5.3 TEKNIK MENINGKATKAN RESPONSE RATE (ITB EXPERIENCES)
5.3.4 REWARD
Untuk setiap penyelenggaraan Tracer Study yang menjadi target responden adalah alumni dari perguruan tinggi penyelenggara. Alumni berpartisipasi dalam riset Tracer Study ini dengan mengisi kuesioner. Dalam pengisiannya tentu saja perlu dihindari adanya pemaksaan yang dapat mengakibatkan validitas data menjadi pertanyaan. Banyak hal yang dapat dilakukan agar data yang diperoleh dari alumni ini adalah benar karena peran aktif mereka pada kegiatan Tracer Study dan bukan unsur pemaksaan.
ITB dalam setiap penyelenggaraan Tracer Study, memiliki pendekatan khusus kepada alumni agar data yang diperoleh ini adalah valid. Pada awal penyelenggaraan Tracer Study ITB, Tim Tracer Study ITB hanya melakukan pendekatan melalui peranan dari surveyor saja. Namun sejak tahun 2013 Tim
Tracer Study ITB memberikan pendekatan tambahan, yaitu melalui bentuk reward kepada alumni.
Reward adalah sebuah bentuk apresiasi kepada suatu prestasi tertentu yang diberikan, baik oleh dan dari perorangan ataupun suatu lembaga yang biasanya diberikan dalam bentuk material atau ucapan. Pengadaan sistem reward bagi responden tentu menjadi hal yang menarik bagi alumni. Pemberian reward bagi responden harapannya dapat memperkuat motivasi untuk berpastisipasi dalam survey ini.
Sistem reward yang diterapkan ini bentuknya adalah berupa cinderamata/gadget yang sangat mungkin akan menarik perhatian alumni yang menjadi target responden untuk dapat mengisi kuesioner Tracer Study ITB secara sukarela.
Reward inipun pada dasarnya menggunakan sponsor dalam pelaksanaannya.
Mengingat Tracer Study ITB dilaksanakan oleh Tim Tracer Study ITB yang dibentuk oleh ITB Career Center, sponsor dari sistem reward ini adalah perusahaan yang bekerja sama dengan ITB Career Center.
Reward yang diberikan kepada alumni pada dasarnya jumlahnya sangat terbatas sehingga dalam proses pelaksanaan Tim Tracer Study ITB menggunakan sistem undian dalam pemberian reward ini kepada alumni. Penggunaan sistem reward ini sendiri ternyata dapat memacu alumni untuk dapat berperan aktif dalam pengisian kuesioner Tracer Study ITB. Hal ini terbukti dengan adanya laporan dari surveyor dan Tim Sekretariat Tracer Study ITB yang selalu dihubungi oleh alumni mengenai bagaimana tata cara mendapatkan reward ini.
5.3.5 METODOLOGI
Salah satu kunci keberhasilan Tim Tracer Study ITB dalam usahanya meningkatkan response rate pada penyelenggaraan Tracer Study terletak pada metodologi yang digunakan. Sejak menyelenggarakan Tracer Study ITB secara menyeluruh untuk seluruh Prodi ITB, Tim Tracer Study ITB selalu menggunakan metodologi pendekatan entry of cohort (angkatan) sebagai target responden.
Penyelenggaraan Tracer Study sebagian besar telah dilaksanakan di berbagai perguruan tinggi di dunia, Indonesia khususnya dengan menggunakan pendekatan lulusan sebagai target responden. Dari seluruh penyelenggaraan Tracer Study ini, persoalan utama yang muncul adalah minimnya jumlah response rate. Saat ini response rate sebesar 50% sudah dikatakan baik, padahal jumlah ini hanya menggambarkan setengah dari karakteristik dan profil responden. Didasari dari permasalahan ini, ITB sebagai salah satu penyelenggara Tracer Study berusaha untuk memecahkan masalah peningkatan response rate ini. Salah satu langkah pendekatan yang dilakukan oleh ITB adalah dengan menggunakan entry of cohort sebagai target responden. Alasan mendasar penggunaan entry of cohort karena melihat pada kondisi dari ITB itu sendiri. Di ITB, kedekatan di angkatan merupakan kultur yang sudah terbentuk sejak awal alumni masuk perguruan tinggi dan berkembang serta mengikat saat menjalani ospek dan perkuliahan, hal ini terbawa hingga ketika mereka lulus nanti hingga bekerja dan sampai saat ini.
Pendekatan entry of cohort dalam penyelenggaraan Tracer Study merupakan inovasi yang coba dikembangkan ITB mengingat pendekatan cohort sejauh ini sangat sulit untuk memperoleh response rate lebih besar dari 50% (S1).
Penyelenggara Tracer Study yang memanfaatkan pendekatan entry of cohort sejauh ini baru ITB yang melaksanakannya. Alasan ITB menggunakan dan mengembangkan pendekatan entry of cohort dalam penentuan target responden Tracer Study antara lain; (i)ITB berusaha memanfaatkan networking yang sudah
terbentuk di lingkungan alumni (S1) sejak mereka masuk perguruan tinggi, (ii)masyarakat indonesia memiliki budaya untuk berbagi, (iii)pengguna internet (media sosial) di Indonesia jumlahnya cukup tinggi, (iv)mencari terobosan baru dalam pelaksanaan Tracer Study guna mengatasi kesulitan yang muncul dalam meningkatkan response rate.
Pendekatan entry of cohort pada penentuan target responden Tracer Study pada dasarnya adalah sama dengan mencoba memanfaatkan jaringan silaturahmi (networking) yang sudah terbentuk. Networking yang sudah terbentuk sangat membantu terutama dalam hal mencari kelengkapan database dengan bantuan perantara surveyor sehingga validasi database ini dapat mendekati 100%.
Networking yang sudah terbentuk pun membantu kinerja Tim Tracer Study ITB ketika proses pengisian kuesioner berlangsung. Hanya dengan obrolan pertemanan melalui perantara surveyor, alumni dapat mengisi kuesioner tanpa unsur paksaan.
Pendekatan entry of cohort secara garis besar sangat membantu dalam penyelenggaraan Tracer Study terutama kaitannya dalam hal membangun komunikasi yang baik. Baiknya komunikasi diantara penyelenggara dan responden tentunya akan berpengaruh terhadap proses yang berjalan.
BAB VI
PERANAN SURVEYOR
6.1 PENDAHULUAN
Surveyor merupakan salah satu inovasi yang diterapkan dalam penyelenggaraan Tracer Study ITB. Sejak Tracer Study ITB mulai diselenggarakan, peranan surveyor selalu disertakan dalam prosesnya. Dalam perjalanan Tracer Study ITB pun, peranan surveyor berkembang untuk setiap periodenya baik dari sisi jumlah, tanggung jawab ataupun reward yang diberikan.
Surveyor pada dasarnya memiliki peranan sangat penting di setiap penyelenggaraan Tracer Study ITB karena membantu memperoleh respon rate yang tinggi. Kedudukan surveyor pada organisasi Tracer Study ITB pun dikategorikan sebagai bagian dari Tim Besar Tracer Study ITB. Tim Besar disini mengacu pada banyaknya jumlah surveyor yang digunakan untuk setiap periode penyelenggaraan Tracer Study ITB.