BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi berasal dari 3 kata, yaitu: Sistem,
Informasi, dan Akuntansi. Istilah sistem bukanlah istilah yang baru dikenal.
Kata ini banyak sekali digunakan dalam kehidupan sehari-hari, baik dalam
bahasa tidak resmi (informal) maupun dalam bahasa resmi (formal) seperti forum diskusi ataupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak
hal dan pada banyak bidang pula sehingga maknanya menjadi beragam
tergantung dari sisi menilainya. Dalam kehidupan sehari-hari, istilah sistem
sering disamaartikan dengan cara atau metode. Tetapi pengertian dari
‘sistem’ yang sebenarnya tidaklah sesederhana itu.
Istilah sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu systēma dan bahasa Yunani, yaitu sustēma, yang berarti penempatan atau mengatur. Dalam sebuah pendapat dikatakan bahwa sistem adalah sesuatu yang memiliki
bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output (Widjajanto, 2008). Sedangkan pengertian sistem yang lain adalah rangkaian dari dua atau lebih
komponen - komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan (Romney dan Steinbart, 2006). Dari defenisi di atas
terlihat bahwa suatu sistem terdiri dari banyak bagian atau komponen yang
Menurut O’brien (2006:5), “Sistem informasi adalah kombinasi
teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi
dalam sebuah organisasi.” Akuntansi sebagai suatu sistem informasi
berfungsi untuk mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengkomunikasikan
informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam pengambil
keputusan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem akuntansi lebih
dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Akuntansi dapat juga
didefenisikan sebagai proses pengindentifikasian, mengukur dan
melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan
keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi
tersebut.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:1), “Sistem informasi akuntansi
(SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang
diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.
Romney dan Steinbart (2004:3) membagi SIA menjadi lima
komponen:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen tersebut secara bersama-sama sangat diperlukan
untuk mendukung terciptanya suatu sistem informasi akuntansi yang
memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas
tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut
agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang
berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal – hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan,
dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset - aset
organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data
2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Siklus Penggajian 2.2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Penarikan Calon Pegawai (Recruitment)
Rekrutment atau penarikan calon pegawai merupakan
serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana, guna
memperoleh calon – calon pegawai yang memenuhi syarat – syarat
yang dituntut oleh suatu jabatan tertentu, yang dibutuhkan oleh suatu
organisasi (Sirait, 2006:57).
Pada prinsipnya yang disebut dengan rekrutment adalah proses
mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi
pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Selanjutnya rekrutment
juga dapat didefenisikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan
memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan
pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang
diidentifikasikan dalam perencanaan kepegawaian.
Keberhasilan proses rekrutment dapat mempengaruhi
kelancaran dan keberhasilan fungsi – fungsi dan aktivitas
manajemen SDM lain yang dilakukan setelah proses rekrutment
selesai dilakukan. Adapun fungsi – fungsi tersebut adalah meliputi
fungsi penempatan, fungsi pengembangan, fungsi kontrol dan
adaptasi. Sedangkan aktivitas – aktivitas yang mengikuti rekrutment
Diselenggarakannya rekrutment adalah untuk mendapatkan
persediaan sebanyak mungkin calon – calon pelamar sehingga
organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk
melakukan pilihan terhadap calon pegawai yang dianggap memenuhi
standard kualifikasi organisasi.
Tujuan seleksi tidak lain untuk mendapatkan tenaga kerja yang
paling tepat untuk memangku jabatan tertentu. Proses seleksi
dimulai setelah kumpulan para pelamar yang memenuhi syarat, yang
melalui serangkaian langkah kegiatan untuk memutuskan apakah
pelamar diterima atau tidak.
Menurut Panggabean (2002:33), tujuan dari proses seleksi
adalah untuk memilih orang yang cocok dengan pekerjaan dan
perusahaan. Pada dasarnya seleksi dilakukan untuk memberikan
masukan bagi perusahaan dalam rangka mendapatkan karyawan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ada beberapa alasan yang
mendorong suatu organisasi melakukan rekrutment pegawai, yaitu
(Sulistiyani & Rosidah, 2003:134):
a. Berdirinya organisasi baru
b. Adanya perluasan kegiatan organisasi
c. Terciptanya pegawai – pegawai dan kegiatan – kegiatan baru
d. Adanya pegawai yang pindah ke organisasi lainnya
e. Adanya pegawai yang berhenti, baik dengan hormat maupun
f. Adanya pegawai yang berhenti karena memasuki usia pensiun
g. Adanya pegawai yang meninggal dunia
Prosedur seleksi dibuat dan disesuaikan untuk memenuhi
kebutuhan – kebutuhan kepegawaian suatu organisasi. Kecermatan
seleksi tergantung beberapa faktor, diantaranya pengaruh faktor nilai
sangat kuat terutama dalam organisasi publik. Organisasi melakukan
keputusan – keputusan seleksi dan diantaranya melakukan secara
informal. Proses seleksi terdiri atas urutan – urutan prosedur yang
meliputi beberapa tahap. Setiap langkah dalam proses biasanya
diperlukan sebagai rintangan yang secara sistematis menyisihkan
jumlah pegawai yang maju ke langkah berikutnya. Agar tetap
bertahan dalam setiap proses dan ditempatkan pada pegawai,
seorang pelamar harus berhasil melewati rintangan tersebut. Setiap
langkah dalam proses seleksi haruslah dirancang untuk memperoleh
informasi khusus yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan
pengangkatan.
Menurut Sirait (2006:56), aspek – aspek yang ada dalam
sistem rekrutment, yaitu:
a. Proses seleksi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan/organisasi untuk dapat mengambil keputusan
tentang siapa – siapa dari calon pegawai yang paling tepat
siapa – siapa yang seharusnya ditolak untuk diterima menjadi
pegawai.
b. Penempatan adalah suatu pengaturan awal atau pengaturan
kembali dari seseorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan
baru ataupun jabatan yang berlainan. Bagi pegawai baru,
penempatan artinya pengaturan awal pada suatu jabatan bagi
pegawai yang baru bekerja. Penempatan tenaga kerja menurut
Sastrohadiwiryo (2002:162), adalah proses pemberian tugas dan
pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus seleksi untuk
dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang telah ditetapkan, serta
mampu mempertanggungjawabkan segala resiko dan
kemungkinan – kemungkinan yang terjadi atas tugas dan
pekerjaan, wewenang serta tanggungjawab.
c. Orientasi/sosialisasi adalah penyesuai diri, baik dalam aspek
psikis dan jasmani, psikologis, peranan (berhubungan dengan
pekerjaan yang harus dilakukan). Bagi tenaga kerja baru yang
telah memperoleh surat penempatan tugas, orientasi merupakan
proses untuk mengetahui dan mengenal tempat kerjanya dalam
totalitas hubungan pekerjaan. Oleh karena itu, orientasi terhadap
tenaga kerja baru merupakan kegiatan penting dan harus
Menurut Sastrohadiwiryo (2002:155) tahapan yang harus
ditempuh dalam melakukan seleksi tenaga kerja meliputi :
a. Seleksi Persyaratan
Seleksi administratif merupakan pemeriksaan persyaratan
administrasi yang harus dipenuhi para pelamar untuk
mengetahui lengkap tidaknya persyaratan tersebut. Seleksi
administratif meliputi pengisian formulir yang disediakan
perusahaan, persyaratan sebagai lampiran surat lamaran.
Formulir tersebut biasanya menurut keterangan dan data pribadi
mengenai hal – hal sebagai berikut :
1) Mengenai pribadi, nama lengkap, tempat tinggal, dan
nomor telepon/HP
2) Keterangan perorangan, umur, status perkawinan, jumlah
saudara, dan alamat orang tua
3) Keterangan fisik, tinggi badan, berat badan, dan kesehatan
4) Pendidikan, SMU, Diploma, Sarjana, Pascasarjana, dan
sebagainya
5) Pengalaman kerja, dimana pernah bekerja, berapa lama,
bagian apa, mengapa berhenti, dan sebagainya
Biasanya syarat yang harus dipenuhi para pelamar yang
merupakan lampiran surat lamaran, antara lain :
1) Fotokopi ijazah serta sertifikat pelatihan/ kursus yang telah
dimiliki
2) Daftar riwayat hidup atau Curiculum vitae
3) Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian
4) Surat keterangan sehat dari dokter
5) Pas foto sesuai dengan permintaan
6) Surat keterangan pengalaman kerja
b. Wawancara penyaringan awal
Membuat penilaian secara cepat terhadap kelayakan pelamar,
misalnya mengemukakan pertanyaan tentang pengalaman, gaji
yang diharapkan, kesediaan untuk dipindahkan atau sebagainya.
c. Seleksi psikologi/testing
Seleksi psikologi dapat digolongkan menjadi 5 macam, yaitu :
1) Tes Hasil Kerja, untuk mengetahui tingkat kemampuan
bekerja yang dimiliki para pelamar, serta prediksi terhadap
kecakapan mengerjakan suatu jenis pekerjaan setelah
diberikan orientasi, pendidikan dan pelatihan
2) Tes Bakat/Pembawaan, untuk memprediksi kecakapan
belajar para pelamar dikemudian hari, bukan kecakapannya
untuk mengerjakan tugas pekerjaan yang sekarang.
4) Tes minat, untuk mengetahui luasnya minat para pelamar
5) Tes kepribadian, untuk mengukur atau menilai sifat
kepribadian yang dimiliki para pelamar
d. Penyelidikan latar belakang
Bertujuan untuk menelusuri kebenaran resume pelamar atau
formulir pelamar, dengan menghubungi mantan penyelia
pelamar (dengan ijin) dan mengkonfirmasikan informasi
pelamar.
e. Wawancara untuk seleksi mendalam
Mengetahui lebih banyak lagi tentang pelamar sebagai individu
f. Pemeriksaan fisik/kesehatan
Bertujuan untuk memastikan yang efektif oleh pelamar,
melindungi karyawan lain dari penyakit menular, menyusun
catatan kesehatan pelamar, melindungi perusahaan terhadap
tuntutan kompensasi karyawan yang berlebihan
g. Penawaran pegawai atau keputusan pengangkatan
Mengisi lowongan pegawai atau jabatan dengan menawarkan
gaji beserta tunjangan.
Menurut Manullang & Manullang (2001:101) ada beberapa
kualifikasi yang menjadi dasar dalam seleksi adalah sebagai berikut:
a. Keahlian
b. Pengalaman
d. Jenis kelamin
e. Pendidikan
f. Keadaan fisik
g. Tampang
h. Bakat
i. Temperamen
Menurut Sunarto (2005:109) tahapan rekrutmen adalah sebagai
berikut :
a. Menentukan kebutuhan yaitu spesifikasi orang seperti apakah
yang diinginkan untuk melakukan pekerjaan khusus atau
melaksanakan sebuah peran
b. Menetapkan atau mengkonfirmasikan persyaratan hubungan
kerja, yakni gaji, tunjangan, jam kerja, dan lain – lain.
c. Menarik calon karyawan, yaitu menyisihkan dan memproses
lamaran, menguji calon dengan wawancara dan ujian – ujian
menawarkan pekerjaan, memeriksa referensi dan
mempersiapkan kontrak kerja.
2. Pelatihan (Training)
Mathis (2002:5) menyebutkan bahwa pelatihan adalah suatu
proses dimana orang – orang mencapai kemampuan tertentu untuk
membantu mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Nitisemito
organisasi yang bermaksud untuk dapat memperbaiki dan
mengembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan
dari karyawannya, sesuai dengan keinginan dari organisasi yang
bersangkutan. Selanjutnya Rivai (2004:226) menyebutkan bahwa
pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar
untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem
pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode
yang lebih mengutamakan pada praktek dari pada teori.
Berdasarkan pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan
bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan
keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam upaya mencapai
tujuan organisasi. Pelatihan merupakan wahana untuk membangun
sumberdaya manusia agar dapat membantu karyawan untuk
mengerjakan tugasnya yang ada sekarang dengan lebih baik serta
pembinaan karir karyawan dan membantu mengembangkan
karyawan untuk mampu mengemban tanggungjawab di masa
mendatang.
Karyawan sebagai salah satu unsur organisasi, memegang
peranan penting dalam usaha mencapai tujuan. Kedudukan manusia
dalam organisasi tidak dapat disamakan dengan unsur – unsur lain,
karena karyawan sebagai sumberdaya manusia yang paling dinamis,
benar – benar mampu mengelola karyawan dengan baik dan harus
dilakukan pembinaan sebaik mungkin seperti pelatihan.
Pelatihan karyawan ini pada dasarnya dimulai dari seseorang
diangkat menjadi karyawan karena semenjak saat itu ia berkewajiban
menjalankan segala aturan yang telah ditetapkan organisasi. Oleh
sebab itu pelatihan sangat penting bagi karyawan baru maupun
karyawan yang sudah lama. Lebih lanjut Rivai (2004:226)
menyebutkan bahwa pelatihan dapat dilihat dari beberapa konsep
sebagai berikut :
a. Pelatihan adalah proses secara sistematis mengubah tingkah laku
karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Pelatihan berkaitan
dengan keahlian dan kemampuan karyawan untuk melaksanakan
pekerjaan saat ini. Pelatihan memiliki orientasi saat ini dan
membantu karyawan untuk mencapai keahlian dan kemampuan
tertentu agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya.
b. Program pelatihan secara formal adalah usaha pemberi kerja
untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk
memperoleh pekerjaan atau bidang tugas yang sesuai dengan
kemampuan, sikap dan pengetahuannya.
c. Pelatihan sebagai salah satu bentuk edukasi dengan prinsip –
prinsip pembelajaran dengan menerapkan langkah – langkah
1) Pihak yang diberikan pelatihan (trainee) harus dapat dimotivasi untuk belajar
2) Trainee harus mempunyai kemampuan untuk belajar 3) Proses pembelajaran harus dapat dipaksakan
4) Pelatihan harus menyediakan bahan – bahan yang dapat
dipraktekkan atau diterapkan
5) Bahan – bahan yang dipresentasikan harus memiliki arti
yang lengkap dan memenuhi kebutuhan
6) Materi yang diajarkan harus memiliki arti yang lengkap dan
memenuhi kebutuhan
Berdasarkan uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan
bahwa pelatihan adalah proses pengembangan karyawan dengan
proses secara sistematis, merupakan kegiatan formal dan bentuk
edukasi yang menambah keahlian dan kemampuan yang selanjutnya
akan menjadi asset yang berharga bagi organisasi.
Pada dasarnya setiap kegiatan yang terarah tentu harus
mempunyai tujuan yang jelas, memuat hasil yang ingin dicapai
dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Demikian pula pelatihan
hasil yang ingin dicapai dirumuskan dengan jelas agar langkah –
langkah persiapan dan pelaksanaan pelatihan dapat diarahkan untuk
mencapai sasaran yang ditentukan. Karena tujuan pelatihan yang
dapat dirumuskan dengan jelas akan dijadikan sebagai acuan penting
diperlukan. Adapun tujuan pelatihan sebagaimana dikemukakan
Rivai (2004:229) adalah sebagai :
a. Untuk meningkatkan kuantitas output
b. Untuk meningkatkan kualitas output
c. Untuk menurunkan biaya limbah dan perawatan
d. Untuk menurunkan jumlah dan biaya terjadinya kecelakaan
e. Untuk menurunkan turnover, ketidakhadiran kerja serta
meningkatkan kepuasan kerja
f. Untuk mencegah timbulnya antipati karyawan
Berdasarkan tujuan di atas maka jelaslah bahwa pelatihan pada
dasarnya dilakukan untuk menghasilkan perubahan di lingkungan
organisasi dan perubahan tingkah laku dari orang – orang yang
mengikuti pelatihan. Perubahan tingkah laku yang dimaksud adalah
bertambahnya pengetahuan, keahlian dan keterampilan, sikap dan
perilaku. Oleh sebab itu sasaran pelatihan dapat dikategorikan ke
dalam beberapa tipe tingkah laku yang diinginkan antara lain :
a. Kategori psikomotorik
Meliputi pengontrolan otot – otot sehingga dapat melakukan
gerakan – gerakan yang tepat. Sasarannya adalah agar orang
b. Kategori afektif
Meliputi perasaan, nilai dan sikap. Sasaran pelatihan dalam
kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai sikap
tertentu
c. Kategori Kognitif
Meliputi intelektual seperti mengingat, memahami, dan
menganalisa. Sasaran pelatihan pada kategori ini adalah untuk
membuat orang mempunyai pengetahuan dan keterampilan
berfikir.
3. Penugasan (Penempatan)
Menurut Rivai (2004:211) penempatan adalah penugasan atau
penugasan kembali seseorang karyawan kepada pekerjaan barunya.
Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini,
biasanya supervisor seorang karyawan dengan berkonsultasi
menentukan penempatan karyawan dimasa yang akan datang.
Menurut Siswanto (2002:162) penempatan adalah proses
pemberian tugas dan pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus
seleksi untuk dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang telah
ditetapkan, serta mampu mempertanggung jawabkan segala resiko
dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi atas tugas dan
pekerjaan, wewenang serta tanggung jawab. Menurut Hasibuan
menduduku jabatan, menyelenggarakan fungsi, dan menjalankan
aktivitas tertentu. Menurut Manullang dan Manulang (2001:156)
penempatan adalah tindak lanjut dari seleksi dan menempatkan calon
karyawan yang diterima pada jabatan atau pekerjaan yang
membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan tugas atau
wewenang pada orang tersebut. Penempatan adalah pencocokan
seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya, berdasarkan pada
kebutuhan jabatan, pengetahuan, kemampuan dan kepribadian
karyawan tersebut.
Dari defenisi diatas tentang penempatan, penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa penempatan merupakan pemberian tugas baru
kepada karyawan baik karyawan lama maupun karyawan baru yang
telah lulus seleksi untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan baik,
dan mampu untuk mempertanggung jawabkan segala resiko yang
timbul nantinya.
Terdapat tiga jenis penting dari penempatan yaitu :
a. Promosi
Promosi terjadi apabila seseorang karyawan dipindahkan dari
satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam
pembayaran, tanggung jawab dan level. Organisasi pada
umumnya menggunakan dua kriteria utama dalam
mempertimbangkan seseorang untuk dipromosikan, yaitu
b. Tranfer dan Demosi
Transfer dan demosi adalah dua kegiatan utama penempatan
karyawan lainnya yang ada diperusahaan. Transfer terjadi kalau
seorang karyawan dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang
tugas lainnya yang tingkatnya hampir sama baik tingkat gaji,
tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Demosi terjadi
kalau seorang karyawan dipindah dari satu posisi ke posisi lain
yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung
jawab, maupun tingkat struktualnya.
c. Job-Posting Program
Job-Posting Program memberikan informasi kepada karyawan
tentang pembukaan lowongan kerja dan persyaratan. Tujuan
program job Posting ini adalah untuk memberikan dorongan
bagi karyawan yang mencari promosi dan transfer serta
membantu departemen SDM dalam mengisi jabatan internal.
4. Kompensasi
Bagi karyawan, kompensasi merupakan pendapatan dan
merupakan jaminan bagi kelangsungan hidup karyawan tersebut
beserta keluarganya. Oleh sebab itu, karyawan sangat
berkepentingan terhadap besarnya kompensasi yang diterima sebagai
Kompensasi karyawan mempengaruhi produktivitas dan
tendensi mereka untuk tetap bersama perusahaan atau mencari
pekerjaan lainnya. Kompensasi yang diberikan kepada karyawan
sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Tingkat besar
kecilnya kompensasi karyawan sangat berkaitan dengan tingkat
pendidikan, tingkat jabatan, dan masa kerja pegawai.
Kompensasi merupakan pengeluaran dan biaya bagi
perusahaan. Perusahaan mengharapkan agar kompensasi yang
dibayarkan memperoleh imbalan prestasi kerja yang lebih besar dari
besar karyawan. Jadi, nilai prestasi kerja karyawan harus lebih besar
dari kompensasi yang dibayar perusahaan, supaya perusahaan
mendapatkan laba dan kontinuitas perusahaan terjamin. Kinerja
(prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang
dicapai seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Menurut Hasibuan (2004:118) “Kompensasi adalah semua
pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak
langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas yang
diberikan kepada perusahaan”. Sedangkan menurut Handoko
(2004:153) “Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima oleh
pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka”. Dari beberapa
pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kompensasi yang
akan memotivasi untuk berprestasi kerja. Untuk itu karyawan
dituntut agar meningkatkan prestasi kerja guna memenuhi kebutuhan
hidupnya yang layak dan tercapainya tujuan perusahaan secara
efektivitas dan efisien. Kompensasi berkenaan tidak hanya pada
tujuan–tujuan dan imbalan intrisik organisasi, seperti pengakuan,
kesempatan dan promosi.
Kompensasi yang diberikan kepada karyawan sebagai balas
jasa atas pengorbanan yang telah disumbangkan karyawan kepada
perusahaan pada dasarnya dibentuk oleh berbagai
komponen-komponen. Secara garis besar komponen-komponen kompensasi
dibuat atas dasar kepentingan karyawan sebagai penerima dan
perusahaan sebagai pemberi. Menurut Rivai (2004:360)
komponen-komponen kompensasi tersebut meliputi :
a. Gaji pokok
Dalam perkembangan sistem penggajian, komponen gaji
semakin beragam baik fungsi maupun peristilahannya, hal ini
menyebabkan gaji pokok seolah tenggelam dan
perbandingannya dengan komponen-komponen kompensasi
yang lain semakin kecil. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh perusahaan di dalam gaji pokok :
1) Gaji pokok bagaimanapun tetap merupakan wujud yang
paling nyata mewakili arti dari kerja (fungsi) yang dijalani
pekerja melihat harga dari pekerjaannya, dan melalui itulah
pekerja menggantungkan kepentingannnya.
2) Gaji pokok harus menjadi komponen yang mewadahi
upah/gaji minimum. Sehingga jaring pengaman tersebut
mendapat tempatnnya, tempat yang memenuhi fitrah
upah/gaji minimum.
3) Diantara keseluruhan imbalan, penggajian perlu adanya
komponen gaji yang terjamin kepastiannya. Pada gaji
pokoklah keperluan tersebut diletakkan, baik kepastian
terhadap situasi perusahaan maupun kondisi sekitar diri
pekerja.
b. Jaminan sosial
Komponen kompensasi yang satu ini banyak aspek dan fungsi,
yaitu menjaga kemungkinan hilangnya pendapatan karyawan
(sebagian/seluruhnya) dikarenakan hilang atau menurunnya
daya kerja, hilangnya sumber nafkah, maupun dikarenakan
bertambahnya kebutuhan dari biasanya, misalnya karyawan
mendapat kecelakaan dan sebagainya. Jaminan sosial terbagi
atas beberapa komponen-komponen antara lain: tunjangan sakit,
santunan cacat, santunan hari tua, pesangon, uang jasa dan ganti
c. Kesejahteraan karyawan
Tidak jauh berbeda dengan jaminan sosial, tunjangan
kesejahteraan merupakan tanggung jawab sosial pihak
perusahaan. Tunjangan ini bertujuan untuk memenuhi dan
meningkatkan kesejahteraan karyawan beserta keluarganya.
d. Bagi keuntungan dan bonus
Keberhasilan dari perusahaan tentunya tidak terlepas dari andil
karyawan dan sudah sewajarnya karyawan ikut menikmati
keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan.
e. Insentif
Jika upah adalah kompensasi dari pihak perusahaan terhadap
hasil kerja atau janji kerja yang diberikan kepada karyawan,
maka insentif dapat disebut sebagai pemberian dari perusahaan
dengan harapan akan diimbangi dengan prestasi kerja dari
karyawan. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem insentiflah yang
menunjukkan hubungan yang paling jelas antara produktifitas
kerja.
f. Pemberian saham
Jika pembagian keuntungan untuk menumbuhkan rasa memiliki
berdasarkan hak karyawan atas kemajuan perusahaan serta
perwujudan semangat kekeluargaan dan gotong royong, maka
sebagai pemilik sebagian modal, namun fungsinya sama dengan
pembagian keuntungan.
g. Upah lembur
Upah lembur adalah komponen upah yang dibayarkan atas kerja
yang dijalankan diluar jam kerja, misalnya pada hari libur atau
pada saat istirahat. Harga dari setiap satuan waktu (jam/hari)
sepantasnya dibayar lebih dari upah biasa.
5. Evaluasi Kinerja
Kinerja dalam sebuah organisasi merupakan salah satu unsur
yang tidak dapat dipisahkan dalam suatu lembaga organisasi, baik
itu lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta. Kinerja berasal
dari kata Job Performance atau Actual Performance yang merupakan prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai
seseorang.
Senada dengan pendapat tersebut, Fustino Cardosa Gomes
dalam Mangkunegara, (2009:9) mengungkapkan bahwa kinerja
karyawan sebagai “Ungkapan seperti output, efisien serta efektivitas
sering dihubungkan dengan produktifitas”. Pendapat tersebut
menyatakan bahwa kinerja suatu pegawai tidak lepas dari hasil yang
dicapai, serta efektif dalam meningkatkan produktivitas. Sedang
menurut Mangkunegara, (2009:9), kinerja adalah “hasil kerja secara
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya”.
Pengertian tersebutdapat disimpulkan bahwa kinerja sumber
daya manusia adalah prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai SDM persatuan periode
waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja adalah hasil atau tingkat
keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di
dalam melaksanakan tugas.
Kinerja pegawai terbentuk setelah merasa mendapatkan
kepuasan atas kerjanya, karena apabila kebutuhannya terpenuhi
maka kepuasan kerja akan tercapai begitu sebaliknya apabila
kebutuhannya tidak terpenuhi maka kepuasan kerjapun tidak akan
tercapai. Apabila kepuasan kerja tidak tercapai, maka dari itu akan
sulit terbentuk suatu prestasi kinerja. Penilaian harus berakar pada
realitas kinerja karyawan. Penilaian bersifat nyata, bukan abstrak
dan memungkinkan pemimpin dan karyawan untuk mengambil
pendangan yang positif tentang bagaimana kinerja bisa menjadi
lebih baik di masa depan dan bagaimana masalah-masalah yang
timbul dalam memenuhi standar dan sasaran kinerja dapat
dipecahkan.
Evaluasi kinerja atau penilaian kinerja yang dikemukakan oleh
prestasi kerja (performance appraisal) adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seseorang karyawan
melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya”. Berdasarkan pendapat tersebut, penilaian prestasi kerja
adalah suatu proses dimana seorang pemimpin mempunyai
wewenang dalam menentukan para karyawan apakah karyawan
tersebut melakukan tugas dan pekerjaannya sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Evaluasi kinerja adalah dasar bagi penilaian dalam memenuhi
standar dan sasaran yaitu bagaimana kinerja pegawai dapat
memecahkan masalah yang dihadapi dalam mencapai sasaran.
Sasaran dari evaluasi kinerja menurut Dharma (2009:125) terdiri
dari motivasi, pengembangan dan komunikasi.
Kinerja tidak lepas dari apa yang dinamakan dengan evaluasi
kinerja yang merupakan penilaian atas hasil kerja karyawan serta
tujuan evaluasi kinerja. Tujuan evaluasi kinerja bertujuan untuk
memperbaiki atau meningkatkan kinerja organisasi melalui
peningkatan kinerja dari Sumber Daya Manusia organisasi.
Evaluasi kinerja merupakan sistem formal yang digunakan
untuk mengevaluasi kinerja pegawai secara periodik yang ditentukan
oleh organisasi. Evaluasi kinerja mempunyai tujuan antara lain
a. Pengembangan, dapat digunakanuntuk menentukan pegawai
yang perlu ditraining dan membantu evaluasi hasil training. Dan
juga dapat membantu pelaksanaan Conseling antara atasan dan
bawahan sehingga dapat dicapai usaha dalam memecahkan
masalah yang akan dihadapi pegawai.
b. Pemberian Reward, digunakan untuk proses penentuan kenaikan
gaji, intensif dan promosi
c. Motivasi, digunakan untuk memotivasi pegawai,
mengembangkan inisiatif, rasa tanggungjawab sehingga mereka
terdorong untuk meningkatkan kinerjanya.
d. Perencanaan SDM, dapat bermanfaat bagi pengembangan
keahlian dan keterampilan serta perencanaan SDM
e. Kompensasi, memberikan informasi yang digunakan untuk
menentukan apa yang harus diberikan kepada pegawai yang
berkinerja tinggi atau rendah serta bagaimana pemberian
kompensasi yang adil.
f. Komunikasi merupakan dasar untuk komunikasi yang
berkelanjutan antara atasan dan bawahan menyangkut kinerja
pegawai
Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan memperhatikan
tujuan dari evaluasi kinerja diharapkan dapat dihasilkan suatu hasil
yang jelas. Sehingga aparatur pemerintahan dapat bekerja lebih
efektif serta efisien setelah adanya penilaian kinerja karyawan.
6. Pemberhentian
Pemberhentian atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
memiliki berbagai pengertian. Menurut Panggabean (2002:47)
pemutusan hubungan kerja merupakan pengakhiran hubungan kerja
antara pekerja dengan pengusaha yang dapat disebabkan oleh
berbagai macam alasan, sehingga berakhir pula hak dan kewajiban
diantara mereka. Menurut Siagian (2002:65) pemutusan hubungan
kerja adalah ketika ikatan formal antara organisasi selaku pemakai
tenaga kerja dan karyawan terputus. Sedangkan menurut Undang –
Undang RI No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan Pasal 1
ayat 25, menyatakan pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran
hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan
beakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja atau buruh dan
pengusaha.
Fungsi dilakukannya pemutusan hubungan kerja adalah
sebagai berikut (Rahan pad
a. Mengurangi biaya tenaga kerja
b. Mengganti kinerja yang buruk
d. Menciptakan kesempatan untuk level posisi bagi yang baru
masuk
Tujuan pemutusan hubungan kerja memiliki kaitan yang erat
dengan alasan pemutusan hubungan kerja itu sendiri. Namun tujuan
lebih menitikberatkan pada jalannya perusahaan. Pengurangan
pekerja dapat diakibatkan karena faktor dari luar seperti kesulitan
penjualan dan mendapatkan kredit, tidak adanya pesanan, tidak
adnya bahan baku produktif, menurunnya permintaan, kekurangan
bahan bakar atau listrik, kebijaksanaan pemerintah dan
meningkatnya persaingan.
2.2.2. Siklus Penggajian
Gaji merupakan bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang
diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan. Tenaga
kerja atau karyawan yang dimaksud adalah individu-individu yang
bekerja, menjual tenaganya (fisik dan pikiran), kepada suatu entitas
atau perusahaan sebagai bentuk kontribusi dalam mencapai tujuan
perusahaan. Gaji diberikan sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang
telah dilakukan dan harus sesuai pula dengan dengan
peraturan/kebijakan perusahaan dan perjanjian yang telah disepakati
sebelumnya jika ada.
Ruky (2006:7) mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut:
satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji
menggambarkan pembayaran kerja untuk satuan waktu lebih
panjang biasanya sebulan. Upah dibayarkan kepada pekerja yang
terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung
(direct labor), maupun tidak langsung (indirect labor), sebaliknya pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori biaya tetap
(fixed cost) atau overhead cost.
Istilah penggajian (payroll) kurang lebih dapat diartikan sebagai suatu cara dan proses pengalokasian sejumlah nominal uang
yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka
berikan selama suatu periode tertentu kepada perusahaan atau
lembaga tempat mereka.
1. Pemutakhiran Masterfile Payroll
Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai
jenis perubahan penggajian. Mempekerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji atau perubahan dalam
pengurangan diskresi. Perubahan – perubahan pada file induk
Gambar 2.1
Pemutakhiran Masterfile Payroll
Departemen manajemen Sumber Daya Manusia memberikan
informasi pemutakhiran masterfile payroll ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, namun departemen Sumber
Daya Manusia memiliki akses on – lone untuk membuat suatu
perubahan – perubahan pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit
yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji
kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua
transaksi perubahan penggajian. Berikut ini adalah gambar yang
dapat memperlihatkan akses yang dapat dilakukan oleh departemen
Gambar 2.2
Bagan Alir Manajemen SDM/Penggajian
Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua
perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan
tetapi, catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan
langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun,
membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja
2. Pemutakhiran Pajak dan Potongan Pajak
Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDM/Penggajian
adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak
lainnya, seperti yang tampak pada gambar 2.1 lingkaran 2.0. Bagian
penggajian membuat perubahan – perubahan ini, tetapi perubahan
jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian
menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan
asuransi.
3. Validasi Data Kehadiran
Langkah ketika dalam siklus penggajian adalah memvalidiasi
setiap data waktu dan kehadiran pegawai (Gambar 2.1, lingkaran
3.0). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada
status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per
jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat
waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran
kerja.
Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang
digunakan selama suatu periode pembayaran. Seperti yang
diperlihatkan pada gambar 2.2, semakin banyak pengguna mesin
pencatat waktu elektronik untuk menggantikan kartu waktu dari
mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara departemen, pusat biaya
dan pekerjaan produksi.
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan
antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan
siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk
menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain
secara baik dengan tujuan yang realistis dan dapat dicapai agar dapat
secara objektif diukur. Penting untuk diingat bahwa tujuan tersebut
harus sejalan dengan tujuan perusahaan danbahwa para manajer
mengawasi tujuan tersebut untuk memastikan bahwa tujuan tersebut
masih sesuai. Skema pembayaran insentif yang didesain secara
kurang baik dapat menghasilkan perilaku yang tidak diinginkan.
Gambar 2.2 menunjukkan bagaimana pemrosesan penggajian
dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu
dan kehadiran pegawai secara elektronik sebagai ganti dokumen
kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang
berhubungan dengan pencatatan, verifikasi dan akhirnya
memasukkan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual.
Contohnya, pembaca kartu dapta digunakan untuk mengumpulkan
data waktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut
kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan
elektronik dapat mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung
ke program pemrosesan penggajian.
4. Mempersiapkan Penggajian
Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah
mempersiapkan penggajian (lihat lingkaran 4.0 pada gambar 2.1).
departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data
mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya
akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji dapat
dilihat pada file induk penggajian.
Gambar 2.2 menunjukkan langkah – langkah dalam
memproses penggajian. Pertama file transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama
dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi
tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi
penggajian setiap divisi harus digabungkan.
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk
membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk
penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor
akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam
yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian
tambahan untuk lembur, atau bonus akan ditambahkan. Bagi para
pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari
Contohnya para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan
menerima satu per duabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode
pembayaran.
Selanjutnya semua potongan penggajian dijumdlah dan
totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih.
Potongan gaji berada dalam dua kategori umum. Potongan untuk
pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potingan untuk pajak
penghasilan mencakup pajak daerah serta pajak jaminan social.
Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pension, premi
asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat, iuran serikat pekerja dan
kontribusi untuk berbagai amal.
Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai
untuk file induk penggajian akan diperbaharui. Memelihara catatan
pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk
dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan social dan
potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui
kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi
ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk
pajak dan potongan lainnya., dikirim ke lembaga pemerintahan, dan
organisasi lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam
Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap
pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom.
Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah. Yang
mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar
penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke
rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga
umumnya melampirkan slip gajij, yang mencantumkan jumlah gaji
kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total
hingga tahun ini, untuk setiap kategori.
Ketika setiap transaksi diproses, system tersebut juga
mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun buku besar terkait
dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. System
tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga
semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini,
bersama dengan jumlah total untuk kolom slip gaji, merupakan dasar
untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam buku besar
setelah semua cek gaji dicetak.
5. Pembayaran Gaji
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya
atas cek gaji ke pegawai (lihat lingkaran 5.0 pada gambar 4.1).
sebagian besar pegawaia dibayar dengan menggunakan cek atau
mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini
memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang
dibayar.
Gambar 2.2 menunjukkan bahwa begitu cek dibuat, daftar
penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan
disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan
transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening
bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari
rekening bank regular perusahaan. Sebagai gantinya, untuk tujuan
pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus
digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan
dalam rekening penggajian yang terpisah.
Voucher pengeluaran dan dafar penggajian kemudian dikirim
ke kasir. Dan kasir akan meninjau dafar penggajian dan voucher
pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah
cek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian
perusahaan.kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan
menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi
penggajian dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnya.
Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali cek gaji yang tidak
diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah
tidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk
diselidiki lebih jauh.
Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian
penggajian, tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file
berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu
kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian
akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku
besar.
6. Menghitung Benefit dan Pajak
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan
kompensasi pegawai secara langsung (lihat lingkaran 6.0 pada
gambar 2.1). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan
social, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji
pegawai. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau
menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan,
cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga
menawarkan pada para pegawai untuk rencana kompensasi fleksibel,
yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum
asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pension, ditambah dengan
kredit kompensasi tamabahan yang dapat digunakan untuk
mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.
kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu
pilihan.
Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini
meningkatkan permintaan atas system manajemen SDM/penggajian
perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar
dengan ribuan pegawai dapat menghabiskan banyak waktu hanya
untuk menjawab pertanyaan tentang rencana – rencana perusahaan.
Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan
investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi
permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan
biaya, dengan cara memberikan akses ke informasi
penggajian/manajemen SDM dalam internet perusahaan.
7. Pembayaran Pajak dan Potongan Lainnya
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar
kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari
setiap pegawai (lihat lingkaran 7.0 pada gambar 2.1). Organisasi
harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana
secara elektronik untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang
terjadi.
Lembaga pemerintah terkait menspesifisikasi waktu untuk
pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara suka rela
dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti
2.2.3. Pengendalian Intern Penggajian
Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan
pengendalian internal sebagai “Rencana organisasi dan metode
bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan
informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan
kebijakan yang telah ditetapkan”. Dari definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu langkah
penting yang diterapkan perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan dan terhindar dari kegiatan yang merugikan perusahaan
seperti kecurangan dan penyelewengan. Pengendalian internal
meliputi pengendalian akuntansi (accounting control) yaitu bagian dari struktur pengendalian internal yang meliputi kebijakan dan
prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan organisasi
serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pada
umumnya, pengendalian akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan
tugas serta pengawasan fisik atas perusahaan. Pengendalian
administrasi (administrative control) adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisien usaha dan mendorong dipatuhinya
kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.
Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus
menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan
terpenuhinya tujuan berikut ini.
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan
pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian/SDM telah
terpenuhi
6. Aset (kas ataupun data) dijaga dari kehilangan ataupun
pencurian
7. Aktivitas siklus penggajian dilakukan dengan benar.
Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah
perlu diperhatikan unsur-unsur pengendalian internal atas gaji dan
upah. Mulyadi (2001:386-387) membagi unsur pengendalian internal
dalam sistem informasi akuntansi pada penggajian dan pengupahan
dari beberapa segi yaitu :
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari
fungsi keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi
2. Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan
upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari
pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongn atas
gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat
waktu.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar
distribusi tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi
kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
1. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan, dan
lain sebagainya.
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu
seperti finger print, check clock, dan sebagainya.
c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan
oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan
tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan
ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian
dibandingkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk
distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau
pesanan.
d. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh (Pajak Penghasilan)
Pasal 21, iuran asuransi kesehatan, utang karyawan, iuran untuk
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah tiap
departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f.Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
g. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap
karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka
amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisikan informasi
mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan
jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
2. Catatan yang Digunakan dalam Penggajian
Dalam kegiatan penggajian terdapat catatan – catatan yang
digunakan oleh para pelaksana penggajian. Adapun catatan – catatan
akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang
berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah
sebagai berikut:
a. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga
kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. Dokumen
sumber yang digunakan untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah
bukti kas keluar.
b. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat
upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan
tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku
pembantu ini adalah rekap daftar upah.
c. Catatan Biaya
Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk
mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga
kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap
d. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini adalah catatan mengenai penghasilan karyawan dan
berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Catatan
ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang
menjadi beban setiap karyawan.
3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian karyawan
adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat
daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan (Mulyadi, 2008).
Tugas dari masing – masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru
yang dibutuhkan, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru dan membuat surat keputusan
penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat/golongan, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang
terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Dokumen yang
digunakan pada fungsi ini adalah kartu absen (time card) dan tiket waktu kerja (job time ticket).
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang
berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi
ini adalah cek gaji (payroll check).
d. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan
(misalnya hutang gaji, hutang pajak, atau hutang dana pensiun).
Bagian fungsi akuntansi yang menangani penggajian adalah:
1) Bagian Hutang
Bagian ini merupakan fungsi pencatatan hutang yang dalam
sistem penggajian bertanggung jawab memroses
pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji.
Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar dan memberikan
membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum
dalam daftar gaji tersebut.
2) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam
sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat
distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan
kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam
kerja.
3) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang dalam
sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat biaya
gaji dan kartu jam kerja.
4) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
2.2.4. Penelitian Terdahulu
Penelitian sehubungan dengan system penggajian ini telah
banyak dilakukan oleh peneliti sebelumnya. Diantara penelitian –
penelitian tersebut dapat dilihat seperti pada tabel berikut ini :
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
No
Nama
Peneliti/Tahun
Judul Penelitian Hasil Penelitian
1 Mohammad
Analisis Penerapan Sistem
Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan dalam
Mendukung Pengendalian
Intern (Studi Kasus Pada PT.
Cahaya Marta Perkasa,
Pamekasan)
Hasil penelitian menerangkan
terdapat perbedaan proses dalam
pemberian gaji karyawan dimana
karyawan tetap dan borongan gaji
diberikan secara bulanan,
sedangkan karyawan harian gaji
diberikan secara mingguan.
Penerapan pengendalian intern juga
sudah cukup baik meskipun
terdapat beberapa kelemahan, yaitu
terdapat kerangkapan tugas pada
bagian administrasi keuangan
sehingga memungkinkan adanya
penyelewengan, pada bagian
administrasi keuangan masih
merangkap sebagai pencatat waktu
hadir, pembuat daftar upah, dan
juga melaksanakan pembayaran
khusus yang mengawasi proses
absensi karyawan menggunakan
check clock.
2 Suparjono
(2011)
Sistem Akuntansi Penggajian
Karyawan Pada BMT Mandiri
Sejahtera Kecamatan Ungaran
Timur
Sistem pengendalian intern di BMT
Mandiri Sejahtera Kecamatan
Ungaran Timur dinilai masih kurang
baik. Ada beberapa pegawai yang
merangkap beberapa bagian. Bagan
alir yang digunakan BMT Mandiri
Sejahtera sudah sesuai dengan teori
Mulyadi.
3 Reni Atika
(2009)
Pengendalian Intern
Penggajian dan Pengupahan di
PT. Lonsum Indonesia, Tbk
Medan
Pengendalian Intern penggajian dan
pengupahan yang diterapkan di
PT. PP LONSUM Indonesia Tbk
Medan telah dijalankan dengan baik
dan telah menurut prinsip sistem
akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari
Sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan di PT. PP LONSUM
Indonesia Tbk Medan meliputi
prosedur metode, formulir dan
catatan-catatan yang digunakan
untuk menghasilkan informasi
mengenai penggajian dan
pengupahan selama periode
pembayaran. Sistem penggajian dan
perusahaan mempunyai peran yang
berkaitan dengan pengendalian
intern. Pengendalian intern terhadap
prosedur pembayaran gaji sudah
baik, karena bagian umum,
keuangan dan akuntansi melakukan
pembayaran melalui bank dengan
mentransfer kerekening tabungan
masing-masing pegawai dan untuk
honor melalui kasir.
4 Adhi Mahdi
Kurniawan
(2005)
Evaluasi Sistem Penggajian
dan Pengupahan Pada PT.
Kusuma Mulia Palur
Sistem penggajian dan pengupahan
pada PT. Kusuma Mulai Sudah
Cukup Baik dan Efisien, baik dari
segi operasionalnya maupun
pengendalian internya. Hanya pada
bagian tertentu perlu ada perbaikan
– perbaikan sehingga proses
penyelenggaraan sistem penggajian
dan pengupahan pada PT. Kusuma
Mulia bisa lebih baik.
