Sumber Daya Manusia
PROSES MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Yang dimaksud dengan proses manajemen sumber daya manusia adalah segala proses yang berkaitan dengan upaya yang dilakukan dari mulai perencanaan sumber daya manusia, perekrutan, penandatanganan kontrak kerja, penempatan tenaga kerja, hingga pembinaan dan pengembangan tenaga kerja guna menempatkan dan tetap memelihara tenaga kerja pada posisi~dan kualifikasi tertentu serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang diberikan kepada tenaga kerja tersebut.
Secara garis besar proses manajemen SDM dibagi ke dalam lima bagian fungsi utama yang terdiri dari:
1. Human Resource Planning. Merencanakan kebutuhan dan pemanfaatan sumber
daya manusia bagi perusahaan.
2. Personnel Procurement. Mencari dan rnend"apatkan sumber daya manusia, termasuk di dalamnya rekrutmen, seleksi dan penempatan serta kontrak tenaga kerja.
3. Personnel Development. Mengembangkan sumber daya manusia, termasuk di
dalamnya program orientasi tenaga kerja, pendidikan dan pelatihan.
4. Personnel Maintenance. Memelihara sumber daya manusia, termasuk di dalamnya pemberian penghargaan, insentif, jaminan kesehatan dan keselamatan tenaga kerja, dan lain sebagainya.
5. Personnel Utilization. Memanfaatkan dan mengoptimalkan sumber daya manusia, termasuk di dalamnya promosi, demosi, transfer dan juga separasi.
Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning)
Setiap aktivitas manajemen biasanya diawali dengan planning atau perencanaan. Sebagaimana adagium dalam teori manajemen: If we fail to plan, we will plan to fail, sekiranya kita gagal dalam merencanakan, maka kita pada hakikatnya telah me- rencanakan kegagalan. Oleh karena itu, perencanaan dalam kaitannya dengan sumber daya manusia juga menjadi sebuah keharusan dalam operasionalisasi perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Sekalipun misalnya sebuah perusahaan telah memiliki sumber daya manusia yang memadai dan andal, namun perusahaan juga perlu memastikan akan keterpeliharaan dan ketersediaannya di masa yang akan datang. Kasus-kasus seperti halnya "pembajakan tenaga kerja", larinya tenaga kerja ke perusahaan lain, dan lain sebagainya merupakan salah satu indikasi perlunya sebuah perencanaan dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.
Paling tidak, ada beberapa langkah strategis sehubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Langkah-langkah tersebut sebagaimana dijelaskan oleh Cesto, Husted, dan Douglas, adalah sebagai berikut:
Langkah pertama : Representasi dan refleksi dari rencana rtrategis perusahaan Perencanaan SDM sudah semestinya merupakan representasi dan refleksi dari keseluruhan rencana strategis perusahaan. Artinya, kualifikasi sumber daya manusia yang nantinya dirumuskan sudah semestinya memenuhi kriteria sebagaimana yang disyaratkan dalam perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan, serta terintegrasi dengan bagian-bagian perusahaan lainnya seperti bagian produksi, pemasaran, dan lain sebagainya. Misalnya saja, perusahaan dalam lima tahun ke depan bermaksud untuk mempertahankan tingkat keuntungan (profit)pada tingkat 10 persen. Oleh karena itu bagian personalia harus memastikan bahwa sumber daya manusia yang direkrut dan dikembangkan mampu menunjang rencana perusahaan tersebut.
Langkah kedua : Analisa dari kualifikasi tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja. Langkah ini merupakan upaya pemahaman atas kualifikasi kerja yang diperlukan untuk pencapaian rencana srategis perusahaan. Pada tahap ini, ada tiga hal yang biasanya dilakukan, yaitu analisa kerja atau lebih dikenal dengan analisis jabatan (job analysis), deksripsi kerja (job description) dan spesifikasi kerja atau lebih dikenal dengan spesifikasi jabatan (job specification). Analisis jabatan merupakan persyaratan detail tentang jenis pekerjaan yang diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan untuk mampu menjalankannya. Misalnya, tugas yang diperlukan adalah penjaga gudang. Tenaga kerja yang diperlukan adalah seorang purnawirawan militer, atau lulusan SMA yang memiliki kualifikasi tertentu, dan lain-lain. Deskripsi jabatan meliputi rincian pekerjaari yang akan menjadi tugas tenaga kerja tersebut. Misalnya, tugas dari penjaga gudang adalah menjaga keluar masuknya barang yang masuk ke gudang, melakukan monitoring terhadap keseluruhan gudang yang ada, bertanggung jawab kepada manajer personalia, dan lain-lain. Spesifikasi jabatan merupakan rincian karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan. Misalnya, pendidikan SMU, memiliki sertifikat dari kepolisian, memiliki kemampuan untuk berjaga di waktu malani, tidak memiliki catatan negatif dari kantor kepolisian, dan lain-lain. Spesifikasi jabatan dinamakan pula kualifikasi personal (personal qualification) dari mereka yang akan ditempatkan untuk melaksanakan tugas
sebagaimana digambarkan dalam deskripsi jabatan. Kualifikasi personal ini secara garis besar dapat dibagi dua. Pertama, kualifikasi umum (general qualification), yaitu kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati suatu pos tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Kualifikasi umum ini biasanya menyangkut latar belakang pendidikan, gender, usia, status, atau kualifikasi yang cenderung bersifat demografis dari seseorang. Adapun kualifikasi yang kedua adalah kualifikasi spesifik (specific qualification), yaitu kualifikasi tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi pengisian jabatan tertentu. Contoh dari kualifikasi spesifik ini di antaranya adalah pengalaman di bidang tertentu yang terkait dengan jabatan yang akan diisi, keahlian tambahan dalam bidang yang lain, serta hal-hal lainnya yang biasanya tidak dimiliki oleh setiap orang dan akan menjadi nilai tambah bagi seseorang yang akan menempati jabatan tersebut.
Langkah ketiga: Analisa ketersediaan tenaga kerja langkah ini merupakan sebuah perkiraan tentang jumlah tenaga kerja beserta kualifikasinya yang ada dan diperlukan bagi perencanaan perusahaan di masa yang akan datang. Termasuk di dalam langkah ini adalah berapa jumlah tenaga kerja yang perlu dipromosikan, ditransfer, dan lain sebagainya. Pada langkah ini, berdasarkan evaluasi kegiatan perusahaan pada periode sebelumnya dan rencana perusahaan untuk periode berikutnya, maka perusahaan menganalisa apakah ketersediaan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan mencukupi untuk memenuhi tuntutan kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang ataukah tidak. Sebagai contoh, kembali ke bisnis restoran yang telah dibicarakan, jika bisnis restoran yang dijalankan mengalami kemajuan, dan pemilik restoran berencana untuk membuka cabang baru, maka perusahaan perlu menetapkan apakah jumlah tenaga kerja yang ada saat ini cukup untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di restoran yang lama ditambah dengan rencana cabang restoran yang baru, atau ternyata diperlukan tambahan tenaga kerja yang baru untuk mengisi pembukaan cabang restoran yang baru tersebut. Apakah dengan membagi tenaga kerja yang ada kedua tempat restoran yang dimiliki sudah cukup memadai atau justru masih diperlukan tenaga kerja baru, hat tersebut tentunya termasuk hat yang perlu ditentukan.
Langkah keempat : Melakukan tindakan inisiatif. Analisa terhadap ketersediaan tenaga kerja yang ada di dalam perusahaan dan keperluannya bagi masa yang akan datang membawa kepada kesimpulan: (1) Sekiranya tenaga kerja yang ada sudah memadai bagi operasionalisasi perusahaan di masa yang akan datang, tidak perlu ada tindakan inisiatif yang dilakukan seperti rekrutmen, transfer, dan lain sebagainya; (2) sekiranya tenaga kerja yang tersedia perlu dilakukan perombakan, maka barangkali perlu dilakukan rasionalisasi, perekrutan, dan lain sebagainya.
Langkah Kelima : Evaluasi dan modifikasi tindakan. Langkah keempat yang dilakukan tentunya akan senantiasa berubah dari masa ke masa. Sehingga perlu senantiasa dilakukan evaluasi terhadap perencanaan sumber daya manusia disesuaikan dengan perencanaan strategis perusahaan. Manajemen adalah proses yang terus-menerus dan berkelanjutan. Oleh karena itu, apa yang telah direncanakan dalam manajemen sumber daya manusia juga harus senantiasa dievaluasi dan dilakukan tindakan korektif sekiranya ada ketidaksesuaian atau terjadi perubahan seiring dengan perkembangan yang terjadi di perusahaan.
Penyediaan Sumber Daya Manusia (Personnel Procurement)
Ketersediaan sumber daya manusia menurut kualifikasi tertentu merupakan konse- kuensi logis dan implikasi dari adanya perencanaan sumber daya manusia sebagaimana dijelaskan pada bagian sebelumnya. Setelah perencanaan sumber daya manusia dibuat, maka langkah selanjutnya dalam pelaksanaannya adalah penyediaan sumber daya manusia atau penyediaan tenaga kerja. Ada beberapa aktivitas yang masuk dalam kategori penyediaan tenaga kerja ini, di antaranya adalah proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja. Rekrutmen adalah upaya perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan tenaga kerja. Rekrutmen dapat dilakukan melalui pemasangan Man dalam media massa, pengajuan permohonan pada institusi-institusi pendidikan, dan lain-lain. Seleksi adalah upaya untuk memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat kualifikasi dari sekian banyak pendaftar atau calon tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan dari proses rekrutmen tadi. Penempatan adalah proses pemilihan tenaga kerja yang disesuaikan dengan kualifikasi yang dipersyaratkan serta menempatkannya pada tugas yang telah ditetapkan. Secara lebih jelas berikut ini diuraikan ketiga konsep pencarian tenaga kerja tersebut di atas.
Rekrutmen Internal dan Rekrutmen Eksternal
Terdapat dua jenis rekrutmen yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yaitu rekrutmen internal (internal recruitment) dan rekrutmen eksternal (external recruitment atau outsourcing). Rekrutmen internal adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan. Dengan kata lain rekrutmen internal adalah proses memperoleh tenaga kerja yang diperoleh dari SDM yang telah dimiliki oleh perusahaan. Tenaga kerja yang ada diberi kesempatan untuk menempati jabatan yang berbeda dari apa yang sedang dijalaninya. Bentuk dari rekrutmen internal tersebut dapat berupa rotasi atau penempatan tenaga kerja pada tingkatan manajemen yang sama namun berbeda departemen atau bagian, atau dapat juga berupa promosi, yaitu berupa penempatan tenaga kerja yang ada ke jabatan yang tingkatan manajemennya lebih tinggi, apakah di bagian atau departemen yang berbeda maupun di bagian atau departemen yang sama. Hanya saja rekrutmen internal ini memiliki kelemahan melalui apa yang dinamakan sebagai efek ripple di mana ketika tenaga kerja yang menempati , jabatan yang baru akan menyebabkan tenaga kerja yang digantikannya mengalami efek psikologis yang dapat dikatakan mungkin tidak nyaman. Akibatnya, produktivitas dari tenaga kerja yang baru maupun yang lama belum tentu akan meningkat terkait dengan efek ini. Kecuali jabatan yang ditempati oleh tenaga kerja internal tersebut adalah jabatan yang baru sehingga tidak ada tenaga kerja yang lama yang digantikan, rnisalnya pada saat dilakukan pembukaan cabang baru atau departemen baru dalam perusahaan, maka efek ripple ini barangkali dapat dihindarkan. Rekrutmen yang kedua, rekrutmen eksternal, yaitu perusahaan mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu yang diperolehnya dari luar perusahaan, atau sering kali dinarnakan sebagai outsourcing. Upaya yang dapat dilakukan eleh perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja ini yaitu dapat melalui iklan di media massa, interview di kampus-kampus, atau
melalui agen penyaluran tenaga kerja tertentu. Kelebihan dari rekrutmen eksternal ini adalah bahwa perusahaan mungkin memiliki peluang untuk mendapatkan tenaga kerja yang lebih baik dari apa yang dimiliki saat ini, atau memperoleh tenaga kerja yang akan membawa semangat baru yang akan berdampak positif bagi perusahaan. Keterbatasan dari rekrutmen eksternal ini adalah terutama dalam hal adaptasi tenaga kerja tersebut dengan lingkungan internal perusahaan. Dikarenakan tenaga kerja yang direkrut adalah tenaga kerja baru atau dari luar, maka perlu waktu bagi tenaga kerja tersebut maupun bagi perusahaan untuk melakukan adaptasi mengenai pekerjaan dan jabatan yang akan ditempati maupun keterkaitannya dengan misi perusahaan secara keseluruhan. Kegagalan tenaga kerja eksternal untuk beradaptasi justru akan menimbulkan masalah baru bagi perusahaan. Oleh karena itu, sering kali perusahaan mensyaratkan pengalaman tertentu bagi tenaga kerja yang direkrut dari luar perusahaan. Hat ini dilakukan dengan asumsi bahwa sekiranya tenaga kerja tersebut telah memiliki pengalaman kerja, setidaknya kemampuan adaptasi dari tenaga kerja tersebut pernah teruji, sehingga proses pengondisian tenaga kerja kepada lingkungan perusahaan dapat lebih singkat dilaluinya.
Seleksi Tenaga Kerja
Seleksi tenaga kerja adalah langkah selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan setelah perusahaan menetapkan jenis rekrutmen yang akan dilakukan, apakah internal maupun eksternal. Paling tidak ada beberapa hal yang biasanya dilakukan perusahaan yang terkait dengan proses seleksi, yaitu seleksi administrasi, seleksi kualifikasi, dan seleksi sikap dan perilaku. Seleksi administrasi, yaitu berupa proses bagaimana perusahaan melakukan validasi dan verifikasi atas segala persyaratan administratif yang dipersyaratkan kepada calon tenaga kerja yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu. Seleksi administrasi ini dapat berupa validasi dan verifikasi borang aplikasi, daftar riwayat hidup, ijazah pendidikan, dan dokumen lainnya yang dipersyaratkan. Setelah seleksi administrasi dilakukan, langkah berikutnya adalah seleksi kualifikasi, artinya perusahaan melakukan seleksi atas calon- calon tenaga kerja dari sisi kualifikasinya, yaitu menyangkut kesesuaian calon tenaga kerja tersebut dengan jabatan yang akan ditempatinya. Seleksi ini biasanya dilakukan melalui seleksi tertulis dan seleksi tidak tertulis. Seleksi tertulis dapat berupa ujian tertentu yang diberikan oleh perusahaan yang terkait dengan hal-hal yang diminta oleh perusahaan untuk dapat dimiliki oleh calon tenaga kerja. Seleksi ini dapat berupa pengetahuan umum, pengetahuan logika, maupun pengetahuan lainnya yang terkait dengan jabatan yang akan diisi. Adapun seleksi tidak tertulis dapat berupa ujian bagi calon tenaga kerja dalam hal jabatan yang akan ditempatinya. Untuk beberapa jabatan tertentu, calon tenaga kerja dapat diminta untuk melakukan sesuatu yang terkait dengan jabatan dan tugas yang akan diembannya. Bagi calon tenaga penjualan misalnya, dapat diminta untuk mempraktikkan cara menghadapi pelanggan, klien, atau pihak-pihak tertentu yang ditentukan oleh perusahaan. Demikian pula dengan contoh-contoh lainnya. Esensi dari seleksi ini adalah untuk memastikan bahwa kualifikasi calon tenaga kerja yang ada benarbenar dapat diandalkan untuk menempati jabatan yang akan ditempatinya. Seleksi yang ketiga, yaitu berupa seleksi sikap dan perilaku. Pada seleksi ini, calon tenaga kerja diuji dari sisi sikap dan perilakunya sebagai pribadi, tenaga kerja, maupun ketika bekerja secara tim. Perusahaan berusaha memperoleh informasi yang memadai mengenai sisi psikologis dari calon
tenaga kerja, kemampuannya untuk bersikap baik dan konsisten dalam pekerjaan, termasuk kesiapannya untuk bekerja secara tim. Seleksi sikap dan perilaku ini dapat dilakukan secara tertulis maupun melalui wawancara. Seleksi tertulis berupa tes psikologi yang biasanya telah dimiliki oleh perusahaan ketika melakukan proses seleksi. Adapun wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi lebih jauh secara langsung mengenai bagaimana cara bersikap dan berperilaku dari calon tenaga kerja tersebut menyangkut berbagai hal yang terkait dengan motivasi, harapan, dan visi dari calon tenaga kerja tersebut terkait dengan jabatan yang akan ditempatinya.
Seleksi ini bisa dilakukan oleh tim manajemen perusahaan atau dengan meminta bantuan konsultan manajemen untuk bersama-sama pihak perusahaan melakukan rekrutmen dan seleksi. Saat ini, penggunaan konsultan manajemen bagi perusahaan sudah menjadi sesuatu yang dibutuhkan, karena perusahaan sangat berharap bahwa mereka mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan. Perusahaan menginginkan biaya yang telah dikeluarkan dari mulai kegiatan rekrutmen hingga penempatan tenaga kerja benar-benar dapat dikompensasi secara baik ketika tenaga kerja yang akhirnya dipilih benar-benar memiliki kualifikasi yang diharapkan oleh perusahaan.
Penempatun Tenaga Kerja
Setelah seleksi dilakukan, maka langkah berikutnya adalah penempatan tenaga kerja. Perlu digarisbawahi bahwa adaptasi merupakan hat yang alamiah untuk dilakukan oleh tenaga kerja mana pun di perusahaan mana pun. Oleh karena itu, perusahaan perlu benar-benar memastikan bahwa tenaga kerja yang baru direkrutnya benar-benar siap untuk bergalJiltlg dengan perusahaan, tidak saja dilihat dari sisi kualifikasinya, akan tetapi juga dari kesiapatuzya untuk bekerja secara tim. Oleh karena itu biasanya perusahaan melakukan semacam program pelatihan orientasi (orientation training) yang bertujuan untuk mengadaptasikan tenaga kerja dengan lingkungan perusahaan. Bcberapa perusahaan besar mencoba mengamisipasi proses adaptasi ini dengan membuat departemen atau posisi khusus yang dinamakan sebagai management tramee. Di bagian ini, tenaga kerja yang baru direkrut tidak langsung diposisikan pada suatu jabatan tertentu, akan tetapi ditempatkan di bagian management tramee tersebut. Mereka yang ditempatkan di bagian ini akan dilatih oleh perusahaan untuk ditempatkan di berbagai departemen yang berbeda-beda menurut periode tertentu,yang bertujuan, selain memberikan proses internalisasi kepada tenaga kerja dengan perusahaan, juga untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat kesiapan tenaga kerja pada bagian tertentu di perusahaan. Dengan adanya program penempatan di departemen yang berbeda-beda maka kecenderungan dan kualifikasi tenaga kerja akan lebih dapat terlihat oleh perusahaan. Bisa jadi di awal rekrutmen dan seleksi seorang tenaga kerja terlihat memiliki kuali.fikasi yang baik unti.tk ditempatkan di bagian keuangan, namun setelah melalui proses penyesuaian di management tramee, ternyata tenaga kerja tersebut juga memiliki kualifikasi yang lebih baik jika ditempatkan di bagian pernasaran. Kita sering mendapati kenyataan bahwa sebagian dari para lulusan perguruan tinggi misalnya memiliki kecenderungan dan keahlian yang berbeda dari disiplin keilmuan yang dijalaninya di perguruan tinggi, lulusan teknik ternyata bekerja di perbankan, dan lain-lain. Program management tramee ini merupakan salah satu langkah antisipasi yang saat ini sudah muiai banyak dilakukan, khususnya oleh perusahaan-perusahaan besar.
Pengembangan Sumber-Sumber Penawaran Personalia
Pada umumnya, semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar kemungkinan bagi perusahaan untuk menemukan personalia dengan kualitas yang dibutuhkan. Sebagian besar manajer-manajer efektif yang menyadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Sebagai contoh, jalinan kerjasama antara perusahaan dengan universitas-universi
tas dalam penarikan tenaga kerja.
Pada kenyataannya, ada dua kelompok sumber dari mana karyawan dapat ditarik untuk mengisi suatu jabatan tertentu - dari dalam organisasi dan dari luar (lihat gambar dibawah).
Manajer lebih menyukai untuk menggunakan sumber internal karena hal ini akan, dapat memotivasi personalia sekarang. Tetapi, bagaimanapun juga perusahaan memerlukan penemuan orang yang tepat untuk memenuhi suatu kebutuhan jabatan dari sumber ekstemal. Banyak organisasi menggunakan kombinasi dari kedua sumber yang ada. Sebagai contoh, adanya kemajuan teknologi - misal,komputer - manajemen dapat menarik operator dari dalam perusahaan yang diberi latihan terlebih dahulu, dan programmer dari luar perusahaan.
Ada tiga sumber internal, yaitu melalui 1) penataran (upgrading), di mana para karyawan yang memegang posisi sekarang dididik, dilatih, atau dikembangkan untuk melaksanakan pekerjaan lebih baik sesuai permintaan keadaan tertentu; 2)
pemindahan (transferring) karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhannya; dan 3) pengangkatan (promoting) karyawan dari tingkat jabatan lebih rendah ke tingkat jabatan yang lebih tinggi.
Sumber-sumber ekternal karyawan yang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi. Seperti ditunjukkan oleh gambar 11.2., sumbersumber ekstemal antara lain dari lamaran- lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor-kantor penempatan tenaga kerja, sekolah- sekolah, para pesaing, serta migrasi dan immigrasi.
Banyak perusahaan yang juga menggunakan karyawan lepas (part-time). Metoda ini terutama berguna untuk pekerjaan klerikal, penjaga keamanan dan pemeliharaan, di mana karyawan dengan spesialisasi tertentu dapat ditarik bilamana diperlukan.