ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
IV- 7 2 Proses Bisnis Survei Lulusan Online
4.2 Perancangan Sistem Usulan Survei Lulusan
4.2.2 Proses Bisnis Sistem Usulan
Proses bisnis sistem usulan menjelaskan mengenai proses alur kerja dan persyaratan yang dibutuhkan dalam merancang sistem survei lulusan yang terintegrasi dengan sistem legasir online. Proses bisnis survei lulusan secara umum yang terintegrasi dengan sistem legalisir dapat dilihat pada Lampiran A.1
Sistem usulan survei lulusan yang terkait dengan sistem legalisir di Fakultas Teknik UNS berbasis web ini mempunyai beberapa tahapan meliputi: Tahap pendaftaran pengguna, Tahap pembuatan pertanyaan, Tahap menerbitkan
commit to user
IV-17
survei,Tahap pengisian, Tahap melihat hasil survei dan selanjutnya tahap pemesanan legalisir yang saat ini sedang diteliti oleh peneliti lain.
Tahap pertama yang dilakukan adalah pendaftaran, untuk menjadi pengguna sistem ini pertama kali harus mendaftar terlebih dahulu, baik pengguna lulusan atau pengguna pembuat survei atau disebut juga dengan pihak pensurvei dan administrator. Oleh karena itu disediakan formulir pendaftaran baik pendaftaran untuk pengguna pensurvei dan pengguna lulusan. Pendaftaran ini dilakukan agar pengguna dari sistem ini dapat melakukan login sesuai dengan
input atau masukan yang telah didaftarkan dalam sistem.
Kemudian tahap selanjutnya, tahap pembuatan pertanyaan untuk survei lulusan yang dilakukan oleh pensurvei yang sebelumnya telah mendaftar menjadi pengguna di sistem ini, baik untuk pengguna di masing-masing jurusan atau program studi dan pengguna di Fakultas Teknik UNS.
Jurusan atau program studi di Fakultas Teknik UNS juga memiliki kepentingan akan kebutuhan dari survei lulusan, jadi dengan keikutsertaan jurusan atau program studi di Fakultas Teknik UNS diperbolehkan untuk bergabung menjadi anggota pensurvei.
Adapun aktivitas yang dapat dilakukan pensurvei dalam pembuatan pertanyaan adalah sebagai berikut :
1. Tahapan pembuatan proyek survei atau judul survei.
Tahap pertama yang dilakukan adalah tahap pembuatan proyek survei. Pada tahap ini formulir pembuatan proyek survei disedikan, isi dari formulir pembuatan survei ini mengenai judul survei yang akan dibuat, pihak pembuat survei dan NIP sebagai identitas pembuat survei, tanggal pembuatan survei tersebut, dan pilihan aktivasi dari survei tersebut apabila survei sudah layak untuk ditampilkan dalam sistem tetapi apabila belum layak ditampilkan tahap langsung diteruskan ketahap selanjutnya yaitu tahap pembuatan pertanyaan.
2. Tahapan pembuatan pertanyaan.
Setelah judul proyek survei selesai dibuat, pensurvei dapat melanjutkan kedalam tahap pembutan pertanyaan dengan menambahkan beberapa pertanyaan. Dalam formulir pembuatan pertanyaan berisi tentang deskripsi pertanyaan.
commit to user
IV-18
Setelah itu memilih apakah tiap-tiap pertanyaan tersebut memiliki jenis jawaban yang dapat dipilih sesuai dengan yang di sediakan dalam sistem.
3. Tahapan pembuatan pilihan jawaban.
Setelah pertanyaan dibuat dan tersimpan dalam database, pensurvei dapat menambahkan pilihan jawaban untuk pertanyaan yang membutuhkan pilihan jawaban tetapi apabila pertanyaan tidak membutuhkan pilihan jawaban formulir
pilihan jawaban dapat diisikan nol.
Dalam tahapan pembuatan survei ada persyaratan lain yang harus dipenuhi yaitu sebelum menentukan pertanyaan apa saja yang akan dibuat terlebih dahulu para komite pembuat survei atau pensurvei melakukan rapat koordinasi mengenai isi dari kuesioner tersebut, agar tidak terjadi kesalahan apabila sudah dimasukan dalam sistem dan harus ada koordinasi antara pertanyaan yang dibuat oleh pihak Fakultas dan pertanyaan yang dibuat oleh pihak jurusan atau program studi.
Tahap setelah komite survei membuat pertanyaan dalam satu proyek survei adalah tahap menerbitkan kuesioner survei atau disebut dengan publish
survei. Tahap publish ini hanya dapat dilakukan oleh pensurvei terhadap judul proyek survei yang sudah dibuatnya dan yang layak untuk ditampilkan ke responden. Kemudian survei lulusan yang telah diterbitkan, akan ditampilkan pada sistem dan hanya pengguna sistem ini saja yang dapat mengisi atau melihat isi dari kuesiner survei lulusan. Pengguna luar yang tidak mendaftar tidak dapat melihat isi survei tersebut.
Pengisian survei lulusan dilakukan oleh responden lulusan sebelum melakukan pemesanan legalisir ijasah. Lulusan wajib mengisi kuesioner survei lulusan baik yang dibuat oleh Fakultas atau yang dibuat pihak program studi sebagai informasi tambahan. Kuesioner survei lulusan dari pihak Fakultas juga memuat formulir untuk mengetahui status pekerjaan lulusan, apabila lulusan sudah bekerja lulusan dapat mengisikan biodata dan alamat perusahaan dimana tempat lulusan bekerja. Dari daftar perusahaan tempat lulusan bekerja, pihak pensurvei dapat melihat daftar alamat maupun email dari perusahaan. Sistem ini memfasilitasi pihak pensurvei untuk dapat mengetahui alamat atau email perusahaan tempat lulusan bekerja dan tindak lanjut mengenai fasilitas ini akan diserahkan kepada pihak pensurvei.
commit to user
IV-19
Lulusan wajib mengisi kuesioner survei lulusan untuk mendapatkan sebuah kode pin, kode pin ini digunakan sebagai syarat melakukan pemesanan legalisir ijasah. Satu kode pin hanya dapat digunakan untuk satu kali transaksi pemesanan legasir online dan satu kali pengisian survei lulusan. Apabila lulusan ingin melakukan pemesanan legalisir kembali, lulusan wajib mengisi survei lulusan kembali. Data terdahulu lulusan yang sudah pernah diisi kuesionernya tetap tersimpan dalam database tetapi data yang paling update berdasarkan tanggal pengisian adalah data yang digunakan pada untuk tahap evaluasi hasil survei.
Hasil survei akan diterima oleh komite pembuat survei atau pensurvei dan responden lulusan berupa grafik diagram. Grafik diagram yang dimunculkan dalam sistem hanya pertanyaan yang memiliki tipe pertanyaan jawaban pilihan. Grafik tersebut akan menggambarkan hasil jawaban untuk pilihan jawaban yang sudah dipilih oleh responden. Hasil survei juga memperlihatkan data detail jawaban survei per lulusan yang telah mengisi. Disediakan pula fitur print report
hasil survei untuk kebutuhan masing-masing program studi dan Fakultas. Proses bisnis sistem usulan survei lulusan secara detail dapat dilihat pada gambar 4.5. Untuk tahap pemesanan legalisir akan dipaparkan oleh peneliti lain.
Sistem survei lulusan ini terintegrasi dengan sistem legalisir ijasah terletak pada sistem penyimpanan data dan mekanisme yang saling menunjang satu sama lain. Data-data yang saling terintegrasi antara kedua mekanisme ini terletak pada penyimpanan data alumni atau data lulusan dan data kode pin yang digunakan bersama untuk integrasi sistem ini yang tersimpan dalam satu database yang sama.
commit to user
IV-20
commit to user
IV-21
Gambar 4.5 Proses Bisnis Sistem Survei Lulusan Usulan Detail (lanjutan)
Dari proses bisnis sistem usulan pada gambar 4.5 akan terlihat perbedaan antara sistem survei lulusan usulan dengan survei lulusan secara manual. Perbedaan sistem survei lulusan usulan dengan sistem survei lulusan manual seperti pada tabel 4.5.
Tabel 4.5 Perbedaan Proses Bisnis Sistem Usulan dengan Survei Manual
No Sistem Survei lulusan Usulan Sistem Survei lulusan manual
1 Menggunakan media komputer dan internet untuk melakukan survei.
Menggunakan media kertas untuk melakukan survei.
2 Pengisian survei lulusan dapat dilakukan dimana pun dan kapan pun.
Pengisian survei lulusan dilakukan apabila lulusan datang langsung di Mawa FT UNS
commit to user
IV-22
Tabel 4.5 Proses Bisnis Sistem Usulan dengan Survei Manual (lanjutan)
No Sistem Survei lulusan Usulan Sistem Survei lulusan manual
3 Database sudah tersimpan dalam sistem secara otomatis
Staf Mawa harus memasukan kedalam file survei lulusan secara manual.
4 Output dari kuesioner survei sudah berupa diagram bagi pertanyaan pilihan ganda.
Output dari Survei lulusan masih merupakan data lulusan yang perlu diolah lagi secara manual.
Sedangkan persamaan dari sistem survei lulusan usulan dan survei lulusan secara manual adalah pengisian survei lulusan dilakukan sebelum lulusan melakukan pemesanan legalisir ijasah.
Perbedaan sistem usulan survei lulusan dengan sistem survei lulusan pada http://ft.uns.ac.id. seperti pada tabel 4.6
Tabel 4.6 Perbedaan Proses Bisnis Sistem Usulan dan Sistem Online Fakultas Teknik UNS
No Sistem Survei lulusan Usulan Sistem Survei lulusan http://ft.uns.ac.id
1 Adanya fitur sign-up Tidak ada fitur sign-up
2 Adanya fitur login Tidak ada fiturlogin 3 View Report berupa grafik
diagram bagi pertanyaan pilihan ganda.
View report berupa data
4 Terintegrasi dengan sistem legalisir online
Tidak terintegrasi dengan sistem legalisir online
Sedangkan persamaan dari sistem survei lulusan usulan dengan survei lulusan pada http://ft.uns.ac.id/tracer/. adalah pengisian survei lulusan dapat dilakukan dengan online.
commit to user
IV-23