Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

19  10  Download (0)

Teks penuh

(1)

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN

& PENGUPAHAN

Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan

a. deskripsi kegiatan

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi

2 golongan : gaji & upah.

Gaji

umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh

karyawan yg mempunyai jenjang jabatan manajer

Upah

umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan

oleh karyawan pelaksana (buruh)

b. informasi yg diperlukan oleh manajemen

1. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi

tertentu

2. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama

periode akuntansi tertentu

3. jumlah gaji & upah yg diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu

4. rincian unsur biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan dan setiap pusat

(2)

2

c. dokumen yg digunakan

1. dokumen pendukung perubahan gaji & upah

2. kartu jam hadir

3. kartu jam kerja

4. daftar gaji & daftar upah

5. rekap daftar gaji & rekap daftar upah

6. surat pernyataan gaji & upah

7. amplop gaji & upah

8. bukti kas keluar

d. catatan akuntansi yg digunakan

1. jurnal umum

3. kartu biaya

2. kartu harga pokok produk

4. kartu penghasilan karyawan

e. fungsi yg terkait

1. fungsi kepegawaian

4. fungsi akuntansi

2. fungsi pencatat waktu

5. fungsi keuangan

3. fungsi pembuat daftar gaji & upah

f. jaringan prosedur yg membentuk sistem

Sistem penggajian :

1. prosedur pencatatan waktu hadir

2. prosedur pembuatan daftar gaji

3. prosedur distribusi biaya gaji

(3)

Sistem pengupahan :

1. prosedur pencatatan waktu hadir

4. prosedur distribusi biaya upah

2. prosedur pencatatan waktu kerja

5. prosedur pembuatan bukti kas keluar

3. prosedur pembuatan daftar upah

6. prosedur pembayaran upah

f. unsur pengendalian intern

Organisasi

1.

fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan

2.

fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem otorisasi

3.

setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat

keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh

Direktur Utama

4.

setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif

gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur

keuangan

5.

setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan

harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi

kepegawaian

6.

kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

7.

perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg

bersangkutan

8.

daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia

(4)

4

Prosedur pencatatan

10.

perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji &

upah karyawan

11.

tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh

fungsi akuntansi

Praktik yg sehat

12.

kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg

terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

13.

pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh

fungsi pencatat waktu

14.

pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

15.

penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan

(5)

g. bagan alir dokumen sistem penggajian

1 Mulai

Mencatat jam hadir karyawan

KJH 2

Daftar hadir 1 karyawan

Bagian Pencatat Waktu

Membuat daftar

hadir Kartu jam hadir

Bagian Gaji & Upah

1

KJH 2

Daftar hadir 1 karyawan

Membuat daftar gaji

Membuat rekap gaji

SPG

penghasilan karyawan

T

8

Kartu penghasilan

karyawan

DG 2

Bukti Kas 3 Keluar

T A

(6)

6

KPK

Bagian Utang

Membuat bukti kas keluar

SPG

2 RDG 1

2 Daftar gaji 1

2

KPK

SPG

2 RDG 1

2 DG 1

3 2 Bukti Kas 1 Keluar

Register bukti kas keluar

3 4

7

RDG 2

DG 1

Bukti Kas 1 Keluar

9

KPK : Kartu Penghasilan Karyawan Mencatat

(7)

Bagian Kasa

4

KPK

SPG RDG 2

2 DG 1

3 Bukti Kas 1 Keluar

Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya

Mengisi cek & memintakan tanda

tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kpd karyawan &

meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan

6

6

KPK

SPG RDG 2

2 DG 1

3 Bukti Kas 1 Keluar

7 8

(8)

8

BKK 2

Bagian Jurnal

Bagian Kartu Biaya

3

Membuat Bukti Memorial

Jurnal Umum

RDG 1

BKK 2

RDG 1

Bukti Memorial

5

9

RDG 2

DG 1

Bukti Kas 1 Keluar

Register Cek

Selesa i N

5

Kartu Biaya

BKK 2

RDG 1

Bukti Memorial

N

(9)

9

h. bagan alir dokumen sistem pengupahan

KPK

Daftar upah 2

1 Mulai

Mencatat jam hadir

KJH

Daftar hadir karyawan

Membuat daftar

hadir Kartu jam hadir

2 Mulai

Mencatat jam kerja

KJK

Daftar jam kerja karyawan

Membuat daftar jam kerja Kartu jam

Daftar jam kerja karyawan

Membandingkan daftar hadir & daftar

jam kerja karyawan

Membuat daftar upah

Membuat rekap daftar upah & surat

pernyataan upah

SPU

2 RDU 1

2 Daftar upah 1

3

T

Kartu Penghasilan Karyawan

9

Bukti Kas 3 Keluar

A

RDU : Rekap Daftar Upah SPU : Surat Pernyataan Upah

Bagian Pencatat

Waktu

Bagian Gaji & Upah

(10)

10

KPK

Membuat bukti kas keluar

SPU

2 RDU 1

2 Daftar gaji 1

3

KPK

SP

2 RDU 1

2 DU 1

3 2 Bukti Kas 1 Keluar

Register bukti kas keluar

5

7

RDU 2

DU 1

Bukti Kas 1 Keluar

10

Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

4

(11)

4

KPK

SPU RDU 2

2 Daftar Upah 1

3 Bukti Kas 1 Keluar

Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya

Mengisi cek & memintakan tanda

tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop upah

Membayarkan upah kpd karyawan &

meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan

6

6

KPK

SPU RDU 2

2 Daftar Upah 1

3 Bukti Kas 1 Keluar

7 8

Dimasukkan ke dalam amplop upah bersama dengan pemasukan uang upah

(12)

12

BKK 2

Bagian Jurnal

Bagian Kartu Biaya

3

Membuat Bukti Memorial

Jurnal Umum

RDU 1

BKK 2

RDU 1

Bukti Memorial

9

10

RDU 2

DU 1

Bukti Kas 1 Keluar

Register Cek

Selesa i N

9

Kartu Biaya

BKK 2

RDU 1

Bukti Memorial

N

(13)

13

Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Dalam

Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

Mulai

Membuat surat keputusan perubahan

data karyawan

Bagian

Kepegawaian

Surat keputusan perubahan data karyawan

1

Mulai

Mencatat jam hadir karyawan

Bagian

Pencatat Waktu

Kartu jam hadir

2

Mulai

Mencatat jam kerja karyawan

Bagian Di

Bawah

Dep. Produksi

Kartu jam kerja

3

Bagian Gaji dan

Upah

membuat

BTF

Daftar gaji & upah

T

(14)

14

Grup Pengawas

4

KJK

KJH

BTF

5

Melakukan verifikasi & log batch

totals

Log batch control totals

1

Surat keputusan perubahan data

Control Total

Konversi Data

6 transaksi gaji & upah

karyawan

Surat keputusan perubahan data

karyawan

Terminal

Arsip perubahan

data karyawan

8 DGU : Daftar Gaji & Upah

(15)

Penyimpangan & Control Totals Run 1

Sort and Edit

Run 2

Print & updated Arsip induk

karyawan)

Arsip induk utang

Arsip induk harga pokok

produk

Arsip induk penghasilan

karyawan)

Penyimpa ngan & Control Totals Register

bukti kas keluar

10 9

Arsip transaksi gaji & upah

karyawan Arsip

perubahan data karyawan

8

Arsip transaksi gaji & upah karyawan yg valid Arsip induk

biaya

Daftar gaji

& upah induk Arsip

piutang

Arsip induk utang (updated)

Arsip induk penghasilan

karyawan) (updated)

Arsip induk harga pokok

produk (updated) Surat

(16)

16

Operator Komputer

Arsip induk utang (updated)

Run 3

Baca & sortasi

Arsip BKK yg akan

dibayar

Control Totals

Run 4 Membuat cek &

register cek

Arsip induk utang (updated)

10

Control Totals Register

cek Cek

Bagian Kasa

11

RC SPGU DGU Cek

Membubuhkan cap lunas pada daftar gaji & upah Menguangkan cek

ke bank & memasukkan uang ke amplop

gaji & upah

Membayarkan gaji & upah kpd karyawan & meminta tanda tangan atas daftar

gaji & upah

12

DGU : Daftar Gaji & Upah

SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah RC : Register Cek

Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama

(17)

Distribusi Biaya Gaji & Upah

Distribusi biaya gaji & upah

ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji & upah,

tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut

hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara

berbagai jenis klasifikasi tsb

Metode dalam distribusi biaya gaji & upah :

1. metode rekening berkolom

2. metode

summary strip

: tiket tunggal

3. metode distribusi dengan komputer

1. metode rekening berkolom

Jurnal umum Rekap daftar

gaji / upah

Laporan biaya tenaga kerja per departemen Rekening biaya

tenaga kerja berkolom

Rekening

(18)

18

2.a. metode

summary strip

tiket tunggal

(Biaya Tenaga Kerja Langsung)

Kartu harga pokok produk Kartu jam

kerja

Secara periodik Sortasi menurut

nomor urut order produksi

Kartu jam kerja yg telah disortasi

Kartu jam kerja yg telah disortasi N

(19)

2.b. metode

summary strip

tiket tunggal

(Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung)

Kartu jam kerja

Berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja per departemen Sortasi menurut

departemen

Kartu jam kerja yg telah disortasi

Summary strip Kartu jam kerja tenaga kerja tidak langsung

Diringkas

3.

metode distribusi dgn komputer

Kerangka kode rekening biaya

1 2

Jenis Biaya

Tenaga

Kerja

7 8

3 4 5 6

Pusat

Pertanggung-jawaban

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...