V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Proses Terjadinya Piutang Pada KOPASJA
KOPASJA merupakan suatu organisasi usaha yang dikelola berdasarkan prinsip perkoperasian dan prinsip ekonomi. Berdasarkan kedua prinsip tersebut, seyogyanya KOPASJA dapat berdiri dengan tegak dalam menghadapi tantangan ekonomi ke depan.
KOPASJA selama berdiri mengandalkan pelayanannya di bidang keuangan yang ditujukan bagi peningkatan kesejahteraan anggotanya. Oleh karena itu, anggota KOPASJA adalah pegawai negeri sipil menjadikan koperasi sebagai tumpuan yang paling akhir, the last saviour. Anggota KOPASJA sangat mengandalkan pelayanan jasa pinjaman serta penjualan secara kredit yang ditawarkan koperasi baik untuk memenuhi kebutuhan hidup yang mendesak maupun untuk meningkatkan kesejahteraannya.
Adanya permintaan dari anggota tentu akan terjadi apa yang dikatakan sebagai piutang. Piutang dapat terjadi apabila adanya pembayaran yang tertunda baik untuk barang maupun jasa. Pembayaran yang tertunda dalam jangka waktu yang lama akan mengakibatkan besarnya jumlah piutang. Pembayaran yang tertunda ini tentu saja harus dikelola dengan baik sehingga tidak memberikan efek negatif bagi koperasi.
Telah dijelaskan di muka bahwa KOPASJA memiliki dua unit usaha yaitu USP dan UBU sehingga piutang yang terjadi di KOPASJA tidak hanya berasal dari penjualan kredit melainkan juga dari pinjaman yang diberikan oleh koperasi. Bagaimana proses terjadinya piutang di KOPASJA akan dijelaskan berikut ini.
USP menyimpan uang yang dipercayakan anggota dengan memberikan imbalan baik berupa pelayanan maupun bunga serta meminjamkan kepada anggota dalam rangka membantu kesejahteraan anggota sekaligus sebagai cara menyalurkan dana kepada anggotanya. Pinjaman yang diberikan KOPASJA kepada anggotanya adalah pinjaman menurut tujuan (produktif, kesejahteraan dan cepat/darurat/musibah).
Selama tahun analisis, tujuan pengajuan pinjaman para anggota bervariasi, namun sebagian besar teralokasi untuk keperluan pendidikan, perbaikan rumah, uang muka rumah, berobat, usaha dan lain-lain. Pinjaman dibedakan atas jangka waktunya, yaitu pinjaman cepat dengan jangka waktu tiga bulan, pinjaman jangka pendek dengan waktu antara 4-12 bulan dan pinjaman jangka panjang 13-36 bulan.
UBU melaksanakan usaha beraneka ragam. Mulai dari usaha Waserda, jasa boga, biro perjalanan, jasa konsultasi dan arsitektur. Harga produk yang dijual oleh UBU rata-rata lebih rendah dari harga pasar, untuk jasa konsultasi dan arsitektur tidak dibebankan pembayaran atau gratis. Unit ini menjalankan usahanya dengan dua sistem pembayaran yaitu tunai dan kredit.
Oleh karena itu, terjadinya piutang di KOPASJA juga merupakan akibat dari penjualan kredit UBU, di mana anggota dapat menikmati produknya terlebih dahulu kemudian memberikan bayarannya dengan bunga. Produk yang dijual secara kredit adalah produk-produk elektronik dan kendaraan roda dua, yaitu motor.
Transaksi jual beli secara kredit melalui serangkaian prosedur yang sama dengan pinjaman di USP. Prosedur yang diterapkan belum terprogram dalam komputer dan dikelola secara manual sehingga proses ini memakan waktu lebih lama daripada bank.
5.1.1.Prosedur Pengajuan Peminjaman
Pinjaman yang ditawarkan KOPASJA hanya dapat dinikmati oleh anggota saja. Oleh karena itu, bagi pegawai di lingkungan Departemen Keuangan Republik Indonesia yang belum menjadi anggota harus mendaftarkan dirinya terlebih dahulu sebagai anggota KOPASJA dengan cara mengajukan permohonan menjadi anggota dan mengisi formulir keanggotaan. Berdasarkan penilaian dari pengurus dengan ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar Pasal 5 ayat (3) maka calon anggota tersebut dapat diterima atau ditolak.
Apabila telah diterima menjadi anggota maka hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengisi formulir permohonan pinjaman yang ditandatangani oleh anggota pemohon dan satu orang anggota
penjamin kemudian menyerahkannya kepada Panitia Kredit. Panitia Kredit akan mempertimbangkan permohonan tersebut apakah disetujui atau tidak.
Hal-hal yang dipertimbangkan secara umum oleh Panitia Kredit adalah:
a. Tujuan pinjaman (produktif, kesejahteraan atau darurat),
b. Kemampuan mengembalikan dilihat dari jumlah angsuran dan jaminan yang diberikan (gaji, tunjangan khusus atau lainnya),
c. Jangka waktu minimal tiga bulan dan maksimal tiga tahun ,
d. Prestasi masa lalu atau profil anggota, apabila pemohon telah memiliki pinjaman sebelumnya maka pengajuan pembaruan pinjaman dapat diajukan dengan syarat saldo pinjaman terdahulu maksimal 30% dari pokok pinjaman,
e. Kerajinan menabung, jumlah simpanan minimal harus lima kali dari besarnya permohonan,
f. Partisipasi terhadap KOPASJA,
g. Memenuhi persyaratan administrasi seperti melunasi simpanan wajib sesuai dengan ketentuan, memenuhi donasi stabilisasi modal sebesar 1%, service fee 0,5% dan dana simpanan wajib 0,5%, mengganti materai secukupnya, melengkapi Surat Kuasa dari bagian gaji bagi anggota pegawai Golongan I dan II atau dari Bank ”X” Kantor Kas Departemen Keuangan bagi anggota pegawai Golongan III ke atas,
h. Melampirkan slip gaji terakhir.
Hasil pertimbangan tersebut akan disampaikan kepada pemohon melalui surat HPPK yang telah ditandatangani oleh Anggota, Ketua Panitia Kredit dan Sekretaris. Jika disetujui maka akan berlanjut pada proses pemberian pinjaman.
5.1.2.Prosedur Pemberian Pinjaman
1. Setelah disetujui oleh Panitia Kredit maka meneruskan Surat Permohonan Pinjaman (SPP) dan HPPK ke Bendahara atau Kasir untuk diproses lebih lanjut kapan dana dapat dicairkan.
2. Bendahara/Manajer menyiapkan Surat Pengakuan Pinjaman (SP) dan jika perlu meminta jaminan dari anggota. SPP dan HPPK diarsipkan oleh Bendahara/Manajer.
3. Setelah dana siap, Bendahara/Manajer menyerahkan SP dan jadwal ke Kasir untuk ditindaklanjuti.
4. Kasir meminta anggota menandatangani SP dan Slip Uang Keluar (SUK) kemudian menyerahkan uang kepada anggota.
5. Kasir mencatat di Buku Kas Harian (BKH), menyerahkan satu lembar fotocopy SUK ke anggota, mengarsipkan SP dan satu lembar
fotocopy SUK serta menyerahkan asli SUK ke akuntansi.
Seluruh proses ini membutuhkan waktu selama 30 hari. Prosedur peminjaman lebih lengkapnya terdapat pada Gambar 3.
1) tolak 2) 3) 4) 5)
Gambar 3. Prosedur peminjaman
SPP SPP OK? Siapkan HPPK Arsip SPP& HPPK
Atur cash flow & siapkan SP
Siapkan SUK dan copy-nya
dan dana SP, catat di BKH Dana dan copy SUK Arsip
Asli SUK ke akuntansi Anggota Panitia Kredit Bendahara/
Manajer
Anggota yang telah mendapatkan dananya maka ia telah berstatus sebagai peminjam dan berkewajiban untuk membayar angsuran beserta bunganya. Jika terjadi keterlambatan maka peminjam dikenakan denda sebesar 2% dari angsuran pokok ditambah bunga pinjaman dan setiap keterlambatan pembayaran angsuran pinjaman jangka waktu tiga bulan, dikenakan pembayaran senilai angsuran, bunga dan denda sebagaimana diatas sebagai 5% dari pokok pinjaman perbulan.
Apabila peminjam tidak dapat melunasi pinjamannya dikarenakan meninggal maka ahli warisnya dibebaskan dari kewajiban membayar hutang. Namun, apabila dikarenakan pembayaran gajinya dihentikan akibat pemberhentian tugas tanpa menerima pensiun atau karena sebab lain, KOPASJA berhak menagih piutangnya kepada peminjam seketika dan sekaligus. Semua biaya penagihan pinjaman dibebankan kepada peminjam.