MANAJEMEN HUBUNGAN MASYARAKAT
B. Proses Manajemen Hubungan Masyarakat
Proses manajemen hubungan dengan masyarakat sangat tergantung pada kemampuan dan kemauan pimpinan lembaga pendidikan. Sebab ditangan pimpinan lembaga pendidikan itulah kondisi lembaga pendidikan bisa dijalankan untuk maju, berkembang dan bermutu. Untuk itu dibutuhkan dukungan dan partisipasi masyarakat dan warga sekolah dalam mengkemas komunikasi atau hubungan yang harmonis antara pihak sekolah dan masyarakat. Banyak hal yang dapat dilakukan pimpinan sekolah untuk mewujudkan hubungan baik antara lembaga dengan masyarakat tersebut melalui berbagai pendekatan, cara, dan strategi.
159 | P a g e Konteks di atas tentu saja tidak dapat terlepas dari kemampuan kepemimpinan kepala sekolah dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah sistem proses organisasi. Misalnya kepala sekolah dalam mencapai visi, misi dan tujuan sekolah, tentu saja harus melakukan Perencanaan (Planning), Pengiorganisasian (Organiziong), Pelaksanaan (Implementing) dan Pengawasan (Controling). Proses manajemen hubungan masyarakat, jika digambarkan dalam pola skema sebagai berikut :
Skema di atas menunjukkan bahwa aktivitas manajemen humas itu harus diawali dengan melakukan perencanaan. Kemampuan melakukan perencanaan sangat menentukan langkah-langkah kerja yang sistematis. Karena memiliki prioritas kerja yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan. Analisis ini tentu saja didasarkan kepada masalah-masalah yang ada dalam sebuah organisasi. Perlu dipahami bahwa begitu banyaknya masalah dalam sebuah organisasi, harus mampu dan bijak untuk memilah dan memilih alternatif-alternatif dari masalah tersebut.
Proses perencanaan tersebut menetapkan rencana-rencana kerja yang akan dimplementasikan, namun sebelumnya dituntut kemampuan pimpinan untuk mampu mengkatogorikan, mengklasifikasi dan menyusun rencana-rencana kerja tersebut. Konteks inilah yang merupakan bagian dari kerjanya pengorganisasian. Setelah dilakukan pengorganisasian dan menetapkan rencana kerja secara prioritas selanjutnya dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Proses Manajemen Humas Planning Organizing Implementing Controling
160 | P a g e Untuk dapat mengetahui atau mengendalikan apakah rencana itu sesuai dengan pelaksanaan. Dalam hal ini dibutuhkan pengawasan (controling). Pengawasan ini sangat penting, karena fungsinya memngendalikan atau mengawasi pelaksanaan kerja itu sesuai atau tidak dengan rencana. Kalau tidak sesuai maka perlu dilakukan dengan segera perbaikan-perbaikan, agar tidak terjadi anomali-anomali yang berkelanjutan.
Menurut Rosady (2008) Kegiatan manajemen humas mempunyai tahapan-tahapan dalam manajemen humas merupakan proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut.
1. Perencanaan (planning) mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi.
2. Pengorganisasian (organizing) mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan. 3. Pengkoordinasian (coordinating) mencakup pengaturan struktur kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian.
4. Pengkomunikasian (communicating) mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal.
5. Pelaksanaan (actuating) merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
6. Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik.
7. Pengevaluasian (evaluating) merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.
8. Pemodifikasian (modificating) merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi.
161 | P a g e C. Fungsi dan Peran Hubungan Masyarakat
Dalam praktik kehidupan di sekolah, usaha menanamkan pengertian yang baik kepada masyarakat dapat direalisasikan melalui berbagai kegiatan nyata, misalnya kegiatan yang dilakukan kepala sekolah, guru, karyawan, atau siswa itu sendiri, kegiatan nyata tersebut sering kita kenal dengan publik relatins.
Pada dasarnya rasa simpati dan partisipasi masyarakat dapat diperoleh serta ditingkatkan dengan cara menciptakan komunikasi timbal balik yang baik. Artinya, komunikasi tidak bersifat sepihak, akan tetapi melibatkan kedua belah pihak, sehingga sekolah merasa bahwa masyarakat adalah bagian penting dalam proses pendidikan, dan sebaliknya, masyrakat merasa bahwa sekolah adalah lembaga yang sangat dibutuhkan dalam proses pengembangan manusia itu sendiri. Dengan demikian maka pelaksana humas dapat menjalankan peran serta fungsi dengan baik, adapun fungsi dari humas itu antara lain:
1) Fungsi Konstruktif.
2) Djanalis menganalogikan fungsi ini sebagai “perata jalan”. Jadi humas merupakan “garda” terdepan yang dibelakangnya terdiri dari “rombongan” tujuan-tujuan perusahaan.fungsi konstruktif ini mendorong humas membuat aktifitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).
3) Fungsi Korektif.
4) Apabila kita mengartikan konstruktif sebagai perata jalan, maka fungsi korektif berperan sebagai “pemadam kebakaran”. Yakni apabila api sudah terlanjur menjalar dan membakar organisasi/lembaga, maka peran yang dapat dimainkan adalah memadamkan api tersebut. Artinya apabila organisasi terjadi masalah-masalah yang bersifat krisis denga publik, maka humas
162 | P a g e harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut. Fungsi yang kedua ini memang menjadi sangat berat, sama halnya dengan panyakit, ketika orang sudah berada dalam keadaan sakit, maka usaha selanjutnya mengobati menuju upaya kesembuhan, karena mengobati adalah salah satu usaha penyembuhan,. Pepatah mengatakan, “lebih baik mencegah dari pada mengobati”. Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi-fungsi humas sebagai berikut :
a) Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
b) Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasid dari perusahaan kepada publik, dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
c) Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.
d) Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal.(kusumastuti, 2002) Menurut Sagala fungsi humas itu adalah: 1) Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2) Membina hubungan masyarakat yang harmoni antara organisasi dengan public intern dan public ekstern. 3) Menciptakan kombinasi dua arah dengan penyebaran informasi dan organisasi kepada public dan menyalurkan opini public dan menyalurkan opini public kepada organisasi.
Sedangkan peran humas menurut Kusumastuti (2002) terdapat 4 peran sebagai berikut:
1) Expert Priceber Communication.
2) Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan pasien dan dokter.
163 | P a g e 3) Problem Solving Process Facilitator.
4) Yakni peran sebagai fasilitator dalam pemecahan masalah. Pada perananan ini petugas humas melibatkan diri, atau dilibatkan dalam setiap manajemen krisis. Dia menjadi anggota tim, bahkan memungkinkan menjadi leader dalam penanganan manajemen krisis.
5) Communication Facilitator.
6) Peranan petugas humas sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan/ oraganiasi dengan publik. Baik dengan publik internal maupun eksternal. Istilah umum yang paling dikenal adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan.
7) Technician Communication.
8) Disini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia menyedikan layanan dibidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakannya.
Sementara Ruslan menjelaskan bahwa peran ideal yang harus dimiliki oleh manajemen humas dalam suatu lembaga pendidikan antara lain sebagai berikut: 1) Menjelaskan tujuan-tujuan organisasi kepada pihak masyarakatnya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik apabila manajemen humas yang bersangkutan lebih memahami atau meyakini informasi yang akan disampaikannya itu. 2) Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar pelaksanaannya jangan sampai informasi tersebut membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya sehingga informasi menjadi sulit untuk di terima oleh masyarakat. 3) Pihak manajemen humas memiliki kemampuan untuk melihat ke depan atau memprediksi suatu
164 | P a g e secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan data atau sumber informasi actual dan factual yang menyangkut kepentingan lembaga pendidikan maupun masyarakatnya.
Dalam melaksanakan manajemen hubungan masyarakat yang sangat esensi dan menjadi motivasi internal adalah adanya kemauan kemampuan dan peluang, ketika ini dimiliki oleh pihak sekolah baik itu tenaga pendidik dan kependidikannya maka sangat mudah mewujudkan hubungan yang baik antara lembaga dengan masyarakat. Artinya, bila kemampuan untuk menggerakkan telah dimiliki, kemauan untuk menggerakkan telah tertanam dengan kuat, seharusnya tidak ada kesulitan lagi. Walaupun, kadang realita menunjukkan gejala lain yang menuntut manajer untuk lebih cermat lagi dalam mengelola masyarakat. Terkadang manajemen hubungan dengan masyarakat tidak semudah untuk menyakinkan masyarakat. Itulah sebabnya dilakukan berbagai upaya-upaya atau terobosan-terobosan (inovasi) secara sengaja dan jitu termasuk membentuk badan-badan yang berfungsi memajukan kerjasama yang baik. Badan-badan itu terkadang seringkali kurang berfungsi. Karena itulah lembaga pendidikan yang dipelopori oleh para manajernya sebagai organisasi/orang yang paling berkepentingan seharusnya paling akif mewujudkannya.
Untuk dapat mengaktifkan tokoh-tokoh masyarakat ada strategi lain yang dapat ditempuh di luar badan-badan formal. Strategi itu ialah menarik perhatian masyarakat melalui mutu pendidikan yang dihasilkan oleh tenaga pengajar. Artinya hubungan akrab dengan masyarakat dimulai dengan memajukan pendidikan. Para manajer mula-mula berusaha membina para pengajarnya, sehingga mereka bisa bekerja dengan baik, bisa memberikan teladan kepribadian kepada para siswa/mahasiswa, dan bisa menanamkan ilmu dan pengetahuan lainnya dengan relatif sempurna (Made Pidarta, 2004:196)
165 | P a g e Dalam Depdiknas (1999) dijelaskan ada beberapa cara dalam mengefektifkan komunikasi lembaga pendidikan dengan lingkungan masyarakat, yaitu :
a. Mengidentifikasikan orang-orang kunci (orangtua siswa yang dituakan atau informal leaders, pejabat, tokoh bisnis, dan profesi lainnya)
b. Melibatkan orang-orang kunci tersebut dalam kegiatan sekolah, khususnya yang sesuai dengan minatnya.
c. Memilih saat yang tepat dalam melibatkan tokoh kunci bagi dukungan program sekolah.