ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi SFA
4.2.1 Rancangan Flow Prosess
Aplikasi yang dirancang merupakan pengembangan rancangan dari aplikasi yang sudah ada saat ini dengan melakukan beberapa perbaikan layanan dan penambahan beberapa layanan yang dapat memudahkan dan membantu proses bisnis dari perusahaan. Aplikasi yang dirancang untuk memperbaiki beberapa layanan aplikasi yang masih belum efektif dalam penggunaan seperti pada permasalahan point 1 dan 2 pada sub bab 4.1 diatas. Rancangan juga memberikan layanan tambahan sesuai dengan permasalahan pada point 3 sampai dengan 6 pada sub bab 4.5.
Flow process transaksi penjualan dapat dilihat pada gambar 4.6 yang memberikan beberapa perbaikan dan layanan online untuk customer dan flow process forecast penjualan dapat dilihat pada gambar 4.6.
Flow Process Rancagan Forecast Penjualan
Tenaga Penjual Manajer Tenaga Penjual
Monitoring Kinerja Kunjungan End Forecast Penjualan Inventory Control Login Sistem Start Std KPI (Kunjungan & Penjualan) Jadwal Kunjungan Transaksi Penjualan STD KPI & Jadwal Kunjungan
39
Flow process rancangan aplikasi dengan langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Pertama manajer tenaga penjual melakukan login pada aplikasi.
2. Manajer tenaga penjual membuat forecast penjualan selama seminggu kedepan melaui data penjualan 6 minggu ke belakang. Aplikasi menghitung 3 jenis rata yaitu rata-rata selama 6 minggu, rata-rata-rata-rata minggu ganjil dan rata-rata-rata-rata minggu genap dalam 6 minggu. Kemudian manajer memilih rata-rata penjulan. Untuk detail dari proses forecast penjualan ini dijelaskan pada data flow diagramlevel 2 forecast penjualan pada gambar 4.10.
3. Setelah memilih rata-rata aplikasi akan melakukan proses inventory control dari data forecast penjualan yaitu menentukan safety stock dan ROP sebagai memanajemen persedian sehingga ketika stok mencapai ROP aplikasi akan melakukan purchase order secara otomatis. Untuk detail dari proses inventory control ini dijelaskan pada data flow diagram level 2 forecast penjualan pada gambar 4.10.
4. Kemudian membuat standard key performance indicator (KPI) dari data forecast penjualan standard terdiri dari kunjungan dan penjualan. Data standard KPI ini disimpan database dan mengacu pada tabel standard KPI pada tabel 4.14 . Untuk detail dari proses input standard KPI ini dijelaskan pada data flow diagram level 2 master kunjungan pada gambar 4.12.
5. Membuat jadwal kunjungan tenaga penjual ke outlet. Data standard KPI ini disimpan database dan mengacu pada tabel jadwal kunjungan pada tabel 4.15. Untuk detail dari proses input jadwal ini dijelaskan pada data flow diagram level 2 master kunjungan pada gambar 4.12.
6. Tenaga penjual melakukan kunjungan dan penjualan ke outlet. Untuk detail dari proses proses kunjungan dan penjualan ini dijelaskan pada data flow diagram level 2 transaksi penjualan pada gambar 4.11.
7. Hasil kunjungan dan penjualan tenaga penjual akan di monitoring oleh manajer tenaga penjual. Untuk detail dari monitoring ini dijelaskan pada data flow diagram level 2 monitoring kinerja pada gambar 4.9.
40 Flow Proses Rancangan Transaksi Penjualan
Outlet Logistik Admin Tenaga Penjual Tampilkan Detail Produk Input SO Identifikasi Lokasi Pilih Outlet tidak Lihat Data Transaksi ya Surat Jalan tidak tidak Approve SO tidak Login Sistem Bayar Hutang Penjualan Kirim Pesanan tidak ya Input Pesanan C ya ya ya ya Lihat KPI ya Cek stok Login Sistem B End End Cek Jatuh Tempo Hutang Cek Jatuh Tempo Hutang ya tidak ya End Input Pesanan Start Start Lihat Kunjungan tidak Input Pesanan Surat Jalan A Notifikasi Email tidak Registrasi Rekanan Bayar Hutang ya tidak End End Order tidak Penjualan
Gambar 4.6 Flow Process Rancangan Transaksi Penjualan
Flow process rancangan transaksi penualan dengan langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Pertama tenaga penjual melakukan login pada Aplikasi. Proses login pada tenaga penjual
ini juga otomatis mengidetifikasi nomer imei handphone yang telah didaftarkan pada aplikasi sehingga login hanya bisa dilakukan pada tools yang telah disediakan
41
perusahaan. Sehingga jika menggunakan tools lain tenaga penjual tidak bisa masuk dalam aplikasi.
2. Jika proses login berhasil aplikasi menampilakan pilihan lihat data KPI jika memilih iya lanjut ke menu lihat data KPI jika tidak lanjut ke proses nomer 3.
3. Terdapat pilihan data kunjungan jika iya proses lihat data kunjungan dan jika tidak lanjut proses nomer 4.
4. Pilih outlet aplikasi otomatis mengidentifikasi koordinat lokasi dari tenaga penjual. Hal ini akan tersimpan dalam aplikasi sebagai kontrol kunjungan tenaga penjual dengan menggunakan GPS.
5. Terdapat pilihan lihat data transaksi penjualan jika memilih iya lanjut ke menu lihat data transaksi penjualan. Jika tidak lanjut ke proses nomer 6.
6. Terdapat pilihan cek jatuh tempo hutang jika terdapat hutang lanjut ke proses nomer 7. Jika tidak lanjut ke proses nomer 8.
7. Bayar hutang jika iya dapat melakukan transaksi lanjut ke proses nomer 8, jika tidak proses selesai.
8. Tampilkan detail produk yanga akan dipesan.
9. Terdapat pilihan cek stok jika stok ada lanjut proses input SO, data sales order ini disimpan dalam database dan mengacu pada tabel penjualan hdr dan tabel penjualan detail pada tabel 4.24 dan 4.25. Jika tidak ada stok terdapat pilihan input sebagai input transaksi sebagai pesanan penjualan. Data pesanan ini disimpan dalam database dan mengacu pada tabel pesanan hdr dan tabel pesanan detail pada tabel 4.22 dan 4.23. Untuk proses input sales order dan input pesanan ini juga dijelaskan pada data flow diagram level 2 transaksi penjualan
10. Bagian administrasi penjualan menyetujui atau approve SO yang telah di input oleh tenaga penjual untuk diproses selanjutnya ke bagian logistik
11. Bagian logistik membuatkan surat jalan untuk mengirimkan pesanan pada pelanggan dan proses selesai.
12. Outlet sebelumnya melakukan registrasi sebagai rekanan PT. SND, kemudian dapat login
pada aplikasi untuk melihat produk dan melakukan pemesanan produk
13. Pesanan pembelian ini akan mengecek jatuh tempo hutang jika terdapat hutang agar melunasi hutang terlebih dahulu. Jika tidak lanjut ke proses 14.
42
14. Rekanan atau outlet melunasi hutang jika iya lanjut ke proses nomer 17 jika tidak proses selesai.
15. Setelah outlet melihat detail produk dan dapat melakukan pesanan pembelian.
16. Lanjut proses nomer 9. Data pesanan ini disimpan database dan mengacu pada tabel pesanan hdr dan tabel pesanan detail pada tabel 4.22 dan 4.23.
Flow process rancangan transaksi pejualan ini terdiri dari proses penjualan dan registrasi rekanan dari flow process ini juga terdiri dari beberapa proses yang di dapat dilihat pada notasi penghubung flow proses
Tabel 4.3 Flow Process KPI Tenaga Penjual
Flow Process Hak Akses Kegunaan
Pilih Periode
Hitung Data KPI Sales Detail perproduk Detail pertanggal End A - Manajemen (manager tenaga penjual atau supervisor sales). - Tenaga penjual
Flow process dari key performance indicator (KPI) tenaga penjual ini digunakan untuk menggabarkan proses melihat kunjungan tenaga penjual dengan menghitung hasil penjualan berbanding dengan target penjualan
43
Tabel 4.4 Flow Process Kunjungan Tenaga Penjual
Flow Process Hak Akses Kegunaan
Pilih Tanggal & Data Sales Tampilkan Data Kunjungan Sales End B - Manajemen (manager
tenaga penjual atau
supervisor tenaga penjual). - Tenaga penjual
Flow process kunjungan sales ini digunakan untuk menggabarkan proses melihat kunjungan tenaga penjual.
Tabel 4.5 Flow Process Lihat Data Transaksi Outlet
Flow Process Hak Akses Kegunaan
Cari Data Outlet
Hutang Pembelian Pembayaran Data Transaksi End C - Tenaga penjual - Outlet - Administrasi Penjualan
Flow process lihat data
transaksi outlet untuk menggabarkan proses lihat data outlet seperti data hutang, pembelian dan pembayaran.
4.2.2 Rancangan Proses
Rancangan proses akan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan Spesifikasi Proses.
Data Flow Diagram (DFD) yaitu teknik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasinya yang digunakan dalam perpindahan data dari masukkan ke keluaran.
a. Data Flow Diagram Level 0
Data Flow Diagram level 0 Aplikasi SFA terdapat 4 external entity (kesatuan di lingkungan luar aplikasi yang memberikan input dan menerima output dari aplikasi), yaitu
44
manager tenaga penjual, admin penjualan, tenaga penjual dan pelanggan masing memberikan input dan menerima output dari aplikasi seperti pada gambar 4.7
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 0
Pada DFD level 0 ini dapat dijelaskan input aplikasi mulai dari daftar kunjungan kemudian input sales order dan input pesanan penjualan jika tidak ada stok oleh tenaga penjual. Pada aliran data idetifikasi kunjungan akan mencatat data kunjungan berdasarkan output daftar kunjungan tenaga penjual output tenaga penjual dan menghasilkan laporan KPI kunjungan. Ketika memasuki input sales order dan pesanan penjualan tenaga penjual menerima ouput berupa data spesifikasi, harga dan stok produk setelah data terinput tenaga penjual menerima output daftar transaksi outlet berserta KPI penjualan.
External entity pelanggan untuk input data profil pelanggan baru dan pesanan penjualan. Selama proses input pesanan penjualan menerima output daftar spesifikasi dan harga produk dan selesai akan menerima ouput daftar transaksi penjualan. External entity manajer tenaga penjual input jadwal kunjungan, data standard KPI dan data forecast penjulan dari penjualan periode sebelumnya dan menerima output laporan KPI kunjungan dan penjualan. Admin penjualan menerima output daftar transaksi penjualan.
45 b. Data Flow Diagram Level 1
Pada Data Flow Diagram (DFD) level 1 terdapat 4 proses utama yaitu proses monitoring
kinerja, forecast penjualan dan transaksi penjualan seperti pada gambar 4.8
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1
Proses monitoring kinerja berfungsi menghasil kinerja tenaga penjual. Hasil keluaran adalah laporan KPI kunjungan dan laporan KPI Penjualan.
Proses forecast penjualan berfungsi perhitungan forecast penjualan perminggu yang terintergrasi dengan inventory control. Proses transaksi penjualan berfungsi untuk melakakuan
46
transaksi penjualan oleh external entity tenaga penjual dan pelanggan. Dan terakhir proses input master kunjungan berfungsi untuk input jadwal kunjungan dan standard KPI tenaga penjual. c. Data Flow Diagram Level 2 Monitoring Kinerja
Pada Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses monitoring kinerja terdapat 2 proses utama yaitu proses hitung KPI kunjungan dan hitung KPI penjualan seperti pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 2 Proses Monitoring Kinerja
Pada DFD level 2 monitoring kinerja terdapat Proses hitung KPI kunjungan berfungsi untuk menghitung KPI tenaga penjual berdasarkan kunjungan tenaga penjual ke outlet. Hasil keluaran adalah laporan KPI kunjungan.
Proses hitung KPI Penjualan berfungsi untuk menghitung KPI tenaga penjual berdasarkan penjualan tenaga penjual ke outlet Hasil keluaran adalah laporan KPI Penjualan. Proses monitoring kinerja ini berdasarkan pada kebutuhan fungsional pada tabel 4.1 pada point
A18.
d. Data Flow Diagram Level 2 Forecast Penjualan
Pada Data Flow Diagram (DFD) level 2 forecast penjualan terdapat 3 proses utama yaitu proses forecast penjualan perminggu, hitung safety stock, hitung ROP dan hitung EOQ seperti pada gambar 4.10
47
stok
produk Data ROP
Data Safety Stok Data Forec ast Penjualan Perming g gu
Stok Produk Penjualan Penjualan Stok Produk [Stok] [Produk] [Penjualan]
[Data Forecast Penjualan]
Manajer Teng a Penjual Penjualan Produk Stok 1.2.1
Forec ast Penjualan Perming gu
1.2.2
Hitung Safety Stok
1.2.3
Hitung ROP
1.2.4
Hitung EOQ
Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 2 Forecast Penjualan
Proses forecast penjualan perminggu berfungsi untuk manajer tenaga penjual menentukan forecast penjualan dari data pejualan 6 minggu ke belakang dijadikan beberapa rata-rata yaitu rata-rata-rata-rata 6 minggu, rata-rata-rata-rata minggu ganjil dan rata-rata-rata-rata minggu genap kemudian di pilih oleh manager tenaga penjual yang mana menjadi dasar forecast penjualan minggu ini dari 3 rata-rata tersebut.
Proses hitung safety stock berfungsi untuk menghitung safety stock berdasarkan forecast
penjualan yang telah dipilih . Proses hitung ROP berfungsi untuk menghitung kapan dilakukan ROP berdasarkan data safety stock dan lead time. Proses EOQ dilakukan ketika stok mencapai pada ROP tertentu. Proses forecast penjualan ini berdasarkan pada kebutuhan fungsional pada tabel 4.1 pada point A6 dan A21.
48 d. Data Flow Diagram Level 2 Transaksi Penjualan
Pada Data Flow Diagram (DFD) level 2 transaksi penjualan terdapat 4 proses utama yaitu proses registrasi rekanan, validasi kunjunagan, penjualan dan pesanan penjualan seperti pada gambar 4.11
Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 2 Proses Transaksi Penjualan
Proses registrasi rekanan berfungsi untuk untuk regitrasi pelanggan baru yag akan menjadi rekanan dari PT. SND dan akan tersimpan pada data master pelanggan. Proses validasi kunjungan berfungsi untuk mengidentifikasi koordinat tenaga penjual ketika mengunjungi outlet berbanding koordinat outlet yang ada pada data pelanggan jika sesuai akan dapat melakukan transaksi penjualan. Proses registrasi rekanan ini berdasarkan pada kebutuhan fungsional pada tabel 4.1 pada point A14.
49
Proses transaksi penjualan berfungsi untuk tenaga penjual melakukan penjualan dan data akan tersimpan pada storage data penjualan. Proses transaksi penjualan ini berdasarkan pada kebutuhan fungsional pada tabel 4.1 pada point A7 dan A8.
Proses transaksi penjualan berfungsi untuk tenaga penjual melakukan penjualan dan data akan tersimpan pada storage data pesanan penjualan pesanan penjualan akan dilakukan jika tidak terdapat stock atau dapat dilakukan pelanggan jika ingin memesan produk kemudian tenaga penjual data untuk menjadikan sales order (penjualan).
e. Data Flow Diagram Level 2 Input Master Kunjungan
Pada Data Flow Diagram (DFD) level 2 input master kunjungan terdapat 2 proses utama yaitu input standard KPI dan input jadwal kunjungan seperti pada gambar 4.12
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 2 Proses Input Master Kunjungan
Proses standard KPI untuk input perminggu standard kunjungan dan penjualan tenaga penjual. Proses standard KPI untuk input perminggu jadwal kunjungan tenaga penjual mengunjugi outlet. Proses input master kunjungan ini berdasarkan pada kebutuhan fungsional pada tabel 4.1 pada point A13.
4.2.3 Rancangan Basis Data
Rancangan basis data akan menggunakan Entitity Relationship Diagram (ERD) untuk memodelkan keseleluruhan struktur logika dari database. ERD menggambarkan hubungan
50
diantara obyek data. Tools yang digunakan dalam melakukan rancangan proses adalah Power Designer 15 dengan medesain ERD melaui Conceptual Data Model (CDM) dan digeneralisasi menjadi PDM.
i. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) Aplikasi SFA ini menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk aplikasi. Adapun CDM yang dirancang untuk pengembangan rancangan aplikasi SFA dapat dilihat gambar 4.13.
51 ii. Physical Data Model
Sebuah Physical Data Model (PDM) dari aplikasi SFA ini menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program. Aplikasi PDM sendiri merupakan hasil generate dari Conceptual data Model (CDM). Adapun PDM yang dirancang untuk pengembangan rancangan aplikasi SFA dapat dilihat gambar 4.14.
52 iii. Desain Tabel
Pada sub bab ini, akan dijelaskan lebih lanjut mengenai Tabel-Tabel yang digunakan dalam sistem ini. Di dalam suatu Tabel pada umumnya dibutuhkan primary key(s). Selain itu, Tabel juga dapat memiliki foreign key(s). Primary key adalah field kunci pada Tabel yang bersifat unique dan not nul. Primary key ini berguna untuk membedakan isi tiap-tiap record pada suatu Tabel. Sedang foreignkey adalah field kunci yang mengacu pada primary key yang terdapat pada Tabel lain yang berelasi secara langsung dengan Tabel tersebut. Berikut adalah perincian Tabel-Tabel yang digunakan dalam pengembangan rancangan aplikasi SFA.