2. KAJIAN PUSTAKA
2.4 Manajemen Risiko Proyek
2.5.4 Risiko dalam Komunikasi Proyek
Risiko dalam komunikasi proyek dapat diklasifikasi berdasarkan proses-proses utama dalam manajemen komunikasi proyek, yaitu:
2.5.4.1 Risiko pada Tahap Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi (communication planning) adalah proses penetapan informasi dan hubungan yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek, mencakup siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkan informasi tersebut, dan bagaimana informasi tersebut akan disampaikan kepada mereka. Risiko dalam koordinasi bentuk multi kontrak pada tahap perencanaan komunikasi, antara lain:
a. Tidak tersedianya historical information tentang permasalahan koordinasi dalam pelaksanaan proyek multi kontrak (Wisdo, 2006).
Tidak adanya historical information tentang pelaksanaan koordinasi dalam proyek multi kontak akan mengakibatkan pemilik proyek tidak memiliki kemampuan yang memadai untuk melaksanakan tugas koordinasi dengan baik. b. Tidak tersedianya informasi teknologi yang akan diterapkan dalam
pelaksanaan proyek (Soeharto, 2001).
Tidak adanya informasi teknologi yang akan diterapkan dalam pelaksanaan proyek mengakibatkan terjadinya konflik antar sesama kontraktor,
apabila teknologi yang digunakan oleh salah satu kontraktor sangat mengganggu produktifitas pekerjaan oleh kontraktor lain.
2.5.4.2 Risiko pada Tahap Distribusi Informasi
Distribusi informasi (information distribution) adalah proses pendistribusian informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek agar tersedia tepat pada waktu yang ditetapkan.
Risiko dalam koordinasi bentuk multi kontrak pada tahap distribusi informasi, antara lain:
a. Tidak adanya pertukaran informasi antar kontraktor tentang kemajuan masing-masing pekerjaan (Piccirilli, 2005).
Tidak adanya pertukaran informasi antar kontraktor tentang kemajuan masing-masing pekerjaan mengakibatkan kontraktor tidak bisa memperkirakan penyesuaian perubahan jadwal pekerjaan, apabila terjadi keterlambatan kemajuan pekerjaan yang tidak sesuai dengan perencanaan.
b. Terlambatnya penyampaian informasi change order kepada kontraktor (Noaker, 1999).
Terlambatnya penyampaian informasi change order kepada kontraktor mengakibatkan kontraktor yang terlibat tidak bisa menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi akibat adanya change order dari pemilik proyek untuk suatu lingkup pekerjaan tertentu, sehingga dapat menjadi sumber konflik antara kontraktor dengan pemilik proyek.
2.5.4.3 Risiko pada Tahap Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja (performance reporting) adalah proses pengumpulan dan penyediaan informasi tentang kinerja proyek, termasuk pelaporan status, pengukuran progres, dan peramalan.
Risiko dalam koordinasi bentuk multi kontrak pada tahap pelaporan kinerja, antara lain:
a. Dokumentasi proyek yang tidak terpelihara dengan baik karena pengarsipan yang kurang baik (Kerzner, 2008).
Dokumentasi proyek yang tidak terpelihara dengan baik dapat menjadi sumber konflik apabila terjadi permasalahan antar stakeholder selama pelaksanaan proyek.
b. Laporan kinerja proyek yang tidak teratur dari konsultan pengawas ke pemilik proyek (Piccirilli, 2005).
Laporan kinerja proyek yang tidak teratur dari konsultan pengawas ke pemilik proyek akan mengakibatkan pemilik proyek tidak dapat melakukan koordinasi dengan baik antar kontraktor yang terlibat.
c. Laporan berkala (laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan) yang tidak jelas dari kontraktor ke pemilik proyek mengenai perubahan/kemajuan pelaksanaan pekerjaan (PMBOK Guide, 2008).
Laporan berkala yang tidak jelas dari kontraktor ke pemilik proyek mengenai perubahan/kemajuan pelaksanaan pekerjaan mengakibatkan tidak jelasnya informasi kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang diterima oleh pemilik proyek, sehingga pemilik proyek tidak dapat melakukan koordinasi dengan baik antar kontraktor yang terlibat.
2.5.4.4 Risiko pada Tahap Pengelolaan Stakeholder
Pengelolaan stakeholder (manage stakeholder) adalah proses pengelolaan hubungan antar stakeholder proyek dalam memenuhi kebutuhan proyek, termasuk memberikan solusi terhadap permasalahan antar stakeholder proyek tersebut.
Risiko dalam koordinasi bentuk multi kontrak pada tahap pengelolaan stakeholder, antara lain:
a. Alur koordinasi yang tidak baik antar stakeholder proyek termasuk pemilik proyek, konsultan perencana, konsultan pengawas, dan kontraktor (PMBOK Guide, 2008).
Alur koordinasi yang tidak baik antar stakeholder proyek merupakan sumber permasalahan terjadinya kegagalan dalam koordinasi, khususnya pada proyek konstruksi yang menggunakan bentuk multi kontrak.
b. Alur koordinasi yang tidak sesuai antara perencanaan dengan pelaksanaan (PMBOK Guide, 2008).
Alur koordinasi yang tidak sesuai antara perencanaan dengan pelaksanaan juga merupakan sumber permasalahan terjadinya kegagalan dalam koordinasi, khususnya pada proyek konstruksi yang menggunakan bentuk multi kontrak.
c. Tidak dilakukan pengelolaan mengenai hubungan keterkaitan antar stakeholder selama pelaksanaan proyek (PMBOK Guide, 2008).
Tidak dilakukan pengelolaan mengenai hubungan keterkaitan antar stakeholder mengakibatkan tidak berjalannya hubungan koordinasi yang baik antar sesama stakeholder proyek.
d. Tidak dilakukan konsolidasi antar stakeholder proyek (Kasmi, 2008).
Tidak adanya konsolidasi antar stakeholder proyek mengakibatkan tidak adanya kekompakan antar personil masing-masing stakeholder proyek dalam mencapai tujuan proyek secara bersama-sama.
e. Tidak adanya komunikasi antar personil (dua kontraktor atau lebih) di lokasi proyek (Piccirilli, 2005).
Tidak adanya komunikasi antar personil (dua kontraktor atau lebih) di lokasi proyek mengakibatkan tidak adanya pertukaran informasi kemajuan pekerjaan untuk setiap kontraktor yang terlibat, sehingga kontraktor tidak bisa mengontrol kemajuan pekerjaan kontraktor lain.
f. Tidak adanya kerja sama antara pemilik proyek dengan para kontraktor dalam mewujudkan koordinasi yang efektif selama pelaksanaan proyek (Piccirilli, 2005).
Tidak adanya kerja sama antara pemilik proyek dengan para kontraktor selama pelaksanaan proyek mengakibatkan sulitnya mewujdkan koordinasi yang efektif .
g. Tidak dilakukan inspeksi hasil pelaksanaan pekerjaan antara pemilik proyek dengan kontraktor (Sitorus, 2007).
Tidak adanya inspeksi hasil pelaksanaan pekerjaan secara bersamaan antara pemilik proyek dengan kontraktor akan mengakibatkan terjadinya ketidaksesuaian hasil pekerjaan dengan persyaratan permintaan dari pemilik proyek, sehingga dapat menimbulkan perselisihan antara pemilik proyek dengan kontraktor.
h. Tidak adanya kerja sama antar kontraktor dalam memelihara jadwal proyek (Piccirilli, 2005).
Tidak adanya kerja sama antar kontraktor mengakibatkan sulitnya menciptakan koordinasi yang baik diantara kontraktor.
i. Terjadi change order dari pemilik proyek pada saat pelaksanaan proyek (Noaker, 1999).
Adanya change order dari pemilik proyek dapat menjadi sumber kegagalan dalam melakukan koordinasi antar kontraktor apabila prosedur change order tidak diatur dengan jelas dalam kontrak.
j. Timbulnya pekerjaan tambahan pada saat pelaksanaan proyek yang belum ditentukan kontraktor pelaksana pekerjaan tersebut (Wisdo, 2006).
Timbulnya pekerjaan tambahan dapat menjadi sumber konflik diantara kontraktor apabila prosedur pengajuan pekerjaan tambahan tidak diatur dengan jelas dalam kontrak.
k. Tidak dilakukan identifikasi keterlambatan, penyebab keterlambatan, dan pihak yang bertanggung jawab terhadap keterlambatan yang terjadi (Piccirilli, 2005).
Tidak dilakukan identifikasi keterlambatan, penyebab keterlambatan, dan pihak yang bertanggung jawab terhadap keterlambatan yang terjadi dapat menjadi sumber permasalahan apabila terjadi keterlambatan pada saat pelaksanaan proyek. l. Terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan oleh satu kontraktor yang
mengakibatkan terjadi perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan bagi kontraktor lain (Wisdo, 2006).
Terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan oleh satu kontraktor akan menjadi sumber konflik diantara kontraktor lain yang terlibat, apabila keterlambatan tersebut mengakibatkan terjadi perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan bagi kontraktor lain.
m. Kontraktor tidak melaporkan dampak keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan oleh keterlambatan penyelesaian pekerjaan oleh kontraktor lain (Wisdo, 2006).
Permasalahan keterlambatan penyelesaian pekerjaan tidak dapat ditangani dengan baik, apabila kontraktor tidak melaporkan dampak keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan oleh keterlambatan penyelesaian pekerjaan oleh kontraktor lain kepada pemilik proyek.
2.5.5 Risiko dalam Desain, Metode Kerja, dan Lokasi Kerja