Kebutuhan dana yang telah direncanakan atau secara mendadak (segera) membuat pihak PT Bank X (Persero) Tbk. dapat mengeluarkan dana berupa uang tunai untuk memenuhi kebutuhan dana operasional. Pembukuan dilakukan dengan mendebit persekot dan mengkredit kas (uang tunai). Hal ini
26
relevan dengan pernyataan Subramanyam & Wild (2010 : 273) bahwa, kas merupakat asset yang paling likuid, mencakup mata uang, deposito dana, money orders dan cek. Dana tersebut juga memiliki ciri-ciri maupun kriteria sehingga
bisa disebut suatu kas dan setara kas.
b. Pengendalian Internal
1. Pengendalian internal yang dilaksanakan oleh bagian Operasional umum, setiap dokumen yang diterima dibagian operasional umum akan dilakukan verifikasi kelengkapan dokumen atau keabsahan dokumen sebelum lanjut ke proses berikutnya agar tidak terjadi kesalahan. Dokumen nota intern akan diidentifikasi bagian operasional umum, menetapkan pembelian, nominal yang tertuang, perihal pembelian, persetujuan pihak manajemen dan pimpinan. Sedangkan dokumen nota pembelian akan diidentifikasi nomor barang, nama barang, kuantitas, dan harga untuk setiap jenis barang yang diminta. Hal ini dilakukan agar mendapatkan keakuratan data dan dokumen yang masuk agar lebih mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.
Pada pelaksanaannya, telah sesuai antara praktik dan teori yang dikemukakan oleh Elder, et al. (2011 : 316) tentang tujuan pengendalian internal, bahwa:
Pengendalian dalam suatu perusahaan akan mendorong penggunaan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan sasaran yang dituju oleh perusahaan, harus memperhatikan keakuratan data dan dokumen yang masuk agar lebih mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, data dan dokumen juga bertujuan untuk memastikan akurasi catatan serta informasi keuangan maupun nonkeuangan.
27
2. Dokumen pendukung yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas di PT Bank X (Persero), Tbk. sudah sesuai dengan prosedur pengendalian menurut Hall (2006 : 333), bahwa setiap transaksi harus didukung oleh dokumen yang memadai. Dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas PT Bank X (Persero) Tbk. ada beberapa dokumen pendukung, yaitu :
a) Nota Intern
b) Voucher PP CN/DL c) Tanda Terima Kas
d) Nota pembelian, Invoice, Faktur
3. Prosedur pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT Bank X (Persero) Tbk. dilakukan untuk melindungi kas dari hal-hal yang dapat merugikan. Salah satu pengendaliannya adalah membuat kartu pengawasan, yang dimana kartu pengawasan ketika ada penerimaan kas akan mengkredit kas dengan catatan akuntansi (debit:persekot, kredit:kas) dan ketika ada pengeluaran kas akan mendebit kas dengan catatan akuntansi (debit:kas, kredit:persekot). Dalam catatan akhir kartu pengawasan harus nihil pada setiap harinya. Dalam hal ini terdapat kesesuaian dengan teori yang dikemukakan oleh Kieso, et.al.
(2008:343) bahwa kas adalah aktiva yang paling rentan untuk disalahgunakan.
4. Prosedur pengendalian atau pengawasan internal atas pengelolaan rekening persekot yang dilakukan oleh PT. Bank X (Persero) Tbk dilakukan untuk mengawasi serta melindungi pemakaian kas (uang tunai) yang sudah dicairkan melalui rekening tersebut agar sesuai dengan pembayaran biaya operasional yang sudah disetujui oleh pimpinan cabang perusahaan.
Pengendalian ini didukung oleh kartu pengawasan sebagai media pengendalian internal. Hal ini dilaksanakan agar manajemen perusahaan dapat memiliki keyakinan yang memadai dan memastikan bahwa tujuan
28
pengendalian untuk mengurangi fraud, human error dan sarana informasi serta komunikasi dapat tercapai. Penerapan pengendalian internal ini sudah sesuai dengan pendapat menurut Elder, et.al. (2011 : 231) Pengendalian Internal COSO menjelaskan lima komponen pengendalian internal yang dirancang dan diterapkan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan – tujuan pengendaliannya dapat terpenuhi.
Komponen pengendalian internal tersebut yaitu lingkungan pengendalian yang dibentuk agar menjadi lebih kondusif, penilaian resiko seperti kesalahan pencatatan dan resiko fraud, aktivitas pengendalian untuk memastikan bahwa setiap tindakan sesuai dengan strategi perusahaan, informasi dan komunikasi yang bertujuan untuk menjaga akuntabilitas asset terkait serta aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian yang berjalan atau penilaian berkala atas kualitas pengendalian internal oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian dijalankan sesuai dengan tujuannya dan dimodifikasi jika diperlukan dan jika terjadi perubahan kondisi.
c. Faktur dan Invoice
Dokumen pendukung yang digunakan dalam sistem pengeluaran atau pembayaran biaya operasional yang dilakukan oleh pihak PT. Bank X (Persero) Tbk. dan berhubungan dengan pihak ke-3 atau vendor yang mengeluarkan atau menerbitkan faktur dan invoice. Hal ini relevan dengan teori dan pendapat yang telah dinyatakan oleh Muljono (2010 : 35) Faktur atau Invoice adalah suatu perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada pembeli atau konsumen. Atau definisi faktur yang lainnya yaitu, biasanya disebut juga invoice jika dalam bahasa inggris, merupakan sebagai tanda bukti yang
menyatakan bahwa barang-barang yang telah tercantum di dalamnya telah diperjualbelikan. Di dalam surat ini berisi berbagai keterangan mengenai pemesan (seperti: nama, alamat & nomor pesanan), barang (seperti:jumlah, jenis, model, dll.), biaya-biaya, harga dan yang lainnya.
29 d. Biaya Operasional
Unit umum PT. Bank X Persero, Tbk merupakan divisi yang mengatur serta mengawasi penggunaan kas (uang tunai) untuk dipergunakan dalam memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari perusahaan. Kebutuhan ini kemudian akan dicatat sebagai biaya operasional perusahaan demi melancarkan kegiatan usaha.
Macam-macam biaya operasional yang terimplementasi pada PT. Bank X (Persero), Tbk diantaranya adalah biaya air, biaya listrik, biaya telepon, biaya reparasi mesin ATM, biaya pengadaan buku dan alat tulis kantor, dan lain-lain.
Perlakuan biaya operasional PT. Bank X (Persero) Tbk ini sudah sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Jusuf (2011: 33) biaya operasional atau biaya usaha (operating expenses) adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan sehari-hari dan menurut pendapat Hidayah (2011: 41), biaya komersial atau biaya operasional merupakan biaya yang memiliki peran besar dalam mempengaruhi keberhasilan perusahaan mencapai tujuannya, yaitu memperoleh laba usaha.
30 3.3 Permasalahan (Flowchart)
Gambar 1 Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Kas
31 Narasi permasalan (Flowchart) :
Sistem penerimaan dan pengeluaran kas dimulai dari permintaan, pembayaran, atau pembukuan kepada bagian umum sampai dengan pencatatan akhir kartu pengawasan. Dalam flowchart sistem penerimaan dan pengeluaran kas PT. Bank X (Persero), Tbk, tahapan prosedur yang ada adalah sebagai berikut :
1. Pada bagian unit cabang atau divisi yang bersangkutan membuat perintah permintaan pembelian barang, pembayaran, atau pembukuan kepada bagian umum. Unit cabang atau divisi yang bersangkutan membuat nota intern dari dokumen pendukung bahwa unit cabang atau divisi yang bersangkutan tersebut membutuhkan dana. Nota intern kemudian dikirimkan atau diserahkan kepada pihak manajemen.
2. Pihak manajemen akan menerima nota intern dari unit cabang atau divisi. Pihak manajemen melakukan verifikasi dan persetujuan nota intern. Jika nota intern tidak disetujui oleh pihak manajemen maka nota intern tersebut akan dikembalikan kepada pihak unit cabang atau divisi yang bersangkutan.
3. Nota intern yang telah di setujui oleh pihak manajemen akan diterima oleh asisten bagian umum. Pihak asisten bagian umum akan memverifikasi kelengkapan dokumen untuk persyaratan permintaan dana. Jika dokumen tidak sesuai persyaratan maka akan dikembalikan kepada bagian unit cabang atau divisi yang bersangkutan.
4. Nota intern yang telah di verifikasi oleh asisten bagian umum, setelah itu akan melalui proses approval dan ditandatangani oleh pimpinan bagian umum.
Contoh nota intern bisa dilihat di lampiran 4.
5. Sebelum menerbitkan voucher PP CN/DL, asisten bagian umum menerima nota intern yang telah ditandatangani oleh pimpinan bagian umum. Voucher PP CN/DL adalah syarat untuk pencairan dana tunai. Voucher PP CN/DL merupakan voucher bukti penerimaan uang, contoh voucher ini bisa dilihat di lampiran 3.
32
6. Voucher PP CN/DL akan dikirimakan kepada Teller (Data Entry). Pihak teller akan melakukan pembukuan dan validasi pembukuan voucher. Setelah proses tersebut selesai, pihak teller akan memberikan uang tunai sejumlah nominal yang ada di voucher PP CN/DL kepada pihak asisten bagian umum. Bagian umum akan menerbitkan tanda terima, bahwa uang tunai sudah diterima. Jurnal akuntansi nya adalah debit : Persekot dan Kredit : Kas). Asisten bagian umum akan memverifikasi voucher dengan uang tunai yang telah diterima yang kemudian akan di serahkan kepada bagian pengawasan. Bagian pengawasan akan mengupdate kartu pengawasan dengan meng-kredit kas.
7. Uang tunai akan diberikan kepada bagian unit cabang atau divisi yang bersangkutan oleh pihak asisten bagian umum. Pihak unit cabang atau divisi akan menerbitkan tanda terima bahwa uang tunai dari bagian umum telah diterima.
8. Setelah penerimaan uang tunai, pihak unit cabang atau divisi yang bersangkutan menggunakan uang tunai tersebut untuk transaksi pembelian atau pembayaran kepada pihak ke-3 atau vendor.
9. Pihak ke-3 atau vendor akan memproses transaksi pembelian dan akan mengirimkan barang beserta nota pembelian kepada unit cabang atau divisi yang bersangkutan. Pihak unit cabang atau divisi yang bersangkutan harus memberikan nota pembelian kepada bagian umum untuk memverifikasi dan mencocokkan dokumen pembelian dengan voucher yang telah diminta. Setelah sesuai, nota pembelian akan dicopy dan diserahkan kepada bagian pengawasan.
Bagian pengawasan harus meng-update kartu pengawasan dan menormalkan kembali rekening persekot menjadi Rp 0, dengan jurnal akuntansinya debit : Kas ; Kredit : Persekot dengan nilai yang sama sehingga hasil catatan akhir pada kartu pengawasan adalah nihil. Nota pembelian diarsipkan sesuai tanggal.
33 BAB IV REKOMENDASI
Dari flowchart yang telah dibuat oleh penulis di bagian operasional umum, penulis memberikan rekomendasi yang dapat dijadikan bahan pertimbangan instansi.
Dalam permasalahan (flowchart) di atas terdapat pencatatan sebelah ketika proses pengeluaran kas. Hal ini terjadi karena tidak ada pencatatan pada bagian umum ketika ada pengeluaran uang, hal tersebut menyebabkan human error seperti lupa untuk apa saja uang yang telah dikeluarkan, karena pencatatan atau pembukuan dilakukan ketika telah menerima nota pembayaran. Nota pembayaran juga mungkin tidak selalu diberikan di hari terjadinya transaksi melainkan bisa diberikan setelah hari transaksi terjadi. Hal ini mengakibatkan pihak yang mengeluarkan dana kebingungan, maka dari itu penulis memberikan rekomendasi yang mungkin bisa dijadikan bahan pertimbangan seperti adanya pencatatan independen yang dijalankan oleh pihak yang mengeluarkan dana yang kemudian dicocokan dengan nota yang diterima dihari tersebut atau di kemudian hari agar meminimalisir adanya human error.
34
DAFTAR PUSTAKA
Elder, Randal J, Mark S. Beasley, Alvin A. Arens, dan Amir Abadi Jusuf. (2011).
Jasa Audit dan Assurance, Pendekatan Terpadu (Adaptasi Indonesia), Jakarta, Salemba Empat.
Hall, James A. (2006). Accounting Information System, Jakarta, Salemba Empat.
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta, Unit Penerbit dan Percetakan STIM YKPN.
Warren, Carl. S. James M.Reeve dan Philip E. Fess. (2006). Accounting, Jakarta, Salemba Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia (2015). Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Nomor 2 Revisi 2015 Laporan Arus Kas IAS 7, Jakarta, IAI.
Kaerudinni (2011). “Analisis perputaran aktiva dan tingkat efektifitas penggunaan aktiva pada PT. Kereta Api (Persero) Daop 2 Bandung” “E-Jurnal”, hal 12-13, Bandung, Unikom.
Katili, Jefry (2013). “Analisis Varians Biaya Operasional Dalam Efektifitas
Pengendalian Biaya Operasional PT. Asurasi Jiwasraya (Persero).” “E-Jurnal”
ISSN 2303-1174, hal 3, Manado, Universitas Sam Ratulangi.
Warren, Carl. S. James M.Reeve and Philip E. Fess, dan Amir Abadi Jusuf (2010).
Pengantar Akuntansi Buku 2 Edisi Adaptasi, Jakarta, Salemba Empat.
35 Lampiran 1
36 Lampiran 2
37 Lampiran 3
38 Lampiran 4
39 Lampiran 5
40 Lampiran 6