TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
AFIZ 102102077
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : AFIZ
NIM : 102102077
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal……… Juli 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19670904 199403 1 004 ( Drs. Firman Syarif, M.Si,Ak )
Tanggal……… Juli 2013 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
NIP. 131 127 370
( Drs. Rustam, M.Si, Ak )
Tanggal……… Juli 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
NIP. 19560407 198002 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : AFIZ
NIM : 102102077
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ... Juli 2013
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT, karena atas rahmat dan hidayahay-Nya, penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat beriring salam kepada Nabi Besar
Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kegelapan
menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Tugas akhir ini
disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya
pada Fakultas Ekonomi Program Sudi Diploma III Akuntansi Universitas
Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka
penulis menyusun tugas akhir ini dengang judul “Peranan Sistem
Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis berharap penulisan Tugas Akhir ini tidak hanya sebatas
penulisan saja, tapi mampu memberikan pengaruh yang positif bagi para
pembacanya dan dapat dijadikan sebagai suatu ilmu yang dimanfaatkan
bagi siapa saja.
Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari
pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah
banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa
segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan
kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.
3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing yang
telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
4. Bapak Santuso, selaku Pembuat Daftar Gaji yang telah membantu
penulis melengkapi data yang dibutuhkan oleh penulis. Seluruh Dosen
dan Staf Pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali
ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa
perkuliahan.
5. Teristimewa kepada kedua Orang Tua penulis. Ayahanda Anwar dan
Ibunda Sriwahyuni, serta Kakak penulis Aprilisa, Abang penulis Heru
Mursalin, dan kepada seluruh keluarga penulis yang selalu
memberikan doa serta dukungan baik moril maupun materil luar biasa
besar buat penulis sehingga dapat menyelesaikan pendidikan pada
Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas
6. Kepada Mira dan seluruh Sahabat semasa kuliah dan magang Asep
Alloy, Muhammad Amin, M Yogi Putra, M Anggi Aulia, Wendi
Tahtadi, Alfian Alwi, teman-teman magang di group 7 yaitu Ayu,
Mora, Kiki, Dessy pada gelombang 3A, dan teman-teman hellboy dan
kiawa, dan seluruh temen-teman khususnya stambuk 2010 yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima Kasih atas persahabatan
yang tidak akan pernah penulis bisa lupakan.
Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga
kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada
penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas
akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juli 2013
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR……….. i
DAFTAR ISI………. iv
DAFTAR TABEL………. vii
DAFTAR GAMBAR……….... viii
DAFTAR LAMPIRAN... ix
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah………... 1
B. Rumusan Masalah………. 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
1. Tujuan Penelitian……… 4
2. Manfaat Penelitian………. 4
D. Rencana Penulisan... 5
1. Jadwal Penelitian……… 5
2. Rencana Isi………. 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU……… 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU……….. 10
2. Misi Fakultas ekonomi USU………... 10
C. Job Description……… 16
1. Bagian Tata Usaha……….. 16
2. Sub Bagian Umum dan Keuangan……... 17
3. Sub Bagian Akademik... 18
4. Sub Bagian Kepegawaian……… 19
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni…………. 20
6. Sub Bagian Perlengkapan………. 20
D. Jaringan Kegiatan...……… 21
E. Kinerja Kegiatan Terkini...……… 22
F. Rencana Kegiatan………... 23
BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA... 24
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 24
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi... 25
C. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi... 27
D. Karakteristik Informasi yang Baik... 28
E. Pengertian Gaji dan Upah... 30
F. Unsur-Unsur Gaji dan Upah... 33
G. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42
A. Kesimpulan……….... 42
B. Saran ……….. 43
DAFTAR TABEL
No.Tabel Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
No : Judul
Lampiran 1 Daftar Gaji Induk Untuk Para Pegawai Gol. I Gol. II Gol. III
Gol. IV Pada Fakultas Ekonomi USU Di Medan Pembayaran
Gaji Induk Januari 2013.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha di era globalisasi ini semakin pesat.
Hal ini dilihat dari banyaknya perusahaan yang berdiri, dimana perusahaan
- perusahaan tersebut mempunyai tujuan tertentu. Diantaranya
pertumbuhan yang berkesinambungan dalam meningkatkan kelangsungan
hidup perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai tujuan tertentu untuk
memperoleh laba yang maksimum. Secara umum tujuan didirikannya
perusahaan adalah untuk mempertahankan kelangsungan hidup dan
kegiatan operasional perusahaan.
Kegiatan operasional suatu perusahaan baru dapat berjalan apabila
ada tenaga kerja. Oleh karena itu, seorang pemimpin yang bijaksana harus
mampu membina hubungan yang baik dengan pegawai agar diantara
pemimpin dan pegawai ada rasa saling menghormati akan kepentingan
kedua belah pihak. Berbagai cara dapat dilakukan salah satu cara yang
dapat dilakukan adalah dengan memberikan, gaji, intensif, dan tunjangan –
tunjangan kesejahteraan kepada para pegawai sehingga dapat memotivasi
dan merangsang semangat kerja pegawai.
Maka dalam hal ini, gaji dan upah sangat besar sekali pengaruhnya
karena dapat mempengaruhi sifat tingkah laku tenaga kerja dalam
melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawab. Masalah ini tidak saja
beban pekerjaan maupun berkaitan dengan moral dan tanggung jawab
organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Karena itu, tidak
menutupi kemungkinan bila perusahaan tidak dapat memenuhinya, maka
pegawai sanggup melakukan kegiatan yang merugikan perusahaan.
Misalnya, melakukan demo untuk menuntut kenaikan gaji, mogok kerja,
dan mengadakan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan
perusahaan.Jika kebetulan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan
semestinya, yaitu dengan sistem gaji dan upah yang baik maka akan
mendorong tenaga kerja itu bekerja dengan baik pula dan pastinya akan
merangsang tenagan kerja untuk bekerja lebih baik. Sehingga hasil
pekerjaannya akan lebih maksimal dan berkualitas. Sejalan dengan itu
maka tujuan perusahaan akan tercapai.
Gaji mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapa
mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan
beban yang menjadi tanggung jawabnya. Oleh karena itu diperlukan
adanya Sistem Informnasi Akuntansi untuk mengidentifikasi,
menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi
termasuk sistem penggajian suatu organisasi ke berbagai pihak yang
bersangkutan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka
pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, supplier,
personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomi
3
melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi
bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Sistem Informasi Akuntansi sangat dibutuhkan oleh organisasi.
Organisasi adalah sekelompok orang atau unit yang melakukan kegiatan,
termasuk pengambilan keputusan, secara terkoordinasi guna meningkatkan
suatu tujuan tertentu. Di sisi lain, kemajuan teknologi informasi dapat
meningkatkan daya saing guna memejukan organisasi. Penggunaan sistem
informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas
pemrosen transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di
kalanagan bisnis.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menginginkan
setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang
terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji
dan upah merupakan hal yang sensitif, maka peranan Sistem Informasi
Akuntansi atas data gaji dan upah sangat penting, untuk menghindari
penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat merugikan
perusahaan. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi, data
historis yang dibutuhkan dapat dikelola dengan efektif dan efisien. Maka
tugas akhir ini akan membahas peranan Sistem Informasi Akuntansi yang
berfokus pada data penggajian. Adapaun judul tugas akhir ini adalah
B. Rumusan Masalah
Sistem Informasi Akuntansi terhadap gaji dan upah sangatlah
penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan
terhadap data gaji dan upah yang dapat merugikan perusahaan. Adapun
masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah, “Apakah Sistem
Informasi Akuntansi gaji pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah memenuhi syarat karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
yang baik?”
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan kinerja merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun
tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Apakah Sistem
Informasi Akunutansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah diterapkan dengan baik?.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
a. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dapat
memberikan informasi dan masukan demi menunjang peningkatan
5
b. Bagi penulis yaitu dapat memberikan pengalaman praktis dan
pembelajaran dalam memahami dan menerapkan teori yang telah
diterima dalam bidang Akuntansi.
c. Bagi pembaca yaitu sebagai masukan dan pertimbangan yang
nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan-rekan
mahasiswa dalam membuat paper ditahun-tahun mendatang yang
berkaitan denngan Sistem Informasi Akuntansi gaji.
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH, Medan.
Tabel 1.1
Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir
NO Kegiatan
Mei 2013 Juni 2013
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV
1 Persiapan Tugas Akhir
2 Pelaksanaan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Adapun sistematika penulisan laporan tugas Akhir ini dapat
diuraikan sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini saya akan membahas latar belakang, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana
yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
Pada bab ini saya akan membahas tentang sejarah ringkas
Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, uraian tugas ( job
description ), kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan
rencana kegiatan.
BAB III.PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI
PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini saya akan menguraikan tentang pengertian Sistem
Informasi Akuntansi serta gaji dan upah pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini saya akan menguraikan kesimpulan dan saran
tentang Sistem Informasi Akuntansi gaji pegawai Fakultas
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan
mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas
pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik.
Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali
didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda
Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari
Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali
Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan
dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut
terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut,
tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN)
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K.
PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga
program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII
Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan
pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987,
No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU
No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14
September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan
PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi
Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan
Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah
menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua
jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan
Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :
Departemen Ekonomi Pembangunan
Departemen Manajemen
Departemen Akuntansi
9
Program Studi Keuangan
Program Studi Akuntansi
Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik
Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada
saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan
yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT
BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi
pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas
Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi
(LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan
Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003
yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian,
1. Visi Fakultas Ekonomi USU :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal
unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi USU :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang
terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi & Personalia
Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu
susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi
mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan
11
secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara
setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Nama-nama
dari struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai
tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya
semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin
meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang
usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung
jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung
jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka
semakin tinggi pula tanggung jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
13
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc
(CTM), Sp.A(K)
Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D
Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, S.H, M.L.I
Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua
Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, M.Si
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin, S, SE, M.Ec
Prof. Dr. Lic, rer, reg, Siroruzilam, SE
Prof. Erlina, M.Si, Ph.D, Ak
Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si
Dr. Syafruddin Ginting, S, MAFIS, Ak
Wahyu Aryo Pratomo, SE, M.Ec
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Irsad, SE, M.Sos.Sc, PhD
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac
3. DEPARTEMEN
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
15
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S.,MAFIS, Ak
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
4. PROGRAM STUDI S-1 a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsad Lubis,SE, M.Soc. PhD
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE. M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr.Endang Sulistiya Rini, SE. M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
c. Akutansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak.
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak.
5. PROGRAM DIPLOMA a. Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah , SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.S.
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM.
Sekretaris : Magdalena LL Sibarani, SE, M.Si
6. PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI
Ketua : Narumondang B. Siregar, MM, Ak
Sekretaris : Drs. Abikusno Dharsuky, MM, Ak
7. BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN.
Kasub. Personalia : Maslan, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra.Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan: Zailiana, S.Sos
C. Job Description
Berikut adalah job description dari setiap unit pada bagian tata
usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
memepersiapkan penyususnan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keunagan,
17
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang
akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urursan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakltas.
k. Menyusun laporan kegiatan kerja bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT).
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatusahaan dan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mnegolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran,
dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, Vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub
bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian/[elayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
19
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyrakat dilingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub
bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Melaksanakan proses oengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul
kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan
Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub
bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa guna memberikan pelayanan yang terbaik
kepada mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatn pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagaian dan mempersiapkan
penyusunan laoran bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub
21
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggan dan perlengkapan.
e. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan
masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan
jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti
perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan
laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta
melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan,
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai
kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E.
Kinerja Kegiatan TerkiniSetiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai
itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas
dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal
diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang
dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan
pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan
bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
23
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas,
seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Isra’ Mi’raj, Idul
Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dll) sehingga para civitas akademika selalu
memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup,
serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kegiatan untuk
melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga
menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan
keputusan. Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE
USU) sangat bertumpu pada sistem informasi yang dijadikan dasar dalam
pengambilan keputusan. Sistem merupakan elemen yang saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan sumber daya
yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output.
Romney dan Steinbart (2006 : 2) menyatakan bahwa : “Sistem
adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan atau subsistem-subsistem ynag bersatu untuk mencapai suatu tujuan yang sama”.
Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) menyatakan bahwa : “ Informasi
adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat”.
Menurut Niswonger, Warren, at al (2005 : 6) menyatakan bahwa :
25
kepada para pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi keuangan”.
Bodnar dan Hopwood (2006 : 1) menyatakan bahwa : “Sistem Informasi Akuntansi itu adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, baik secara manual maupun terkomputersasi, yang dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan”.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, pengertian Sistem Informasi
Akuntansi dapat disimpulkan sebagai seperangkat manusia dan sumber
modal dalam suatu organisasi yang berpengaruh dalam pengolahan data
akuntansi termasuk data gaji untuk menghasilkan informasi akuntansi
keuangan yang berguna bagi perusahaan sebagai dasar untuk pengambiln
keputusan pihak manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan
perusahan.
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi merupakan sebuah susunan dari orang,
aktivitas, data, jaringan, dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi
untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis,
juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Untuk membangun sistem
informasi, haruslah mengkombinasikan secara efektif
komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi, yaitu : prosedur kerja, informasi
(data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software).
dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa didalam Sistem
Informasi Akuntansi terdapat unsur-unsur pokok.
Romney dan Steinbart (2006 :3) menyatakan bahwa : Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk computer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri dari unsur-unsur pokok yang meliputi :
1. Pegawai pada bagian keuangan fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur dibagian keuangan secara manual dan sistematis
yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan
data teentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data yang terdiri dari data keuangan dan data nonkeuangan
4. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara software yang
dipakai untuk memproses data gaji induk untuk para pegawai berupa
Microsoft Excel.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, dan peralatan
27
C. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Dalam memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, baik untuk
kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, Sistem Informasi
Akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya.
Demikian pula Sistem Informasi Akuntansi dalam memenuhi fungsinya
harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada
manajemen dalam melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan
informasi-informasi akuntansi yang berguna, terutama dalam menunjang
penyusunan data penggajian.
Romney dan Steinbart (2006 : 3) menyatakan bahwa : Fungsi Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna, bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.
Romney dan Steinbart (2006 : 10) menyatakan bahwa : Manfaat Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. Contoh, Sistem Informasi Akuntansi dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima.
jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.
3. Memperbaiki pengambilan keputusan, Sistem Informasi Akuntansi dapat memperbaiki pengambilan keputusan dangan memberikan informasi yang lebih akurat.
4. Berbagi pengetahuan, Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik biasanya mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif
D. Karakteristik Informasi yang Baik
Romney dan Steinbat (2006 :12) mensyaratkan bahwa informasi-informasi yang memiliki karakteristik yang baik terdiri dari :
1. Relevan adalah informasi tambahan pada pembuatan keputusan dengan cara mengurangi ketidak pastian, menambah pengetahuan untuk memprediksi atau memastikan prediksi-prediksi sebelumnya.
2. Andal adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan dengan tepat menunjukkan kejadian atau aktivitas dari suatu organisasi.
3. Lengkap adalah informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
4. Tepat waktu adalah informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.
5. Dapat dipahami artinya informasi dapat dipahamai jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.
6. Dapat diverfikasi artinya informasi dapat diverifikasi jika ada orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.
Berdasarkan karakteristik informasi yang baik menurut Romney
dan steinbart (2003 : 12), maka karakteristik informasi dalam data
penggajian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
29
1. Relevan artinya informasi data penggajian yang disajikan oleh bagian
keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai
dengan kebutuhan para pengguna internal yang berupa data gaji induk
untuk para pegawai yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Andal artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang berupa data penggajian sudah bebas dari kesalahan, karena
setelah melakukan proses penyusunan data penggajian, data tersebut
dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II (Pudek II). Artinya
informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian
informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau
transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian
serta mencakup semua hal yang material.
3. Lengkap artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang berupa data gaji induk untuk para pegawai sudah lengkap.
4. Tepat waktu artinya informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian
biro rektor Universitas Sumatera Utara.
5. Dapat dipahami artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk
para pegawai mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak
Dekan Fakultas, bagian keuangan (pengelola informasi) dan auditor
6. Dapat diverifikasi artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk
para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah
dapat diverifikasi.
E. Pengertian Gaji dan Upah
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan
orang-orang yang disebut dengan pegawai atau buruh, dan secara umum
disebut karyawan. Dalam hal ini karyawan tersebut menjual jasa tenaga
kerja yang dimilikinya untuk memperoleh imbalan yang disebut dengan
gaji.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai
yang diberi tugas-tugas administratif dan juga para pimpinan. Pada
umumnya jumlah gaji ditetapkan secara harian maupun bulanan.
Niswonger, Warren, at al (2001: 17) menyatakan bahwa : “Istilah
gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, dan jasa-jasa sama”.
Defenisi diatas menunjukkan bahwa gaji dianggap mempunyai
kelas yang lebih tinggi. Gaji dibayarkan atas jasa-jasa yang diberikan oleh
orang yang mempunyai jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Istilah upah
biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan
(pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik”.
31
upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan”.
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total
yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan
selama suatu periode. Penggajian merupakan hal yang penting karena
beberapa alasan ;
1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam
penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk mempertahankan agar
moral karyawan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji secara
akurat dan tepat waktu.
2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan peraturan
pemerintah.
3. Penggajian serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki
pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar
perusahaan. Walaupun jumlah beban seperti itu sangat bervariasi,
namun bukan hal yang luar biasa bagi perusahaan bahwa sepertiga
dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta beban yang
berkaitan dengan gaji dan upah.
Menurut penulis, istilah gaji biasanya digunakan untuk
pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrativ dari
para pimpinannya. Bagi staff pengajar bertugas mendidik, serta melakukan
biasanya secara berkala dan tetap, sedangkan imbalan diberikan kepada
buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak
mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah. Jumlah gaji pada
umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara
harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh)
di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh
manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya
intensif, tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, uang makan,
dan lain-lain.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian
tentang gaji dan upah menurut pakar-pakar ekonomi :
Pengertian di atas memiliki maksud yaitu gaji adalah jasa yang
diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan
tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya
tetap atau sama. Dan upah merupakan balas jasa yang diterima oleh
pekerja dari pihak lain.
Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja
kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu
jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan biasa
33
F. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Menurut Malthis dan Jackson unsur-unsur gaji dan upah (2002 :
118) tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kompensasi langsung, yaitu :
a. Gaji pokok yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaij atau upah. Gaji pokok terdiri dari :
Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode-periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja.
b. Gaji variable yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi. Gaji variable terdiri dari :
Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memeprhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan.
Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.
Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham.
2. Kompensasi tidak langsung : a. Asuransi kesehatran b. Dana pensiun
c. Libur pengganti d. Kompensasi kerja
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji dan upah
penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka
sebagai motivator dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen
biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar
tidak terjadi penyelewengan. Di dalam masyarakat masi banyak
sama, ini terjadi karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa
yang diberikan oleh atasan atau majikan kepada pegawai atau buruh.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti
pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta
keberanian karyawan itu sendiri. Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara unsur-unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok adalah sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkal/golongan, jabatan,
dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang
diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.
2. Insentif adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang
telah mencapai target tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan
diberikan kepada karyawan apabila bekerja si atas standar yang telah
ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan-tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah
yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya
adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun
ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja.
Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain tunjangan pokok
yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan
35
a. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada
pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu
menurut ketentuan yang berlaku. Adapun penjabaran persentase
tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA-IVD
sebagai berikut :
1) Golongan IIIA : 146% x gaji pokok
2) Golongan IIIB : 139% x gaji pokok
3) Golongan IIIC : 133% x gaji pokok
4) Golongan IIID : 127% x gaji pokok
5) Golongan IVA : 114% x gaji pokok
6) Golongan IVB : 107% x gaji pokok
7) Golongan IVC : 107% x gaji pokok
8) Golongan IVD : 101% x gaji pokok
b. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan
pada secretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,
adapaun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh
karyawan yaitu :
1) Dekan;
2) Kepala bagian
c. Tunjangan khusus. Yang termasuk tunjangan khusus adalah :
1) Tunjangan tambahan adalah tunjangan yang diberikan pada
tunjangan pensiun, tunjangan kesehatan, tunjnagan lebaran, dan
natal, tunjangan PPh pasal 21 dan tunjangan jamsostek.
Adapun unsur-unsur pengeluaran di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Jamsostek pensiun adalah pengenaan potongan atas hari tua kepada
karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kapada
karyawan pada saat karyawan sudah pension.
2. PPh pasal 21 adalah pengenaan PPh pasal 21 dari undang-undanag
perpajkan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung
dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan
bersamaan.
3. Hutang para karyawan adalah potongan-potongan yang ada pada
daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
a. PFK beras;
b. Simpanan wajib 10%;
c. Sewa rumah;
d. Tunggakan;
e. Hutang kelebihan;
f. Penghasilan lain-lain;
g. Pajak penghasilan;
37
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah :
1. Honorarium Program S-1 Ekstensi
2. Honorarium Program S-1 Reguler
3. Honorarium Program D-3
G. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama
untuk setiap karyawan dan dapat berubah-ubah di masa yang akan datang,
tergantung pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing
karyawan. Terjadinya perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan
disebabkan oleh faktor pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan,
kondisi pekerjaan.
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun
yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu
keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektvitas kerja dengan
pengorbanan yang tepat.
Mulyadi (2010 : 385) sistem penggajian terdiri dari jaringan
prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembayaran upah
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang
memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang
diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat
latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut :
1. Hari kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memberikan 6 ( enam ) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu
yang dimulai pada hari senin sampai sabtu.
a. Senin-Kamis
Pukul : 08:00-12:00 kerja
Pukul : 12:00-13:00 istirahat
Pukul : 13:00-14:00 kerja
b. Jumat
Pukul : 08:00-11:00 kerja
c. Sabtu
Pukul : 08:00-13:00 kerja
2. Hari istirahat, pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari
pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1
39
Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk
libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti, pada fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki
dua bagian yaitu :
a. Cuti tahunan selama 2 minggu;
b. Cuti melahirkan selama 2 bulan.
Mulyadi (2010 : 374) menyatakan bahwa : Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah adalah dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutam deng karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, perubahan tarif gaji dan pemindahan.
2. Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja adalah dokumen ini digunkan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan daftar upah adalah dokumen in berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph 21, utang karyawan dan iuran untuk organisasi karyawan.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah adalah dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah adalah dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah adalah uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar adalah dokumen yang merupakan perintah
H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) adalah informasi bertujuan
umum yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berlaku Umum
(PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak
internal dan eksternal. Informasi akuntansi keuangan disajikan dengan
asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor
dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili
kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan
demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang
berkepentingan dengan bisnis perusahaan.
Pada organisasi non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba)
seperti Universitas Sumatera Utara, Sistem Informasi Akuntansi sudah
berkembang dalam tahap sistematis secara manual dan terpusat di bagian
keuangan Fakultas Ekonomi tetapi belum integrated atau yang sering
disebut sistem tumpuk informasi. Sehingga satu kesatuan informasi gaji
induk untuk para pegawai belum terdapat pada suatu area. Output yang
dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi berupa informasi data gaji
induk untuk para pegawai. Data gaji induk untuk para pegawai terdiri dari
gaji pokok tambahan tunjangan-tunjangan dan dikurangkan
potongan-potongan.
Data gaji induk pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
41
internal. Adapun tahapan yang dilakukan oleh bagian keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam proses gaji induk pegawai
adalah sebagai berikut :
1. Input data, proses pembuatan data merupakan proses pembuatan data
pokok yang diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang
dilakukan dalam sistem. Adapun data pokok ynag dibuat untuk gaji
induk pegawai meliputi gaji pokok, tunjangan-tunjangan tetap dan
potongan-potongan.
2. Metode perhitungan gaji dan upah, pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan upah yang dibayarkan
kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan yaitu :
a. pegawai staff adalah pegawai yang mempunyai keahlian, dinilai
dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau pengalaman kerja;
b. pegawai non staff adalah pegawai yang dibayarkan gaji dan upah
kepada pegawai non staff jumlahnya tidak sama, karena pegawai
non staff digolongkan karyawan bulanan dan karyawan harian
tetap.
3. Output yang dihasilkan dari proses penyusunan data informasi yang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan data dan hasil penelitian yang dilakukan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut :
1. Informasi gaji induk untuk para pegawai yang disajikan oleh bagian
keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah relevan
yaitu telah sesuai dengan kebutuhan para pengguna internal yang
berupa data mengenai gaji pokok, tunjangan-tunjangan dan
potongan-potongan yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berupa laporan gaji induk untuk para pegawai sudah andal yaitu sudah
bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan
laporan gaji induk untuk para pegawai, laporan tersebut dikoreksi
kembali oleh pihak Pembantu Dekan II. Artinya informasi yang
disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi,
menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral
dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup
semua hal yang material.
3. Informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
43
berupa gaji pokok yang ditambah tunjangan-tunjangan dan
dikurangkan potongan-potongan.
4. Informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor Universitas
Sumatera Utara.
5. Informasi yang berupa lampiran gaji induk untuk para pegawai di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mudah dipahami bagi
kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan
(pengelola informasi) dan auditor independen.
6. Informasi yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat diverifikasi.
Laporan gaji induk para pegawai telah diaudit oleh auditor independen
dan hasil audit dinyatakan informasi keuangan tersusun dari hasil
yang direncanakan dan diharapkan.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mengemukakan beberapa
saran-saran kepada pihak manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
1. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
mengembangkan tahapan sistem informasi dengan proses integrated.
2. Sebaiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan
otonomi pengelolaan informasi di masing-masing departemen agar
3. Sebaiknya informasi dalam data gaji induk para pegawai di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat digunakan oleh pihak
eksternal. Sehingga dapat menciptakan transparansi informasi di
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George. H, and William, S. H. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1. Jakarta. Penerbit Salemba Empat
Malthis, Robert L, John H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2010. Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.
Niswonger, Warren, at al 1999. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19. Penerbit : Erlangga, Jakarta
Romney, M. B, and Paul James. S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Jilid I, Edisi Kesembilan. Terjemahan oleh Deny Arnos Kwary, dan Dewi Fitriasari. Penerbit : Salemba empat, Jakarta.
