebaiknya pengawasan internal gaji yang efektif harus selalu ditingkatkan
serta tetap diterapkan untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan dan
agar pelaksanaan penggajian tidak terlambat.
2. Pemberian unsur-unsur gaji harus tetap dipertahankan karena dengan
dipenuhinya unsur-unsur gaji, maka pegawai dapat termotivasi untuk
dapat bekerja lebih efektif.
3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang
bersangkutan, agar tidak terjadi tanda tangan yang sama dengan pegawai
yang lainnya.
4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang
baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Badan Penerbit FE-UGM. Yogyakarta.
Hall James, A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Holmes, Arthur W dan David C. Burns. 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Malayu, 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara. Jakarta.
Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Sinusi, Anwar. 2013. Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
