III. METODE PENELITIAN
4.5. Proses Penagihan Piutang PT Z
Proses penagihan dengan menggunakan invoice dilakukan hanya sebanyak satu kali terbit. Hal ini untuk menghindari kemungkinan double invoice atau invoice tagihan yang ganda. Namun, jika terdapat kesalahan pada invoice, seperti kesalahan data produk yang ditagih, kesalahan nomor faktur pajak, kesalahan pengetikan dan sebagainya, maka adanya prosedur pengembalian invoice melalui nota retur terlebih dahulu. Kemudian diterbitkanlah invoice tagihan yang telah diperbaiki atau direvisi. PT. Z pun memiliki sistem penjadwalan yang cukup baik, ketika seluruh dokumen invoice telah siap diterbitkan.
Setelah invoice tagihan diterbitkan, terkadang pelanggan sulit atau lambat dalam merespon invoice tagihan atau sulit melunasi, sehingga upaya selanjutnya yang dilakukan oleh PT. Z yaitu melakukan monitoring atau pengawasan. Kegiatan pengawasan tersebut dilakukan oleh divisi financial & accounting dengan cara menghubungi melalui fax atau menelepon pihak pelanggan untuk mengkonfirmasi ataupun dengan cara datang langsung ke lokasi perusahaan pelanggan yang bersangkutan. Ketika hal tersebut pun dirasa kurang berpengaruh, maka selanjutnya perusahaan melibatkan peranan individu dari divisi marketing dalam membantu proses penagihan.
Direksi Manajer Keuangan Pelanggan Koor.Penagihan Piutang Pengumpuan dokumen-dokumen Bagian Faktur (NPWP) Surat PO (Purchase Order) Delivery Receipt (Surat Jalan) Invoice diterbitkan Konfirmasi Piutang
Pada saat pelanggan masih sulit untuk melakukan pembayaran piutang, maka perusahaan memberikan peringatan dengan somasi sebanyak tiga kali. Apabila hal ini belum berpengaruh maka piutang tersebut akan dihilangkan (amortisasi) atau lebih dikenal dengan sebutan piutang tak tertagih. Namun, dalam menghilangkan piutang tersebut, terdapat prosedur yang harus dipenuhi terlebih dahulu yaitu piutang tersebut tidak tertagih selama kurang lebih atau telah mencapai masa waktu dua tahun. Prosesnya pun melibatkan para stakeholder perusahaan dalam proses pengambilan keputusan.
Berikut persentase penyisihan piutang berdasarkan kebijakan akuntansi perusahaan :
Tabel 6. Waktu & Persentase Penyisihan Piutang PT. Z
Waktu Tak Tertagih Persentase Penyisihan
Piutang
Sampai dengan 2 tahun 2 tahun s.d 3 tahun 3 tahun s.d 4 tahun 4 tahun s.d 5 tahun Lebih dari 5 tahun
10 % 25 % 45 % 70 % 100 %
PT. Z mengalami beberapa kendala dalam proses penagihan, yakni jarak atau jangkauan wilayah perusahaan pelanggan, adanya perubahan data seperti perubahan alamat, faktur pajak, dan NPWP, serta kurangnya personil dalam divisi financial & accounting. Selain itu, kendala utama yang paling sering terjadi adalah keterlambatan pelanggan dalam melunasi hutang. Dari beberapa kendala yang dihadapi, pihak manajemen selalu berupaya untuk dapat mengelola dan mengendalikan piutangnya. Pada saat pihak manajemen tidak dapat mengelola dan mengendalikan piutangnya maka hal tersebut akan berdampak pada pemasukan yang diterima (inflow) atau mungkin perusahaan akan kehilangan pemasukan akibat munculnya piutang yang tidak tertagih.
Upaya yang paling nyata dilakukan oleh PT. Z dalam menghadapi masalah tersebut adalah dengan berpegang teguh pada pedoman atau kebijakan kredit yang sudah ada dan menyelenggarakan sistem manajemen dengan baik.
Gambar 5. Proses Penagihan Piutang PT. Z
4.6. Analisis Trend
Berdasarkan analisis trend, kondisi keuangan PT. Z menunjukkan keadaan yang cenderung meningkat dari tahun 2005-2009 (fluktuatif). Apabila dilihat dari beberapa akun yang terdapat pada laporan neraca, seperti piutang, kas & bank, hutang dan persediaan, seluruhnya cenderung mengalami peningkatan. Namun, kecenderungan peningkatan tersebut tidak selalu memberikan informasi yang baik. Misalnya jumlah piutang yang selalu meningkat dari tahun 2005-2009 menunjukkan adanya peningkatan penjualan secara kredit yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Hal ini akan berpengaruh pada peningkatan pemasukan (inflow) yang akan diterima oleh perusahaan. Dapat dilihat persentase piutang pada laporan neraca (inflow) dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 67,87%; 102,62%; 143,39%; dan 154,06%. Namun, pada saat piutang tersebut tidak diikuti oleh proses penagihan yang baik, maka akan berpengaruh pada terhambatnya pemasukan yang akan diterima sehingga akan memberikan dampak pula pada kegiatan operasi perusahaan. Selain itu, besarnya piutang dapat memungkinkan terjadinya peningkatan piutang yang tak tertagih.
Direksi
Manajer
Pelanggan
Koor.Penagihan Piutang
Nota Retur Invoice Revisi Invoice dikembalikan Invoice Konfirmasi Piutang Invoice bermasalah
Persentase penyisihan piutang dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 36,83%; 36,83%; 36,83%; dan 344,63%.
Persentase hutang perusahaan juga cenderung meningkat, yakni sebesar 172,48%; 279,61%; 341,56%; dan 319,45% dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2009. Hal ini disebabkan oleh adanya peningkatan penjualan yang mengharuskan perusahaan meningkatkan skala produksi sehingga berdampak pula pada peningkatan hutang perusahaan. Penyebab utama terjadinya peningkatan hutang dikarenakan perusahaan selalu membeli bahan baku dari pemasok (supplier) secara kredit sehingga berpengaruh pada peningkatan persentase hutang perusahaan. Namun, peningkatan hutang pada perusahaan tidak terlalu bermasalah ketika adanya peningkatan pula pada kegiatan penjualan yang kemudian akan berpengaruh pada pemasukan (inflow) perusahaan.
Pada PT. Z, kegiatan penjualan cenderung mengalami peningkatan. Dapat dilihat pada data tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 140,25%; 154,77%; 150,41%; dan 193,38%. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan mampu memberikan kepercayaan kepada pelanggan terkait kualitas produk yang ditawarkan. Selain itu pula peningkatan penjualan disebabkan oleh peranan dan kerja keras dari divisi marketing. Namun, kecenderungan peningkatan penjualan disetiap tahunnya menyebabkan adanya kecenderungan peningkatan pula pada persediaan. Dapat dilihat dari data tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 137,81%;211,55%; 159,50%; dan 175,69%. Hal ini menyebabkan perusahaan perlu meningkatkan penjualannya secara ekstra agar persediaan tidak terlalu menumpuk pada gudang perusahaan. Persediaan yang menumpuk mengakibatkan adanya tambahan biaya penyimpanan, mengingat produk yang disimpan mengandung bahan-bahan kimia yang mudah terbakar.
Komponen pada laporan laba rugi menunjukkan bahwa terjadi peningkatan pada penjualan yang memberikan dampak yang cukup baik pada laba bersih yang diperoleh perusahaan. Dapat dilihat dari data tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 adanya keadaan yang fluktuatif pada
perolehan laba bersih yakni sebesar 176,18%; 54,16%; 12,61%; dan 233,95%. Hal ini menjelaskan adanya penurunan laba bersih yang sangat drastis pada tahun 2008. Setelah diidentifikasi pada laporan laba rugi perusahaan, penyebab utamanya adalah adanya peningkatan pada akun beban lain-lain meliputi pajak kendaraan, pajak lain-lain, asuransi pabrik, beban bank, serba-serbi, penyuluhan dan penagihan. Namun, hal tersebut dapat segera teratasi dan akhirnya pada tahun 2009 perusahaan kembali memperoleh laba bersih dengan peningkatan yang cukup drastis pula yaitu sebesar 233,95%. Hal yang dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan peningkatan penjualan dan menekan beban lain-lain.
Selain itu, kemungkinan penyebab lain dari naik turunnya laba bersih yaitu kecenderungan naik turunnya harga pokok penjualan dan jumlah beban usaha perusahaan. Kecenderungan peningkatan harga pokok penjualan disebabkan oleh kemungkinan naiknya kebutuhan bahan baku yang dibuktikan oleh peningkatan penjualan disetiap tahunnya. Dapat dilihat dari data harga pokok penjualan tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 140,43%; 164,78%; 154,02%; dan 197,21%. Hal ini menunjukkan bahwa terjadinya peningkatan penjualan memberikan akibat pada peningkatan harga pokok penjualan pula sehingga memberikan dampak pada laba yang akan diterima. Seperti diketahui bahwa laba kotor adalah selisih antara penjualan dan harga pokok penjualan. Begitu pula dengan jumlah beban usaha yang berpengaruh pada jumlah laba bersih yang diterima perusahaan. Dapat dilihat pada data jumlah beban usaha tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yang menunjukkan kecenderungan peningkatan yaitu sebesar 135,67%; 120,55%; 136,05%; dan 147,29%. Berdasarkan data tersebut, dijelaskan bahwa peningkatan penjualan juga berakibat pada peningkatan beban usaha. Hal ini disebabkan oleh naiknya beban penjualan serta beban administrasi dan umum disetiap tahunnya. Berikut hal-hal yang meliputi beban penjualan diantaranya yaitu beban pegawai, iklan, fee, promosi, pembinaan relasi, penagihan, dan telepon.
Kemudian hal-hal yang meliputi beban administrasi dan umum yaitu beban pegawai, kesejahteraan pegawai, pemeliharaan dan perbaikan, pajak, dan retribusi serta jasa profesional.
Berbeda pada akun kas & bank yang selalu mengalami kenaikan dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2009 yaitu sebesar 49,91%; 50,89%; 119,68%; dan 171%. Hal ini menunjukkan adanya peningkatan kas & bank yang disebabkan oleh penyesuaian pada tiga kegiatan, yakni penyesuaian dari kegiatan operasi, kegiatan investasi, dan kegiatan pendanaan. Peningkatan kas & bank ditahun 2009 sebesar 171% terutama disebabkan oleh penyesuaian dari kegiatan pendanaan yaitu adanya penambahan aktiva lain-lain. Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, jumlah penyesuaian pada kegiatan pendanaan cukup besar dan hal ini berpengaruh pada kas & bank.
Tabel 7. Analisis Trend Beberapa Akun Neraca dan Laba Rugi
Uraian T A H U N
2005 2006 2007 2008 2009
Akun Neraca (%)
Piutang 100 67.87 102.62 143.39 154.06
Penyisihan piutang 100 36.83 36.83 36.83 344.63
Kas & Bank 100 49.91 50.89 119.68 171.00
Hutang 100 172.48 279.61 341.56 319.45 Persediaan 100 137.81 211.55 159.50 175.69 Akun Laba-rugi (%) Penjualan 100 140.25 154.77 150.41 193.38 Laba Bersih 100 176.18 54.16 12.61 233.95 HP.Penjualan 100 140.43 164.78 154.02 197.21 Beban Usaha 100 135.67 120.55 136.05 147.29
*sumber : Lap.Keuangan PT. Z Diolah
Tabel 8. Beberapa Akun Neraca dan Laba Rugi
Uraian T A H U N
2005 2006 2007 2008 2009
Akun Neraca (dalam ribu rupiah)
Piutang 7,039,396 4,777,423 7,224,041 10,093,968 10,844,969
Penyisihan piutang 112,971 41,604 41,604 41,604 389,331 Kas & Bank 437,399 218,305 222,595 523,491 747,968 Hutang 5,755,193 9,926,545 16,092,008 19,657,252 18,384,713 Persediaan 3,956,893 5,452,956 8,370,698 6,311,192 6,952,049 Akun Laba-rugi (dalam ribu rupiah)
Penjualan 17,550,718 24,615,756 27,163,293 26,398,879 33,940,129 Laba Bersih 566,467 998,026 306,816 71,409 1,325,226 HP.Penjualan 13,406,105 18,826,267 22,090,890 20,647,425 26,438,177 Beban Usaha 3,104,932 4,212,315 3,742,943 4,224,291 4,573,191
Analisis Trend (Akun Neraca) 0 50 100 150 200 250 300 350 400 2005 2006 2007 2008 2009 Tahun % Piutang Kas & Bank Hutang Persediaan
Gambar 6. Analisis Trend Beberapa Akun Neraca
Analisis Trend (Akun Laba Rugi & Lain-lain)
0 50 100 150 200 250 300 350 400 2005 2006 2007 2008 2009 Tahun % Penjualan Laba Bersih HP.Penjualan Beban Usaha Piutang Ragu-ragu
Gambar 7. Analisis Trend Beberapa Akun Laba Rugi & Lain-lain
4.7. Analisis Cash Conversion Cycle
Proses meminimalkan modal kerja dilakukan dengan mempercepat penagihan kas dari penjualan, meningkatkan perputaran persediaan, dan mengurangi pembelanjaan dengan kas.
Tabel 9. Analisis Cash Conversion Cycle
U R A I A N T A H U N
2005 2006 2007 2008 2009 Rata-Rata
DSO (days of sales
outsanding) 146.40 70.84 97.07 139.56 116.63 114.10
DSI (days of sales in
inventory) 107.73 105.72 138.31 111.57 95.98 111.86
DPO (days of payable
outsanding) 156.69 192.45 265.88 347.50 253.82 243.27
Cash Conversion Cycle 97.44 -15.89 -30.51 -96.37 -41.21 -17.31 *sumber : Lap.Keuangan PT. Z Diolah
Analisis Cash Conversion Cycle -150.00 -100.00 -50.00 0.00 50.00 100.00 150.00 200.00 250.00 300.00 350.00 400.00 2005 2006 2007 2008 2009 Rata-Rata Tahun % DSO DSI DPO CCC
Gambar 8. Analisis Cash Conversion Cycle
Berdasarkan analisis Cash Conversion Cycle, PT. Z memiliki nilai rata-rata DSO, DSI, dan DPO sebesar 114,10; 111,86; 243,27 serta didapat angka cash concersion cycle sebesar (- 17,31). Rata-rata DSO senilai 114 hari menunjukkan perusahaan masih terlalu lama dalam mengumpulkan piutang akibat adanya penjualan secara kredit. Padahal perusahaan memiliki kebijakan yaitu piutang harus tertagih dalam jangka waktu 60 hari. Adapun dampak yang akan terjadi yaitu berkurangnya jumlah pemasukan (inflow) yang akan diterima perusahaan setiap tahunnya.
Kemudian rata-rata DSI senilai 112 hari juga menunjukkan perusahaan masih terlalu lama dalam menjual persediaannya. Apabila dilihat dari penjualan, perusahaan telah melakukan penjualan dengan baik, tetapi terdapat permasalahan ditahun 2007 yaitu adanya penolakan barang yang telah dijual kepada pelanggan karena suatu masalah tertentu sehingga menumpuk pada gudang persediaan. Perusahaan perlu melakukan peningkatan penjualan yang efektif agar persediaan barang di gudang tidak menumpuk terlalu banyak. Pada saat persediaan menumpuk terlalu banyak mengakibatkan tingginya risiko kerusakan terhadap barang tersebut sehingga perusahaan pun pasti mengalokasikan biaya penyimpanan untuk menjaga keutuhan dari barang tersebut. Begitu pula dengan rata-rata DPO senilai 243 hari yang menunjukkan perusahaan memperoleh waktu yang cukup panjang untuk melunasi hutang-hutangnya setelah mengumpulkan kas dan piutang terlebih dahulu dalam satu periode.Hal ini disebabkan oleh
jumlah hutang yang dimiliki oleh perusahaan sangat besar karena sebagian besar kegiatan operasinya didanai dari hutang. Misalnya pembelian bahan baku yang diperoleh dari pemasok (supplier) dilakukan secara kredit atau hutang.
Secara keseluruhan, berdasarkan analisis cash conversion cycle, menunjukkan perusahaan masih memiliki angka cash conversion cycle yang negatif dan berarti bahwa perusahaan belum memiliki kas yang cukup banyak untuk mendanai seluruh aktifitas perusahaannya secara optimal. Hal ini juga dibuktikan belum efektifnya perusahaan dalam melakukan perputaran persediaan dengan baik yang dapat dilihat dari kegiatan penjualannya dan pengumpulan piutang sesuai dengan batas hari yang telah ditetapkan perusahaan, sehingga siklus antara persediaan, piutang, dan kas pada perusahaan belum berjalan secara efektif.