Tebel 3.5 Analisa Tapisan Mc Namara untuk Menentukan Solusi Prioritas
A. Rancangan Aktualisasi Nilai – Nilai Dasar PNS
Gagasan kreatif yang dipilih untuk menangani isu permasalahan terkait “kurangnya aksesibilitas pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial” dengan penyebab masalah dominan yaitu
“belum terpadunya mekanisme pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial” adalah dengan “Kanalisasi pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial terpadu berbasiskan Google services”.
Kanalisasi pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial terpadu berbasis Google Services merupakan salah satu bentuk dari Social Media Management yang berfokus pada pengelolaan bahan publikasi. Social Media Management sendiri adalah suatu proses membuat, menerbitkan, dan menganalisis konten yang diposting melalui platform media sosial dengan penggunaan berbagai tools, software maupun layanan yang mampu membanyu mempermudah dalam pengelolaan media sosial. Dalam hal ini kanalisasi pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial terpadu berbasis Google Services menggunakan layanan Google dalam mempermudah pengelolaan bahan publikasinya.
Gagasan kreatif tersebut adalah suatu mekanisme yang dilakukan untuk mengelola bahan publikasi dari seluruh UKPD di lingkup Dinas Sosial yang tadinya hanya difasilitasi oleh seorang pegawai melalui personal chat whatsapp kemudian dialihkan menjadi kedalam satu layanan yang berbasiskan google services, pelayanan terkait dengan publikasi Dinas Sosial kemudian dapat diakses oleh seluruh pegawai Dinas Sosial melalui kanal
“bit.ly/PublikasiDinsosDKIJakarta” yang merupakan google formulir yang didalamnya memuat berbagai layanan seperti pengiriman bahan publikasi dari setiap UKPD untuk diupload di media sosial
Dinas Sosial, permintaan peliputan kegiatan oleh tim publikasi Dinas Sosial di UKPD terkait, pengiriman artikel untuk di-upload di website Dinas Sosial, hingga pada layanan konsultasi terkait dengan kesesuaian bahan publikasi yang akan di upload di media sosial UKPD masing – masing dan berbagai layanan terkait publikasi lainnya yang kesemuanya ditujukan untuk meningkatkan aksesibilitas dalam pengelolaan bahan publikasi Dinas Sosial.
Lebih lanjut, setelah bahan publikasi dikirimkan oleh setiap UKPD ke kanal “bit.ly/PublikasiDinsosDKIJakarta” maka akan tersimpan di google drive dan disortir oleh koordinator publikasi Dinas Sosial berdasarkan klasifikasi bahan publikasi yang dikirimkan dan ditindaklanjuti sesuai dengan jenis bahan publikasinya dan dijadwalkan menggunakan google calender melalui Microsoft Outlook yang diintegrasikan dengan email setiap PIC media sosial UKPD terkait dengan waktu tindak lanjutnya. Setelah bahan publikasi dipublikasikan di kanal media Dinas sosial kemudian bukti tayangnya diarsipkan ke dalam google spreadsheet untuk kemudian dapat diolah menjadi laporan strategi komunikasi kegiatan strategis daerah terkait dengan Kartu Lansia Jakarta dan aksesibilitas penyendang disabilitas Jakarta hingga pada laporan bulanan terkait dengan publikasi. Adapun kegiatan terdiri dari :
1. Pembuatan rancangan media kanalisasi publikasi Keterkaitan mata pelajaran agenda 3 dengan kegiatan 1 :
Kegiatan ini akan membantu dalam proses perencanaan terhadap konsep media kanalisasi yang akan dibuat, sehingga dengan matangnya proses perencanaan yang melibatkan diskusi dengan rekan sejawat dan menampung masukan dari pihak yang bersangkutan maka diharapkan media yang akan dibuat untuk kegiatan kanalisasi publikasi Dinas Sosial dapat benar – benar menjawab kebutuhan dari khususnya Seksi Pengembangan, Data dan Informasi Kesejahteraan Sosial dalam proses
manajemen penyebarluasan informasi yang lebih aksesibel dan efektif , dan mendapatkan persetujuan atasan untuk pelaksanaannya. Keterkaitan kegiatan ini dengan Manajemen ASN adalah kegiatan perancangan kanalisasi publikasi merupakan kegiatan yang ditujukan untuk merancang konsep mekanisme pengelolaan bahan publikasi yang berbasiskan teknologi guna meningkatkan kinerja para PNS dalam penyebarluasan informasi, selanjutnya hal ini juga berkaitan dengan Whole of Government karena juga memadukan dengan kebutuhan dan masukan dari pihak-pihak terkait untuk menghasilkan rancangan yang komprehensif dan juga pengimpunan alamat email PIC media sosial dari masing – masing UKPD untuk memudahkan proses koordinaasi dan kolaborasi.
2. Pembuatan media kanalisasi publikasi
Keterkaitan mata pelajaran agenda 3 dengan kegiatan 2 :
Pembuatan media kanalisasi publikasi merupakan tindak lanjut dari rancangan yang telah dilakukan di kegiatan 1, fokus kegiatan ini adalah membuat dan menyiapkan media kanalisasi publikasi sesuai dengan rancangan yang telah disetujui oleh atasan untuk direalisasikan utamanya melalui dukungan google services. Hal tersebut berkaitan dengan Manajemen ASN dengan fokus penggunaan teknologi dalam menunjang proses pekerjaan terutama menggunakan dukungan google services yang sudah familiar di lingkungan pegawai sehingga dapat dilaksanakan dengan mudah dan efektif dalam proses pelaksanaannya.
3. Uji coba dan sosialisasi kanalisasi publikasi
Keterkaitan mata pelajaran agenda 3 dengan kegiatan 3 :
Kegiatan 3 merupakan kegiatan yang difokuskan untuk mempersiapkan teknis pengelola internal Seksi Pengembangan
Data dan Informasi Kesejahteraan beserta Tenaga Ahli terkait dalam melaksanakan pengelolaan penyebarluasan informasi melalui kanalisasi publikasi yang telah dibuat serta kesiapan sistem ataupun media yang akan digunakan dalam proses pelaksanaan kanalisasi publikasi, kemudian dilanjutkan dengan sosialisasi kepada PIC media sosial dari setiap UKPD agar memahami mekanisme baru yang akan diterapkan, sehingga proses pelaksanaan penyebarluasan informasi melalui kanalisasi publikasi berbasis google services dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Kegiatan ini berhubungan dengan Manajemen ASN dalam hal penyiapan pengetahuan dan kemampuan dalam melaksanakan mekanisme baru guna meningkatkan efektifitas yang didasarkan kegiatan yang inovatif dan sesuai dengan perkembangan jaman dalam rangka meningkatkan kinerja, lebih lanjut kegiatan ini juga melaksanakan proses kolaborasi dan koordinasi dengan berbagai pihak dalam pencapaian tujuannya sehingga termasuk ke dalam Whole of government.
4. Penerapan kanalisasi pengelolaan bahan publikasi Dinas sosial terpadu berbasis google services
Keterkaitan mata pelajaran agenda 3 dengan kegiatan 4 :
Kegiatan ini dapat dikatakan sebagai inti dari inovasi yang sedang dijalankan, pelaksanaan optimalisasi manajemen penyebarluasan informasi akan tergambar dari proses kegiatan tersebut, dari mulai bahan publikaasi yang dikirimkan oleh setiap UKPD, kemudian diolah, dipublikasikan, dan dibuat laporan sebagaimana alur yang telah dibuat dengan berbasiskan dukungan penggunaan teknologi melalui google services diharapkan dapat meningkatkan aksesibilitas dalam pengelolaan bahan publikasi dengan suatu mekanisme yang terpadu, kesinambungan dan keberlanjutan kegiatan ini dapat menjadi parameter berhasilnya penerapan inovasi yang berdampak pada
hasil publikasi yang disampaiakan kepada masyarakat menjadi lebih kaya dalam segi konten, selain itu setiap pegawai Dinas Sosial juga memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam penyebarluasan informasi. Kegiatan ini berhubungan dengan Manajemen ASN dalam segi pelaksanaan pekerjaan yang lebih efektif dengan mekanisme yang lebih jelas, runtut, mudah dan terdokumentasi sehingga peningkatan kualitas pekerjaan dapat diwujudkan, selain itu koordinasi dan kolaborasi yang lebih terarah dan jelas dari berbagai elemen Dinas Sosial dalam kegiatan penyebarluasan informasi merupakan implementasi dari Whole of Govenment, yang pada akhirnya dapat berdampak pada konten publikasi yang lebih lengkap lagi dari segi variasi hingga pada kebutuhan masyarakat akan informasi dan pengetahuan terkait dengan bidang sosial yang mana merupakan bentuk pengimplementasian dari Pelayanan Publik.
5. Monitoring, evaluasi, dan pelaporan
Keterkaitan mata pelajaran agenda 3 dengan kegiatan 5 :
Kegiatan ini berfokus pada peningkatan kualitas mutu melalui monitoring, evaluasi, serta pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan kegiatan yang di wujudkan melalui pelaporan.
Kegiatan ini berkaitan dengan Manajemen ASN dalam hal perbaikan kinerja yang dilakukan secara terus menerus guna menjawab kebutuhan jaman, sehingga kualitas pekerjaan dapat terus optimal, kemudian terdapatnya masukan dan koordinasi dengan berbagai pihak dalam pelaksanaan kegiatan mengindikasikan penerapan dari Whole of Govenment.
Kegiatan – kegiatan yang termuat dalam rancangan aktualisasi akan direalisasikan di tempat kerja. Nilai – nilai dasar profesi PNS dapat diterapkan dalam setiap kegiatan yang telah dilakukan. Berikut merupakan kegiatan aktualisasi nilai – nilai dasar PNS yang akan
dilaksanakan sesuai dengan rancangan aktualisasi. Dengan tahapan sebagai berikut :
Kegiatan 1 : Pembuatan rancangan media kanalisasi