BAB II PROFIL INSTANSI
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Tata usaha merupakan kata majemuk yang arti pada umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang membutuhkannya.
Menurut G. Terry (Tata Laksana Kantor 1990) merumuskan pengertian Tata Usaha sebagai berikut:
’’Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan’’
Menurut (Saiman, 2002) tata artinya suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran atau badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja dalam pencapaian suatu tujuan didalam suatu badan usaha.
Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan
pokok perkantoran atau organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suattu kantor atau organisasi. Tata usaha menunjang maksud
administrasi sebagai proses kegiatan organisasi sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu kantor untuk menunjang suatu tujuan.
Pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya sebuah organisasi. Tata Usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam melaksanakan tugasnya atau pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik, lancer, dan maksimal maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik dimana urutan pekerjaan tata usaha harus disusun dengan baik dan dijalankan dengan teratur.
Menurut Waworuntu (Saiman, 2002) Kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal berikut ini:
1. Korespondensi dan laporan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi atau pun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2. Tata usaha hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile ataupun internet.
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data laporan, data statistik dan lain-lain.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B. Pengorganisasian Tata Usaha
Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tata usaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemancaran (desentralisasi).
1. Asas Pemusatan (Desentralisasi)
Dengan asas ini semua pekerjaan perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas pokok itu dibebaskan dari kegiatan-kegiatan misalnya mengetik surat-menyurat, menyalin warkat-warkat atau memelihara arsip-arsip yang ada.
2. Asas Pemencaran (Desentralisasi)
Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas pokoknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat dan mengurus arsip-arsip untuk menyimpan suratnya.
C. Peranan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Menurut Waworuntu (Saiman, 2002) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang terwujud 6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat di dengar, misalnya ’’pencatatan’’ pada pita rekaman.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengejakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4. Mengganda, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu.
Dalam garis besarnya tata usaha ini juga mempunyai 3 (tiga) peranan pokok yaitu sebagai berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan-tujuan dari sesuatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat.
Littlefield (Peterson 1994) menyatakan:
’’Setiap pekerjaan dalam organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam hal ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.
Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri-ciri tersebut adalah :
1. Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha memberi pelayanan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan yang akan dicapai dari sesuatu organisasi.
2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu juga tat usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor, dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada didalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun tata usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif.
Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing. Untuk mencapai satu tujuan yang sama yaitu mensukseskan sebuah perusahaan.
Di Indonesia beberapa dari kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyai sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandatangani, umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkata karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin sterill disebut penyeleksian dan terakhir perbuatan mengirim surat ini lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha.
Sebagaimana diketahui ketataussahaan merupakan administrasi kegiatan-kegiatan manajemen daripada organisasi yang dilakukan pada suatu ruangan (kantor) yang mencakup tugas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi. Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan, surat dan pendistribusian surat.
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
a. Penanganan Surat Masuk
Surat-surat dinas yang masuk ke kantor Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus diberi bagian surat, yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut diserahkan langsung kepada atasan.
Baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor urut, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk:
1. Nomor urut surat masuk 2. Nama dan alamat pengirim 3. Nomor surat
4. Tanggal surat 5. Nomor baju surat 6. Isi ringkas
Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing bagian, kemudian bagian tata usaha mengantar surat ke tujuan masing-masing dengan membawa ekspedisi yang dibawa untuk bagian tata usaha sebagai tanda terima surat.
b. Penanganan Surat Keluar
Surat-surat yang masuk ke bagian tata usaha dan akan dikeluarkan untuk kantor lain diluar atau didalam Fakultas Ekonomi harus sesuai dengan alamat yang dituju. Bagian tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa, apakah hal-hal yang diperbaiki. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha mengkoreksi kembali pengetikan surat tersebut, apabila setelah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada kepala pimpinana untuk ditandatangani dan disetempel sebagai tanda persetujuan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 681, sub bagian persuratan mempunyai fungsi :
1. Melakukan pengelolaan dan pendistribusian surat-surat baik yang masuk maupun yang keluar dan mendistribusikannya.
2. Melakukan pengetikan, menggandakan dan menghimpun surat menyurat. 3. Melakukan penyusunan, penyimpanan dan perawatan arsip dan dokumen.
4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada kepala bagian tata usaha serta melaksanakan tugas-tugas lain sesuai petujuk kepala bagian tata usaha.
Sub bagian persuratan terdiri dari : a. Urusan Tata Persuratan
Urusan Tata persuratan mempunyai tugas mengelola surat-surat masuk, keluar serta mendistribusikannya.
b. Urusan Distribusi
Urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala Sub Bagian.
c. Urusan Laporan
Urusan laporan mempunyai tugas melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rapat staf, pelaksanaan rencanadan program kerja, serta mengadakan, mendistribusikan dan mengarsipkan surat-surat teersebut dan serta menyimpanannya.
2. Pengelolaan Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakulats Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan yang benar, agar arsip-arsip tersebut dapat tersimpan dan serta tidak hilang dan tidak susah ditemukan kembali apabila diperlukan suatu waktu. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, diklasifikasikan menurut jenisnya, ditempatkan pada bidang masing-masing, agar lebih mudah ditemukan apabila diperlukan.
Arsip-arsip penting fakultas, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindung dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang sudah tidak terpakai akan dimusnahkan setelah 5 (lima) tahun, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi kedalam 3 (tiga) Sub bidang yaitu: Sub bidang umum dan keuangan, Sub bidang kepegawaian, Sub bidang perlengkapan yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.
Manfaat pengelolaan arsip yang baik dan benar yaitu, apabila arsip tersebut diperlukan maka arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan benar, dan dapat disusun kembali sesuai dengan tempatnya masing-masing.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok, antara lain:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Pembagian atau pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan dan melakukakn tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi,
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan
fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas. Tata usaha juga menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas. Selain itu, tata usaha juga menghimpun dan menelaah peraturan-peraturan di bidang ketatausahaan administrasi umum dan keuangan, kepegawaian , dan perlengkapan. Peraturan-peraturan ini nantinya akan diserahkan kepada pimpinan Fakultas Ekonomi untuk ditelaah kembali dan disetujui, sehingga para pegawai dapat melaksanakan dan menerapkannya dengan baik.
Tata usaha juga mempunyai peranan dalam melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. Seperti yang diketahui bahwa rapat merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan-keputusan Fakultas Ekonomi serta pemecahan masalah yang dihadapi sehingga tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan rapat yang baik dan benar.
Pemantauan kinerja dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas juga dilakukan oleh tata usaha, kekurangan-kekurangan dari kinerja Fakultas Ekonomi dapat diperbaiki, dan hasil-hasil yang telah tercapai dapat dipertahankan, sehingga kedepannya kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berjalan dengan lebih baik lagi.
D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tata usaha masih diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang sebaik-baiknya. Begitu pula dalam menjalankan kegiatannya ketatausahaan memerlukan barang-barang pendukung pekerjaan agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Dan ini berlaku juga pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar.
Peralatan dan perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik dari yang terbaik karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang biasa pada kantor itu sendiri.
Perlatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tat usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang mamadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu dengan peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan professional.
Bila standard peralatan dan perlengkapan tata usaha tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja
dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.
Ini berarti pemborosan dari segi waktu, tetapi apabila setiap meja terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan baik dan tenang dan tidak terganggu, karena peralatan dan perlengkapan dapat menunjang kegiatan tata usaha dalam mencapai tujuannya membantu mensejahterakan perusahaan atau organisasi tersebut.
Peralatan dan perlengkapan yang ada dipergunakan dalam kegiatan tata usaha antara lain: 1. Komputer 2. Mesin Printer 3. Kendali Arsip 4. Map 5. Kertas 6. Flashdisk 7. Buku Agenda 8. Brankas 9. Buku Ekspedisi 10. Alat-alat tulis
11. Box file/filling cabinet dan lain-lain
Disamping perbekalan peralatan dan perlengkapan pada tata usaha tersebut di atas masih ada jenis-jenis biaya lainnya dalam bidang tata usaha yaitu:
a. Biaya Pemeliharaan Alat
Misalnya ongkos yang dikeluarkan untuk merawat mesin-mesin kantor secara berkala atau membersihkan dan mencatat kembali peralatan dan perlengkapan tata usaha.
b. Biaya Tata Hubungan
Misalnya uang untuk membeli perangko, membayar langganan telepon, biaya air, ongkos dan lain-lainnya yang menyangkut komunikasi, pengangkutan atau pengiriman berbagai keterangan.
c. Biaya Pengerjaan
Misalnya pembayaran tarif listrik yang di pakai untuk menerangi kantor atau menjalankan mesin-mesin stensil, ongkos mencetak formulir-formulir dan pengeluaran biaya-biaya lainnya yang pada intinya berhubungan dengan pelaksanaan dan penyelesaian suatu kerja perkantoran.
d. Biaya Pegawai
Yang termasuk dalam jenis ini adalah gaji, honorarium dan uang lembur bagi para pegawai tata usaha.
E. Hambatan-Hambatan yang dihadapi Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Menurut pengamatan yang dilakukan selama melaksanakan penelitian khususnya pada bagian tata usaha, baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata sebaik-baiknya.
Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang kacau. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.
Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan. Bagian tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius hambatan tersebut dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan ini yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu:
1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan, maksudnya
para pegawai hendaknya lebih cepat dalam menerima informasi yang ada, baik informasi mengenai pekerjaan pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atau informasi dari luar kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar para pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan setiap pekerjaanya masing-masing dengan hasil yang maksimal.
2. Tidak sesuainya penempatan dibagiannya masing-masing, sebaiknya para pegawai di kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki keahlian di bidangnya masing-masing, agar pekerjaan para pegawainya dapat terlaksana dengan baik dan mencapai hasil yang maksimal. Mengatasi hambatan yang ada dalam pelaksanaan tata usaha dengan cara :
1. Diberikan pengarahan kepada pegawai supaya cermat terhadap informasi yang masuk.
2. Diberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai keahlian di bidangnya masing-masing.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka diambil beberapa kesimpulan yaitu :
1. Adapun beberapa peranan pokok Tata Usaha Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif khusus.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
c. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas sebagai suatu keseluruhan.
2. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan, fakultas karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.
3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas Ekonomi, pemantauan dan evaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Fakultas Ekonomi.
B. Saran
Berikut dikemukakan beberapa saran yang dapat bermanfaat bagi Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Mengingat pentingnya peranan tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala Sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.
2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.
3. Karena tata usaha merupakan satun kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat, 2000. Tata Laksana Kantor, Cetakan Kedelapan, Mandar Madju, Bandung.
Pedoman dan Informasi FE USU, 2008, USU Press, Medan
Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Cetakan Pertama, Ghalia Indo, Jakarta The, Liang Gie, 2000. Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta Winardi, 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian, Edisi Pertama, Cetakan