Proses Penyediaan jadual Waktu - POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Proses Penyediaan jadual Waktu

KETUA JABATAN

KETUA PENYELARAS JADUAL WAKTU/

PENOLONG KETUA PENYELARAS JADUAL

WAKTU

PENYELARAS JADUAL

WAKTU JABATAN PENSYARAH

4. PROSES KERJA^4.4.1

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Dapat maklumat kandungan jadual waktu yang disahkan daripada Ketua Jabatan, seperti:

 Senarai kursus yang akan ditawarkan

 Senarai nama pensyarah kursus

 Salinan kurikulum

SIMPAN JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

BUAT MESYUARAT JADUAL WAKTU

SEDIA JADUAL WAKTU / PINDA JADUAL

WAKTU

SEMAK

SAH JADUAL WAKTU / PINDAAN JADUAL

WAKTU Lengkap Tidak Lengkap

DAPAT MAKLUMAT KANDUNGAN JADUAL

WAKTU

PAMER JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

SERAH JADUAL WAKTU / PINDAAN

JADUAL WAKTU

TERIMA JADUAL WAKTU

Bil Tanggung jawab Tindakan

 Salinan Struktur Program

 Kalender Akademik 2. Ketua Penyelaras

Jadual Waktu

Buat mesyuarat jadual waktu.Tentukan bagi setiap jabatan:

 Senarai bilik kuliah

 Slot bagi jabatan sokongan

 Tarikh siap jadual waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu 3. Penolong Ketua

Penyelaras Jadual Waktu /

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Sedia jadual waktu. Memastikan setiap jabatan mempunyai set jadual waktu yang berikut (yang berkaitan):

 Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

 Jadual Waktu Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel 4. Ketua Jabatan /

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Semak jadual waktu.

Memastikan semua set jadual yang berkaitan disemak.

5. Ketua Jabatan Sah jadual waktu.

Mengesahkan semua set jadual yang telah disemak.

6. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Pamer jadual waktu.

Memastikan setiap set jadual waktu berikut dipamerkan:

 Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/

Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal/

Bengkel 7. Penyelaras Jadual

Waktu Jabatan

Serah jadual waktu kepada pensyarah.

Bukti penyerahan menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah.

8. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu /

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Nilai keberkesanan proses penyediaan jadual waktu.

Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.

9. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu /

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Pinda jadual waktu jika terdapat sebarang pembetulan.

Dapatkan maklumat yang berkaitan:

 Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar

 Sebarang perancangan terhadap tindakan pembetulan

Pastikan pindaan jadual waktu mempunyai set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan):

Bil Tanggung jawab Tindakan

 Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

 Jadual Waktu Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel

10. Ketua Jabatan Semak pindaan jadual waktu.

11. Ketua Jabatan Sah pindaan jadual waktu.

Bukti pengesahan kepada set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan):

 Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

 Jadual Waktu Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal / Bengkel 12. Penyelaras Jadual

Waktu Jabatan

Pamer pindaan jadual waktu.

Memastikan setiap set pindaan jadual waktu berikut dipamerkan:

 Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/

Bilik Pensyarah

 Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal @ Bengkel

13. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Serah pindaan jadual waktu kepada pensyarah.

Menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu dan ditandatangani oleh pensyarah.

Cop “BATAL” ke atas jadual lama yang telah dipinda.

14. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu /

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Nilai keberkesanan proses penyediaan terhadap pindaan jadual waktu.

Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.

15. Ketua Jabatan Simpan jadual waktu / pindaan jadual waktu.

Memastikan set jadual waktu induk / pindaan jadual waktu induk (yang telah disahkan) disimpan :

 Jadual Waktu Induk Program

 Jadual Waktu Induk Pensyarah

 Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan ^8.1 (PLAN)

 Output perancangan  Senarai bilik kuliah

 Slot bagi jabatan sokongan

 Tarikh siap jadual waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu

 Kelulusan perancangan  Ketua Penyelaras Jadual Waktu Perlaksanaan & Kawalan ^8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan ^8.5 ^ Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders

 Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan ketua

 Kawalan proses yang disumber luar ^8.4 ^ Semakan dan pengesahan kompetensi

 Identifikasi dan kemudahkesanan ^8.5.2 ^ Kod Kursus

 Kod Nama Pensyarah

 Kod Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel

 Harta hak milik pelanggan ^8.5.3 ^ Jadual waktu pensyarah

 Pemuliharaan ^8.5.4 ^ Perisian jadual waktu

 Khidmat selepas perkhidmatan ^8.5.5  Bengkel penggunaan perisian jadual waktu (jika perlu)

 Kawalan Perubahan ^8.5.6  Pindaan jadual waktu sekiranya perlu Tindakan ¹⁰(ACTION)

 Penilaian keberkesanan ^9.1.3  Penilaian pencapaian objektif kualiti

 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

 Tindakan pembetulan ^10.2  Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan

 Senarai baru untuk nama pensyarah kursus

 Senarai agihan bilik kuliah yang baru

 Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P

 Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu.

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat diselesaikan.

 Penambahbaikan ^10.3  Kemaskini perisian jadual waktu

6. RISIKO DAN PELUANG ^6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang Jabatan Akademik.

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR ^8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN

(jika berlaku) 1.  Senarai nama

kursus yang ditawarkan

 Senarai nama pensyarah kursus yang akan mengajar

 Kesilapan dalam menyenaraikan kursus

 Kesilapan dalam menyenaraikan pensyarah kursus

 Semakan oleh Ketua Jabatan Akademik

 Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan

 Senarai baru untuk nama pensyarah kursus 2.  Agihan bilik kuliah

 Agihan slot jabatan sokongan

 Penggunaan bilik kuliah yang tidak optimum

 Slot bagi Jabatan Sokongan tidak dapat dijalankan

 Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Senarai agihan bilik kuliah yang baru

 Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan 3.  Tarikh siap jadual

waktu

 Tarikh kuatkuasa jadual waktu

 Jadual waktu tidak dapat disiapkan dalam tempoh seminggu sebelum semester bermula

 Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

 Membuat pinda dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel

 Jadual waktu tidak berjalan lancar kerana perkara-perkara berikut:

a. Kursus yang

tertinggal dari senarai kursus

b. Penggunaan bilik kuliah yang tidak sesuai

c. 2 atau lebih kursus menggunakan bilik kuliah yang sama d. Lain-lain yang

berkaitan

 Semakan oleh Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

 Mengisi maklumat berkaitan

tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu.

 Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat

diselesaikan.

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)^7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Jadual Waktu Induk Program 3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad 2. Jadual Waktu Induk Pensyarah 3 tahun Pejabat Ketua

Jabatan

Terhad 3. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal

/ Bengkel

3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad

4. Jadual Waktu Pensyarah 3 tahun Fail Rekod Terhad

Pensyarah 5. Jadual Waktu Makmal / Bengkel 3 tahun Pejabat Ketua

Jabatan

Terhad 6. Borang Penyerahan Dan Penerimaan

Jadual Waktu

3 tahun Pejabat Ketua Jabatan

Terhad

9. LAMPIRAN^8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-02(1)(21-04-21) Jadual Waktu Induk Program 2) PPP-02(2)( 21-04-21) Jadual Waktu Induk Pensyarah

3) PPP-02(3)( 21-04-21) Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel 4) PPP-02(4)( 21-04-21) Jadual Waktu Pensyarah

5) PPP-02(5)( 21-04-21) Jadual Waktu Makmal / Bengkel

6) PPP-02(6)( 21-04-21) Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu

10. KAWALAN DAN PINDAAN KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’

organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08/09/2017

02 25/06/2018

03 21/04/2021

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. KRITERIA

KECEMERLANGAN

PROSES, SIPOC DIAGRAM, PRPSES KERJA &

LAMPIRAN

2/13 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02. SIPOC, SWIMLANE &

MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA

6, 7 & 12/13 1.4.2021

P03.

PPP-02(16)(21-04-21)

LAMPIRAN 2

MAKLUMAT TERKAWAL PPP-02(2)(21-04-21)

LAMPIRAN 3

MAKLUMAT TERKAWAL PPP-02(3)(21-04-21)

PPP-02(4)(21-04-21)

MAKLUMAT TERKAWAL

LAMPIRAN 5 PPP-02(5)(21-04-21)

MAKLUMAT TERKAWAL

BORANG PENYERAHAN DAN PENERIMAAN JADUAL WAKTU JABATAN : _________________________

SESI :_______________

PPP-02(6)(21-04-21)

MAKLUMAT TERKAWAL BIL NAMA PENSYARAH/

MAKMAL/BENGKEL

TTGN TERIMA/TARIKH

TTGN TERIMA/TARIKH (PINDAAN – JIKA ADA)

CATATAN PINDAAN

Dalam dokumen POLITEKNIK MELAKA PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 (Halaman 9-0)