BAB VII PENUTUP
VII.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh tentang pengaruh sistem komputerisasi terhadap roduktivitas kerja pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Maka dapat dikemukakan saran- saran sebagai berikut:
a. bahwa efektifitas pelaksanaan sistem komputerisasi dalam meningkatkan produktivitas kerja pegawai dirasai perlu ditingkatkan agar peningkatan produktivitas kerja pegawai menjadi lebih baik dan maksimal.
b. Ke depannya diharapkan pemahaman setiap pegawai dalam pelaksanaan sistem komputerisasi dirasa perlu ditingkatkan, hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan diklat kepada para pegawai dalam pengoperasian sistem komputerisasi.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Sistem Komputerisasi II.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Lucasdalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu sistem dapatdiartikan sebagaisuatukumpulandariunsur,komponen,atau variabel-variabelyangterorganisasi, salingberinteraksi,salingtergantungsatu samalaindanterpadu. Sementaraitu,menurutJamesO’brien(2006:9)sistem adalahsekelompokkomponenyangsaling berhubungan,bekerjasamauntuk mencapai tujuan bersama denganmenerima input (masukan) serta menghasilkan output (keluaran) dalamproses tranformasi yang teratur.
MenurutAtmosudirdjo (2005:15)mengemukakanpendapatnya sebagaiberikut:Suatusistem terdiriatasobjek-objekatauunsur-unsuratau komponen-komponenyangberkaitandanterhubungsatu samalainsedemikian rupasehinggaunsur-unsurtersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau pengolahanyang tertentu.
MenurutDavis(Gordon, 2002:6)sebuahsistemterdiridaribagian-bagian yangsaling berkaitanyangberoperasibersamauntukmencapaibeberapasasaran ataumaksud.Pengertianlainyang dikemukakanolehKumorotomo (1998:8) secarasederhanasuatusistem dapatdiartikansebagaisuatukumpulanatau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,salingtergantung satu sama lain dan terpadu.
elemenatausubsistem yangsalingbekerjasamaatauyangdihubungkandengan cara-cara tertentu sehinggamembentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsigunamencapaisuatutujuan(Sutanta,2003:4).Suatusistem adalahsuatu jaringankerjadariprosedur-proseduryang saling berhubungan,berkumpul bersama-samauntukmelakukansuatukegiatan atauuntukmenyelesaikansuatu sasarantertentu (Paulus,2005 : 23).
Menurut Jogiyanto (2005 : 2) menyatakan Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan prosedur itu sendiri menurut Fitzgeraldet.al dalam Jogiyanto (2001:2) menyatakan bahwa “Prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.”
Pendapat di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu kumpulan dari sub sistem atau jaringan kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Mulyanto (2009:2) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung
(interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran atau tertentu.
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu komponen. sistem.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan kerjanya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. 3. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
5. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem yang lainnya. Keluaran dari satu sub sistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
Masukan (input), adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
7. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalkan untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
8. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
9. Sasaran Sistem (Object)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh sistem, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Menurut Mulyanto (2009:8), sistem dapat diklasifikasikan berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a) Sistem abstrak (Abstract system )
Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide.
b) Sistem fisik (Physical system)
Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya.
c) Sistem alamiah (Natural system)
Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia.
d) Sistem buatan manusia (Human made system)
Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia. Contoh :
Sistem Informasi - manusia – komputer
Man - machine system / human-machine system interaksi antara manusia dan mesin.
e) Sistem Deterministik (Deterministic System )
Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem deterministik. Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan.
Contoh : Sistem Komputer
f) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )
Sistem ini adalah sistem di mana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas.
Contoh : Sistem Manusia
g) Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
h) Sistem Terbuka (open system)
Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik agar yg masuk hanya pengaruh – pengaruh yang baik saja. Contoh : sistem kebudayaan Indonesia
II.1.2. Pengertian Sistem Komputerisasi
Perkataankomputer/computerberasaldariperkataan
asingtoComputeartinyahitung.Dengandemikian,makakomputerdapat
diartikansebagaialat hitungatau mesinhitung.Akantetapi,apabilaistilahkomputeritudiartikanke dalamBahasaIndonesiamenjadimesinhitung,makaimajinasikitaakanlain denganmaknadantujuannya,artinyaseolah-olahkomputeritudisamakandengan kalkulator. Menurut Longkutoy(1996:24),komputeradalahalatyang memegangperananpentingdidalam sistem pengolahandataelektronis,maka komputer juga disebut alat pengolahdata.
Menurut Blissmer (1985 : 34) komputer adalah suatu alat elektronik yangmampumelakukan beberapatugassebagai berikut :
a. Menerima input.
b. Memproses input tadi sesuai denganprogramnya.
c. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan. d. Menyediakan output dalambentuk informasi.
MenurutSanders (1985 :29)komputeradalah sistem elektronikuntukmemanipulasidatayangcepatdan tepatsertadirancang
dandiorganisasikan supayasecaraotomatismenerimadanmenyimpandatainput, memprosesnya,danmenghasilkan outputdibawahpengawasansuatu langkah- langkah, instruksi-instruksi programyang tersimpan di memori (stored program).
Menurut Fuori (1973:23)komputeradalah
suatupemprosesdata(dataprocessor)yang dapatmelakukan perhitungan yang besardan cepat, termasuk perhitungan aritmatikayangbesaratauoperasi logika,tanpacampurtangandari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Menurut Blissmer komputerisasi adalah sebuah sistem alat elektronik yang dapat melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memprosesnya, menyimpan perintah dan menyediakan output dalam bentuk informasi.
Menurut
Amsyah(2003:117)komputerisasiadalahalatpengolahdataelektroniktidakbersifat mekanis(mesin)dandapatmerekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai yang paling rumitmenjadi informasi.Menurut Sedarmayanti (2001 : 68) komputerisasi adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapatmelakukan pekerjaansecarasistematis,berdasarkaninstruksi/program yangdiberikanserta dapat menyimpan danmenampilkan keteranganbilamana diperlukan.
MenurutSutabri(2003:106)sistemkomputerisasiadalahsistemelektronikuntu kmemanipulasidata yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikansecaraotomatis menerima danmenyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di
program).
Penggunaankomputerdapatmeningkatkanefektivitaskerjadalam rangka menunjangkegiatanorganisasi.Berikutiniakandijelaskanmengenaibagianatau
komponendari sistemkomputerisasimenurut Amsyah(2003: 163)dalam bukunya SistemInformasi Manajemen, yaitu:
1. Perangkat Keras (Hardware)
PerangkatkerasatauHardwareadalahperalatandalam bentukfisikyang menjalankansistem komputer.Hardwaredigunakansebagaimediauntuk menjalankan software dan peralatan iniberfungsiuntuk menjalankan
instruksi-instruksiyangdiberikandanmengeluarkannyadalam bentuk informasiyangdigunakanolehmanusiauntuk laporan.Perangkatkeras terdiridari:
a. Input device
Merupakan alatyang digunakan untukmemasukkandataatau isntruksikedalam komputer.Inputdevicesesuaidengannamanya hanyadigunakanuntukmemasukkandataatau instruksike dalam CPU(processdevice). Contoh:keyboard,mouse,lightpen,dan joystick.
b. Process device
Merupakan alatyangdigunakanuntukmelaksanakankumpulan instruksiyangakanditujukanuntukmenghasilkansuatu hasil tertentu yang dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya jikaadamasukandariinputdevicebaik berupadataatau instruksi. Alat ini disebutCPU.
a. Output device
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan padalayar monitormaupundicetakpadamedialain.Contoh:monitor, printer, danplotte. 2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunakatauSoftwareadalahrangkaianprosedurdandokumentasi program yangberfungsiuntukmenyelesaikanberbagaimasalahyang dikehendaki.Perangkat lunakinidijalankanpadaprocessingdevicejika mendapatkanresponmasukandari inputdevicedanhasilprosesyang dilakukanolehperangkatlunakdikeluarkandenganoutputdevice.Contoh: DOS, Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
1. Database
Datayangberisiprogram dandatayangdibutuhkandenganadanya mediapenyimpanansecarafisiksepertidisket, harddisk, magnetic tape,dansebagainya.Datajugameliputipengeluarandancatatan laindi atas kertas,microfilm dan sebagainya.
2. Prosedur
Merupakan komponenfisik karena prosedur disediakan dalam bentukfisik sepertibukupanduan dan instruksi.Ada tigajenis prosedur yang dibutuhkan yaitu:
a. Instruksi untuk pemakai.
b. Instruksi untuk penyiapanmasukan
c. Instruksi pengoperasiankaryawan pusat komputer 3. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer. Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat
memasukkan data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi. c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package
program yang dikuasainya. d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer (Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk
keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
II.1.3. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan output.MenurutArbie (1987 :104-108), langkah-langkah pengoperasian dalampengelolahandata adalahsebagai berikut;
a) Pengumpulan (Capturing).
Mengumpulkandata denganpenelitian,pemeriksaan,keterangan-keterangan masihmerupakandata/fakta.Oleh karenadata/fakta itu sifatnyamasih baku belumlahdisebut informasi.MisalnyaFormulirkepegawaian,atau Formulir pembuatan kartu keluarga/KTP.
b) Memilih Data (Verifying).
Gunanyauntukmelihat fakta/datayangdikumpulkan itubenar-benarsesuai dengankebenaran denganperkataanlainapakahdatayang disampaikanitu hanyadikarang-karang sajaataubenar-benardiambildarilapangan.Operasi inimenunjukkanpengecekkandanpengesahandatadan untukmenjaminagar data tersebutdapat diperoleh dengancepat,dicatatcermat.
c) Pengelompokkan Data (Classifying)
Datayangtelahdikumpulkandalam beberapakelompoksesuaidengan keinginanyangmemerlukandata.Dalam langkahinimenempatkanunsur- unsurpada kategorikhususyangmemberikanartibagisipemakai.Misalnya,
pengelompokkandataberdasarkanjeniskelamin,pengelompokkan data berdasarkanagama/suku/umur.
d) Penyusunan (Sorting)
Menempatkan unsur–unsur data dalam urutan–urutanatau rangkaian– rangkaiankhususdisesuaikan dengankebutuhansipemakai.
e) Menyingkat(Sumarizing)
Mengakumulasikandata dalambentukmatematikacarapengumpulannya dibedakandengancara pertamamenunjukkanspesifikasiperhitungan atau angka-angka/data dan cara kedua.
f) Mengalkulasikan (Calculating)
Memberi nilai kepada data-data yangdimulai darilangkah 5 tadi. g) Penyimpanan (Storing)
h) Menempatkandatapadaalat-alatpenyipananapakahberupadaftarkertas, file,ataumicrofilm yangdapatdisimpandandipeliharasebaikmungkindan dilihat sertadiambil kembali pada saat diperlukan.
i) Pengembalian Kembali(Retreiving)
Mengambilketerangan kembalidariarsip(Storing)bilainformasitersebut masihsegar/tidakusang agardapatdipakaisebagaiinformasi.Langkahini mengandungpencarian sampaidiketemukannyadanmendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-dataitudisimpan. j) Memperbanyak (Reproducing)
k) Menciptakankembali,yaitumemperbanyak informasiyangdisimpanitu, denganmaksuddibagikankepada yangberkepentingan, agartidak hilang masternya.
l) Mengkomunikasikan (Communicating)
m) Tujuanakhir daripadapemrosesandataadalahuntukmenyampaikan informasikepadasipemakaiyangditujudengan datainformasiyang relevantdan berguna bagi sipemakai.
II.1.4. Tujuan danKeuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi Adapun tujuan dari penerapan sistemkomputerisasi menurut
Sedarmayanti(2001 : 69) sebagai berikut :
a) Dapat meningkatkanefektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka menunjangkegiatan organisasi. b) Menunjangpengelolaaninformasisecaraterpadu. c) Dapatmenyimpandatadaninformasilebihbaik,aman,rapidandapat menghematruangan. SedangkankeuntunganditerapkansistemkomputerisasimenurutAmsyah (2003 : 130),antaralainadalahsebagai berikut: a) Efektivitasdanefesiensilebihtinggi.
b) Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebihtertib c) .Biayalebihrendah.
d) Kesalahan lebihsedikit.
e) Meningkatkan pelayanan pelanggan.
f) Memudahkanperencanaandanpengorganisasiankegiatanoperasional dan distribusi.
g) Keputusan yang berdasarkan informasi akanlebih mudah dibuat. h) Mengurangipemakaian ketatausahaan.
II.2. Manajemen Perkantoran
II.2.1. Pengertian Manajemen Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Griffin (2010), manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Dalam Moekijat (2002), manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.
Menurut G.R. Terry dalam Gie (1995), manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu.
Menurut William dan Ernest dalam Gie (2007:3) menyatakan bahwa ManajemenPerkantoran adalahpengarahanmenyeluruh terhadapaktivitas– aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan,pergudangan, dan penjualan.
Menurut Evans dalam Sukoco (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.
II.2.2. Fungsi Manajemen Perkantoran a. Fungsi Perencanaan
MenurutSiagian (2007:35),fungsiperencanaan merupakan langkahkonkretyang pertama - tamadiambildalam usahapencapaiantujuan,artinyaperencanaan merupakanusahakonkretisasilangkah - langkahyangharus ditempuhyangdasar - dasarnyatelah diletakkan dalamstrategi organisasi.
Menurut Quible (2001:9), tujuan fungsi perencanaan adalah :
1. Mengembangkantujuan dansasarandarimasing–masingfungsisertalayanan kantor,termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.
2. Selalu mengikutiperkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektifdan efisien.
3. Menganalisiskebutuhangunamendesainsertamengimplementasikansecara totalfungsidanlayanankantoryangbaru.
4. Memudahkan pengawasan.
Lebih lanjut Quible dalam sukoco (2001) membagi jenis - jenisperencanaanterbagiatastigabagian,yaitu:
1. Perencanaan JangkaPendekadalah perencanaan yangmeliputijangkawaktu sampaisatuatauduatahundantidakmembutuhkanperincianyang sangat mendetail.
2. PerencanaanJangkaMenengahadalahsuaturencanayangbersifatsementara dan lebihmudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajerlini.
3. Perencanaan JangkaPanjangadalahperencanaanyangmemilikisasarandan tindakan yang disarankan yang meliputijangka waktu lebih lama, paling sedikit limatahundanmembutuhkanpertimbangansecara lebih mendetailagarlebih matang.
b. Fungsi Pengorganisasian
Menurut Siagian (2007:60), fungsi pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokkanorang – orang, alat– alat, tugas – tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasiyang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka pencapaian tujuan yangtelah ditentukan sebelumnya.
MenurutQuibledalamSukoco(2001:9),tujuanfungsipengorganisasianadalah :
1. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya.
2. Mendesainmetode dan prosedur kerja yang efisien.
3. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan. c. Fungsi Pengarahan
Menurut Siagian (2007:95), fungsi pengarahan didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan ekonomis.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengarahan adalah:
1. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit
2. Menjamin terpenuhnya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
3. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan. d. Fungsi Pengawasan
Menurut Siagian (2007:125), fungsi pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengawasan adalah:
1. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan efisien.
2. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja.
3. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai.
Menurut Terry dalam Gie (1995), adapun yang menjadi tujuan manajemen perkantoran yaitu :
1. Memberikan keterangan yang lengkap
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada langganan
5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah
II.2.3. Prinsip dan Asas Manajemen Perkantoran
Prinsip- prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentur. Menurut Fayol (dalam Siagian, 1992), seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen tersebut meliputi:
1. Pembagian kerja (division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) 3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command) 5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests to the general interests)
8. Pemusatan (centralization) 9. Hirarki (hierarchy)
10. Tata tertib (order) 11. Keadilan (equity)
12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel) 13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat kesatuan (espirits de corps)
Dalam Winardi (1990:214), menyatakan asas – asas manajemen perkantoran sebagai berikut :
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.
Kebaikan Asas Sentralisasi, yaitu :
Kegiatankantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
Keseragaman dapat dicapai
Latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
Biayapelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
Adanyafleksiblitas dalam organisasi
Dapatmencegah duplikasi fungsi atau arsip Sedangkan kerugian Asas Sentralisasi, yaitu :
Prosedurpelaksanaan kerja berbelit-belit
Adanyapengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
Dapatmenambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
Lambat dalam pelaksanaan tugas 2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
Keuntungan Asas Desentralisasi, yaitu :
Pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
Pekerjaandilakukan menurut urutan kepentingan
Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
Cepatdalam memproses pekerjaan kantor yang penting Sedangkan kerugian Asas Desentralisasi.Yaitu :
Pekerjaan akan terlalu bebas
Kurangterdapat harmonis dalam organisasi
Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
Banyakmembutuhkan peralatan dan tenaga kerja
Sulitmengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan
kantoryang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.
II.3. Produktifitas Kerja
II.3.1. Pengertian Produktivitas Kerja
MenurutSimanjuntak(1998:26), produktivitas kerja pegawaimengandung pengertianadanyakemampuanpegawaiuntukdapatmenghasilkanbarangatau
jasayangdilandasisikapmental bahwahariiniharuslebihbaikdarihariini,hari esok haruslebihbaikdarihariini.Sikap kerjayang demikianiniakantetap melekatdalam diripegawaiyangmemiliki produktivitaskerjayangtinggi. Penilaian terhadapproduktivitaskerjapegawaidapatdi ukurmelalui pelaksanaan kerjayangrelatifbaik,sikapkerja,tingkatkeahlian dan disiplinkerja.Dan untuk mengukurproduktivitaskerjapegawaiitu sendiri harusmencakup aspek kuantitas dankualitas pekerjaannya.
Selanjutnya,menurutSiagian
(2002:10),produktivitaskerjadapatdilihatsebagai masalah keperilakuan,tetapijugadapatmengandungaspek-aspek teknis.Untuk mengatasihalitulah perlupemahamanyang tepattentangfaktor-faktorpenentu keberhasilanmeningkatkan produktivitaskerja,sebagian diantaranyaberupaetos kerjayangharu dipegang teguh olehsemua orangdalamsuatu organis Banyak hasil penelitian yang memperlihatkan bahwa produktivitas sangatdipengaruhi olehfaktor:knowledge,skills,abilities,attitudes,danbehaviours
produktivitas meletakkanhal-hal tersebutsebagai asumsi-asumsi dasarnya
(Gomes,1995, p.160,http:/www
MenurutBlecher dalamWibowo(2007:241) produktivitas kerjaadalah hubunganantara keluaran atauhasilorganisasidenganyang diperlukan.Produktivitas dapatdikuantifikasidengan membagikeluaran dengan masukan denganmembagi keluaran denganmasukan.Menaikkan produktivitasdapat diakukandenganmemperbaikirasio produktivitas,denganmenghasilkanlebih banyakkeluaranatauoutputyanglebihbaikdengantingkatmasukan sumber daya tertentu.
Lebih lanjut,Kopelman (dalam
Moeljono2003:56),secaralebihluasmengartikan produktivitassebagai suatukonsepsi sistem.Produktivitasdalam wujudnya diekspresikansebagai rasio yang merefleksikan bagaimana sumber daya–sumberdayayangada dimanfaatkansecara efisien untukmenghasilkan keluaran.
Produktivitaserat terkaitdenganhasil kerjayangdicapai oleh pegawai.Hasil kerjapegawai tersebutmerupakanproduktivitaskerjasebagai targetyangdidapat melaluikualitaskerjanyadenganmelaksanakantugasyangsesuai dengan peraturanyang ditetapkan oleh organisasi.Kemudian (Dharma,1995:476) mengemukakan beberapafaktoryang dinyatakan sebagaiindikatordari produktivitas kerjaKualitas Pekerjaanantaralain:
a. Kualitas pekerjaan :Kualitas kerja menyangkut mutu yang dihasilkan. Seorang pegawaidituntutuntukmemberikan kualitasyang terbaikdalammelaksanakan tugasnya.Seorangpegawai sebagaisumberdayayangmenjalankandan
melaksanakanmanajemendisuatuorganisasiharusmemiliki
kehidupan kerjayangberkualitas.Kehidupan kerjayangberkualitasyang dimaksud adalah keadaan dimanaparapegawaidapatmemenuhikebutuhannya
denganbekerjadidalamorganisasi.
b. Kuantitas Pekerjaan :Perkembangan organisasi menuntutadanyakuantitaspekerjaan.Kuantitas
pekerjaanmenyangkutpencapaiantarget,hasil kerjayangsesuai dengan rencanaorganisasi.Rasiokuantitaspegawai harusseimbangdengan kuantitaspekerjaan sehinggadengan
perimbangan tersebutdapatmenjadi
tenagakerjayangproduktifuntukmeningkatkan produktivitaskerjadi dalamorganisasitersebut.
c. KetepatanWaktu :Seorangpegawaiharusmemiliki ketepatan waktudalammengerjakan tugas-tugasnya. Dalam mengerjakantugas-tugas yang diberikan orang tepatpadawaktuyangditentukan sertamengutamakanefisiensi.
d. SemangatKerja :Semangatkerjadapatdidefenisikansebagaigambaran perasaanyang berhubungan dengan jiwa, semangat kelompok, kegembiraan, dan kegiatan.Semangatkerjasangatpentingbagi organisasi karenasemangat kerjayangtinggi tentudapatmengurangi angkaabsensiatautidakbekerja
II.3.2Faktor-FaktorYangMempengaruhiProduktivitasKerja
Produktivitaskaryawanbanyakdipengaruhi olehberbagaifaktor,baikyang berhubungan dengan karyawanitusendiri,maupunfactor-faktorlainnya.Sehubungandenganitu,MenurutSedarmayanti (2001:72-76)dalammanajemen sumberdayamanusiadanproduktivitasfactor-faktoryangmempengaruhi produktivitas kerjaadalah:
a. Sikapmentalberupa:
I. Motivasikerja :Padaumumnyaorang mempunyai motivasikerja yang tinggi akan bekerjalebihrajin,giatsehinggadenganbegitu diaakan
dapat mencapai prestasi
kerjayangtinggisehinggaproduktivitaspun meningkat. II. Disiplinkerja : Orang yang memiliki disiplin kerja
yang tinggi akan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikankepadanya hal iniakan mendorong gairah kerja, semangat kerja dan akan terwujudnyatujuan perusahaan/instansi dan produktivitaspunakan meningkat.
III. Etikakerja :Pada umumnya
orangyangmemilikietikayangbaikakankelihatan
dalampenampilan kerjasehari-hari berupakerjasama,kehadiran,
kreatifitas. Wujudkerjatersebutsangat mempengaruhi hasil kerja.
b. Pendidikan :Padaumumnyaorangyangmemilikipendikanyangtinggi akan mempunyai wawasanyanglebihluasterutama dalam penghayatan
produktivitas.Pendidikantersebutdapatberupainformalataupunforma l.
c. Keterampilan :Pada aspek tertentuapabilapegawai semakin terampilmaka pegawai lebihmampubekerjasertamenggunakanfasilitas kerjadenganbaik. Pegawaiakanlebih terampilapabilamempunyaikecakapan dan pengalamanyangcukup.
d. Manajemen :Pengertianmanajemendisini dapatberkaitandengansystemyang diterapkan oleh pimpinanuntukmengelolaataumemimpinserta mengendalikanbawahannya.Apabilamanajemennya tepatakanmenimbulkan semangatkerjadanmempengaruhiproduktivitas kerja. e. Tingkatpenghasilan :Apabilatingkatpenghasilanmemadaidapatmenimbulkankosentrasik erja dankemampuanyangdimilikidapatmeningkatkanproduktivitas kerja.
f. Lingkungandaniklimkerja :Lingkungan daniklim kerjayangbaikakanmendorongpegawai senang
bekerjadanmeningkatkanrasatanggungjawabdalammelaksanakantu gas denganlebihbaikdanmenujukearahpeningkatanproduktivitas kerja.
g. Teknologi : Apabilateknologi yangdipakai tepatdanlebihmajutingkatannyamaka akanmemungkinkan:
I. Tepatwaktudalammengerjakanproses produksi/tugas. II. Jumlah produksibaik berupa barang dan jasa lebih
banyak dan bermutu.
III. Memperkecilterjadinyapemborosanbahansisa. h. Kesempatanberprestasi :Apabilaadakesempatan untukberprestasi,makaakanadadorongan psikologisuntukmeningkatkandedikasi sertapemanfaatanpotensiyang dimilikiuntukmeningkatkanproduktivitas kerja. II.4.Hipotesis
Hipotesismerupakan jawaban sementaradari penelitian yang akan dilaksanakan,yangsamakebenarannyaperluuntukdiujisertadibuktikanmelalui
penelitian.Dikatakan sementara,karenajawaban yang diberikan baru didasarkan pada teori yang relevan, belum didasarkan pada fakta-fakta empiris yang diperoleh melaluipengumpulan data.Dengan katalainhipotesisdapatjuga dikatakan sebagai jawaban teoritisterhadap rumusan masalah penelitian,belum jawabanempiris (Sugiyono, 2005:70).
Berdasarkan padaperumusanmasalah dan kerangkateoriyang telah dipaparkandiatas makahipotesis dalampenelitianiniadalah:
Ha :AdapengaruhSistem
KomputerisasiterhadapProduktivitasKerjaPegawaipada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
Ho :TidakadapengaruhantaraSistem
KomputerisasiterhadapProduktivitasKerja PegawaipadaKantorDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
II.5. Defenisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang memang merajuk ke gejala nyata kea lam empiric. Konsep adalah sarana merujuk kedua empiris dan bukan merupakan refleksi sempurna ( Mutlak) dunia empiris bahkan konsep bukanlah dunia empiris itu sendiri (Singarimbun, 1995).
Berdasarkan pengertian tersebut, maka penulis mengemukakan definisi dari beberapa konsep yang digunakan :
1. Sistem Komputerisasi adalah suatu sistem pengolahdataelektronikyang gunakan untuk merekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai