BAB II LANDASAN TEORI
B. Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor
B. Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan
Balanced scorecard tepat digunakan pada organisasi yang tengah
mengalami momentum, seperti kemunduran atau bahkan kebangkrutan dalam usahanya. Yayasan Tarakanita mengalami penurunan jumlah peserta didik yang berdampak pada banyak hal, salah satunya dalam hal keuangan.
Dalam sebuah studi kasus di AEX School District, Portugis dipaparkan garis besar proses penyusunan balanced scorecard di dunia pendidikan melibatkan langkah-langkah umum sebagai berikut (gambar 2.1): misi, visi, nilai-nilai/ value, analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman), tujuan dan vektor strategi, peta strategi, indikator, target dan
kegiatan, pelaksanaan, monitoring dan pengendalian proyek edukatif dan rencana tahunan kegiatan.
Pertemuan struktural akan didahului dan digantikan oleh pertemuan tim balanced scocerard. Pertemuan-pertemuan yang berlangsung akan menyiapkan materi, menghomogenkan konsep, dan merancang strategi untuk mempromosikan partisipasi rekan yang lain. Proposal yang telah disusun tim
balanced scorecard ini kemudian dibawa ke manajemen puncak untuk
persetujuan.
Langkah selanjutnya terdiri dari merumuskan misi, visi, nilai-nilai, analisis SWOT, vektor strategis dan tujuan, peta strategi, dan, akhirnya, indikator dan target. Tingkat kesulitan dalam mendefinisikan misi, visi dan nilai-nilai cukup rendah. Kesulitan cukup tinggi, ditemukan dalam analisis SWOT, peta strategi, dan indikator serta target. Dalam perumusan peta strategi, indikator dan terjadi perdebatan salah satunya dalam mengubah urutan perspektif dalam kaitannya dengan model asli. Perubahan ini disebabkan oleh kekhususan dari distrik sekolah, yaitu kurangnya otonomi keuangan. Dengan cara ini, perspektif pelanggan ditempatkan di atas dan perspektif keuangan di bagian bawah, sedangkan proses internal dan perspektif pembelajaran ditempatkan di tingkat menengah yang sama karena ada sebuah hubungan dekat antara pembelajaran dan perbaikan proses .
Gambar 2.1. Flowchart Proses Penyusunan Balanced Scorecard di AEX School District, Portugis
Adapun langkah-langkah dalam menyusun balanced scorecard (Yuwono, 2002) adalah sebagai berikut:
1. Membangun Konsensus atas Pentingnya Perubahan Manajemen
Tujuan tahap ini adalah agar balanced scorecard dipandang sebagai sarana manajemen yang akan mengubah sistem dan proses manajemen secara mendasar.
2. Pembentukan Tim Proyek
Tim harus terdiri dari para manajemen level atas yang memahami keseluruhan permasalahan perusahaan di mana masukan-masukannya akan sangat berguna bagi proyek. Istilah struktural seringkali digunakan untuk mengganti manajer di bidang pendidikan.
3. Mendefinisikan Peran Lembaga
Tujuan tahap ini adalah untuk mengembangkan sebuah dasar dalam menyusun konsensus berbagai karakteristik dan persyaratan untuk sampai pada definisi yang jelas tentang posisi dan peran lembaga saat ini. 4. Menentukan Unit Organisasi
Tim pengembang balanced scorecard, sejak awal dan secara hati-hati harus mempertimbangkan jangkauan aktivitas dan unit organisasi yang akan dicakup oleh balanced scorecard. Menurut Olve dalam Yuwono (2002), bagi lembaga yang relatif kecil, mungkin paling baik adalah menciptakan balanced scorecard untuk organisasi secara keseluruhan.
5. Mengevaluasi Sistem Pengukuran Yang Ada
Pada umumnya sebagian besar organisasi tidak memiliki satu set tolok ukur yang seimbang (balanced), mereka terlalu terfokus pada tolok ukur keuangan jangka pendek dan mengabaikan tujuan jangka panjang seperti kepuasan pelanggan/pegawai maupun pertumbuhan (Kaplan dan Norton, 1993).
6. Merumuskan/ Menkonfirmasi Visi, Misi, Value
Visi merupakan gambaran menantang dan imajinatif tentang peran, tujuan dasar, karakteristik, dan filosofi organisasi di masa datang. Misi, mendefinisikan usaha lembaga agar berada pada nilai-nilai dan keinginan stakehoder yang meliputi: produk, jasa, pelanggan, pasar, dan keseluruhan kekuatan lembaga. Value merupakan serangkaian pernyataan yang berfungsi sebagai kode etik untuk menjalankan organisasi, terutama dalam menguji setiap pengambilan keputusan dan pilihan di masa datang. 7. Merumuskan Perspektif
Setelah visi komprehensif dan konsep usaha lembaga dirumuskan, kemudian perlu dipilih perspektif untuk membangun balanced scorecard. Terdapat empat persepktif secara umum, yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. Jika perspektif ini dirasa belum memadahi, dimungkinkan pula untuk menambah perspektif lain. Pilihan perspektif harus diatur terutama oleh logika usaha, dengan hubungan timbal balik yang jelas antarperspektif yang berbeda-beda.
8. Merinci Visi Berdasarkan Masing-Masing Perspektif dan Merumuskan Seluruh Tujuan Strategis
Model balanced scorecard merupakan suatu alat untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi suatu organisasi. Model tersebut harus dilihat sebagai suatu instrumen untuk menerjemahkan visi dan strategi yang abstrak ke dalam toluk ukur dan sasaran yang spesifik. Dengan kata lain, balanced scorecard yang dirumuskan dengan baik merupakan presentasi strategi organisasi. Tujuan langkah ini adalah untuk menerjemahkan visi ke dalam istilah nyata dari perspektif yang telah disusun. Dengan demikian akan tercapai keseimbangan menyeluruh dan ini merupakan ciri unik dari balanced scorecard.
9. Identifikasi Faktor-Faktor Penting Bagi Kesuksesan
Organisasi harus menentukan faktor-faktor apa saja yang paling penting bagi kesuksesan, lalu menyusun prioritasnya. Faktor-faktor kunci keberhasilan digunakan untuk menjawab apa yang ingin dilakukan oleh lembaga untuk membedakan dengan pesaing.
10. Mengembangkan Tolok Ukur, Identifikasi Sebab dan Akibat, dan Menyusun Keseimbangan
Pada langkah ini, kita mengembangkan tolok ukur kunci yang relevan bagi pemakaian akhir kerja. Tantangan terbesar pada proses ini adalah menemukan hubungan sebab akibat yang jelas dan menciptakan kesimbangan di antara berbagai tolok ukur dalam persepektif yang dipilih.
11. Mengembangkan Top Level Scorecard
12. Merinci Balanced Scorecard dan Tolok Ukur Oleh Unit Organisasi 13. Merumuskan Tujuan – Tujuan
Tiap-tiap tolok ukur yang digunakan harus memiliki sasaran/tujuan. Suatu organisasi membutuhkan sasaran jangka pendek dan panjang sehingga ia akan memeriksa bagiannya secara kontinue dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan pada waktunya.
14. Mengembangkan Rencana Tindakan
Untuk mencapai sasaran dan visi yang telah ditetapkan, perlu dispesifikasi langkah-langkah yang akan diambil. Rencana tindakan ini harus mencakup orang-orang yang bertanggungjawab dan jadwal untuk laporan sementara dan terakhir.
Secara substansi, langkah-langkah penyusunan balanced scorecard di AEX School District, Portugis dan menurut Yuwono (2002) adalah sama. Yuwono (2002) menjelaskan lebih rinci tentang langkah-langkah penyusunan
balanced scorecard. Oleh karena itu, dalam penelitian ini digunakan acuan
proses penyusunan balanced scorecard menurut Yuwono (2002) dengan beberapa penyesuaian istilah mengacu di bidang pendidikan.