KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Khusus
2.2 Layanan Perpustakaan .1 Pengertian Layanan
Penyelenggaraan perpustakaan ksusus ditujukan untuk melayani kebutuhan informasi penggunanya melalui koleksi yang dimiliki perpustakaan. Layanan perpustakaan adalah semua kegiatan yang berhubungan langsung atau tidak langsung dengan pemakai perpustakaan. Menurut Darmono (2007 : 166), kegiatan layanan perpustakaan perlu memperhatikan asas layanan sebagai berikut: a. Layanan selalu berorientasi kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan
b. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan, merata dan memandang pemakai perpustakaan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual
c. Layanan perpustakaan dilandasi dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan untk mengoptimalkan fungsi layanan, peraturan perpustakaan perlu didukung oleh semua pihak agar layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik d. Layanan dilaksanakan degan mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan dan kemudahan dengan didukung oleh administrasi yang baik.
Kegiatan pelayanan kepada pengguna perpustakaan merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan untuk menyebarkan informasi dan pemanfaatan koleksi. Para pengguna perpustakaan tidak hanya menginginkan pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan saja, tetapi juga menginginkan pelayanan tersebut dalam jumlah dan kualitas yang memadai. Menurut Dwijati (2006 : 58) bahwa perpustakaan dikatakan baik, jika perpustakaan memiliki beberapa kriteria antara
3) sistem pelayanan yang cepat dan tepat,
4) didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Selanjutnya perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara optimal oleh penggunanya. Pelayanan perpustakaan adalah proses penyebarluasan segala macam informasi serta jasa dan fasilitas yang ada di perpustakaan. Pelayanan merupakan hal yang terpenting dalam perpustakaan karena setiap pemberian jasa kepada pengguna harus melalui layanan sehingga kebutuhan informasinya dapat terpenuhi. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
2.2.2 Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
Sistem layanan terbuka merupakan bagian dari sistem layanan perpustakaan. Menurut Darmono (2001 : 139), “sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan”. Sedangkan Syihabuddin Qalyubi (2007 : 222), “sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Sistem layanan ini memberikan kebebasan kepada pengguna untuk menemukan dan mencari bahan pustaka yang diperlukan”. Pengguna diizinkan langsung ke ruang koleksi perpustakaan, memilih dan mengambil bahan pustaka yang diinginkan. Ketika bahan tersebut tidak cocok mereka dapat memilih bahan yang lain yang hamper sama atau bahkan berbeda.
Tujuan sistem layanan terbuka adalah memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya.
Menurut Darmono (2001 : 139), keuntungan dan kerugian sistem layanan terbuka antara lain:
Keuntungan sistem layanan terbuka adalah:
1) Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi
2) Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3) Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika tidak ditemukan.
4) Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kerugian sistem layanan terbuka adalah:
1) Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan penelusuran, buku yang di ambil dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pengguna secara tidak tepat.
2) Ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dengan sistem yang bersifat tertutup.
3) Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas/mobilitas pemakai lebih leluasa.
4) Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memberikan kebebasan para pengguna untuk bebas masuk ke tempat penyimpanan atau ke rak-rak buku dan dapat memilih langsung dan mengambilnya sendiri apabila ingin dibaca atau dipinjam.
2.2.3 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)
Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruang koleksi.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007:223), “yang menyebutkan bahwa di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung”.
Pendapat di atas hampir sama dengan pemaparan Darmono (2001 : 137) yang mendefenisikan bahwa “sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustakan di perpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga pengembalian bahan pustaka yang telah di pinjamnya”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem peminjaman koleksi perpustakaan dimana pengguna tidak dapat masuk ke ruang koleksi jadi peminjaman koleksi dilakukan dengan cara mencari atau menelusur koleksi yang diinginkan melalui catalog yang disediakan oleh perpustakaan, kemudia pengguna mencatat nomor panggil (call number) dari koleksi yang diinginkan untuk diberikan kepada petugas perpustakaan. Lalu petugas perpustakaan mencari koleksi yang diinginkan pengguna di rak berdasarkan call number yang diberikan. Setelah koleksi ditemukan, lalu petugas memberikannya kepada pengguna dan jika koleksi tersebut sesuai dengan yang diinginkan pengguna, maka pengguna akan meminjam koleksi tersebut untuk dibaca di
tempat atau dibawa pulang. Jadi sistem ini peran catalog sangat penting untuk membantu pengguna dalam menemukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya dengan cepat dan tepat.
Menurut Lasa (2008 : 214), keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup ini antara lain:
Keuntungan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut : 1) Daya tampung koleksi lebih banyak
2) Sususan buku akan lebih teratur
3) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit 4) Tidak memerlukan meja baca dan ruang koleksi. Kerugian sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut :
1) Memerlukan banyak energy (tenaga kerja)
2) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pengguna 3) Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pengguna.
Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2007 : 223), “kelebihan sistem tertutup yaitu koleksi akan tetap terjaga kerapiannya dan koleksi yang hilang dapat diminimalkan”. Selanjutnya kelemahan dari sistem ini antara lain banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan pustaka serta pengguna tidak dapat browsing.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan para pengguna dalam mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, akan tetapi melalui bantuan petugas perpustakaan.
a. Koleksi
Adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi. Adapun karakteristik koleksi adalah:
1) Kuantitas berkaitan dengan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
2) Kualitas berkaitan dengan mutu, kemuktahiran dan kelengkapan koleksi.
b. Fasilitas
Adalah segala hal yang memudahkan suatu kegiatan kelancaran tugas, seperti gedung, perlengkapan (meja, kursi, rak dan sebagainya). Adapun karakteristik fasilitas yang baik adalah:
1) Kelengkapan, menyangkut lingkup layanan dan ketersediaan sarana pendukung serta layanan pelengkap lainnya.
2) Kenyamanan memperoleh layanan, berkaitan dengan lokasi, ruangan, petunjuk, ketersediaan informasi, kebersihan dan lain-lain.
c. Sumber Daya Manusia
Yaitu petugas yang ada di bagian layanan. Karakteristik sumber daya manusia yang baik adalah:
1) Kesopanan dan keramahan petugas member layanan, terutama bagi petugas yang berinteraksi langsung dengan pengguna
2) Tanggungjawab dalam melayani pengguna perpustakaan
3) Empati, wajar dan adil dalam memecahkan masalah dan menangani keluhan pengguna
4) Profesionalisme petugas perpustakaan di bagian layanan pengguna tecermin dalam diri petugas yang berjiwa SMART, yaitu siap mengutamakan pelayanan, menyenangkan dan menarik, antusias/bangga pada profesi, ramah dan menghargai pengguna jasa, tabah ditengah kesulitan.
d. Layanan Perpustakaan
Yaitu proses penyebarluasan segala macam informasi kepada masyarakat luas. Karakteristik layanan yang baik adalah:
1) Ketepatan waktu layanan, berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu proses
2) Akurasi layanan, berkaitan dengan layanan yang meminimalkan kesalahan
3) Kemudahan mendapatkan layanan, berkaitan dengan banyaknya petugas yang melayani, fasilitas pendukung seperti computer.
2.3 Jenis – Jenis Layanan