BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
1. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak Fakultas harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan semangat dalam bekerja dan agar mendapat hasil kinerja yang sesuai dengan target atau pencapaian maksimum.
2. Pihak organisasi harus mampu meyakinkan pegawainya bahwa pelaksanaan pemberian motivasi yang dilakukan bukan semata-mata untuk kepentingan organisasi tetapi untuk kepentingan bersama. Hal ini dapat ditempuh dengan cara terjun langsung kelapangan untuk melakukan komunikasi informal dengan pihak pegawai mengenai keluhan-keluhan dan saran.
3. Pihak organisasi juga meyakinkan pegawai bahwa Universitas Sumatera Utara adalah milik bersama, artinya tanpa adanya pegawai yang bekerja dengan sungguh-sungguh maka proses administrasi di organisasi tidak dapat berjalan dan berkembang.
4. Dalam hal ini kepada pegawai diberikan kesempatan untuk mengemukakan ide-ide dan pikirannya untuk kemajuan organisasi khususnya pada bagian Pendidikan.
5. Sekretariat Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan tekhnologi dengan menggunakan program-program software baru dalam mengatur sistem kearsipan dan jadwal kegiatan agar pekerjaan lebih efisien.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pendirian Universitas Sumatera Utara awalnya diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Kemudian disusul oleh Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara
tanggal 24 November 1961 yang berlaku sesuai Surat Keputusan Mentri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Pada tahun 1975 Akademik Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor Universitas Sumatera Utara No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Sejak itu terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.
d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a) Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b) Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan atau perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:
1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Dekan dan
Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang Fakultas
Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si
Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M,Ec, Ac, Ak Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Drs. Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, Ms Prof. Dr. Rismayani, M.Si Prof. Dr. Ramli, M.Si
Prof. Dr. Sya’ad Afifudin S, SE, M.Ec Prof. Dr. Licrer.reg. Siro Juzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, ph.D, Ak Prof. Dr. Prihatin Lumban Raja, M.Si Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M. Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Ismail, M.Si, Ak
Program Studi Diploma Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si
Profesi Akuntansi
Ketua : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak Sekretaris : Drs. Abikusno Dharsuky, MM, Ak
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : Mylita, S
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugasnya umun dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas
c. Bertanggung jawab kepada Rektor
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat yang masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau
pelayanan kepada masyarakat
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat
3. Melakukan administrasi akademik
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Seperti halnya untuk menciptakan Ahlimadya yang berkualitas Fakultas Ekonomi mewajibkan Mahasiswa D-III mengambil mata kuliah Magang dan menyelesaikan Tugas Akhir. Magang yang dilaksanakan selama sebulan dimulai dari hari senin sampai hari jum’at, dengan jumlah waktu kerja 20 jam/minggu dan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Mahasiswa D-III Kesekretariatan.
Kinerja usaha terkini Sekretariat Dekan seperti pengembangan, pengarsipan, tata letak ruang dan ATK yang secara terperinci, pengkondusifan suasana kerja sekretariat dengan baik, suasana kerja yang begitu teliti dan melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin dan penuh dengan tanggung jawab.
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar, pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.
Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Upaya untuk menggerakkan tenaga kerja (karyawan) merupakan tugas penting bagi perusahaan (lembaga). Perusahaan harus mampu melakukan pembinaan terhadap karyawan agar mereka dapat melakukan aktifitas kerja secara efektif dan efisien. Dengan melakukan pembinaan terhadap karyawan, akan diperoleh tenaga kerja (karyawan) yang berkualitas, berkompeten, handal, memiliki moral yang baik, dan memiliki semangat kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang tepat sasaran.
Prestasi kerja karyawan diharapkan akan meningkatkan semangat kerja yang tinggi. Salah satu upaya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan adalah dengan menerapkan konsep motivasi yang tepat. Pemberian motivasi kepada karyawan harus dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mampu meningkatkan semangat kerja.
Menurut Barelson dan A.Stainer dalam Organisasi dan Motivasi (1996:95) Motivasi merupakan keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energi, mendorong kegiatan atau gerakan mengarah atau menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan keputusan atau mengurangi ketidakseimbangan. Orang mau bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (fisik dan mental) baik itu kebutuhan yang disadari maupun kebutuhan yang tidak disadari. Kebutuhan setiap orang adalah sama misalnya setiap orang butuh makan dan minum, tetapi keinginan dari setiap orang itu tidak sama, karena dipengaruhi oleh selera, kebiasaan dan lingkungannya. Begitu juga dilingkungan kerja, pimpinan juga sulit untuk mengetahui kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaan nya. Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk memberikan motivasi kepada pegawainya.
Dengan ini peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki
informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menerima telepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.
Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu semakin pesatnya dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan sekretaris profesional. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya dalam membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu
menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh terhadap organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil