BAB II BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :
1. Sekretariat
a. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program kesekretariatan.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan. d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal. e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja. f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD. g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor.
h. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional.
i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan. j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.
k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan.
l. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.
n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi serta hubungan masyarakat.
o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD.
2. Sub Bagian Umum
a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas.
d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.
e. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan/kegiatan kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum.
g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, pemberian cuti serta tugas/izin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis, pemberian izin perkawinan dan perceraian.
h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai.
i. Melaksanakan pengusulan peningkatan kesejahteraan pegawai di lingkungan Badan.
j. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan.
k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan.
l. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip.
m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan rapat-rapat.
n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum.
o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor.
p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak.
q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang
c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah.
d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.
e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan. f. Melaksanakan verifikasi keuangan.
g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai. h. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
i. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan.
j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan.
k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan.
l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya.
m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Badan.
n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan.
o. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.
4. Sub Bagian Program
a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
c. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.
d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.
j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas, sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah
a. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang ditetapkan.
d. Menyelenggarakan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Katalog Induk Daerah, Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang Sumatera Utara, penerbitan Majalah Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan penulisan cerita rakyat daerah.
e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan.
g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.
6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun Kabupaten/Kota.
b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan hunting dan pengkajian dalam rangka seleksi
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku (Accession List) serta presevasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah.
f. Melaksanakan pengadaan, pengolahan, pendistribusian dan pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka.
7. Sub Bidang Deposit Daerah
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pengumpulan, penyimpanan dan pelestarian karya intelektual dan artistik baik tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit, penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam.
b. Melaksanakan pengumpulan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan
pelestarian koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya.
d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi
a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan media alternatif lainnya.
c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan standar yang telah ditetapkan.
d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.
9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan
a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan.
b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar layanan jasa perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan sirkulasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
10. Sub Bidang Teknologi Informasi
a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan.
d. Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan
a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan.
b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan nasional.
c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM Perpustakaan melalui pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan serta pengembangan minat baca sesuai kebijakan nasional.
e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara.
f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan, penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi, semua jenis perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia
a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, pembinaan bimbingan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan kemampuan SDM kepustakawanan.
g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan.
13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan
a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah dan swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan.
14. Bidang Arsip dan Dokumentasi
a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis kepada publik.
b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaan-perusahaan Swasta.
c. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan/Pelatihan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Dokumentasi ke semua unit kerja
d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta.
e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengendalian, penyuluhan, pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota.
h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan
pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana dokumentasi dalam peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip kabupaten/kota yang telah memiliki pedoman retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan
16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan, dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan, pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi, penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai dengan standar yang ditetapkan.