Saran

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang penulis utarakan diatas program sistem informasi persuratan memiliki potensi yang sangat besar untuk dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih lengkap lagi oleh karena itu penulis mencoba memberikan saran yang kiranya dapat berguna bagi pihak

kelurahan terutama bagi pengembangan sistem informasi persuratan, saran-saran tersebut antara lain:

1. Dalam memasukan data perlu diperhatikan ketelitian terutama form data warga guna mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam melakukan pekerjaan.

2. Untuk merawat sistem operasi komputer diperlukan salinan data (backup file) data untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data ketika perangkat keras atau perangkat lunak mengalami masalah, serta disarankan untuk melakukan scan disk dan defrag secara berkala serta menggunakan program aplikasi anti virus versi terbaru agar virus yang masuk kedalam sistem komputer dapat segera dihapus dan kerusakan data dapat dihindari.

3. Koordinasi dan kerjasama turut menentukan agar sistem ini bisa berjalan dengan baik.

4. Untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan ini dalam proses legalitas surat dapat menggunakan signature digital serta sistem bisa di kembangkan berbasis WEB sehingga warga kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dapat menerima pelayanan dimana dan kapan saja.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Gusti Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information System,

Object Oriented Programming.Universitas Udayana, 2005

Chandra, Cato, S.Kom, & Zakaria,Teddy Marcus,Ir.M.T, Be Smart, Be Professional

with Microsoft Office 2007, Informatika Bandung, 2008

Hariyanto, Bambang. Ir., MT. Rekayasa sistem berorientasi Objek, Informatika

Bandung, 2004

Hermawan, Uus konsep dan implementasi visual basic, Elex media komputindo,2007

Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi Ke II, Andi Yogyakarta, Yogyakarta

2005.

Keputusan Bupati Tangerang nomor 08 Tahun 2001, tata kearsipan pemerintah

dilingkungan kabupaten Tangerang, Kantor Arsip Daerah pemerintah

Kabupaten Tangerang, tanggal 18 Juni 2001

Kurniadi, Adi. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo

Kelompok Gramedia , Jakarta, 2000.

Madcoms, panduan Aplikasi Pemograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan

Crystal Report, Andi, 2005

Nurmasari, Anggita, Pengembanga Sistem Informsi Dokumentasi Surat Pada Fakultas

Sains Dan Teknologi UIN, UIN syarif hidayatullah Jakarta, 2007

SUN, Services, Object Oriented Analysis and Design Using UML, Sun Microsystems,

Inc, 2003

Tamzil, Fahmi, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien

Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas

INDONUSA Esa Unggul,2008

Whitten, Jeffrey L, Bentley Lonnie D, & Dittman Kevin C. Metode Desain & Analisis

Sistem edisi 6 Indonesian translation, ANDI and McGrow Hill Education,

2004

(adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)

(Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat

Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

(http://library.gunadarma.ac.id)

(http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009)

LAMPIRAN

I

LAMPIRAN

II

WAWANCARA I

Renponden : Syamsudin Nur, S.Pdi

Penanya : Nurhayati

Tanggal : 21 September 2010

Tema : profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan : mengetahui tentang sejarah dan sruktur organisasi kelurahan Bambu

Apus

Poin utama wawancara

1. Bagaimana perkembangan dari kelurahan Bambu Apus ?

2. bagaimana struktur organisasi kantor kelurahan bambu apus ?

3. Bagaimana territorial kelurahan Bambu Apus ?

Hasil Wawancara :

Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang perkembangan dan territorial yang terjadi di

wilayah kelurahan Bambu Apus serta struktur organisasi yang ada di di wilayah

kelurahan bamboo apus. Dengan di ketahuinya sejarah singkat dan struktur organisasi,

hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada

pada kantor kelurahan Bambu Apus

WAWANCARA II

Renponden : Jamaluddin

Penanya : Nurhayati

Tanggal : 22 September 2010

Tema : profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan : mengetahui alur layanan persuratan

Poin utama wawancara

4. Apakah terdapat standar Baku dalam pembuatan surat?

5. Bagaimana proses layanan persuratan terhadap warga ?

6. Apakah pembuatan surat terintegrasi dengan data warga ?

Hasil Wawancara :

Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang standar baku dan proses layanan persuratan,

hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada

pada kantor kelurahan Bambu Apus

LAMPIRAN

III

KUESIONER

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

( petugas )

Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang,

terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan

Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan

Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis

proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap

warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.

Penanggung jawab kuesioner :

Tanggal :………..

Nama :………

NIP :………

Jabatan :………

1. Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data persuratan?

Sering

Cukup sering

Sangat sering

2. Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan pelayanan kepada warga?

Ya Tidak

3. Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan?

Manual

Terkomputerisasi

4. Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat keluar terkait dengan

pelayanan warga?

Manual

Terkomputerisasi

5. apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam melakukan pendokumentasian

terkait dengan layana persuratan ?

Ya

Kadang-kadang

Tidak

6. Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari

sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada kantor

kelurahan ini?

Bermanfaat

Cukup bermanfaat

Sangat bermanfaat

7. Apakah setiap laporan pesrsuratan yang akan dilaporkan dalam perperiode

tertentu sudah teratur dengan baik?

Belum teratur Kurang teratur Teratur

8. Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen yang terkait?

Baik Kurang baik Tidak baik

9. apakah anda setuju bila ada pengembangan system layanan persuratan, dengan

memanfaatkan teknologi informasi?

KUESIONER

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

( warga )

Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang,

terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan

Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan

Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis

proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap

warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.

1. Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh petugas?

Puas Cukup Puas Kurang Puas

2. Apakah warga harus mengisi formsebelum membuat surat?

Ya Tidak

3. Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat?

Tidak Lama Cukup Lama Terlalu Lama

4. Menurut anda apakah perlu ada perbaikan systemlayanan persuratan?

HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( petugas )

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 1

No. Keterangan Jumlah Persentase

1. Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data

persuratan?

Tidak sering

Sering

Sangat sering

1

3

3

14 %

43 %

43 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 1

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 43%

dari 7 responden sangat sering kehilangan data-data persuratan.

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 2

No. Keterangan Jumlah Persentase

2. Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan

pelayanan kepada warga?

Ya

Tidak

7

0

100 %

0 %

Tidak Sering, 1, 14% Sering, 3, 43% Sangat Sering, 3, 43%

Grafik Persentase pertanyaan nomor 2

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa

100% dari 7 responden melakukan pencatatan

. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 3

No. Keterangan Jumlah Persentase

3. Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan?

Manual

Terkomputerisasi

6

1

86 %

14 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 3

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa

100% dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual.

ya, 7, 100% tidak, 0, 0% ya tidak

Manual, 6,

86%

Terkomputeris

asi, 1, 14%

Manual Terkomputerisasi

. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 4

No. Keterangan Jumlah Persentase

4. Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat

keluar terkait dengan pelayanan warga?

Manual

Terkomputerisasi

4

3

57%

43%

Grafik Persentase pertanyaan nomor 4

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 57%

dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 5

No. Keterangan Jumlah Persentase

5. apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam

melakukan pendokumentasian terkait dengan layana

persuratan ?

Ya

Kadang-kadang

Tidak

5

2

0

71 %

29 %

0 %

Manual, 4, 57% Terkomputeris asi, 3, 43% Manual Terkomputerisasi

Grafik Persentase pertanyaan nomor 5

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 71%

dari 7 responden mengalami kesulitan dalam pendokumentasian

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 6

No. Keterangan Jumlah Persentase

6. Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan

pengembangan sistem dari sistem yang manual

menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada

kantor kelurahan ini?

Bermanfaat

Cukup bermanfaat

Sangat bermanfaat

1

1

5

14%

14 %

72 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 6

Ya, 5, 71% Kadang-kadang, 2, 29% Tidak, 0, 0% Ya Kadang-kadang Tidak Bermanfaat, 1, 14% Cukup bermanfaat, 1, 14% Sangat bermanfaat, 5, 72%

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 72%

dari 7 responden mengatakan sangat bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem

dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 7

No. Keterangan Jumlah Persentase

7. Apakah setiap laporan persuratan yang akan

dilaporkan dalam perperiode tertentu sudah teratur

dengan baik?

Belum Teratur

Kurang Teratur

Teratur

6

1

0

86%

14 %

0 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 6

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 86%

dari 7 responden menyatakan laporan persuratan Belum Teratur

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 8

No. Keterangan Jumlah Persentase

8. Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen

yang terkait?

Baik

Kurang Baik

Tidak Baik

3

3

1

43%

43 %

14 %

Belum Teratur, 6, 86% Kurang Teratur, 1, 14% Teratur, 0, 0%

Grafik Persentase pertanyaan nomor 6

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 43%

dari 7 responden menyatakan Kurang baik

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 9

No. Keterangan Jumlah Persentase

9. apakah anda setuju bila ada pengembangan system

layanan persuratan, dengan memanfaatkan teknologi

informasi?

Setuju

Kurang Setuju

Tidak Setuju

3

3

1

43%

43 %

14 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 9

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa

Baik, 3, 43% Kurang Baik,

3, 43% Tidak Baik, 1,

14%

Baik Kurang Baik Tidak Baik

Setuju 100% Kurang Setuju 0% Tidak Setuju 0%

HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( warga )

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 1

No. Keterangan Jumlah Persentase

1. Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh

petugas?

Puas

Cukup Puas

Kurang Puas

1

3

3

14 %

43 %

43 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 1

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 53%

dari 15 responden menyatakan setuju

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 2

No. Keterangan Jumlah Persentase

2 Apakah warga harus mengisi form sebelum membuat

surat?

Ya

Tidak

15

0

100 %

0 %

Puas 27% Cukup Puas 20% Kurang Puas 53%

Grafik Persentase pertanyaan nomor 2

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa

100% dari 15 responden menyatakan ya

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 3

No. Keterangan Jumlah Persentase

3 Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat?

Tidak Lama

Cukup Lama

Terlalu Lama

3

5

7

20 %

33 %

47%

Grafik Persentase pertanyaan nomor 3

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 47%

dari 15 responden menyatakan terlalu lama

Ya 100% Tidak 0% Ya Tidak Tidak Lama 20% Cukup Lama 33% Terlalu Lama 47%

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 4

No. Keterangan Jumlah Persentase

4 Menurut anda apakah perlu ada perbaikan system

layanan persuratan?

Perlu

Tidak Perlu

13

2

87 %

13 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 3

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 87%

dari 15 responden menyatakan perlu

Perlu 87% Tidak Perlu

13%

LAMPIRAN

IV

LAMPIRAN

V

PANDUAN

SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

(SIP)

KELURAHAN BAMBU APUS

KECAMATAN PAMULANG

KOTA TANGERANG SELATAN

Aplikasi Sistem pemerintah pada wilayah memanfaatkan teknologi

tentang ketentuan umum pelayanan

adalah rangkaian kegiatan mekanisme penyampaian sebaliknya dalam bentuk lis

dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual

SIP mudah di gunakan berbagai macam elemen dasar warga serta kepentingan berdasarkan kepentingan warga, pembuatan surat catatan kepolisian, KTP dan surat perijinan keramaian.

Fasilitas yang terdapat dalam aplikasi ini antara

1

P E N D A H U

Sistem Informasi Persuratan berrfungsi untuk mem wilayah kelurahan/desa dalam hal pelayanan teknologi informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25

umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “

kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan

penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa

al, serta disajikan secara manual ataupun elektronik”.

di gunakan (user friendly) mengingat pengguna (warga) elemen dasar pengetahuan. Input dari aplikasi ini adalah kepentingan adminstratif. Sedangkan output dari SIP adalah kepentingan warga, yaitu : surat keterangan usaha, domisili usaha,

catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, inan keramaian.

Fasilitas yang terdapat dalam aplikasi ini antara lain :

U L U A N

untuk membantu kinerja pelayanan administratif RI no.25 2009 pasal 1 kan “Sistem Informasi pengelolaan informasi serta kepada masyarakat dan le, bahasa gambar, onik”.

pengguna (warga) berasal dari ini adalah data individu SIP adalah surat keluar domisili usaha, pengantar tempat tinggal, pembuatan

Menambah komponen

Sebelum proses penginstalan SIP terlebih dahulu tambahkan komponen SIP yang terdapat pada cd.untuk menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut :

1. klik dua kali pada komponenSIP.exeyang terdapat pada CD installer 2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di bawah ini :

3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap untuk di install dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :

5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish

Tambah Data Base

sebelum anda membuat database untuk di koneksikan pada SIP, terlebih dahulu copy folder copy file yang terdapat pada CD SIP pada PC anda. Kemudian buatlah 2 folder dengan nama DB_Foto kemudian di dalam foler tersebut buatlah 2 subfolder dengan nama Ft_warga (untuk menyimpan foto warga), Ft_admin (untuk menyimpan foto admin).

Sebelum memulai program

sediakan akan memudahkan user untuk

Login

sebelum memulai program hak akses, maka akan seperti gambar di bawah :

2

program terdapat beberapa menu-menu umum, Menu memudahkan user untuk pengurusan pengelolaan persuratan.

memulai program user di haruskan login terlebih dahulu, untuk maka akan tampil jendela login klik pada Login atau exit bar di bawah :

J e n d e l a

M e n u

Menu-menu yang di persuratan. , untuk menentukan exit untuk keluar,

Print

Sebelum proses pencetakan yang akan tampil adalah menu print, klik print seperti gambar di bawah :

Menu-menu SIP yang di se pengurusan persuratan, antara persuratan, serta print out surat

Melihat data perso

Untuk melihat data personal, langkah 1. Masukan nama warga,

masuk kedalam sistem 2. selanjutnya akan tampil

personal, input data gambar berikut :

3

i sediakan untuk melayani warga, akan memudahkan warga persuratan, antara lain :melihat data personal, memasukan

persuratan, serta print out surat-surat yang di perlukan

Melihat data personal

personal, langkah-langkah sebagai berikut :

nama warga, dan ID KTP sebagai password lalu klik masuk kedalam sistem, seperti gambar di bawah :

akan tampil jendela warga, di menu ini warga dapat input data tambahan surat, serta print out surat yang di inginkan,

3 _{J e n d e l a}

W a r g a

n memudahkan warga untuk memasukan data tambahan

lalu klik OK untuk

warga dapat melihat data yang di inginkan, seperti

3. kemudian akan tampil jendela data personal dengan klik detail user, kemudian klik tutup untuk keluar jendela data warga, seperti gambar dibawah ini : Melihat data persona l Pilih jenis surat

Surat Pengantar Pembuatan KTP

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Pengurusan KTPpada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :

Surat Keterangan Domisili

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Ker. Tnggal (Domisili) pada menu pemerintahan, selanjutnya klik cetak,seperti gambar berikut :

Surat Izin Keramaian (Acara)

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Izin Keramaian (Acara) pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak,seperti gambar berikut :

Surat Keterangan Usaha

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Keterangan Usahapada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :