BAB III PEMBAHASAN
B. Proses Pengawasan
Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers dalam Sukoco (2007:129) adalah:
a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.
c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
d. Mengkoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan. e. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai. 2. Manfaat Pengawasan
Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible dalam Sukoco (2007:130) antara lain:
a. Membantu mamaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran
akan kuantitas dan kualitas output yang dibutuhkan.
c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
d. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
e. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan. 3. Unsur Pengawasan
Menurut Quible dalam Sukoco (2007:130), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan :
a. Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang diawasi. Tentu saja, pemahaman terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga yang terbuang secara
sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang perlu diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
b. Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperlukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.
c. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.
d. Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu.
4. Proses yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio dalam Sukoco (2007:130), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor:
a. Mendefenisikan pekerjaan kantor yang diawasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:
1) Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.
2) Standar Ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk diukur. Menurut Leonard dan Hilgert dalam Sukoco (2007:131), terdapat dua standar yang dapat digunakan oleh organisasi:
a) Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi dan diiukur dengan mudah. Misalnya, teller disebuah bank ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.
b) Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral
yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.
3) Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrasi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa perkuartal maupun semester, untuk menjamin tujuan secara konsisten. Apablila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
b. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer Administrasi atau supervisor hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
1) Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 496 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor diatas 2 GHz); kurang efesiensinya desain tempat kerja,atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah hendaknya Manajer Administrasi atau Supervisor senantiasa
mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.
2) Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh Manajer Administrasi atau Supervisor, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.
3) Memberikan perhatian penuh dalam pekerjaan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (fotocopy) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya. c. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi
atau Supervisor agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persistem mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:
1. Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem inbalan bagi pegawai, dam imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari para pegawai.
2. Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang telah ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang telah dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
3. Memberikan imbalan secara adil, Hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya Supervisor juga mendapatkan input dari masing-masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap anggota kelompok kerja yang dimakud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sakarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas
melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.
5. Pengawas
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, Cardy dalam Sukoco (2007:132) adalah:
a. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi karena Supervisor berhubungan erat dengan usaha untuk memotivasi para pekerja, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu membentuk suatu tim yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.
b. Teman Sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman sekerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk memberikan umpan balik yang berifat positif dan negaif, mengumpulkan pendapat anggota yang lain, dan berdiskusi
langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat.
c. Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi. d. Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses
kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap defensif mereka dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.
