5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.2. Saran
Seiring dengan meningkatnya peran apoteker dalam apotek modern, maka kompetensi yang dimiliki oleh apoteker tidak hanya terbatas oleh kompetensi keilmuan farmasi, namun juga memerlukan kompetensi dari aspek manajerial, administrasi, dan bisnis. Oleh karena itu, diperlukan peningkatkan kerjasama antara farmasi komunitas dengan Perguruan Tinggi Farmasi di Indonesia berupa memasukkan materi kuliah manajemen farmasi komunitas pada program sarjana farmasi sebagai dasar untuk apoteker nantinya.
DAFTAR ACUAN
Anief, M. (1998). Manajemen Farmasi. Yogyakarta: Gajah Mada Univrsity Press.
Anonim. (2009). Laporan tahunan 2008 annual report: Bersama Memacu
Prestasi. Jakarta: PT. Kalbe Farma Tbk.
Hartini, & Sulasmono. (2006). Apotek, Ulasan Beserta Naskah Peraturan
Perundang-undangan Terkait Apotek Termasuk Naskah dan Permenkes Tentang Apotek Rakyat, Edisi Revisi. Yogyakarta: Universitas Sanata
Darma.
Indrawati, H. (2012, Febuari 10). Bagaimana Struktur Organisasi Mitrasana. (L. Saputra, Interviewer).
Jogiyanto, H. (2003). Teori Portofolio dan Analisis Investasi, Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
Kalbe. (n.d.). Retrieved March 20, 2012, from http://www.kalbe.co.id.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2012). Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2010d). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 509/ MENKES/ SK/ IV/ 2010. Jakarta:
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2010c). Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1144/MENKES/PER/VIII/2010.
Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2010b). Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1190/ MENKES/ PER/ VIII/ 2010.
Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2010a). Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1191/ MENKES/ PER/ VIII/ 2010.
Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Lampiran 1. Struktur Organisasi Perseroan
General Meeting of
Shareholder Corporate Executive Committee
Board of
Commisioner Remuneration & Nomination
Board of Directors Audit Committee
Chief Executive Officer
Consumer Pharmaceutical Corporate Function
Nutritional International Biotechnology Eyecare Distribution & Logistic Packaging Others Business Unit OTC Ethical AHD Group Process Improvement Business Operational Manufacturing Cikarang Site Pulogadung Site Cipanas Site Bekasi Site Group QA/QC Group Process Development Human Resources Research & Development Business Development Management System Finance & Treasury IT & System Secretary & Communication Legal Central procurement
Central PPIC Supply Chain Management Central Media
Lampiran 2. Struktur Organisasi Grup Kalbe
Kalbe
Cordlife Indonesia Orange Kalbe Ltd.
Pharmametric Labs PT. Bifarma Adiluhung
PT. Bintang Toedjoe PT. Dankos Farma
PT. Finusol Prima Farma Internasional PT. Kalbe Morinaga Indonesia PT. Hexpharm Jaya Laboratories PT. Enseval Putera Mega Trading, Tbk. PT. Millenia Dharma Insani Trisapta Jaya
PT. Kageo Igar Jaya PT. Avesta Continental Pack
Lampiran 3. Struktur Organisasi PT. Millenia Dharma Insani Direktur General Manager Finance & Accounting Business Development Human Resources & Legal Operational Finance Accounting Audit Marketing General Affair Outlet Development Recruitment Payroll Training & Development Area Manager Store Manager Purchasing & Logistic Information Tecnology Pelayanan Medik Merchandise Promotion Supporting Programme Dokter Logistic
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
EFISIENSI OPERASIONAL GERAI APOTEK MITRASANA
JL. BOULEVARD GADING TIMUR RAYA KAV. 6
KELAPA GADING, JAKARTA UTARA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
LUCKY ANDREAN SAPUTRA, S.Farm. 1106047114
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASIDEPOK
JUNI 2012
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
EFISIENSI OPERASIONAL GERAI APOTEK MITRASANA
JL. BOULEVARD GADING TIMUR RAYA KAV. 6
KELAPA GADING, JAKARTA UTARA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Apoteker
LUCKY ANDREAN SAPUTRA, S.Farm. 1106047114
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASIDEPOK
JUNI 2012
HALAMAN JUDUL ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... iv 1. PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Tujuan ... 2 2. TINJAUAN PUSTAKA ... 3 2.1. Pengertian Apotek ... 3 2.2. Manajemen Apotek ... 3 2.3. Tugas dan Fungsi Apotek ... 6 2.4. Tujuan Pembentukan Struktur Organisasi Apotek ... 7 2.5. Administrasi ... 9 2.6. Laporan dan Pembukuan... 11 2.7. Gerai Mitrasana Kelapa Gading... 14 2.8. Web-EDI (Electronic Data Interchage) ... 17 3. METODOLOGI ... 18 3.1. Lokasi ... 18 3.2. Waktu ... 18 3.3. Responden ... 18 3.4. Cara Kerja ... 18 4. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 20 4.1. Pengalaman Kerja Personel Gerai Mitrasana ... 20 4.2. Responden Bekerja pada Tempat yang Tepat ... 21 4.3. Permasalahan dan Penyebab ... 22 4.4. Solusi... 25 5. KESIMPULAN DAN SARAN ... 27 5.1. Kesimpulan ... 27 5.2. Saran ... 27
Lampiran 1. Lampiran 1. Kuesioner yang Disebarkan Kepada Personel
Gerai Mitrasana Kelapa Gading (tampak depan) ... 29
Lampiran 2. Lampiran 2. Kuesioner yang Disebarkan Kepada Personel
Gerai Mitrasana Kelapa Gading (tampak belakang) ... 30
1.1. Latar Belakang
Potensi market obat di Indonesia memiliki nilai yang besar. Pada tahun 2000, potensi market obat Indonesia menempati urutan keenam di Asia, di bawah Jepang, China, India, Korea Selatan, dan Taiwan. Pada tahun 2000 potensi market obat di Indonesia menyumbang 0.55% potensi market obat dunia atau setara dengan 612 juta dolar amerika. Pada tahun 2005 potensi market di Indonesia meyumbang 0.61% potensi market obat di dunia atau setara dengan 721 juta dolar Amerika (Icon, 2002). Dengan kata lain potensi market obat di Indonesia terus bertumbuh menjadi semakin besar.
Potensi market obat yang terus bertumbuh menyebakan tingkat persaingan penyalur obat, khususnya apotek, semakin tajam. Apotek tidak hanya menjadi tempat penyaluran perbekalan kefarmasian dan perbekalan kesehatan, tetapi juga menjadi suatu unit bisnis yang memperhatikan profit dan kepuasan pelanggan. Perkembangan fungsi apotek dari fungsi dasarnya diikuti dengan bertambahnya kegiatan operasional dan tanggung jawab personil pengelola apotek.
Bertambahnya kegiatan operasional dan tanggung jawab personil pengelola apotek perlu diikuti dengan peningkatan kemampuan sumber daya manusia pengelola apotek. Apoteker dituntut tidak hanya berperan sebagai pemberi pelayanan kefarmasian (care giver). Apoteker juga harus memiliki kemampuan untuk mengelola semua unsur yang dapat menunjang kegiatan apoteknya (manager), termasuk kemampuan untuk mengelola bisnis farmasi.
Sistem operasional apotek yang efisien merupakan salah satu kunci kesuksesan apotek. Melalui sistem operasional yang efisien, maka waktu yang tersedia bagi seorang apoteker dalam melakukan perannya di luar kegiatan operasional apotek sehari-hari akan semakin bertambah. Selain itu suatu sistem operasinal apotek yang efisien dapat menekan pengeluaran biaya operasional apotek, sehingga pada akhirnya efisiensi sistem operasional akan berpengaruh pada profit yang didapatkan apotek.
ditangani oleh PT. Millenia Dharma Insani. Mitrasana bergerak tidak hanya pada bidang pengobatan dan penyaluran obat bagi masyarakat (apotek) saja, namun juga melayani perbekalan kesehatan lain yang diberi konsep healthmart. Selain itu terdapat Mitrasana cabang tertentu yang menyediakan pelayanan laboratorium dan penyaluran produk bernutrisi yang dikelola oleh unit bisnis lain dari Kalbe. Dengan demikian, masing-masing cabang dituntut untuk dapat mengelola sesuai dengan multikonsep yang dianut oleh Mitrasana. Mitrasana yang memililiki multikonsep tersebut perlu didampingi suatu sistem operasional yang aplikatif agar kondisi yang diharapkan dapat berjalan sesuai yang direncanakan.
Dengan didasari hal tersebut di atas, maka penulis merasa perlu untuk melihat efisiensi sistem operasional Mitrasana dari dua sisi, baik dari sistem operasional Mitrasana sendiri, maupun subyek yang melaksanakan sistem operasional tersebut.
1.2. Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) pada gerai Apotek Mitrasana Kelapa Gading bertujuan agar calon apoteker memahami penyebab dan soulusi ketidakefisiensan operasional apotek, dilihat dari aspek sumber daya manusia penegelola dan sistem operasional apotek.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian apotek
Apotek berasal dari bahasa yunani apotheca yang secara harfiah berarti "penyimpanan". Bila diartikan definisi apotek adalah tempat menjual dan kadang membuat atau meramu obat. Apotek juga merupakan tempat apoteker melakukan praktik profesi farmasi sekaligus menjadi peritel (Anief, 1998). Dimana dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Salah satu realisasi pembangunan dibidang farmasi oleh pemerintah dan swasta adalah dengan menyediakan sarana pelayanan kesehatan salah satunya adalah apotek.
Pengertian mengenai apotek pun telah ditetapkan oleh permerintah. Adapun beberapa definisi apotek menurut pemerintah antara lain (Departemen Kesehatan, 2004):
1. Menurut PERMENKES No.1332/MENKES/SK/X/2002 :
Apotek adalah suatu tempat tertentu , tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat
2. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian
Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker .
2.2. Manajemen Apotek
Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja (planning) untuk mencapai suatu tujuan. Karena untuk melaksanakan rencana kerja tidak mungkin dilakukan oleh satu fungsi, maka organisasi (apotek) membagi-bagi pekerjaan (organizing) yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap fungsi (Smith, 1975). Kemudian masing-masing fungsi melaksanakan rencana
dicapainya. Adapun diagram alir manajemen dalam pengelolaan sebuah apotek dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Diagram Alir Fungsi Manajemen dalam Pengelolaan Sebuah Apotek [Sumber: Smith, 1975]
2.2.1. Organisasi
Organisasi sebagai salah satu bagian dari fungsi manajemen secara umum, telah coba didefinisikan oleh beberapa pakar. Definisi organisasi secara umum berdasarkan beberapa pakar diuraikan sebagai berikut (Mobach, Werf, & Tromp, 2000) :
1. Menurut Stephen F. Robin
Organisasi adalah suatu pengaturan yang sistematis dari manusia untuk menyelesaikan beberapa tujuan tertentu.
2. Menurut James, A.F. Stoner and R. Edward Freeman
Organisasi adalah dua atau lebih manusia yang bekerja bersama-sama dengan suatu cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Menurut David H. Holt
Organisasi adalah struktur hubungan yang ada apabila dua atau lebih manusia secara bersamaan bekerja bersama untuk mengejar tujuan umum.
Planning
Controlling Actuating
Organizing
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
2.2.2. Apotek sebagai Organisasi
Apoteker harus dapat mendesain organisasi farmasi, dalam hal ini apotek, melalui berbagai cara. Organisasi apotek dapat dibagi misalnya berdasarkan orientasinya, pelayanan dan bisnis. Pertama, apotek sebagai organisasi menyediakan pelayanan sebagai bagian dari rantai bisnis farmasetik. Apoteker dalam hal ini harus dapat menentukan tujuan yang berkaitan dengan pelayanan kesehatan terhadap pasien. Kedua, apotek sebagai organisasi memerlukan timbal balik berupa uang untuk mempertahankan aktivitasnya. Apoteker dalam hal ini harus dapat menentukan tujuan yang berkaitan dengan ketahanan ekonomi dari apotek.
Pemilihan tujuan organisasi apotek akan menghasilkan struktur organisasi. Pada umumnya, tujuan dari apotek merupakan campuran dari tujuan pelayanan dan bisnis, atau seringkali disebut pharmacy mix. Pharmacy mix terdiri dari 3 hal,
product mix, process mix, dan customer mix (Smith, 1975). 2.2.2.1. Product Mix
Product mix mencakup standar spesifik yang harus dimiliki suatu obat,
minimalisasi resiko, dan minimalisasi timbulnya eror. Apoteker harus mendesain struktur organisasi apotek yang berbasis produk dan pengawasannya sehingga apotek dapat menjual produk dengan kualitas terbaik, keamanan tertinggi dan resiko terendah.
2.2.2.2. Process Mix
Process mix mencakup bagaimana mengorganisir peracikan obat
berdasarkan resep secara efisien dan menghasilkan keuntungan bagi apotek. Apoteker harus mendesain struktur organisasi apotek yang berbasis keuangan sehingga menghasilkan produktivitas tertinggi dengan mengeluarkan biaya terendah.
2.2.2.3. Customer Mix
Customer mix mencakup cara-cara memenuhi keinginan pelanggan.
Apoteker harus mendesain struktur organisasi apotek yang berbasis pelanggan sehingga menghasilkan kualitas pelayanan tertinggi dan berujung pada kepuasan pelanggan.
Meskipun tujuan apotek merupakan tujuan campuran namun apoteker harus menetapkan tujuan utama apotek agar dapat mengontrol dan membuat struktur organisasi yang utuh dan terarah.
2.3. Tugas dan Fungsi Apotek
Tugas dan fungsi apotek telah ditetapkan oleh pemerintah. Tugas dan fungsi apotek yang telah ditetapkan pemerintah ini terus diperbaharui, guna mengukuti tugas dan fungsi apotek yang terus berkembang. Tugas dan fungsi apotek yang paling baru mengikuti tugas dan fungsi apotek yang ditetapkan oleh PP No. 51 Tahun 2009 hasil pembaharuan dari Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1980. Adapun tugas dan fungsi apotek berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1980 adalah sebagai berikut:
1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.
2. Sarana farmasi yang telah melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.
3. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyalurkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata.
4. Sebagai sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada masyarakat.
Tugas dan fungsi apotek pada Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1980 kini telah diperbaharui dalam PP No. 51 Tahun 2009. Berdasarkan PP No. 51 Tahun 2009, tugas dan fungsi apotek antara lain:
1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
2. Sarana yang digunakan untuk melakukan Pekerjaan Kefarmasian.
3. Sarana yang digunakan untuk memproduksi dan distribusi sediaan farmasi antara lain obat, bahan baku obat, obat tradisional, dan kosmetika.
4. Sarana pembuatan dan pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
2.4. Tujuan Pembentukan Struktur Organisasi Apotek
Untuk mengembangkan struktur organisasi apotek diperlukan identifikasi atas berbagai tugas dan tanggung jawab oleh manajemen apotek dan selanjutnya akan dilakukan pembentukan struktur organisasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi masing-masing. Pembentukan struktur organisasi yang efektif didasarkan pada ciri atau karakteristik apotek. Dengan pembentukan struktur organisasi yang tepat, maka apotek dapat mengurangi biaya dan meningkatkan nilai pelayanan.
Tugas, fungsi, dan tanggung jawab sumber daya yang mengelola sebuah apotek, terutama apoteker, juga telah ditetapkan oleh pemerintah. Namun seiring dengan perkembangan dunia apotek, tugas, fungsi, dan tanggung jawab sumber daya pengelola apotek, dapat disesusaikan dengan profil apotek yang dikelolanya, tanpa melupakan tugas, fungsi, dan tanggung jawab dasarnya.
2.4.1. Tugas , Fungsi dan Tanggung Jawab Apoteker Menurut PP no. 51 Tahun 2009
2.4.1.1. Tugas
1. Melakukan pekerjaan kefarmasian (pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional).
2. Membuat dan memperbaharui SOP (Standard Operational Procedure) baik di industri farmasi maupun
3. Harus memenuhi ketentuan Cara Distribusi yang Baik yang ditetapkan oleh Menteri saat melakukan pekerjaan kefarmasian dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi, termasuk pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses distribusi atau penyaluran sediaan farmasi.
4. Apoteker wajib menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat atas resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2.4.1.2. Peran
1. Sebagai penanggung jawab di industri farmasi pada bagan pemastian mutu (Quality Assurance), produksi, dan pengawasan mutu (Quality Control). 2. Sebagai penanggungjawab Fasilitas Pelayanan Kefarmasian yaitu di apotek, di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), puskesmas, klinik, toko obat, atau praktek bersama.
3. Apoteker dapat mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/atau pasien.
4. Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat mengangkat seorang Apoteker pendamping yang memiliki SIPA.
2.4.1.3. Tanggungjawab
1. Melakukan pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care) di apotek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap sediaan farmasi dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan derajat kesehatan masyarakat, juga untuk melindungi masyarakat dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan sediaan farmasi yang tidak tepat dan tidak memenuhi persyaratan mutu, keamanan dan kemanfaatan. Pelayanan kefarmasian juga ditujukan pada perluasan dan pemerataan pelayanan kesehatan terkait dengan penggunaan farmasi sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup pasien.
2. Menjaga rahasia kefarmasian di industri farmasi dan di apotek yang menyangkut proses produksi, distribusi dan pelayanan dari sediaan farmasi termasuk rahasia pasien.
3. Harus memenuhi ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) yang ditetapkan oleh Menteri dalam melakukan pekerjaan kefarmasian dalam produksi sediaan farmasi, termasuk di dalamnya melakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses produksi dan pengawasan mutu sediaan farmasi pada fasilitas produksi sediaan farmasi.
4. Tenaga kefarmasian dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi sediaan farmasi harus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang produksi dan pengawasan mutu.
5. Menerapkan standar pelayanan kefarmasian dalam menjalankan praktek kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian.
6. Wajib menyelenggarakan program kendali mutu dan kendali biaya, yang dilakukan melalui audit kefarmasian.
7. Menegakkan disiplin dalam menyelenggarakan pekerjaan kefarmasian yang dilakukan sesuai dengan ketentuan aturan perundang-undangan.
Tugas, fungsi, dan tanggung jawab apoteker yang diatur oleh PP No. 51 Tahun 2009 meliputi tugas, fungsi, dan tanggung jawab apoteker secara keseluruhan, baik apoteker yang berkarya di bidang industri, maupun apoteker yang berkarya di bidang pelayanan. Oleh karena itu apoteker harus menyesuaikan tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya masing-masing tergantung dimana apoteker tersebut mengabdikan profesinya.
2.5. Administrasi
Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, dalam menjalankan kegiatan di apotek perlu menjalankan kegiatan administrasi yang meliputi (Departemen Kesehatan, 2004):
2.5.1. Administrasi Umum
Kegiatan administrasi umum yang dilakukan di apotek meliputi, pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika, dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Laporan yang harus dibuat, yaitu laporan tenaga kefarmasian, penggunaan narkotika, penggunaan psikotropika, statistik resep, dan pelayanan obat generik berlogo.
2.5.2. Administrasi Khusus
Kegiatan administrasi khusus yang dilakukan di apotek antara lain meliputi pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, dan pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat.
2.5.2.1. Kesekretariatan
1. Pengarsipan surat yang masuk dan keluar 2. Penyusutan laporan seperti:
a. Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika perbulan
b. Laporan statistika resep dan penjualan obat generik berlogo perbulan. c. Laporan jumlah tenaga kerja kesehatan pertiga bulan.
d. Laporan perpajakan pertahun e. Buku pencatatan OWA. 2.5.2.2. Administrasi keuangan 1. Pencatatan pemasukan uang
Uang yang masuk dari hasil penjualan setiap hari, baik penjualan dengan resep maupun tanpa resep, dicatat dalam satu buku harian penjualan dan dilakukan rekapitulasi setiap bulannya. Dari hasil rekapitulasi bulanan, setiap akhir tahun setelah dilakukan stock opname dibuat neraca rugi laba dan neraca akhir tahun. Kelengkapan administrasi penjualan meliputi nota penjualan tunai, faktur, daftar harga (merupakan daftar harga obat, bahan baku, dan alat kesehatan yang sewaktu-waktu dapat dilihat untuk memperlancar pelayanan), daftar penjualan harian, atau rekapitulasi untuk mencatat penjualan tiap hari baik melalui resep maupun tanpa resep.
2. Pencatatan bukti penggunaan uang
Pengeluaran dilakukan untuk pembelian perbekalan farmasi atau pembekalan kesehatan lainnya dan biaya operasional. Kelengkapan administrasinya antara lain pembelian (bukti-bukti pembelian, buku pembelian, buku defekta, blanko pemesanan, buku hutang, dan buku lunas) dan biaya operasional (catatan pengeluaran harian, bulanan, dan tahunan).
2.5.2.3. Administrasi penjualan
Administrasi penjualan mengatur penetapan harga jual, mengajukan harga penawaran, mengatur penagihan, dan penerimaan piutang. Kelengkapan administrasi adalah nota penjualan tunai, faktur, daftar harga, dan daftar penjualan harian yang mencatat penjualan setiap hari baik melalui resep maupun penjualan bebas. Penjualan antara lain meliputi: obat bebas, obat bebas terbatas, OWA, dan pelayanan resep.
2.5.2.4. Administrasi barang dan inventaris
Berupa pencatatan inventaris yang dimiliki oleh apotek. Nilai-nilai inventaris akan berkurang tiap tahun karena ada penyusutan meskipun barang tersebut masih bagus, besarnya penyusutan tergantung jenis barang. Sedangkan administrasi barang (sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan) meliputi pencatatan barang datang, penyimpanan barang, dan penjualan barang.
2.5.2.5. Administrasi pembelian
Pembelian perbekalan farmasi atau barang lain secara kredit atau tunai disertai dengan bukti.
2.5.2.6. Administrasi piutang
Untuk administrasi piutang ini dilakukan pencatatan penjualan yang hanya secara kredit saja.
2.5.2.7. Administrasi kepegawaiaan
Meliputi arsip karyawan, struktur organisasi, job description, absensi karyawan, penggajian karyawan, dan cuti karyawan (Hartini & Sulasmono, 2006)
2.6. Laporan dan Pembukuan
Bagian administrasi mempunyai tugas membuat laporan dan pembukuan sebagai berikut (Hartini & Sulasmono, 2006):
2.6.1. Buku Kas
Mencatat semua transaksi dengan uang tunai, penerimaan sebelah kiri dan pengeluaran di sebelah kanan. Pembukuan kas dibuat dalam 3 macam yaitu harian, bulanan, dan tahunan. Penerimaan meliputi penjualan obat dengan resep dan tanpa resep, diskon pembelian barang dari PBF, retur obat, pajangan iklan/display, dan tagihan piutang. Sedangkan pengeluaran meliputi:
1. Administrasi: pembelian buku-buku, blanko-blanko, tinta print, dan alat-alat tulis
2. Rumah tangga: seperti pembelian beras, gula, teh, maupun sumbangan
3. Pemeliharaan inventaris: misalnya service AC, komputer, motor, plangisasi gedung
5. Kesejahteraan dan upah: gaji karyawan, tunjangan-tunjangan 6. Penerangan: pembayaran listrik dan telepon
7. Embalase: berupa barang-barang untuk keperluan membungkus, etiket, salinan resep, dan kuitansi
8. Pajak: meliputi pajak umum dan khusus yang harus dibayar oleh apotek sebagai salah satu badan usaha swasta dengan kewajiban membayar pajak
2.6.2. Buku bank
Digunakan untuk mencatat semua transaksi lalu lintas per giro, termasuk nomor-nomor cek dan giro bilyet. Buku ini digunakan untuk mencatat kekayaan apotek yang disimpan di bank serta mencatat keluar-masuknya uang di bank.
2.6.3. Buku hutang
Merupakan dokumen apotek untuk mencatat hutang-hutang pada PBF