TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Oleh :
RISKA MAYSARAH RANGKUTI 102102124
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK NAMA MAHASISWA : RISKA MAYSARAH RANGKUTI
NIM : 102102124
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP.19830406 200812 1 004
Abdillah Arif Nasution,SE, M.Si, Ak
Tanggal : ...2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
NIP.131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak
Tanggal : ...2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
NIP. 19560407 198002 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA MAHASISWA : RISKA MAYSARAH RANGKUTI
NIM : 102102124
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ...2013
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim…
Dengan segala puji dan syukur penulis ucapkan ke pada Tuhan Yang
Maha Esa Allah SWT atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir ini dengan judul “SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN
UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA”, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada
Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan
dan bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Sehingga pada kesempatan
ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang
tua penulis “H. Kaharuddin Rangkuti dan Ratna Nelly, serta kepada abang dan
kakak, Taufiq Akbar Rangkuti, Rizki Fadillah Rangkuti, Yosica Ratu Rangkuti
dan keponakanku tersayang Syavira Nura Balqis atas doa dan dukungannya
selama ini.
Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini,
yaitu :
1. Bapak PROF.DR.AZHAR MAKSUM, MEc.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III
3. Bapak Abdillah Arif Nasution, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing
penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk
memberikan bimbingan, arahan dan koreksi dalam proses penyelesaian
tugas akhir sehingga dapat dengan baik.
4. Bapak / Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Semua teman seperjuangan di DIII Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terkhusus My Shadow, 7Menara dan teman-teman lainnya
yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah mendukung penulis
dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaiaan Tugas Akhir.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan Tugas Akhir ini, masih
banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki penulis baik itu
sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis
mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun
demi penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Semoga Laporan Tugas Akhir ini berguna bagi pembaca secara umum dan
penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, Juli 2013
Hormat Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 12
D. Jaringan Kegiatan ... 16
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 17
F. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengertian Gaji dan Upah ... 20
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 22
C. Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah ... 26
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 34
E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 40
F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah ... 40
G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah ... 42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 45
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga pendidikan negeri yang
pada tahun 2003 berstatus PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik
Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11
Nopember 2003. Universitas Sumatera Utara terdiri dari 12 Fakultas dan
Program Pasca Sarjana, salah satunya ialah Fakultas Ekonomi.
Dalam menjalankan aktivitasnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara tentu mempunyai struktur oganisasi yang terdiri dari pegawai dan staf.
Dalam hal ini, pihak-pihak yang telah memberikan jasanya dalam menjalankan
aktivitas di Fakultas Ekonomi akan diberi gaji atau upah. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara harus memperhatikan kesejahteraan setiap pegawai
dan staf agar mereka lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik untuk
kedepannya. Dengan kinerja yang baik akan menghasilkan hasil yang baik pula,
sehingga tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat tercapai
dengan baik pula.
Maka dalam hal ini, gaji dan upah sangat besar sekali pengaruhnya karena
dapat mempengaruhi kinerja para pegawai dalam melaksanakan tanggung
jawabnya. Masalah ini tidak menyangkut berapa jumlah uang yang diterima,
melainkan menyangkut beban pekerjaan maupun berkaitan dengan moral dan
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan
penggajian dari pemerintah akan membuat Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat
menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan
pengawasan yang baik oleh pihak manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dan dapat merangsang motivasi kerja pegawai dan staf melalui
pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya. Sehingga diharapkan
tenaga kerja semakin produktif.
Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka pengawasan
internal atas gaji dan upah sangat penting untuk menghindari penyelewengan
atau kecurangan dana yang dapat merugikan perusahaan.
Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian
internal , antar lain :
1. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur,
sistem dan prosedur sautu organisasi semakin rumit. Untuk dapat mengawasi
operasi organisasi, manajemen hanya dapat mengandalkan kepercayaan atas
berbagai laporan dan analisa.
2. Tanggung jawab utama untuk melindungi asset organisasi , mencegah dan
menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada
management, sehingga management harus mengatur sistem pengendalian
3. Pengawasan oleh lebih dari atu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat
untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bisa terjadi pada manusia.
Saling cek merupakan salah satu karateristik sistem pengendalian internal
yang baik.
4. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa pengendalian intern
yang dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail
oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).
B. Rumusan Masalah
Pengawasan gaji dan upah sangat penting untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat
merugikan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba untuk
membahas permasalahan “Bagaimana pelaksanaan pengawasan internal gaji dan
upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui sistem
pengawasan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
2. Manfaat penelitian
a. Bagi Penulis, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat mengenai
sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
b. Bagi perusahaan, dapat memberikan masukan seperti dengan dilakukannya
pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi
untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.
c. Bagi penulis - penulis lainnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk
melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal survey / observasi
Adapun jadwal penelitian dan penyusunan Tugas Akhir yang harus
saya persiapkan untuk menyelesaikan tugas akhir tersebut adalah sebagai
[image:12.595.110.519.537.642.2]berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
2013
MEI JUNI JULI
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Rencana isi
Laporan Penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan,
saling berkaitan. Adapun rencana isi Tugas Akhir dirinci seperti di bawah
ini:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang, rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan
tugas akhir yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan
penelitian.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bab ini menguraikan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, Struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis mencoba membahas dan menganalisa data
yang diperoleh dari perusahaan terhadap struktur organisasi,
pengertian gaji dan upah, unsur – unsur gaji dan upah, prosedur
pencatatan dan perhitungan gaji dan upah, sistem pengawasan
internal gaji dan upah serta analisis dan evaluasi unsur-unsur gaji
dan upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah dan
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir
ini. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari
penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran yang
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara lahir di luar kota Medan
atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didiriknn tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja
(Banda Aceh) dan sebagai pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Dumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI NO. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang terhitung
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI
No.0535/01/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.
26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh
dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Starata-1 dan
Program Pendidikan Diploma III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Akuntansi
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahsiswa/i pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (costumer) dan stakeholder.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sbagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian -
penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas -
batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi yang baik,
pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan
efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang
baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu intansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal.
Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Pedoman dan Informasi FE USU 2007-2008
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari:
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasisswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melakukan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melakukan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mngklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuanga.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasu pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan funsional, urutan kenaikan
jabatan atau pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
g. Melaksanakan pemeberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktur dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumi
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumi adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dimana Fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin dan loyalitas dalam berkerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalaah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap aktivitas akademika agar
dapat menghasilkan Sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memilki
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya ; Idul Fitri, Natal, Isra’ Mi’raj,
Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap
2. Perkuliahan semester ganjil / genap
3. Ujian Mid semester / ujian semester ganjil / genap
4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyususn beberapa langkah kegiatan sebagai
berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu rencana Mahasiswa, kartu hasil Studi, Jadwal Kuliah, jadwal Ujian mid semester, dan jadwal Ujian
4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dab dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan komputasi mahasiswa, setiap penerimaan mahsiswa baru di
adakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied Approach, workshop, seminar, dan lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa baru sesuai dengan
kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan paangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus
dirapatkan oleh Depaartemen.
10.Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi
S2 da S3 baik daalm maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatka kegiatan seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
pimpinan Fakultas.
13.Member bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Gaji dan Upah
Berikut adalah beberapa pengertian gaji dan upah menurut beberapa
pendapat para ahli, yaitu :
Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95) : Gaji merupakan sejumlah
pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrative dan
manjemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah
merupakan imbalan yng diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan
kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah
pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan
unit pekerjaan yang diselesaikan.
Menurut Ruky (2001 : 8) : gaji merupakan pembayaran atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang
dibayarkan secara bulanan. Sedang upah merupakan penerimaan sebagai
imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau
jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan
perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik
Menurut Malthis dan Jackson (2002 : 119-378) : upah adalah bayaran
yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji
merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak
mengandung jumlah jam kerja.
Menurut Mulyadi (2001:317) : upah merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya
dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jam satuan produk yang
dihasilkan karyawan.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi
karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih
panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang
pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah upah
yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti
pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan
langsung terhadap factor-faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar
Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber
daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu :
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan
waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan
pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya dibayarkan
persebulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi
pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang terlibat
langsung dalam proses industri. Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah
adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah
memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya
secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil
kerja dan waktu kerja.
B. Unsur – Unsur Gaji dan Upah
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang
keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan
Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertara dibawah ini :
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan
kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan
ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah
tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi jam
kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah
melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh tarif yang
lebih tinggi dibanding tarif sebelumnya.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal
memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan
pemerintah dan serikat kerjanya.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang, misalnya minyak, gula, beras dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini
berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima
tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar
belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian
dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan
oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus men-
cermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus
dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan
seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsure-unsur gaji dan
upah adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok
Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan
masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada
pegawai baik staff maupun non staff.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target
tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila
bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang
telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan-tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah
semangat kerja karyawan setiap bulan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas
a. Tunjangan pendapatan umum
Adapun persentase penjabaran tunjangan yang diperoleh oleh karyawan pada
karyawan golongan IIIA-IVD sebagai berikut :
Golongan IIIA : 146% x gaji pokok
Golongan IIIB : 139% x gaji pokok
Golongan IIIC : 133% x gaji pokok
Golongan IIID : 127% x gaji pokok
Golongan IVA : 114% x gaji pokok
Golongan IVB : 107% x gaji pokok
Golongan IVC : 107% x gaji pokok
Golongan IVD : 101% x gaji pokok
b. Tunjangan struktural
Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh
karyawan yaitu: Tunjangan yang diberikan kepada Dekan, Kepala Bagian, Ketua
Jurusan.
c. Tunjangan khusus
Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu,
seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan, tunjangan
Adapun unsur-unsur pengeluaran pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ini adalah sebagai berikut:
1) Jamsostek pensiun : Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada
pegawai dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada
saat karyawan tersebut pension.
2) PPh Pasal 21 : Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang-undang perpajakan
ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan
pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan
dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan
tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku
sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat-surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk
diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh
pegawai yang bersangkutan.
3. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
untuk mendapatkan pembayaran dua kali
4. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan
upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah
yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain.
6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
buku gaji dan upah.
7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan
gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sebagai berikut:
1) Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan
intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang
diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang
dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin,
anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian
penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan
untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan.
Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung
gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data
karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2) Kepala Bagian Masing-Masing Unit
Kepala bagian masing-masing uhnit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan
(promosi).
a. Bagian Keuangan
1)Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima
setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada
bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan
ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut
2)Bagian Pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari
pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan
pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
3)Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah
merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan
secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor
akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah
ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah
yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih
prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan
data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja,
hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan
menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen
kerumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan
menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen
perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu
perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau
berdasarkan komputer.
c. Cost departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji
mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi,
untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya
upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa
karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dibayarkan pada setiap tanggal 1 dan 20 untuk
pemberian insentif pada suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar
dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan
perusahaan.
Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan
Ada beberapa cara emnghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang
dipakai adalah untuk mencapai tujuan organisasi yaitu melalui efisiensi dan
Menurut Malayu S.P Hasibuan (2005 : 124) sistem penghitungan gaji dan
upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu : dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatuan hasil : jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah uapah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterpkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan : suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volue pekerjaan dan lama mengerjakannya.
a. Hari kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan
diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas
Ekonomi USU sebagai berikut:
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Senin – kamis
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat
Pukul: 13.00- 14.00 kerja
Pukul: 08.00-11.00 kerja Jumat
Pukul: 08.00-13.00 kerja Sabtu
b. Cuti
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti
tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan
mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan
tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji.
2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu: a. Cuti pada saat pernikahan.
Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan
sebanyak 2 hari.
a. Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama
dua minggu.
Pada cuti khusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung
dan tidak ada pemotongan gaji. Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh
setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan
sebagai berikut :
Gaji Pokok per bulan Rp xxx
Uang Transport Rp xxx
Insentif Rp xxx
Uang Makan Rp xxx
Total Pendapatan Rp xxx
Potongan-potongan:
Lain-lain:
Absensi Rp xxx
Gaji Bersih Rp xxx
-
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau
pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Berikut merupakan beberapa pendapat mengenai pengertian pengawasan
internal , seperti:
Menurut Holmes, Burns (2005: 1112) : Pengawasan internal merupakan
rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang
digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaanya, memeriksa kecermatan dan
keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan
mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan
Publik (2002:341) : Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk
memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan
penguphan menurut Mulyadi (2001 : 386) :
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat
keputusan Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang
diotorisasikan fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern dari kaca-pandang
terkini dan sudah mencakup lingkup yang lebih luas (bukan hanya dari segi
panang akuntansi saja) pada hakekatnya adalah :
1. Pencatatan, pengolahan data dan penyajian informasi yang dapat dipercaya.
2. Mengamankan aktiva suatu entitas organisasi.
3. Menigkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari
awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini
penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian
intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu :
1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian
intern suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena dengan sistem
pengendalian intern yang baik itulah top management dapat mengharapkan
kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta dilindungi , dan penyelenggaraan
pencatatan berjalan baik.
2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan dapat
diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya.
3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak
menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan
hanya member reasonable assurance (keyakinan memadai) yang mendorong
4. Sistem pengendalian intern memiliki keterbatasan-keterbatasan (constraints). Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang melaksanakannya tidak
cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus-menerus dievaluasi,
diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi,
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah
bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang
sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman-teman pegawai perusahaan
b. Badan-badan penempatan tenaga kerja
c. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian
lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk
selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan
karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan
diangkat sebagai karyawan dengan masa tarainning paling lama tiga bulan, selama
masa itu karyawan diberikann kedudukan yang sesuai dengan ketentun penggajian
yang berlaku.
2. Bagian pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan
wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus
bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem
shif dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal
ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan
waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian adminstrasi dan keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan
kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
5. Bagian pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan upah xxx
Hutang gaji danupah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah
telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari
pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang
diterima karyawan.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah
dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar
gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa
pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan
mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor
Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan
rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan
E. Analisa dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji dan Upah
Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada
perusahaan. Tambahan gaji yang di berikan oleh perusahaan cukup baik, dimana
selain gaji pokok perusahaan juga memberikan tambahan pendapatan atau
bantuan untuk meningkatakan kesejahteraan karyawan seperti
tunjangan-tunjangan dan insentif
Dengan ini dapat dilihat bahwa perusahaan sangat memperhatikan
kesejahteraan pegawainya agar dapat hidup layak. Dengan demikian tidak ada
alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak memperhatikan
kesejahteraan mereka, apalagi sampai melakukan tindakan-tindakan yang tidak
sesuai dengan peraturan perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah membayar gaji dan upah pegawai sesuai dengan ketetapan yang telah
ditetapkan oleh pemerintah.
F. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Penghitungan Gaji dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan gaji dan
upah akan selalu berada di bawah pengawasan internal control karena
kecurangan dan penyelewengan sering terjadi akibat hasutan dan keterbujukan.
Kerungan dan penyelewengan tersebut seperti, Penerbitan cek setelah
1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud
untuk mendapatkan pembayarannya kedua kali.
2. Membuat kesalah- kesalahn dalam perhitungan gaji dan uapah.
3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
buku gaji dan upah.
Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka pencatatan gaji dan upah
dilaksanakan oleh bagian yang terpisah, seperti adanya departemen personalia,
departemen pencatatan waktu, departemen pembayaran upah dan departemen
biaya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah melakukan
perhitungan gaji dan upah dengan baik, karena menggunakan daftar gaji dan
upah dan data-data yang diperlukan pada akhir periode meskipun terdapat jumlah
karyawan dalam jumlah yang besar.
Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan
harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah dilakukan
dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan identitas pengenal ,
membubuhkan tanda tangan dan lain-lain dengan tujuan untuk memastikan
bahwa semua gaji dan upah telah dibayar dengan cara yang tepat dan kepada
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan
berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan, tarif gaji pokok karyawan
berdasarkan pangkat, golongan serta potongan-potongan yang dikenakan.
G. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Penilaian terhadap pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antar lain :
1. Di Fakultas Ekonomi USU syarat-syarat sistem pengawasan internal
yang baik telah terlaksana dengan alasan bahwa struktu organisasi
yang terdapat dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara
tepat, sehingga dengan sistem tersebut perusahan dapat melakuka
pembayaran gaji dan upah dengan baik.
2. Fakultas Ekonomi USU sangat memperhatikan masalah pengawasan
internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena perusahaan dapat
dengan segera menyelesaiakan permasalahan-permasalahan yang
timbul dalam gaji dan upah.
3. Fakultas Ekonomi USU telah melakukan pemisahan fungsi secara
tepat dalam hal gaji pada beberapa bagian perusahaan tersebut.
Personalia akan menrima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan
yang diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak
daftar gaji dan upah masing-masing karyawan.
4. Prosedur-prosedur pegawasan internal gaji dan upah dimulai dari
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan telah dijalankan dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah
serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik
kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan
upah pada bab-bab terdahulu yaitu :
1. Srtuktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai
fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga
keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih
efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan.
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian
kesejahteraan para karyawan dengan memberi tunjangan-tunjangan dan
bantuan-bantuan lainnya.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai
dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan
upah, karena telah dilakukan pencatatan gaji dan upah pada bagian yang
4. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik,
walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap melaksanakan
perhitungan gaji dan upah dengan baik yang dipertanggungjawabkan
dalam daftar gaji dan upah.
5. Sistem pengawasan internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik
ditandai dengan pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari
perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta
tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.
B. Saran
Dari kesimpulan di atas , maka di sini penulis memberikan saran-saran
kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah :
1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi
untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.
2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih
ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju
diiringi tingkat kebutuhan yang semakin tinggi.
3. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja, maka
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu, S.P., 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Holmes, Arthur W, David C Burns, 2005. Auditing Norma dan Prosedur. Alih Bahasa Moh. Badjuri. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2002. Standar Profesional Akuntan Publik ., Cetakan Kedua. Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN : Yogyakarta.
Malthis, Robert L, Jhon, H Jackson.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku Dua. Edisi Pertama. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Ruky, Ahmad S. 2001. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran. Penerbit Media Pressindo : Yogyakarta.
Sugiyarso, Winarni, 2005. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Penerbit Media Pressindo, Yogyakarta.
