PROSEDUR PENGADAAN JASA KONSULTANSI
C. PENGADAAN JASA KONSULTANSI DENGAN SISTEM EVALUASI KUALITAS
3) Proses Penyusunan Daftar Pendek Konsultan
a) Panitia menyusun peringkat calon peserta seleksi umum sesuai dengan nilai prakualifikasi yang dilakukan dari penyedia jasa;
b) Bilamana jumlah peringkat yang memenuhi syarat prakualifikasi kurang dari 5 (lima) konsultan, maka panitia mengundang konsultan lainnya untuk mengikuti prakualifikasi kedua;
c) Bilamana setelah diundang dan dilakukan evaluasi kedua, jumlah konsultan yang lulus prakualifikasi masih kurang dari 5 (lima) konsultan, maka panitia menetapkan cara pengadaan dengan cara seleksi langsung;
d) Panitia menyampaikan peringkat penyedia jasa konsultansi dan rekomendasi 5 (lima) konsultan dengan nilai prakualifikasi terbaik sebagai daftar pendek konsultan yang akan diundang;
e) Pengguna barang/jasa menetapkan daftar pendek konsultan bilamana usulan panitia disetujui;
f) Apabila tidak menyetujui, pengguna barang/jasa mengembalikan usulan daftar pendek konsultan berikut catatan atas usulan panitia untuk dievaluasi dan diusulkan kembali oleh panitia.
b. Seleksi Langsung
1) Seleksi langsung dilakukan bilamana seleksi umum tidak dapat dilakukan baik karena prakualifikasi yang gagal atau untuk menangani pekerjaan tertentu yang diyakini jumlah konsultan yang mampu menangani pekerjaan tersebut kurang dari 5 (lima) konsultan, namun lebih dari 1 (satu) konsultan;
2) Penyusunan daftar pendek konsultan didasarkan pada informasi yang lengkap dan terbaru tentang keberadaan konsultan yang dapat menangani pekerjaan yang ditawarkan. Hasil daftar pendek konsultan harus mendapat persetujuan pengguna barang/jasa.
4. Penyampaian Undangan dan Pengambilan Dokumen Pengadaan
a. Panitia mengirimkan undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek konsultan.
b. Panitia menyampaikan dokumen pengadaan kepada konsultan yang masuk dalam daftar pendek konsultan sesuai dengan waktu, tempat dan cara yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, tidak termasuk Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
c. Tenggang waktu antara pengiriman undangan dan pengambilan dokumen pengadaan oleh konsultan harus memadai agar setiap peserta mempunyai waktu yang cukup untuk mengambil dokumen tersebut.
5. Penjelasan Dokumen Pengadaan
a. Panitia menjelaskan isi dokumen pengadaan, menampung pertanyaan peserta undangan dan memberikan jawabannya atas
hal-hal yang kurang jelas yang terdapat dalam dokumen pengadaan serta bila dianggap perlu dapat diadakan peninjauan ke lapangan.
b. Panitia membuat Berita Acara Penjelasan yang ditandatangani oleh panitia dan 2 (dua) wakil peserta undangan yang memuat segala keterangan dan perubahan yang dianggap perlu serta dilampiri adendum (perubahan/tambahan dokumen pengadaan) serta risalah tanya jawab. Berita acara ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.
c. Berita acara berikut perubahan-perubahan persyaratan dituangkan dalam adendum dokumen pengadaan dan wajib disampaikan kepada seluruh peserta pengadaan dalam waktu yang memadai.
d. Ketidak-hadiran peserta dalam rapat penjelasan dan kunjungan lapangan tidak menggugurkan keikut-sertaan peserta undangan.
6. Pemasukan Dokumen Penawaran
a. Pemasukan dokumen penawaran dilakukan dengan sistem dua sampul dan disampaikan bersamaan kepada panitia sesuai dengan tempat dan jadwal waktu yang ditetapkan. Setiap sampul yang disampaikan harus dalam keadaan tertutup dan diberi lak di setiap simpulnya. Dua sampul yang disampaikan kepada panitia terdiri dari :
1) Sampul I (pertama) berisi kelengkapan data administrasi dan teknis yang disyaratkan. Pada sampul tersebut ditulis “Data
Administrasi dan Teknis Pengadaan Jasa Konsultansi … (yang
mencantumkan : jenis pekerjaan, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan penawaran)” dan nama dan alamat konsultan;
2) Sampul II (kedua) berisi data perhitungan biaya penawaran. Pada sampul ditulis “Data Biaya Penawaran Pengadaan Jasa
Konsultansi ... (yang mencantumkan : jenis pekerjaan, tempat,
hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan penawaran)” dan nama dan alamat konsultan.
Sampul I dan II dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut sampul penutup) dalam keadaan dilak dan hanya mencantumkan alamat panitia.
1) Jumlah copy dokumen penawaran sebanyak 4 (empat) buah, 1 (satu) copy untuk pengguna barang/jasa dan 3 (tiga) copy untuk panitia;
2) Copy dokumen penawaran untuk pengguna barang/jasa disampaikan oleh panitia dalam keadaan tertutup dan dilak serta hanya dibuka setelah diterbitkannya surat penetapan pemenang dan bilamana ada sanggahan dari peserta. Pembukaan copy dokumen penawaran dilakukan dihadapan peserta yang menyanggah dan disanggah;
3) Dokumen penawaran dan surat pengantar penawaran dimasukkan dalam satu sampul penutup disampaikan kepada panitia dengan jumlah rangkap dan alamat-alamat yang ditentukan oleh panitia di dalam Surat Undangan;
4) Jika disampaikan secara langsung, maka dokumen penawaran harus dimasukkan oleh peserta yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh panitia;
5) Jika dokumen penawaran disampaikan melalui pos, panitia mencatat tanggal dan waktu penerimaannya serta memasukkannya ke tempat yang telah ditentukan;
6) Jika dokumen penawaran tersebut baru diterima setelah pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan, maka dokumen penawaran tersebut tidak diikut-sertakan dan dikembalikan kepada pengirim.
7. Pembukaan Dokumen Penawaran
a. Panitia membuka dokumen penawaran dihadapan peserta pada tanggal yang sama dengan tanggal terakhir pemasukan dokumen penawaran sebagaimana telah ditentukan dalam dokumen pengadaan atau waktu lainnya yang ditetapkan dalam berita acara rapat penjelasan dokumen pengadaan, untuk kemudian dibuat berita acara pembukaan penawaran yang memuat antara lain sah tidaknya dokumen penawaran dan ditandatangani oleh panitia dan 2 (dua) wakil peserta pengadaan yang hadir.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pembukaan dokumen penawaran :
1) Pembukaan dokumen penawaran dilakukan oleh panitia setelah menyatakan dihadapan para peserta bahwa saat pemasukan dokumen penawaran telah ditutup;
2) Dokumen penawaran, surat keterangan dan sebagainya dari peserta tidak dapat lagi diterima setelah batas waktu pemasukan dokumen penawaran yang telah ditetapkan; 3) Setelah pemasukan dokumen penawaran ditutup,
perubahan atau susulan pemberian bahan dan penjelasan secara lisan atau tertulis atas dokumen penawaran yang telah disampaikan tidak dapat diterima;
4) Sampul penawaran biaya tidak boleh dibuka;
5) Saat pembukaan sampul dokumen penawaran dan saat penentuan sah tidaknya dokumen penawaran tidak boleh ada tenggang waktu, artinya harus dilakukan pada tanggal yang sama;
6) Semua dokumen penawaran dan surat keterangan dibacakan dengan jelas sehingga terdengar oleh semua peserta;
7) Syarat sahnya dokumen penawaran :
a) Disampaikan dalam batas waktu yang telah ditetapkan, dan disampaikan ke alamat tempat pemasukan usulan yang telah ditetapkan di dalam surat undangan;
b) Adanya data administrasi dan teknis serta data biaya penawaran masing-masing dalam sampul tertutup.
8) Dokumen penawaran yang telah dibuka sampulnya kemudian diparaf oleh semua anggota panitia yang hadir dan sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil konsultan peserta yang disepakati oleh peserta undangan yang hadir.