4.5.5 IT Process ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance) .1 Monitoring approach
4.5.5.6 Remedial actions
Control objective ini mensyaratkan identifikasi dan dimulainya tindakan
perbaikan berdasarkan pada hasil monitoring, pelaporan dan penilaian performa proyek. Tindakan perbaikan ini meliputi kelanjutan proses monitoring, pelaporan dan penilaian dengan:
• Peninjauan, negosiasi, dan penetapan tanggapan manajemen. • Penugasan tanggung jawab untuk pebaikan.
• Pelacakan terhadap hasil dari tindakan yang telah dilakukan.
Dalam PMBOK, tindakan pencegahan dan perbaikan dengan melihat pada performa proyek merupakan bagian dari proses Direct and manage project execution.
Dalam proyek SWT Core System, identifikasi potential problems dilakukan selama proyek berjalan yang disampaikan pada weekly status report. Masalah yang teridentifikasi dan remedial actions untuk masalah tersebut kemudian
75
4.6 Penilaian Manajemen Proyek
Langkah selanjutnya adalah penilaian manajemen proyek yang telah dilakukan SWT berdasarkan kajian control objectives pada bahasan sebelumnya. Penilaian ini menggunakan pendekatan maturity level model dari COBIT.
Maturity level ini merupakan gambaran umum dari kontrol manajemen
manajemen proyek SWT. Maturity model adalah suatu cara untuk mengukur seberapa baik proses manajemen yang dikembangkan. Sebaik apa perkembangan tersebut harus tergantung terutama pada tujuan TI dan kebutuhan bisnis dasar yang harus didukung. Skala pada maturity model akan membantu manajemen TI melihat kekurangan manajemen yang ada dan menetapkan target perbaikan dimana diperlukan. Maturity model yang baik akan dipengaruhi oleh sasaran hasil bisnis perusahaan, lingkungan operasional dan praktek dari industri. Secara rinci, tingkatan kematangan dari manajemen akan tergantung pada ketergantungan perusahaan kepada TI, kesempurnaan teknologinya dan, yang paling utama, nilai dari informasi (ITGI, 2000).
Berdasarkan kajian yang telah dilakukan, hasil penilaian maturity level manajemen proyek SWT yang dikelompokan berdasarkan IT process-nya adalah seperti yang terlihat pada tabel-tabel di bawah ini.
76
Control Objectives Status Keterangan Nilai
PO10 Manage Project
10.1 Programme management framework ada Membagi proyek ke dalam 2 fase besar 3
10.2 Project management framework ada SDLC waterfall 3
10.3 Project management approach ada
Struktur manajemen proyek cukup jelas, project stakeholders, peran, dan tanggung jawabnya telah terdefinisi dengan baik
3
10.4 Stakeholder commitment ada
Project charter diketahui dan disetujui oleh salah satu anggota dewan direksi SWT, yang merupakan bagian dari steering comitee.
3
10.5 Project scope statement ada
Lingkup proyek telah terdefinisi dan terdokumentasi dengan jelas. Terdapat Work Breakdown Structure (WBS) yang baik
3
10.6 Project phase initiation ada
Tiap fase proyek memiliki deliverables yang cukup jelas. 3
10.7 Integrated project plan ada
Perencanaan proyek sangat jelas mencakup lingkup dan jadwal yang dibuat menggunakan tools diagram
Gantt chart
3
10.8 Project resources ada
Pembagian tugas dan tanggung jawab antara manajer proyek, pengarah bisnis proses, serta pengembang aplikasi sudah terdokumentasi dengan jelas.
3
10.9 Project risk management tidak ada 0
10.1 Project quality plan ada
Perencanaan quality control telah terdokumentasi pada project charter, dan menekankan pada review dan testing terhadap modul yang dikembangkan sebelum masuk ke tahap berikutnya.
3
10.11 Project change control tidak ada
Apabila terjadi perubahan requirement yang cukup signifikan di tengah jalan, maka user harus menunggu untuk diterapkan pada fase berikutnya
2
10.12 Project planning of assurance methods ada
Quality control menekankan pada deliverables aplikasi yang dikembangkan berdasarkan yang disusun berdasarkan lingkungan perusahaan seperti peraturan, aturan, dan standar
3
10.13 Project performance measurement, reporting and
monitoring ada
Terdapat weekly status report yang dilakukan untuk mengawasi kemajuan proyek serta mengantisipasi masalah yang dapat muncul.
3
10.14 Project Closure ada Penutupan proyek akan dilakukan dengan memverifikasi,
mendokumentasi dan menerima deliverables proyek, baik untuk tiap fase maupun secara keseluruhan.
3
Total 38
Avarage 2.71
77
Tabel 4.10 Maturity Level Manajemen Proyek SWT pada IT Proses AI2
Control Objectives Status Keterangan Nilai
AI2 Acquire and maintain application software
2.1 High level design ada Transformasi proses bisnis ke dalam bentuk workflow
diagram. 3
2.2 Detailed design ada ERD dan User Interface Design. 3
2.3 Application control and auditability tidak ada 0
2.4 Application security and availability ada Sistem keamanan diaplikasikan secara horizontal
maupun vertikal. 3
2.5 Configuration and implementation of acquired
application software ada
Proses konfigurasi dan pengembangan aplikasi dilakukan pada development environment, apabila lulus testing barulah masuk kedalam production environment.
3
2.6 Major upgrades to existing systems ada Telah dilakukan dengan pertimbangan analisa dampak,
cost/benefit . 3
2.7 Development of application software ada
Tiap fase dari pengembangan sistem baru akan didahului dan diikuti dengan peninjauan fungsionalitas, performa, dan mutu yang sukses. Pada setiap tahapan yang selesai, ditanda-tangani persetujuan bahwa spesifikasi desain telah sesuai dengan kebutuhan teknis dan fungsional bisnis,
3
2.8 Software quality assurance ada Quality assurance dilakukan dalam bentuk quality check pada tiap tahapan pengembangan aplikasi 3
2.9 Application requirement management ada
Setiap perubahan yang terjadi didokumtasikan dalam project change request sebagai deliverables yang nantinya akan digunakan kembali sebagai salah satu input dari fase berikutnya.
3
2.10 Application software maintenance ada Membentuk helpdesk untuk mengatasi permasalahan
yang mungkin terjadi. 3
Total 27
78
Tabel 4.11 Maturity Level Manajemen Proyek SWT pada IT Proses AI7
Control Objectives Status Keterangan Nilai
AI7 Install and Acredit Solutions and Change
7.1 Training ada
Melakukan persiapan dan menyusun materi-materi yang diperlukan pada dokumen training, dan pelaksanaan training terhadap user yang akan menggunakan sistem baru.
3
7.2 Test plan ada
Menggunakan server tersendiri yang berbeda dengan server produksi yaitu server testing. Dan tiap modul harus melewati proses testing.
3
7.3 Implementation plan ada Perencanaan implementasi ada namun belum
terdokumentasi dengan baik. 2
7.4 Test environment ada
Proses testing terhadap sistem yang baru dilakukan menggunakan server khusus yang terpisah dengan lingkungan operasional/server production.
3
7.5 System and data conversion ada
Untuk memastikan kesuksesan migrasi data tersebut SWT akan membuat suatu aplikasi khusus yang menangani proses migrasi data dari sistem lama ke sistem baru tersebut.
3
7.6 Testing of changes ada setiap perubahan yang disetujui akan melalui proses uji coba sebelum diintegrasikan dengan sistem yang baru 3
7.7 Final acceptance test ada
user acceptance test dimana tes tersebut akan dilakukan pada tahap-tahap akhir sebelum proyek memasuki tahap closing.
3
7.8 Promotion to production ada
Sebelum masuk ke dalam tahap production sistem harus melewati beberapa rangkaian test plan untuk mulai dari normal application testing hingga user acceptance test
3
7.9 Software release ada
Rilis sistem yang baru harus dilakukan melalui persetujuan dari stakeholder setelah lulus melewati tahapan-tahapan testing yang sudah dijelaskan sebelumnya
3
7.10 System distribution ada
Sudah terdapat perencanaan yang baik dalam melakukan standarisasi terhadap semua dokumen proyek termasuk system documentation, project change request, protyotype acceptance.
3
Total 29
79
Tabel 4.12 Maturity Level Manajemen Proyek SWT pada IT Proces ME1
Control Objectives Status Keterangan Nilai
ME1 Monitor and evaluate IT Performance
1.1 Monitoring approach ada
Proses pengawasan terhadap proyek dilakukan dengan cara melakukan rapat dan pembuatan laporan weekly status report.
3
1.2 Definition and collection of monitoring data ada Proses pengumpulan data untuk monitoring dilakukan pada saat progress report meeting 3
1.3 Monitoring method ada
Metode monitoring dilakukan berdasarkan kerangka rapat dan penerbitan laporan sebagaimana dijelaskan pada control objective sebelumnya (ME1.1, ME1.2)
3
1.4 Performance assessment tidak ada Terdapat peninjauan ulang secara periodik namun
belum dalam bentuk balanced scorecard 0
1.5 Board and executive reporting ada
Laporan kepada jajaran dewan direksi merupakan deliverables dari ME1 dan ME2 yang telah dibahas sebelumnya, yaitu berupa laporan status report, minute of meeting, dan deliverables acceptance.
3
1.6 Remedial actions ada Identifikasi potential problems dilakukan selama proyek berjalan yang disampaikan pada weekly status report. 3
Total 15
80
Dari ke-4 tabel hasil penilaian ditas apabila digambarkan secara garis besar, maka maturity level dari manajemen proyek SWT dapat dilihat pada tabel 4.13 dibawah ini. Untuk setiap skor yang dihasilkan pada tiap IT Process penulis melakukan pembulatan keatas dan kebawah tergantung dari angka dibelakang koma, contoh : 2,50 akan dibulatkan kebawah menjadi 2, sedangkan 2,60 akan dibulatkan keatas menjadi 3.0 sehingga hasil penilaian menjadi :
Tabel 4.13 Maturity Level Manajemen Proyek SWT Control Objective Nonexisted
(0) Initial (1) Repeatable (2) Defined (3) Managed (4) Optimized (5)
Plan & Organize
PO10 Manage projects X
Acquire & Implement
AI2 Acquire and Maintain
Software Application X
AI7 Install and accredit
solutions and changes. X
Monitoring & Evaluate
ME1 Monitor and evaluate
IT performance. X
Dari tabel diatas terlihat bahwa sebagian besar IT Process yang dijalankan SWT berada pada level Defined. Dan hanya terdapat satu IT Process saja yang berada pada level Repeatable. Sehingga rata-rata hasil penilaian terakhir yang diperoleh : (3 + 3 +3 + 2)/4 = 3.75. Hal ini memperlihatkan tingkat kematangan manajemen proyek SWT berada pada level defined, dimana keberadaan manajemen proyek TI pada level ini berarti adanya prosedur yang telah baku dan didokumentasikan dengan baik.