BAB 6. SISTEM PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
6.5 Penyelenggaraan Pendidikan
6.5.2 Registrasi Mahasiswa Lama
Mahasiswa lama diharuskan melakukan herregistrasi setiap awal semester. Proses herregistrasi yang harus dilaksanakan yaitu aktivasi dan pemrosesan rencana studi. Kegiatan tersebut mengikuti prosedur sebagai berikut.
a. Prosedur Aktivasi
Mahasiswa melakukan aktivasi dengan membayar SPP/UKT/Biaya pendidikan lainnya di bank yang ditunjuk. Bagi mahasiswa yang melakukan penundaan pembayaran SPP/UKT/Biaya pendidikan lainnya, aktivasi dapat dilakukan dengan meminta pengantar pembayaran SPP/UKT/Biaya Pendidikan Lainnya ke BAAK.
b. Kegiatan Pemrosesan Rencana Studi
Mahasiswa yang telah berstatus aktif harus menyusun rencana studi menyangkut matakuliah yang akan diprogramkan dengan persetujuan Dosen Pembimbing Akademik (DPA). Sebelum mahasiswa melakukan pemrograman di SISTER, jadwal perkuliahan sudah harus diumumkan paling lambat satu minggu sebelum masa pemrograman. Mahasiswa yang akan melakukan pemrograman rencana studi diharuskan mengikuti prosedur sebagai berikut.
1) Pemrograman Rencana Studi dilakukan secara online pada SISTER sesuai dengan
jadwal pemrograman matakuliah yang telah ditentukan. Program studi yang menerapkan sistem paket dilakukan oleh operator fakultas untuk semua mahasiswa yang berstatus aktif sesuai dengan paket matakuliah yang ditawarkan. Bila ada mahasiswa yang ingin menambah matakuliah selain matakuliah paket dapat dilakukan oleh operator fakultas (hanya matakuliah yang pernah diprogram) maksimum yang boleh diprogram 24 sks.
2) Pemrograman Rencana Studi bagi program studi yang tidak menerapkan sistem blok
dilakukan oleh masing-masing mahasiswa melalui SISTER (dengan memperhatikan batas maksimal sks yang menjadi haknya). Persetujuan Matakuliah yang diprogram dilakukan oleh Dosen Pembimbing Akademik/Dpa (dosen wali) melalui laman SISTER dan mahasiswa dapat memilih jadwal dan kelas yang diinginkan apabila kuota masih tersedia. Keterlambatan pemrograman atau telah melewati jadwal pemrograman, mahasiswa terkena sanksi berupa pembatasan beban maksimal yang boleh ditempuh pada semester tersebut adalah 12 SKS.
Mahasiswa diperbolehkan melakukan perubahan dan pembatalan rencana studi hingga akhir jadwal Perubahan dan Pembatalan Rencana Studi. Proses perubahan dan pembatalan diakhiri oleh Persetujuan Pembimbing Akademik. Hasil perubahan dan pembatalan bersifat permanen tidak dapat dirubah kembali.
3) Mahasiswa mencetak Lembar Rencana Studi – LRS yang telah disetujui oleh Dpa
secara online rangkap 2 (untuk mahasiswa, dan arsip fakultas) paling lambat 3 hari
setelah jadwal Pemrograman Studi berakhir.
4) Apabila mahasiswa melakukan perubahan dan pembatalan rencana studi, maka
mahasiswa wajib untuk mencetak LRS hasil perubahan untuk disahkan oleh dosen pembimbing akademik dan menyerahkan LRS kepada Fakultas (sebagai arsip) paling lambat 3 hari setelah jadwal Perubahan Pemrograman Studi berakhir.
Dalam pemrograman, mahasiswa harus melakukan sendiri dengan menggunakan NIM sebagai
user, dan password sebagai Single Sign On (SSO), yang dapat dipergunakan oleh sivitas akademika
dan karyawan masuk kedalam SISTER, e-learning dan fitur lainnya. Password diberikan oleh UPT
Teknologi Informasi (TI), disimpan karena berlaku selama yang bersangkutan aktif sebagai keluarga besar UNEJ. Apabila password hilang atau di reset untuk kepentingan keamanan, maka
mahasiswa dapat memperoleh password yang baru dengan cara mengklik “lupa password” pada
laman SSO, selanjutnya mengisi username dan captcha maka password baru akan diinformasikan
melalui email mahasiswa yang bersangkutan.
a. Ketik pada alamat http://SISTER.unej.ac.id dengan menggunakan web browser, maka akan
muncul tampilan SSO seperti Gambar berikut.
Gambar 6.1 Tampilan laman SISTER
b. Masukkan NIM dan passwordpada tempat yang disediakan seperti pada Gambar 5.1,
kemudian klik login, maka akan keluar tampilan progress perkuliahanseperti Gambar 6.2
berikut.
Gambar 6.2 Tampilan Progress Perkuliahan
c. Pastikan Status Kuliah telah aktif pada semester yang akan ditempuh sebagai syarat
pemrograman Rencana Studi. Lakukan Pemrograman Rencana Studi melalui sub-menu KRS reguler. Pada halaman ini mahasiswa dapat melihat semester terakhir aktif, IP pada semester sebelumnya, SKS maksimal yang ditempuh pada semester yang sedang ditempuh, jumlah SKS yang telah digunakan, dan sisa SKS yang belum digunakan. Mahasiswa dapat memilih matakuliah serta ruangan kuliah serta dapat menghapus matakuliah yang telah dipilih.
Gambar 6.3 Tampilan Sub Menu Rencana Studi
d. Setelah menekan link“Data Baru” maka sister akan menampilkan halaman daftar matakuliah
yang belum ditempuh oleh mahasiswa. Pemilihan matakuliah dikelompokkan menjadi 3
kategori, yaitu program studi, sharing fakultas, dan sharing universitas. Kategori program
studi merupakan matakuliah yang hanya ada pada program studi mahasiswa. Sharing
fakultas merupakan kategori matakuliah yang ada pada fakultas mahasiswa. Sedangkan
sharing universitas merupakan matakuliah yang ada pada antar fakultas yang berada pada Universitas Jember.
Gambar 6.4 Tampilan Kategori Matakuliah
Setelah memilih kategori matakuliah kemudian mahasiswa memilih matakuliah yang dipilih dengan meng-klik nama matakuliah dan sistem akan menampilkan detil matakuliah. Pada halaman detil matakuliah mahasiswa dapat melihat jenis kegiatan matakuliah, jumlah sks yang diperlukan, kelas, kuota, peserta, keterangan kelas, menu untuk memilih matakuliah,
dan jadwal perkuliahan. Jadwal perkuliahan dapat dilihat dengan cara meng-klik pada link
kelas.
Setelah diklik maka SISTER akan menampilkan informasi mengenai jadwal dan ruangan yang digunakan pada matakuliah yang dipilih. Jika mahasiswa tidak jadi untuk mengambil matakuliah tersebut maka mahasiswa dapat menekan tombol kembali yang berada pada bagian bawah halaman.
Gambar 6.6 Tampilan Jadwal, Kelas, Kuota Dan Peserta Pendaftar
Mahasiswa yang akan memilih matakuliah tersebut dapat melakukan penekanan link pilih
berdasarkan kelas yang dipilih seperti gambar berikut.
Gambar 6.7 Tampilan Link Pilih dalam Menu Jadwal, Kelas, Kuota dan Peserta Pendaftar
Setelah memilih kemudian klik tombol “<< Kembali” untuk menampilkan halaman daftar matakuliah, kemudian klik tombol “<< Kembali” untuk menampilkan halaman Rencana
Studi.Dapat dilihat bahwa matakuliah yang telah dipilih tampil pada halaman Rencana Studi.
Jika mahasiswa ingin menghapus matakuliah maka mahasiswa dapat melakukanya dengan
cara memilih matakuliah kemudian menekan tombol hapus seperti berikut .
Gambar 6.9 Tampilan pilihan Matakuliah yang akan diubah
Setelah menekan tombol hapus maka SISTER akan menampilkan tampilan pesan peringatan seperti berikut.
Gambar 6.10 Tampilan Peringatan Menghapus atau Mengubah Matakuliah
Jika mahasiswa memang ingin menghapus maka tekan tombol “OK”.Jika tidak maka
mahasiswa dapat menekan tombol “Cancel”. Setelah menekan tombol “OK” maka matakuliah
yang dihapus akan hilang dari halaman Rencana Studi, dan muncul list baru Matakuliah yang sudah tidak memuat Matakuliah yang dihapus.
Setelah mahasiswa telah yakin pada pilihan matakuliah yang akan ditempuh maka
mahasiswa wajib mengklik “selesai” (seperti pada gambar 6.12) pada halaman Rencana
Studi, sehingga Dpa dapat menyetujui Rencana Studi mahasiswa yang bersangkutan dan nama mahasiswa akan muncul di daftar presensi di setiap matakuliah yang diprogram.
Gambar 6.12 Tampilan Akhir Rencana Studi Mahasiswa