BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
Berdasarkan hasil Praktik Kerja Profesi Apoteker di PT. SamMarie Tramedifa, saran yang dapat Penulis berikan :
a. Memasang papan nama untuk mempermudah sosialisasi kepada calon pelanggan dan para kurir dari distributor lain.
b. Melengkapi dan menyempurnakan Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Tetap (Protap) dan Instruksi Kerja agar dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan meningkatkan sistem jaminan mutu.
c. Memisahkan tempat pengiriman dan penerimaan agar obat atau alat kesehatan yang baru saja datang tidak bercampur dengan yang akan dikirim.
d. Melakukan evaluasi dan inspeksi diri todak hanya mengenai manajemen dan operasiaonal tetapi juga dalam penerapan CDOB dan CDAKB.
e. Melaksanakan kegiatan pembersihan gudang yang tervalidasi sesuai dengan ketentuan Cara Distribusi Obat yang Baik.
f. Meningkatkan penerapan keseluruhan aspek-aspek CDAB dan CDAKB dalam rangka menjamin mutu obat dan alkes selama proses distribusi.
DAFTAR ACUAN
Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. (2012). Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta : Badan Pengawas Obat dan Makanan RI.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Pedoman Cara Distrbiusi Alat Kesehatan yang Baik. Edisi Revisi. Jakarta : DepKes RI.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2012). Petunjuk Teknis Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik. Edisi Revisi. Jakarta : DepKes RI. Menteri Kesehatan RI. (1997). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Tentang Kebutuhan Tahunan dan Pelaporan Psikotropika. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2010). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1191/Menkes/Per/VIII/2010 tentang Penyalur Alat Kesehatan. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 Tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1148/menkes/per/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI.
Presiden Republik Indonesia. (2007). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2009 Tentang Psikotropika. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.
Suciati, S. (2006). Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan 9(1): 19 - 26
Lampiran 21. Rencana Struktur Organisasi PT SamMarie Tramedifa Periode 2013 - 2014
Office 5 sq m Office 12 sq m Office 10 sq m Office 10 sq m Office 8 sq m Office 30 sq m Office 36 sq m Office 36 sq m Ruang Administrasi Gudang Rak Sediaan Solid Rak Sediaan Solid Rak Sediaan Semi Solid dan Kosmetik Rak Kosmetik Rak Sediaan Liquid Rak Sediaan Liquid Rak Sediaan Liquid Rak Psikotropik Lemari ES Lemari ES
Lampiran 23. Gambar Denah Gudang Alat Kesehatan PT SamMarie Tramedifa
Office 24 sq m Office 12 sq m Office 25 sq m Office 28 sq m Office 21 sq m Office 26 sq m Office 36 sq m Office 36 sq m Office 35 sq m Office 37 sq m Office 38 sq m Office 40 sq m Office 36 sq m Palet Palet Rak Rak Rak Rak Rak Rak
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI PBF PT. SAMMARIE TRAMEDIFA JL. CIPINANG MUARA 1
NO.23 C, PONDOK BAMBU, DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR,
DKI JAKARTA PERIODE 17 JUNI 2013 – 15 JULI 2013
DAN 29 JULI – 16 AGUSTUS 2013
KAJIAN PADA PROSES PERENCANAAN PENYEDIAN OBAT
PUTRI WINNY RACHMADANI, S.Farm
1206330015
ANGKATAN LXXVII
FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER
DEPOK
HALAMAN JUDUL ... i DAFTAR ISI ... ii BAB 1 PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar belakang ... 1 1.2 Tujuan ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 3 2.1 Perencanaan ... 3 2.2 Perencanaan Kebutuhan Obat ... 6 2.3 Pengadaan Obat ... 12 BAB 3 PEMBAHASAN ... 16 BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN ... 22 4.1 Kesimpulan ... 22 4.2 Saran ... 22 DAFTAR ACUAN ... 23
1.1 Latar Belakang
Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Setiap orang berhak atas kesehatan dan memperoleh pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, dan terjangkau. Diperlukan suatu sumber daya kesehatan dalam menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat (Presiden Republik Indonesia, 2009). Kesehatan merupakan salah satu hak dasar manusia di Indonesia yang diakui dalam konstitusi UUD 1945. Kondisi kesehatan yang optimal menjadikan seseorang ataupun masyarakat memiliki kesempatan dan kemampuan yang lebih besar untuk memenuhi kebutuhannya akan pendidikan dan ekonomi yang pada gilirannya akan berdampak pada meningkatnya kualitas sumber daya manusia sebagai pelaku pembangunan.
Obat merupakan komponen esensial dari suatu pelayanan kesehatan, Keterjangkauan dan penggunaan obat yang rasional merupakan bagian dari tujuan yang hendak dicapai. Pemilihan obat yang tepat dengan mengutamakan penyediaan obat dapat meningkatkan akses serta kerasionalan penggunaan obat. Semua obat yang beredar harus terjamin keamanan, khasiat dan mutunya agar memberikan manfaat bagi kesehatan Pelayanan kesehatan harus menjamin ketersediaan obat dan juga menjaga citra pelayanan kesehatan itu sendiri, maka sangatlah penting menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk pengadaan obat, namun lebih penting lagi dalam mengelola dana penyediaan obat secara efektif dan efisien.
Perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat. Tujuan perencanaan kebutuhan obat adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.
Perencanaan obat adalah upaya penetapan jenis dan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan. Keberhasilan perencanaan jumlah kebutuhan obat bisa dicapai dengan melibatkan tim dan kombinasi dari berbagai metode. Pengadaan obat yang
diawali dengan perencanaan kebutuhan obat melalui analisa kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan, diharapkan mendekati kebutuhan nyata.
Pengadaan barang merupakan bagian dari usaha untuk mencari keuntungan, sehingga startegi yang ditempuh lebih ditekankan pada masalah biaya. Kegiatan pengadaan merupakan suatu kegiatan yang akan memberikan nilai tambah terkait dengan kepentingan untuk meningkatkan pelayanan. Oleh karena itu dalam proses pengadaan barang dituntut untuk mewujudkan tata kelola yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi.
Keterbatasan kemampuan keuangan dan tuntutan publik terhadap pelayanan yang berkualitas mengharuskan untuk melaksanakan pengadaan secara efisien dan efektif. Tidak hanya dituntut untuk menghindari pemborosan dan memilih barang yang sesuai dengan prioritas, tetapi juga dituntut untuk mampu memelihara dan meingkatkan kondisi perekonomian, mengembangkan dunia usaha, melindungi dan meningkatkan produktifitas pengusaha serta meningkatkan penggunaan barang produksi dalam negeri.
1.2 Tujuan
Tugas khusus ini dibuat bertujuan untuk mengkaji dan memahami proses perencanaan penyediaan obat yang terjadi di PT. SamMarie Tramedifa.
2.1 Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam manajemen karena perencanaan akan menentukan fungsi manajemen lainnya terutama pengambilan keputusan. Dengan adanya perencanaan, pelaksanaan kegiatan akan berjalan dengan lebih baik dan terarah. Dengan demikian perencanaan merupakan suatu pedoman atau tuntutan terhadap proses kegiatan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.1.1 Definisi Perencanaan
Menurut Herbert Simon (1991), perencanaan adalah sebuah proses pemecahan masalah yang bertujuan untuk menemukan solusi. Menurut Hasibuan (2003), perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang. Sedangkan rancangan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai unsur tujuan yang diinginkan.
Menurut Azwar (1996), pengertian perencanaan mempunyai banyak macamnya, akan tetapi yang menurutnya dianggap penting antara lain dikemukakan oleh:
a. Billy E. Goetz, yang mengemukakan bahwa Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.
b. Drucker, mengemukakan bahwa Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan perkiraan – perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan yang ada tentang masa depan, mengorganisir secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan
hasil yang dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik. c. Sedangkan menurut Levey dan Loomba, Perencanaan adalah suatu proses
menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih, serta mengikatnya dalam suatu sistem pengawasan yang terus menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut.
Perencanaan di bidang kesehatan pada dasarnya merupakan suatu proses untuk merumuskan masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang harus disediakan, menetapkan tujuan yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut, perencanaan akan menjadi efektif jika sebelumnya dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta (Muninjaya, 2004).
2.1.2 Tujuan Perencanaan
Adapun tujuan perencanaan menurut Azwar (1996), antara lain :
a. Membantu para pelaksana dalam melaksanakan program dengan perencanaan yang baik maka setiap pelaksana akan memahami rencana tersebut dan akan merangsang para pelaksana untuk dapat melakukan beban tugas masing-masing dengan sebaik-baiknya.
b. Membantu para pelaksana untuk membuat perencanaan pada masa depan, jadi hasil yang diperoleh dari suatu pekerjaan perencanaan pada saat ini dapat dimanfaatkan sebagai pedoman untuk menyusun rencana kerja pada masa depan dan demikian seterusnya.
c. Sebagai upaya pengaturan baik dalam bidang waktu, tenaga pelaksana, sarana, biaya, tujuan, lokasi serta macam organisasi pelaksananya. Jadi dengan perencanaan yang baik akan menghindari kemungkinan terjadinya duplikasi,
bentrokan ataupun penghamburan dan penyia-nyiaan dari setiap program kerjaataupun aktivitas yang dilakukan, jadi pemanfaatan dari sumber data dan tata cara yang dipunyai dapat diatur secara lebih efisien dan efektif.
d. Untuk memperoleh dukungan baik berupa dukungan legislatif (melalui peraturan ataupun perundang-undangan), dapat berupa dukungan moril (persetujuan masyarakat, ataupun dukungan materiil dan finansial (biasanya dari para sponsor).
2.1.3 Ciri – Ciri Perencanaan
Menurut Levey dan Loomba di dalam Azwar (1996), suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai kriteria antara lain sebagai berikut :
a. Perencanaan harus mempunyai tujuan yang jelas
b. Perencanaan harus mengandung uraian yang lengkap tentang segala aktivitas yang akan dilaksanakan, yang dibedakan pula atas aktivitas pokok serta aktivitas tambahan
c. Perencanaan harus dapat menguraikan pula jangka waktu pelaksanaan setiap aktivitas ataupun keseluruhan aktivitas yang akan dilaksanakan. Suatu rencana yang baik, hendaknya berorientasi pada masa depan bukan sebaliknya.
d. Perencanaan harus dapat menguraikan macam organisasi yang dipandang tepat untuk melaksanakan aktvitas-aktivitas yang telah disusun. Dalam organisasi tersebut harus dijelaskan pula pembagian tugas masing-masing bagian atau individu.
e. Perencanaan harus mencantumkan segala hal yang dipandang perlu untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang telah disusun, seperti macam tenaga pelaksananya, besarnya dana dan sumber dana yang diperkirakan ada.
f. Perencanaan harus mempertimbangkan segala faktor yang mempengaruhi atau diperkirakan mempengaruhi rencana tersebut, sehingga menjadi jelas apakah rencana tersebut dapat dilaksanakan atau tidak.
g. Perencanaan dibuat dengan berpedoman pada sistem yang dimiliki dan orientasi penyusunannya pada keseluruhan sistem tersebut, bukan terhadap masing-masing individu pelaksananya.
h. Perencanaan harus memiliki unsur fleksibilitas artinya sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, sedemikian rupa sehingga pemanfaatan sumber dantata cara dapat diatur dengan baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
i. Perencanaan harus mencantumkan dengan jelas standar yang dipakai untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan yang akan terjadi. Jadi suatu rencana dapat menguraikan pula mekanisme kontrol yang akan dipergunakan.
j. Perencanaan harus dilaksanakan terus-menerus, artinya hasil yang diperoleh dari perencanaan yang sedang dilakukan, dapat dipakai sebagai pedoman untuk perencanaan selanjutnya.
2.2 Perencanaan Kebutuhan Obat (Kementerian Kesehatan RI, 2008) Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat dan perbekalan kesehatan. Tujuan perencanaan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan dibiayai melalui berbagai sumber anggaran. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, mutlak diperlukan koordinasi dan keterpaduan dalam hal perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan, sehingga pembentukan tim perencanaan obat terpadu adalah merupakan suatu kebutuhan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana melalui koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
2.2.1 Manfaat Perencanaan Obat Terpadu
Manfaat dari perancanaan obat terpadu antara lain: a. Menghindari tumpang tindih penggunaan anggaran.
b. Keterpaduan dalam evaluasi, penggunaan dan perencanaan. c. Kesamaan persepsi antara pemakai obat dan penyedia anggaran. d. Estimasi kebutuhan obat lebih tepat.
e. Koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat. f. Pemanfaatan dana pengadaan obat dapat lebih optimal
2.2.2 Proses Perencanaan Obat
Proses perencanaan pengadaan obat diawali dengan kompilasi data yang disampaikan Puskesmas kemudian oleh instalasi farmasi kabupaten/kota diolah menjadi rencana kebutuhan obat dengan menggunakan teknik-teknik perhitungan tertentu.
2.2.2.1 Tahap pemilihan Obat
Fungsi pemilihan obat adalah untuk menentukan obat yang benar-benar diperlukan sesuai dengan pola penyakit. Untuk mendapatkan perencanaan obat yang tepat, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yang meliputi :
a. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek samping yang akan ditimbulkan.
b. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin, hal ini untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila terdapat beberapa jenis obat dengan indikasi yang sama dalam jumlah banyak, maka kita memilih berdasarkan Drug of Choice dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
c. Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang lebih baik.
d. Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali jika obat tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibandingkan obat tunggal.
Sebelum melakukan perencanaan obat perlu diperhatikan kriteria yang dipergunakan sebagai acuan dalam pemilihan obat, yaitu :
a. Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit. b. Obat memiliki keamanan dan khasiat yang didukung dengan bukti ilmiah. c. Obat memiliki manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal.
d. Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas maupun bioavailabilitasnya.
e. Biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dan biaya yang baik. f. Bila terdapat lebih dari satu pilihan yang memiliki efek terapi yang serupa
maka pilihan diberikan kepada obat yang :
ii. Sifat farmakokinetiknya diketahui paling banyak menguntungkan. iii. Stabilitas yang paling baik.
iv. Paling mudah diperoleh. g. Harga terjangkau.
h. Obat sedapat mungkin sediaan tunggal.
Pemilihan obat didasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dengan berpedoman pada harga yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan yang masih berlaku.
2.2.2.2 Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Dalam merencanakan kebutuhan obat perlu dilakukan perhitungan secara tepat. Perhitungan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi dan atau metode morbiditas.
a. Metode Konsumsi
Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut, pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan obat, penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Untuk memperoleh data kebutuhan obat yang mendekati ketepatan, perlu dilakukan analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun sebelumnya atau lebih. Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan metode konsumsi: Daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat hilang/rusak, kadaluarsa, kekosongan obat, pemakaian rata-rata/pergerakan obat pertahun, waktu tunggu, stok pengaman, perkembangan pola kunjungan.
Rumus A = rencana pengadaan
B = pemakaian rata – rata x 12 bulan C = stok pengaman 10 – 20%
D = waktu tunggu 3 – 6 minggu E = sisa stok
b. Metode Morbiditas
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah perkembangan pola penyakit, waktu tunggu, dan stok pengaman. Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah :
1) menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit. 2) menyiapkan data populasi penduduk.
3) menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
4) menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
5) menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.
6) menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan datang.
2.2.2.3 Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Proyeksi Kebutuhan Obat adalah perhitungan kebutuhan obat secara komprehensif dengan mempertimbangkan data pemakaian obat dan jumlah sisa stok pada periode yang masih berjalan dari berbagai sumber anggaran.
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang. Stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/bulan ditambah stok pengaman.
b. Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan obat periode tahun yang akan datang. Perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut:
a = perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang.
b = kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode berjalan (sesuai tahun anggaran yang bersangkutan).
c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.
e = stok awal periode berjalan atau sisa stok per 31 Desember tahun sebelumnya di unit pengelola obat.
f = rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Jan s.d Des).
c. menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan melakukan analisis ABC-VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.
d. pengalokasian kebutuhan obat berdasarkan sumber anggaran dengan melakukan kegiatan : menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat berdasarkan sumber anggaran; menghitung persentase anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dan semua sumber.
e. mengisi lembar kerja perencanaan pengadaan obat dengan menggunakan formulir lembar kerja perencanaan pengadaan obat.
2.2.2.4 Tahap penyesuaian rencana pengadaan obat
Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan obat dengan jumlah dana yang tersedia maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara :
a. Analisis ABC
Berdasarkan berbagai pengamatan dalam pengelolaan obat, yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai bahwa sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan, 10% dari jenis/item obat yang paling banyak digunakan sedangkan sisanya sekitar 90% jenis/item obat menggunakan dana sebesar 30%.
Analisa ABC dilakukan dengan mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya yaitu :
Kelompok A : kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan
Kelompok B : kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.
Kelompok C : kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.
Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C :
1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara kuantum obat x harga obat.
2) Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil. 3) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan. 4) Hitung kumulasi persennya.
5) Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%.
6) Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% s/d 90%. 7) Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 90% s.d 100%. b. Analisa VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan, yaitu :
Kelompok V : kelompok obat yang vital antara lain : obat penyelamat, obat untuk pelayanaan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
Kelompok E : kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.
Kelompok N : kelompok obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk :
1) Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. Obat-obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokan obat menurut VEN.
2) Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu
ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan.
2.3 Pengadaan Obat (Kementrian Kesehatan RI, 2008)
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai dengan APBN/APBD dapat dilaksanakan dengan efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
Penunjukan langsung adalah salah satu metode pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah, disamping beberapa