SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
OLEH :
KRISNHOE RADITYA R. 102102179
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
NAMA : Krisnhoe RadityaRahara
NIM : 102102179
PROGRAM STUDI : DIII-AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Januari 2014 Dosen Pembimbing
Dra. Nurzaimah, MM, Ak NIP :19581114 198703 2 001
Tanggal : Januari 2014 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
Drs. Rustam M.si, Ak,CA NIP :19511114198203 1 002
Tanggal : Januari 2014 Dekan Fakultas Ekonomi
NAMA : Krisnhoe RadityaRahara
NIM : 102102179
PROGRAM STUDI : DIII-AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Januari 2014
i
Bismillahirrahmanirrahim
Dengan rasa syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat
ALLAH SWT, yang banyak memberikan rahmat dan hidayahnya kepada penulis
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini, Shalawat dan salam
penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW, yang
dengan tuntunannya telah membawa manusia kealam kebenaran yang penulis
harapkan syafaatnya di hari akhir kelak, Amin.
Membuat sebuah karya ilmiah berupa skripsi minor merupakan kewajiban
bagi setiap mahasiswa yang hendak menyelesaikan pendidikan pada program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka
memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun skripsi minor dengan
judul: “ Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pada Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1) Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, CA,selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2) Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III
4) IbuDra. Nurzaimah, MM, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan
meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberi bimbingan dan
mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini dapat terselesaikan.
5) Terutama terima kasih yang sebesar-besarnya untuk kedua Orang Tua saya
yang selalu mendukung saya dalam mengerjakan Tugas Akhir ini baik secara
moril maupun materil.
Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna dan masih
banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan
kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga skripsi minor ini dapat
memberikan manfaat kepada pembacanya
Medan, Januari 2014
Penulis
iii
KATA PENGANTAR ... ...i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuandan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. ManfaatPenelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Penelitian ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI USU ... 6
A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 6
B.Struktur Organisasi ... 8
C.UraianTugas ... 15
1. Bagian Tata Usaha ... 15
2. Sub Bagian Akademik ………...16
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan ... 17
D. Jaringan Kegiatan ... 20
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 22
A. Pengertian Gaji dan Upah ... 22
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 25
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ... 31
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah ... 38
E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah ... 42
BAB IV PENUTUP ... 50
A. Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 51
v
Nomor Judul Halaman
Nomor Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi menjamin
kelangsungan perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara
perusahaan satu dengan yang lain sangatlah ketat, oleh karena itu perusahaan
harus dikelola dengan efekif dan efisien supaya tetap eksis dalam bidangnya.
Dalam menjalankan aktivitasnya tentu perusahaan menggunakan sumber
daya. Sumber daya terbagi atas dua yaitu sumber daya alam dan sumber daya
manusia. Sumber daya merupakan faktor untuk menghasilkan barang dan jasa.
Maka sumber daya ini akan dikontrol untuk melancarkan aktivitas perusahaan.
Kontrol itu sendiri merupakan suatu usaha sistematis manajemen perusahaan guna
pencapaian tujuan dengan cara membandingkan kinerja terhadap rencana serta
perbedaan diantara keduanya.
Tenaga kerja adalah faktor yang tidak pernah lepas dalam perusahaan.
Karena tenaga kerja sudah memberikan sumbangan kepada perusahaan sejak awal
dimulainya kegiatan perusahaan. Sumbangan tersebut diberikan dalam bentuk
tenaga, pikiran, ide-ide yang kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai
imbalan atas apa yang mereka sumbangkan maka mereka berhak mendapatkan
bala jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu perusahaan harus dapat
mengontrol dan memperhatikan kesejahteraan para tenaga kerja. Jika kebutuhan
upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu bekerja dengan baik pula
dan pastinya akan merangsang tenaga kerja untuk bekerja lebih baik. Sehingga
hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan berkualitas. Sejalan dengan itu maka
tujuan perusahaan akan tercapai.
Gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif bagi setiap perusahaan,
untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan
yaitu pengawasan. Dengan adanya pengawasan gaji dan upah sistem penggajian
tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa ada kecurangan. Jadi perusahaan harus
membuat pengawasan khusus terhadap gaji dan upah dengan menunjuk beberapa
orang yang ahli, yang bertanggung jawab dalam pencatatan gaji da upah agar
tidak terjadi penyelewengan yang merugikan perusahaan dan karyawan karena itu
bisa menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan perusahaan.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan
pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang
motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain
sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.
Begitu juga halnya Pada Fakultas Ekonomi USU Medan menginginkan
setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang
terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan
upah merupkan hal yang sensitif, maka pengawasan internal atas gaji dan upah
sangat begitu penting, untuk menghindari akan penyelewengan atau kecurangan
Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah dalam
kegiatan (aktivitas) suatu perusahaan, maka penulis tertarik membuat Tugas Akhir
ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada Bagian
Keuangan FE USU “
B. Rumusan Masalah
Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting yaitu untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat
merugikan perusahaan. Adapaun masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah,
apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas
Ekonomi USU sudah efektif?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai
berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen Fakultas Ekonomi USU
dalam melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah.
b. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan
upah yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU sudah efektif.
2. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti
a. Bagi peneliti, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat
mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas
Ekonomi USU.
b. Bagi perusahaan dapat memberikan masukan sebagai bahan
perbandingan dalam menentukan kebijaksanaan di masa yang akan
datang.
c. Bagi peneliti lainnya dapat berguna sebagai bahan masukan untuk
menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.
D. Rencana Penelitian
Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.
1. Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
persiapan pelaksanaan survei, pelaksanaan bimbingan untuk penulisan tugas
akhir. Jadwal kegiatan untuk lebih jelasnya dapat diliha di tabel jadwal
Tabel Jadwal Penelitian
NO Kegiatan
Desember 2013 Januari 2014
Minggu Minggu I II III IV I II III IV
1 Persiapan Tugas Akhir
2 Pelaksanaan Tugas Akhir
3 Pelaporan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Peneliti membuat suatu perincian sederhana tentang isi dari
masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian
dapat lebih terarah. Untuk itu peneliti membagi pokok pembahasan dalam empat
bab yaitu sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana
penulisan dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat Fakultas
Ekonomi USU, struktur organisasi, uraian tugas, jaringan kegiatan,
[image:14.595.108.496.163.369.2]BAB III : SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang pengertian gaji dan upah,
unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah,
prosedur perhitungan gaji dan upah, sistem pengawasan intern gaji
dan upah.
BAB IV : PENUTUP
Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang terdiri dari
kesimpulan-kesimpulan serta saran yang dihasilkan dari penelitian ini.
Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai referensi dari
7 BAB II
FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,
Keputusan Dirjen Pendidikan TinggiNo. 131/DIKTI/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan
Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan /
perubahan
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan,sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1
Gambar 2.1
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber :Buku Pedoman dan Informasi FE USU Tahun 2007/2008 Ketua Program Studi Inter D Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala bagian Tata usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Dekan dan Pembantu
Dekan
Dewan Pertimbangan
Fakultas Rektor dan Pembantu
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc
(CTM), Sp.A(K)
Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D
Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I
Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak, CA
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Acc, Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M
: Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, CA
: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak
: Ami Dilham, SE, M.Si
: Prof. Dr. RithaF.Dalimunthe ,SE, M.Si
: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
: Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. lic. rer.reg. Sirojuzilam, SE
: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
: Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D
: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
: Dr.Murni Daulay, M.Si
: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M. Ec
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak
Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : IrsadLubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Drs. Syafrizal Helmi, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si
Kasub.Umum dan Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec
Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
BagianPerpustakaan
C. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaahperaturanperundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerjadan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumniadalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja
usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program
pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada
masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan
terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
23 BAB III
SISTEM PENGAWASAN GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Gaji dan Upah
Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa – jasa yang mereka berikan selama satu periode
perusahaan. Bagi setiap perusahaan gaji dan upah merupakan hal yang penting
karena untuk mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan
perusahaan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji dan upah secara lancar
kepada pegawai tentunya pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya
sehingga perusahaan memperoleh nilai tambah dimata masyarakat. Dan pada
umumnya gaji merupakan penerimaan pegawai karena pemberian prestasinya
kepada perusahaan yang jumlahnya tetap.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji
dan upah menurut pakar – pakar ekonomi:
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fees, yaitu:
“Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial,
administrasi dan jasa yang lama. Istilah upah biasanya digunakan untuk
pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik
maupun yang tidak terdidik (1999: 442).
Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang, jabatan manajer, dan dibayarkan
secara perceraian bulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh)
umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. (2001: 373)
Upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
buruh yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan. Upah meliputi upah harian yang dihitung berdasarkan
masa sehari dan upah mingguan yang dihitung berdasarkan masa seminggu.
Menurut Malthis dan Jackson“(2002 : 119-378):
“Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah
waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode
ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja.
Menurut Sugiyurso dan Winarni(2005:95):
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas
administrasi dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan
sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang
melakukan pekerjaan kasar dan banyak mengandalkan kekuatan fisik,
jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau
berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Pengertian diatas memiliki
diberikan kepada karyawan dibidang administrasi di perusahaan dan
tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya
tetap.
Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar
yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang
diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti
pendidikannhya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan
langsung terhadap faktor – faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu
dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang
menguntungkan.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa
yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada
perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap
sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
Menurut Munandar, (2001 : 311 ) “Anggaran kas (Cash Budget) adalah
Budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang jumlah kas beserta
perubahan-perubahannya dari waktu kewaktu selama periode yang akan datang,
baik perubahan yang berupa penerimaan kas, maupun perubahan yang berupa
pengeluaran kas.”
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa anggaran kas adalah
bertalian dengan rencana keuangan perusahaan dan transaksi lainnya yang
menyebabkanperubahan-perubahan pada posisi kas atau menunjukkan aliran kas
pada periode tersebut.
Tujuan utama dilakukannya penyusunan anggaran / rencana kas adalah
untuk merencanakan posisi likuiditas perusahaan sebagai dasar penentuan
pinjaman atau investasi. Rencana aliran kas masuk dan keluar menunjukkan
perlunya kemungkinan pembelanjaan jika terjadi defisit kas dan perlunya
perencanaan jika terjadi kelebihan kas.
Tujuan utama anggaran kas adalah :
1. Memberikan taksiran posisi kas pada akhir setiap periode sebagai hasil dari
operasi yang dijalankan
2. Mengetahui kelebihan atau kekurangan kas pada waktunya
3. Menentukan kebutuhan pembiayaan dan/ atau kelebihan kas menganggur
untuk investasi
4. Menyelaraskan kas dengan (a) total modal kerja, (b) pendapatan penjualan, (c)
biaya, (d) investasi, dan (e) utang
5. Menetapkan dasar yang sehat untuk pemantauan posisi kas secara trus
menerus.
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Ada bermacam – macam unsur gaji dan upah yang sering kita jumpai
1. Kompensasi Langsung, terdiri dari:
a. Gaji Pokok
Yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaji
atau upah.
Gaji pokok terdiri dari:
Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode – periode
lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah
waktu jam kerja
b. Gaji Variabel
Yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau
organisasi.
Gaji variabel terdiri dari:
Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya
tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing – masing karyawan.
Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena
prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.
Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada
pemilik saham
2. Kompensasi tidak langsung
a. Asuransi kesehatan
b. Dana pensiun
d. Kompensasi kinerja
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji dan
upah adalah sebagai berikut
1. Gaji pokok
Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan masa
kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai
baik staff maupun non staff.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target
tertntu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila
bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah
diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan – tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah
semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang
diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara
lain:
a. Tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan
kebijaksanaan seperti:
Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada
golongan IIIA-IVD sebagai berikut:
- Golongan IIIA: 146% x gaji pokok
- Golongan IIIB: 139% x gaji pokok
- Golongan IIIC: 133% x gaji pokok
- Golongan IIID: 127% x gaji pokok
- Golongan VIA: 114% x gaji pokok
- Golongan VIB: 107% x gaji pokok
- Golongan IVC: 107% x gaji pokok
- Golongan IVD: 101% x gaji pokok
Tunjangan Struktural
Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh
karyawan yaitu:
Dekan
Kepala bagian
Tunjangan khusus
- Tunjangan tambahan
Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu,
seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan,
tunjangan lebaran dan natal, tunjangan Pph pasal 21, dan tunjangan
Jamsostek.
Adapun unsure-unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut:
Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan perusahaan dengan
maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut
pension.
b. Pph Pasal 21
Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan
sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji
yang diperoleh pada bulan bersamaan.
c. Hutang para karyawan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu
fakultas yang dimiliki oleh Universitas Sumatera Utara. Universitas Sumatera
Utara adalah perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN).
Fakultas Ekonomi tidak bertujuan untuk memperoleh laba seperti
perusahaan-perusahaan pada umumnya, melainkan bergerak dalam bidang jasa yaitu
pendidikan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga mengelola anggaran
kas. Anggaran kas disusun oleh bagian umum dan keuangan yang ada pada
fakultas. Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat
disimpulkan bahwa anggaran kas mempunyai dua sektor, yaitu:
1. Sektor Penerimaan Kas, yang pada umumnya berasal dari Ekuitas (pemilik).
Sumber kas masuk pada Fakultas yang utama adalah :
Setoran uang kuliah yang berasal dari mahasiswa (S1 Reguler, Program
2. Sektor Pengeluaran kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk
biaya-biaya, baik biaya-biaya utama maupun biaya-biaya bukan utama.
Penggunaan kas keluar yang utama adalah :
Belanja Pegawai
Belanja Barang (Bahan, Inventaris, Langganan Daya dan Jasa,
Penyelenggaraan)
Belanja Pemeliharaan (Kendaraan Bermotor, Inventaris dan gedung)
Belanja Perjalanan
Saldo kas pada akhir suatu periode (Bulanan/ Triwulan/ Tahunan) akan
sama dengan saldo kas awal ditambah seluruh penerimaan dikurangi seluruh
pengeluaran yang terjadi pada periode yang bersangkutan. Bilamana penerimaan
melebihi pengeluarannya, maka saldo kas akhir akan meningkat. Sebaliknya bila
pengeluaran melebihi penerimaan, maka saldo kas akhir menurun, bahkan
mungkin terjadi defisit kas.
Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk
merencanakan atau menentukan kegiatan operasional sebagai dasar untuk
menentukan optimalisasi kas di masa yang akan datang. Optimalisasi kas
merupakan suatu usaha dimana kas yang ada harus dijaga agar jangan sampai kas
tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan.
Tujuan Penyusunan Anggaran Kas adalah sebagai berikut:
1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian
2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari
disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu
kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang.
3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan
motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi.
4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga
kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat dimengerti dan didukung oleh
semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.
Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan
jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan
menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan
tujuan dan sasaran perusahaan.
Usia anggaran pada umumnya satu tahun bertujuan agar anggaran harus
memungkinkan untuk dilakukan revisi dari waktu ke waktu karena perubahan
kondisi ekonomi peraturan pemerintah serta faktor-faktor eksternal lainnya.
Adapun manfaat anggaran kas adalah:
1. Kemungkinan posisi kas sebagai hasil rencana operasi perusahaan
2. Kemungkinan adanya surplus atau deficit karena rencana operasi perusahaan
3. Besarnya dana beserta saat-saat kapan dana itu dibutuhkan untuk menutup
defisit kas
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada baiknya
terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut
Hadibroto, arti dari prosedur tersebut adalah sebagai berikut:
“Prosedur adalah merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang
biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak
dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi”. (1984: 10)
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan
gaji dan upah menurut Usry(1999: 305) adalah sebagai berikut:
a. Time keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll Departemen
Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan
fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.
Departemen gaji dan uaph diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu
c. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus
ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai
kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa – jasa
untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing –
masing jenis produk.
Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang direncanakan, dan
posisi terakhir pada akhir periode interim tertentu misalnya akhir bulan. Sebagian
besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang maupun rencana jangka
pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka pendek termasuk dalam
rencana laba tahunan. Anggaran kas pada dasarnya meliputi dua bagian : (1)
Penerimaan kas yang direncanakan. (2) Pengeluaran kas yang direncanakan.
Anggaran hampir selalu merupakan bagian penting dari proses
perencanaan karena anggaran merupakan rencana keuangan untuk masa depan,
rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk
mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen seharusnya
mengembangkan suatu rencana strategis (strategic planning). Rencana strategis
mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktivitas dan operasi dimasa depan.
Untuk menyusun suatu anggaran perusahaan sebagai alat perencanaan,
maka Budget itu harus realistis, fleksibel/ luwes dan kontinyu. Realistis berarti
mungkin berubah; kontinyu berarti dilaksanakan secara terus-menerus, tidak
merupakan suatu usaha yang insidentil.
Perencanaan adalah spesifikasi (perumusan) dari tujuan perusahaan yang
ingin dicapai serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai
tujuan tersebut, jadi perencanaan mengandung aspek :
1. Penentuan tujuan yang akan dicapai
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua alternatif yang
mungkin dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mencapai
tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
Manfaat penting adanya perencanaan yang baik di dalam suatu perusahaan
adalah:
1. Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan (dirumuskan), maka
pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan efisiensi
setinggi mungkin.
2. Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat
dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas
penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengindentifikasikan hambatan-hambatan yang timbul dan
mengatasinya secara terarah.
4. Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan perkembangan
Winardi (1983 : 149) memberikan pengertian mengenai perencanaan
sebagai berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan
fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang
akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang
diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".
Dari kutipan diatas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan
operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan
kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan
dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya.
Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan
baik.
Sehubungan dengan itu, perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi
USU meliputi kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan
berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan- kegiatan operasional
yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang,
belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorarium, dan kegiatan-kegiatan lain.
Anggaran kas yang menunjukkan angka yang terlalu tinggi seringkali
merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang telah
direncanakan. Apabila hal ini terjadi, maka seluruh rencana mungkin perlu
diperbaiki. Selain itu, anggaran dapat mengetahui dan mengatasi dengan segera
apabila telah terjadi penyimpangan. Dan pada akhirnya realisasi dari anggaran
upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sebagai berikut:
1. Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern
gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan
perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai
kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama,
nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin, anak yang
dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan
keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan
untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan
juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah
karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan
hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Kepala Bagian Masing – masing unit
Kepala bagian masing – masing uhnit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi).
Bagian keuangan
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah
terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan.
Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima
pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke
bagian pembukuan akuntansi.
b. Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari pembayaran gaji
yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam
buku besar gaji dan upah.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas
yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam
hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah
prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman
yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern gaji dan upah
yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih
prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
1. Time Keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
2. Payroll Departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan
fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau
kartu waktu atau berdasarkan komputer.
3. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus
ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan
rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk
setiap karyawan dan dapat berubah–ubah di masa yang akan datang, tergantung
pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing karyawan. Terjadinya
perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh faktor
pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, kondisi pekerjaan. Besarnya
gaji dan upah antar suatu perusahan dengan perusahaan lain juga berbeda–beda.
Faktor–faktor penting yang mempengaruhi tingkat upah itu antara lain:
a. Penawaran permintaan tenaga kerja
c. Kemampuan perusahaan untuk membayar gaji dan upah
d. Produktivitas
e. Biaya hidup
f. Sistem pemerintahan
Ada beberapa cara menghitung gasji dan upah. Sistem manapun yang
dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan
maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Menurut Hasibuan(2005: 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu
Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan
diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang
memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat
diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja.
3. Sistem borongan
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa
didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan
diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut:
Senin – kamis
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat
Pukul: 13.00- 14.00 kerja
Jumat
Pukul: 08.00- 11.00 kerja
Sabtu
Pukul 08.00- 13. 00 kerja
Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada
hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan
uah yang dibayarkan kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan:
1. Pegawai Staff
Yang termasuk pegawai staff pada perusahaan ini adalah pegawai yang
mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau
pengalaman kerja.
2. Pegawai Nonstaff
Gaji dan upah yang dibayarkan kepada paegawai non staff jumlahnya tidak
sama, karena pegawai non staff digolongkan sebagai berikut:
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan
ini. Gaji dan upah karyawan bulanan yang dibenarkan, jumlahnya tetap
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Karyawan harian tetap
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan.
Dalam perusahaan sistem penggajian dan pengupahan melibatkan
personalia dan umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi. Bagian
Akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribiusi
biaya tenaga kerja. Untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan
tenaga kerja.
Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut:
Upah pokok xxx
Tunjangan- tunjangan tetap xxx
Gaji bulanan xxx
Upah lembur + tunjangan tidak tetap (kalau ada) xxx +
Pendapatan kotor xxx
Potongan – potongan :
Pajak Penghasilan xxx
Jamsostek xxx
Pengurangan lainnya xxx+
Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari
pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah
yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah
memang karyawan perusahan.
E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau
pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum
membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan
intern.
Menurut Hermanto memberikan defenisi sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang
dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas,
tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.” (2001:
110)
Sedangkan menurut Holmes dan Burns adalah:
Pengawasan Intern merupakan rencana organisasi yang semua metode
serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga
kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya,
meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan
Publik menyatakan bahwa:
“Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh
keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan
dicapai.” (2002: 341)
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan
semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut
dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas
menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accountants) (1999:1).
Dalam arti sempit “ prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data –
data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem social yang
mempunyai wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan”.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan dalam arti
sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA . Pengawasan intern
meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang
dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya
kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengawasan intern dalam arti
yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh
bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
standar atau sasaran, yaitu anggaran.Perbedaan anggaran dengan realisasi disebut
dengan varians atau selisih/ penyimpangan. Penyimpangan yang akan terjadi
dapat dibedakan menjadi dua kemungkinan :
1. Penyimpangan yang menguntungkan (favouriable varians), yaitu standard
cost lebih besar dari aktual.
2. Penyimpangan yang merugikan (unfavouriable varians), yaitu standard
cost yang lebih kecil dari aktual cost.
Pengawasan atau pengendalian menurut Supriyono (2001 : 7) adalah
“Proses yang digunakan oleh manajemen agar para pelaksana bekerja dengan
efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau tujuan bagian
organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.”
Pengawasan adalah fungsi kedua dari seorang pimpinan setelah
perencanaan. Pengawasan hanya mengikuti perencanaan yang telah ditentukan.
Perencanaan yang baik sekalipun tanpa pengawasan atau pengendalian yang baik
akan sia-sia. Dalam hal ini tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan
akan tetapi mencegah dan memperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi
pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai
alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat padahal tujuan
pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan
semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut
dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Berbeda dengan pengawasan
intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu
organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi
Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari
dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya
pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam
hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap
bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian. Untuk
terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan
pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan
selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari
tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan
karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal
sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting
untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan
upah menurut Bridwan adalah:
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau
melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk
seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan
menyusun statistik gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran
nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan
daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah
bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang
sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
Teman – teman pegawai perusahaan
Badan –badan penempatan tenaga kerja
Advertensi
Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka
diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus
test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang
membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini,
bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut sakan
diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selam
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib
hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan
mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih
dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan
istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan
mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji danupah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah
telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan
intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan
oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian
diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan
dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh
Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh
bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan
ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir
Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi
51 BAB IV PENUTUP
4.1.Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah
serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik
kesimpulan yang didasarkan padauraian-uraian tentang internal control gaji dan
upah pada bab-bab terdahulu yaitu:
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam keluarga ini mempunyai fungsi
pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta,
mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat
membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan
para karyawan dengan memberikan tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan
lainnya dari perusahaan.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah terlah dilakukan dengan baik ditandai
dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah,
agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan maka pencatatan gaji dan
upah dilakukan pada bagian terpisah.
4. Prosedur perhitungan gaji dan upah terlah dilaksanakan dengan sebaik
