SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
& PENGUPAHAN
Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan
a. deskripsi kegiatan
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi
2 golongan : gaji & upah.
•
Gaji
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh
karyawan yg mempunyai jenjang jabatan manajer
•
Upah
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan
oleh karyawan pelaksana (buruh)
b. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu
2. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu
3. jumlah gaji & upah yg diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
4. rincian unsur biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
2
c. dokumen yg digunakan
1. dokumen pendukung perubahan gaji & upah
2. kartu jam hadir
3. kartu jam kerja
4. daftar gaji & daftar upah
5. rekap daftar gaji & rekap daftar upah
6. surat pernyataan gaji & upah
7. amplop gaji & upah
8. bukti kas keluar
d. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal umum
3. kartu biaya
2. kartu harga pokok produk
4. kartu penghasilan karyawan
e. fungsi yg terkait
1. fungsi kepegawaian
4. fungsi akuntansi
2. fungsi pencatat waktu
5. fungsi keuangan
3. fungsi pembuat daftar gaji & upah
f. jaringan prosedur yg membentuk sistem
Sistem penggajian :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
2. prosedur pembuatan daftar gaji
3. prosedur distribusi biaya gaji
Sistem pengupahan :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
4. prosedur distribusi biaya upah
2. prosedur pencatatan waktu kerja
5. prosedur pembuatan bukti kas keluar
3. prosedur pembuatan daftar upah
6. prosedur pembayaran upah
f. unsur pengendalian intern
Organisasi
1.
fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan
2.fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
Sistem otorisasi
3.
setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh
Direktur Utama
4.
setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif
gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur
keuangan
5.
setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian
6.
kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
7.
perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg
bersangkutan
8.
daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia
4
Prosedur pencatatan
10.
perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji &
upah karyawan
11.
tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi
Praktik yg sehat
12.
kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
13.
pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh
fungsi pencatat waktu
14.
pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
15.
penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan
g. bagan alir dokumen sistem penggajian
1 Mulai
Mencatat jam hadir karyawan
KJH 2
Daftar hadir 1 karyawan
Bagian Pencatat Waktu
Membuat daftar
hadir Kartu jam hadir
Bagian Gaji & Upah
1
KJH 2
Daftar hadir 1 karyawan
Membuat daftar gaji
Membuat rekap gaji
SPG
penghasilan karyawan
T
8
Kartu penghasilan
karyawan
DG 2
Bukti Kas 3 Keluar
T A
6
KPK
Bagian Utang
Membuat bukti kas keluar
SPG
2 RDG 1
2 Daftar gaji 1
2
KPK
SPG
2 RDG 1
2 DG 1
3 2 Bukti Kas 1 Keluar
Register bukti kas keluar
3 4
7
RDG 2
DG 1
Bukti Kas 1 Keluar
9
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan Mencatat
Bagian Kasa
4
KPK
SPG RDG 2
2 DG 1
3 Bukti Kas 1 Keluar
Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya
Mengisi cek & memintakan tanda
tangan atas cek
Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kpd karyawan &
meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
6
6
KPK
SPG RDG 2
2 DG 1
3 Bukti Kas 1 Keluar
7 8
8
BKK 2
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
3
Membuat Bukti Memorial
Jurnal Umum
RDG 1
BKK 2
RDG 1
Bukti Memorial
5
9
RDG 2
DG 1
Bukti Kas 1 Keluar
Register Cek
Selesa i N
5
Kartu Biaya
BKK 2
RDG 1
Bukti Memorial
N
9
h. bagan alir dokumen sistem pengupahan
KPK
Daftar upah 2
1 Mulai
Mencatat jam hadir
KJH
Daftar hadir karyawan
Membuat daftar
hadir Kartu jam hadir
2 Mulai
Mencatat jam kerja
KJK
Daftar jam kerja karyawan
Membuat daftar jam kerja Kartu jam
Daftar jam kerja karyawan
Membandingkan daftar hadir & daftar
jam kerja karyawan
Membuat daftar upah
Membuat rekap daftar upah & surat
pernyataan upah
SPU
2 RDU 1
2 Daftar upah 1
3
T
Kartu Penghasilan Karyawan
9
Bukti Kas 3 Keluar
A
RDU : Rekap Daftar Upah SPU : Surat Pernyataan Upah
Bagian Pencatat
Waktu
Bagian Gaji & Upah
10
KPK
Membuat bukti kas keluar
SPU
2 RDU 1
2 Daftar gaji 1
3
KPK
SP
2 RDU 1
2 DU 1
3 2 Bukti Kas 1 Keluar
Register bukti kas keluar
5
7
RDU 2
DU 1
Bukti Kas 1 Keluar
10
Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar
4
4
KPK
SPU RDU 2
2 Daftar Upah 1
3 Bukti Kas 1 Keluar
Membubuhkan cap lunas pada bukti & dokumen pendukungnya
Mengisi cek & memintakan tanda
tangan atas cek
Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop upah
Membayarkan upah kpd karyawan &
meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
6
6
KPK
SPU RDU 2
2 Daftar Upah 1
3 Bukti Kas 1 Keluar
7 8
Dimasukkan ke dalam amplop upah bersama dengan pemasukan uang upah
12
BKK 2
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
3
Membuat Bukti Memorial
Jurnal Umum
RDU 1
BKK 2
RDU 1
Bukti Memorial
9
10
RDU 2
DU 1
Bukti Kas 1 Keluar
Register Cek
Selesa i N
9
Kartu Biaya
BKK 2
RDU 1
Bukti Memorial
N
13
Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Dalam
Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
Mulai
Membuat surat keputusan perubahan
data karyawan
Bagian
Kepegawaian
Surat keputusan perubahan data karyawan
1
Mulai
Mencatat jam hadir karyawan
Bagian
Pencatat Waktu
Kartu jam hadir
2
Mulai
Mencatat jam kerja karyawan
Bagian Di
Bawah
Dep. Produksi
Kartu jam kerja
3
Bagian Gaji dan
Upah
membuatBTF
Daftar gaji & upah
T
14
Grup Pengawas
4
KJK
KJH
BTF
5
Melakukan verifikasi & log batch
totals
Log batch control totals
1
Surat keputusan perubahan data
Control Total
Konversi Data
6 transaksi gaji & upah
karyawan
Surat keputusan perubahan data
karyawan
Terminal
Arsip perubahan
data karyawan
8 DGU : Daftar Gaji & Upah
Penyimpangan & Control Totals Run 1
Sort and Edit
Run 2
Print & updated Arsip induk
karyawan)
Arsip induk utang
Arsip induk harga pokok
produk
Arsip induk penghasilan
karyawan)
Penyimpa ngan & Control Totals Register
bukti kas keluar
10 9
Arsip transaksi gaji & upah
karyawan Arsip
perubahan data karyawan
8
Arsip transaksi gaji & upah karyawan yg valid Arsip induk
biaya
Daftar gaji
& upah induk Arsip
piutang
Arsip induk utang (updated)
Arsip induk penghasilan
karyawan) (updated)
Arsip induk harga pokok
produk (updated) Surat
16
Operator Komputer
Arsip induk utang (updated)
Run 3
Baca & sortasi
Arsip BKK yg akan
dibayar
Control Totals
Run 4 Membuat cek &
register cek
Arsip induk utang (updated)
10
Control Totals Register
cek Cek
Bagian Kasa
11
RC SPGU DGU Cek
Membubuhkan cap lunas pada daftar gaji & upah Menguangkan cek
ke bank & memasukkan uang ke amplop
gaji & upah
Membayarkan gaji & upah kpd karyawan & meminta tanda tangan atas daftar
gaji & upah
12
DGU : Daftar Gaji & Upah
SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah RC : Register Cek
Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama
Distribusi Biaya Gaji & Upah
Distribusi biaya gaji & upah
ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji & upah,
tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut
hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara
berbagai jenis klasifikasi tsb
Metode dalam distribusi biaya gaji & upah :
1. metode rekening berkolom
2. metode
summary strip
: tiket tunggal
3. metode distribusi dengan komputer
1. metode rekening berkolom
Jurnal umum Rekap daftar
gaji / upah
Laporan biaya tenaga kerja per departemen Rekening biaya
tenaga kerja berkolom
Rekening
18
2.a. metode
summary strip
tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Langsung)
Kartu harga pokok produk Kartu jam
kerja
Secara periodik Sortasi menurut
nomor urut order produksi
Kartu jam kerja yg telah disortasi
Kartu jam kerja yg telah disortasi N
2.b. metode
summary strip
tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung)
Kartu jam kerja
Berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja per departemen Sortasi menurut
departemen
Kartu jam kerja yg telah disortasi
Summary strip Kartu jam kerja tenaga kerja tidak langsung
Diringkas
