2.5.9 Manajemen Risiko Proyek
2.5.9.2 Risiko Pada Proyek
M enurut Zhang dan Lee (2008) terdapat tiga faktor risiko pada proyek teknologi informasi yaitu :
1. Risiko Ekonomi (Economic Risk) a. Risiko Ukuran (Size Risk)
Ada 3 dimensi risiko ukuran yaitu : ukuran tim, ukuran pengguna, ukuran user dan ukuran proyek. Ukuran tim mempertimbangkan keragaman orang dalam tim.
Semakin besar suatu tim maka semakin sulit dan semakin berisiko untuk mengendalikan orang–orang dengan latar belakang dan kemampuan yang berbeda–berbeda. Faktor penentu risiko ukuran user mempertimbangkan jumlah dan keragaman user yang terlibat dalam proyek teknologi informasi. Ukuran proyek dapat menimbulkan ketidakpastian selama waktu implementasi proyek karena banyaknya departemen yang terlibat, anggaran yang dialokasikan ke suatu proyek dan banyaknya supplier eksternal yang terlibat dalam proyek.
b. Risiko Sumber Daya (Resource Risk)
Risiko sumber daya berhubungan dengan ketersediaan sumber daya, jika sumber daya yang dialokasikan dalam proyek tidak memadai, maka proyek mungkin tidak dapat selesai tepat waktu.
2. Risiko Organisasi (Organizational Risk)
a. Luas perubahan yang terjadi (Extent of Changes Brought)
Ada 5 jenis kemungkinan perubahan yang dapat menjadi risiko dalam proyek teknologi informasi yaitu :
i. Perubahan prosedur yang berarti adanya perubahan dalam prosedur operasional pada user yang disebabkan oleh proyek teknologi informasi.
ii. Perubahan pada organisasi yang memuat perubahan terhadap struktur organisasi, departemen, atau fungsionalitas dalam suatu proyek.
iii. Perubahan dalam manajemen organisasi selama proyek yang menspesifikasikan level manajemen selama pengembangan proyek.
iv. Perubahan dalam tugas–tugas user yang dibutuhkan dalam suatu proyek.
v. Frekuensi dari turnover dalam tim proyek yang mempengaruhi produktivitas dalam tim yang menyulitkan dalam mempertahankan ilmu pengetahuan dan keahlian.
b. Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
Ada 3 jenis konflik yang mungkin dapat muncul, antara user, sistem dan tim proyek. User dapat memiliki pendapat yang bertentangan selama pengembangan suatu proyek, sistem mungkin saja tidak menunjang lainnya konflik dapat terjadi dari sejumlah tim pengembangan dari latar belakang yang berbeda, personalitas, dan metode pengembangan yang familiar.
c. Kompleksitas Lingkungan (Enviromental Complexity)
Ada 4 jenis risiko yang dapat berhubungan dengan kompleksitas dalam lingkungan penugasan, yang pertama adalah peran–peran anggota tim dalam proyek teknologi informasi tidak didefinisikan secara jelas. Anggota tim yang tidak jelas dengan tanggung jawab mereka sehingga project manager harus memegang kendali yang besar dalam kualitas dari proyek teknologi informasi.
Risiko kedua adalah berhubungan dengan kompleksitas tugas, semakin kompleks
suatu tugas maka semakin berisiko suatu proyek. Faktor risiko ketiga adalah komunikasi.yang tidak efektif. Risiko yang keempat adalah politik dalam perusahaan.
d. Ketidakpastian Lingkungan (Uncertainly Environment)
Ada 2 risiko yang berkaitan dengan ketidakpastian lingkungan, lingkungan dapat berasal dari lingkungan organisasi yang tidak stabil, seperti preferensi yang berubah dari pelanggan serta adanya persaingan, ketergantungan dengan supplier diganti atau menjadi tidak stabil dan tidak terkendali.
e. Kurangnya komitmen (Lack of commitment)
Kekurangan komitmen dapat menyebabkan kesulitan dalam memperoleh sumber daya yang dibutuhkan dalam kekuatan untuk mendukung proyek teknologi informasi, ada 3 jenis komitmen yang dikategorikan:
i. Kekurangan komitmen user
ii. Kekurangan komitmen manajemen
iii. Kekurangan komitmen sejumlah anggota tim 3. Risiko Teknologi (Technological Risk)
a. Kekurangan keahlian (Lack of Expertise)
Kekurangan keahlian, terdiri atas faktor risiko yang berasal dari tim proyek tidak mendapatkan training yang memadai. Anggota tim harus di training untuk memperoleh pengetahuan untuk menyelesaikan tugas. Risiko ketiga adalah pengetahuan tim sistem informasi yang tidak memadai dengan menggunakan tools (seperti VB, C++, Java, M SQL, Oracle, dll) dan metodologi seperti (PMP,
ITIL, dll) risiko dapat terjadi ketika tim tidak mengalami pengetahuan dengan aplikasi seperti SCM , ERP, dll.
Risiko juga dapat terjadi jika tim tidak memiki pengetahuan dalam tugas–
tugas, seperti managerial akan praktek terbaik untuk melaksanakan pekerjaan mereka, cara efektif untuk mengumpulkan kebutuhan user dan komunikas i dengan user dan sebagainya. Dan yang terkait adalah pengetahuan user dalam sistem informasi dan aplikasi juga dapat membawa risiko. Tidak hanya tim proyek yang membutuhkan pengetahuan profesional, namun user juga membutuhkannya, jika user kekurangan pengetahuan, mereka tidak dapat mengidentifikasi kebutuhan yang jelas untuk proyek, mempertimbangkan perubahan prosedur yang harus dibuat dan mengumpulkan data yang akan digunakan untuk proyek.
b. Kepegawaian (Staffing Risk)
Pegawai yang tidak memadai dapat menyebabkan risiko. Pegawai yang memadai, berarti adanya pembagian peran yang sesuai dengan tanggung jawab atau kebutuhan dalam tim proyek, sehingga dapat mencapai suatu pekerjaan dan efisiensi. Pegawai yang tidak memadai berarti tidak dapat cukup staff untuk melaksanakan tugas dan mencapai tujuan, yang menyebabkan pekerjaan overload dan maka dapat meningkatkan risiko.
c. Teknologi baru (Technology Newess)
Ada 2 jenis risiko yang berhubungan dengan faktor ini, yaitu hardware newess, software newess. Proyek teknologi informasi melibatkan hardware baru, software dan teknologi yang biasanya memerlukan usaha untuk mengatasi masalah teknologi, oleh karena itu memerlukan lebih banyak waktu dan sumber daya dan membawa risiko yang lebih tinggi daripada proyek yang menggunakan teknologi yang sudah pernah ada.
d. Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology)
Ada enam risiko yang berkaitan dengan kompleksitas teknologi, yaitu links to existing system, links to future system, kesulitan dalam mendefinisikan input dan output dari system, jumlah supplier hardware, jumlah supplier software dan jumlah user diluar organisasi. M enghubungkan ke sistem yang sudah ada melibatkan sejumlah masalah implementasi seperti bagaimana untuk mengintegrasikan dengan sistem yang sudah ada, bagaimana cara untuk menjalankan sistem yang baru tanpa mempengaruhi sistem yang lama. Dimana fungsionalitas yang sudah ada tetap dipertahankan. M asalah ini dapat menyebabkan risiko.
Suatu proyek akan lebih berisiko jika tidak fleksibel untuk future system, karena itu berarti arsitektur harus dirancang dengan lebih cermat dari pada yang dirancang untuk keperluan yang mendesak. Selanjutnya, definisi yang jelas untuk input dan output diperlukan untuk menyediakan data dan merancang sistem dan juga menyediakan pengukuran yang jelas untuk tujuan manajemen proyek, jika kesulitan dalam mendefinisikan input dan output dari sistem, risiko dapat terjadi.
Banyaknya supplier hardware dan software juga secara langsung berhubungan dengan kompleksitas untuk mengintegrasikan sistem ke dalam suatu kerangka kerja. Semakin banyak supplier untuk hardware dan software, semakin banyak pula interface yang diperlukan untuk mengembangkan, semakin sulit dan semakin berisiko suatu proyek.
Demikian juga ketika suatu proyek teknologi informasi memiliki banyak user diluar organisasi, maka perusahaan memerlukan usaha yang lebih besar dalam penukaran informasi antara sistem, seperti menentukan metode penukaran data, pemahaman masalah keamanan dan standarisasi format data, sehingga membawa kompleksitas dan risiko dalam suatu proyek.
e. Risiko Pengguna (User Risk)
Ada risiko yang mangacu pada keterlibatan user dan sikap user. Keterlibatan user yang memadai diperlukan untuk banyak alasan seperti komunikasi, edukasi, kebutuhan negosiasi dan sebagainya. Suatu proyek tidak dapat meraih sukses jika user tidak terlibat secara mendalam terhadap suatu proyek.
Di sisi lain, jika user memiliki sikap yang bertentangan dalam suatu proyek, akan menyebabkan kerugian karena mereka bisa menolak untuk bekerja sama atau untuk melakukan sesuatu yang diperlukan proyek, dalam kenyataannya, user yang memiliki pemahaman dan sikap baik yang akan dapat membantu proyek berjalan dengan lancar, pelaksanaan proyek akan membawa pengaruh positif untuk proyek meraih kesuksesan.
Berikut ini merupakan tabel kuisioner yang digunakan untuk menentukan probability dan dampak dari risiko–risiko yang terjadi terhadap suatu proyek, yaitu :
Proyek
No Risiko Probabilitas Dampak
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Kurangnya analisa kebutuhan user
2 Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
3 Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
4 Jadwal proyek yang kurang realistis 5 Kurang tersedianya sumber daya
manusia
6 Kerusakan hardware
7 Terjadi perubahan tugas anggota tim 8 Turnover anggota tim dalam proyek 9 Konflik anggota tim proyek
10 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
11 Komunikasi yang tidak efektif
12 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
13 Kurangnya dukungan manajer proyek dalam pelaksanaan proyek
14 Kurangnya dukungan diantara para anggota tim proyek
15 Kurangnya keahlian manajer proyek 16 Kurangnya keahlian managerial dan
teknis
17 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
18 Kurangnya pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek
19 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
20 Kurangnya sistem keamanan teknologi
21 Kurangnya pemahaman user
22 Kurangnya keterlibatan user
23 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
Tabel 2.1 Pertanyaan Kuisioner
Adapun tabel skala yang digunakan untuk mengidentifikasi risiko proyek, sebagai berikut :
Skala Probabilitas Skala Dampak Very Low (1) Tidak mungkin terjadi 1 Dapat diabaikan dampaknya Low (2) Sangat jarang terjadi 2 Dampak kecil pada biaya, waktu,
dan kualitas proyek
Medium (3) Mungkin terjadi 3 Dampak penting bagi biaya, waktu, dan kualitas
High Risk (4) Sangat mungkin terjadi 4 Dampak substansial pada biaya, waktu, dan kualitas
Very High Risk (5) Hampir pasti terjadi 5 Mengancam kesuksesan proyek
Tabel 2.2 Identifikasi Proyek