BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
1. Pelaksanaan sistem kearsipan pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi agar arsip – arsip yang ada dapat tersimpan dan terpelihara dengan baik. Disarankan setiap pegawai yang membawahi kearsipan di bagian
manapun di Fakultas Kedokteran Gigi dapat diberikan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan agar lebih memahami dan mengerti dalam hal pelaksanaan kearsipan yang efektif dan efisien.
2. Arsip – arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip atau kartu kendali.
3. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.
4. Pelaksanaan sistem kearsipan mampu meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU.
BAB II
METODOLOGI
A. Bentuk Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk menguraikan bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Fakultas Kedokteran Ggi Universitas Sumatera Utara. Metode deskriptif memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki dengan diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat.
Dengan demikian penelitian ini akan menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya dan mencoba menganalisa untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh di lapangan.
B. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Fakultas Kedokteran Gigi USU berada di dalam kampus USU dengan alamat Jl. Alumni No. 2 Kampus USU Padang Bulan, Medan-20155. Nomor telepon : 8216131, dan Nomor faksimile : 061-8213421.
C. Informan Penelitian
Penelitian kualitatif tidak dimaksudkan untuk membuat generalisasi dari hasil penelitiannya. Oleh Karena itu, pada penelitian kualitatif tidak dikenal adanya populasi dan sampel (Bagong Suyanto, 2005:171). Subjek penelitian yang telah tercermin dalam fokus penelitian ditentukan secara sengaja. Subjek penelitian ini menjadi informan yang akan memberikan berbagai informasi yang diperlukan selama proses penelitian. Informan adalah seseorang yang benar-benar mengetahui suatu persoalan atau permasalahan tertentu yang darinya dapat diperoleh inf ormasi yang jelas, akurat, dan terpercaya baik berupa pernyataan, keterangan atau data-data yang dapat membantu dalam memahami persoalan atau permasalahan tersebut.
Menurut Hendarso dalam Bagong Suyanto (2005: 171-172) informan penelitian ini meliputi tiga macam yaitu:
1. Informan kunci (key informan), yaitu mereka yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian.
2. Informan utama, yaitu mereka yang terlibat secara langsung dalam interaksi sosial yang diteliti.
3. Informan tambahan, yaitu mereka yang dapat memberikan informasi walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti.
Berdasarkan uraian diatas maka penelitian menentukan informan dengan menggunakan teknik purposive sampling yaitu: penentuan informan tidak didasarkan atas strata, kedudukan, pedoman atau wilayah tetapi didasarkan adanya
tujuan tertentu yang tetap berhubungan dengan permasalahan penelitian, maka peneliti dalam hal ini menggunakan informan yang terdiri atas:
1. Informan kunci, berjumlah satu orang yaitu: a. Kepala Bagian Tata Usaha
2. Informan utama yang meliputi : a. Kasubbag Kepegawaian
b. Staf Kepegawaian sebagai pemegang arsip yang berjumlah 1 orang 3. Informan tambahan yang meliputi :
a. Pegawai sebagai user/ pengguna arsip b. Dosen Pengajar
D. Teknik Pengumpulan data
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data dengan dua cara, antara lain:
1. Teknik Pengumpulan Data Primer yaitu data yang diperoleh melalui kegiatan langsung ke lokasi penelitian untuk mencari data yang lengkap dan berkaitan dengan masalah yang diteliti. Hal ini dilakukan dengan cara:
a. Metode Wawancara, yaitu dengan cara wawancara mendalam untuk memperoleh data yang lengkap dan mendalam dari informan kunci. Metode ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung dan terbuka kepada informan atau pihak yang berhubungan dan memiliki relevansi terhadap masalah yang berhubungan dengan penelitian.
b. Metode Observasi, yaitu pelaksanaan pengamatan secara langsung terhadap fenomena-fenomena yang berkaitan dengan fokus penelitian. 2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder
a. Studi Kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi melalui literatur yang relevan dengan judul penelitian seperti buku-buku, artikel dan makalah yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.
b. Studi Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan catatan-catatan atau dokumen yang ada di lokasi penelitian seperti petunjuk pelaksana, petunjuk teknis serta sumber-sumber lain yang relevan dengan objek penelitian.
E. Teknik Analisis Data
Teknik analisa data yang digunakan dalam peneltian ini adalah analisa data kualitatif. Teknik analisa data kualitatif adalah teknik analisa yang didasarkan atas kemampuan nalar penulis dalam menginterpretasikan fakta, data, dan informasi. Teknik analisa data kualitatif menyajikan data kualitatif yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan data kualitatif seperti keterangan dari informan dan hasil dokumentasi, sesuai dengan indikator-indikator model implementasi yang digunakan. Data dan informasi yang bersifat kualitatif tersebut selanjutnya diinterpretasikan oleh peneliti sesuai dengan tujuan penelitian yang telah dirumuskan sebelumnya.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi serta menganalisis data dan infromasi yang telah diperoleh adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan permasalahan dan tujuan penelitian yang telah dirumuskan sebelumnya, maka peneliti kemudian menentukan metode penelitian yang akan digunakan, yaitu penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik analisa kualitatif.
Untuk memperoleh data yang diperlukan, sesuai dengan teknik pengumpulan data yang telah ditetapkan sebelumnya, maka peneliti melakukan wawancara dengan beberapa informan yang benar-benar mengetahui bagaimana pengaruh sistem kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Di samping itu, peneliti juga mengumpulkan data sekunder berupa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kearsipan pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan pengamatan terhadap situasi dan kondisi di lokasi penelitian untuk melengkapi data yang dibutuhkan.
2. Setelah data dan informasi yang dibutuhkan terkumpul, peneliti kemudian memilah-milah data dan informasi tersebut ke dalam indikator-indikator penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya seperti pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penemuan kembali dan peminjaman.
3. Setelah data informasi tersebut dikelompokkan, peneliti kemudian melakukan penyajian data dan analisis data. Penyajian dan analisis data ini dilakukan dengan menguraikan masing-masing indikator penelitian berdasarkan data dan informasi yang diperoleh di lapangan baik melalui hasil wawancara dan observasi maupun dari data-data sekunder. Setelah menguraikan data dan fakta yang ada di lapangan berdasarkan data dan informasi tersebut, peneliti kemudian menganalisisnya dengan membandingkannya dengan keadaan lapangan (dari hasil wawancara, observasi, dan data sekunder) dengan teori-teori yang berhubungan dengan indikator tersebut.sehingga dengan demikian peneliti dapat melihat bagaimana perbandingan antara teori dengan keadaan di lapangan.
4. Setelah itu, peneliti kemudian menyimpulkan bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dengan berpatokan kepada indikator-indikator dari kearsipan.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Di dalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem
kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efektif dan efisien. Dikatakan efisien apabila suatu yang dibutuhkan sesuai yang diharapkan dengan cepat dan tepat. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien dapat memotivasi dan mendorong pegawai mencapai hasil kerja yang memuaskan. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Sub Bagian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian atau kepangkatan yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai di lingkungan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Data dan informasi mengenai kepegawaian dan kepangkatan harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan untuk menunjang efisiensi kerja pegawai maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem. Dengan demikian pekerjaan pegawai akan semakin lancar sehingga arus kerja semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, namun pada prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Oleh karena kelengkapan, kecepatan dan
ketepatan informasi yang disajikan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan, maka dari itu masalah-masalah mengenai arsip perlu dipahami sebaik mungkin. Sistem Kearsipan yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang benar. Sistem kearsipan yang belum maksimal di Subbag Kepegawaian ini terlihat dari keberadaan ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja dan masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ke tempat penyimpanannya, tidak adanya sanksi yang diberikan untuk pegawai yang tidak mengembalikan arsip dan kurangnya pemahaman pegawai tentang penataan arsip jelas dapat menimbulkan tidak efektifnya pengelolaan arsip yang mengakibatkan pegawai kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya, tentu itu akan menghambat pekerjaan dan efisiensi kerja yang tidak tercapai.
Dengan alasan tersebut di atas, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul “ PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B. Perumusan Masalah
Dalam mengadakan penelitian, perlu dirumuskan masalah secara jelas untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik. Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : “Bagaimana pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai Pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis, penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara
2. Bagi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara, sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang kearsipan dalam rangka menunjang efisiensi kerja pegawai.
3. Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara, sebagai penambahan kualitas dan kuantitas referensi di bidang ilmu sosial lainnya khususnya dalam bidang Ilmu Administrasi Negara.
E. Kerangka Teori
Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, perlu mengemukakakn teori-teori sebagai kerangka berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian menyoroti masalah yang dipilih. Singarimbun (2006:37) menyebutkan teori adalah serangkaian asumsi, konsep dan konstruksi, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep. Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teori adalah : 1. Konsep Sistem Kearsipan
a. Pengertian arsip dan kearsipan
Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.
Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini :
a. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
b. Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 1) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu instansi. Kepentingan tersebut berkaitan dengan individu/pribadi/perorangan. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali yang sukar.
b. Kearsipan sebagai Sistem
Menurut Moekijat (1993 : 11) suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatanyang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi.
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metoda atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. (Wursanto, 1991:22)
c. Fungsi dan Tujuan Kearsipan
Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi : a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian.
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya menghasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi
. Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12).
Dalam Pasal 3 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
dikatakan bahwa tujuan pengelolaan arsip di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional adalah:
a. menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien; b. menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang; dan
c. menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.
d. Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Bedasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departeman Pendidikan Nasional ). Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.
Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :
1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.
2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung karena nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor. b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia
e. Pengorganisasian Arsip dan Penataan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :
a. Asas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.
Selanjutnya Menurut Barthos (2005:44), ada lima sistem tata cara mengarsip surat, yaitu :
1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem unutk menyusun arsip dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.
2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.
3. Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.
4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih
dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
5. Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat-surat-surat tersebut. Surat-surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat kecuali bagi sistem kronologis.
f. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Wursanto, 1991:30) :
1) Mudah dilaksanakan