Saran - Peran Account Payablesection Pada Accounting Department Di Aryaduta Hotel Medan

BAB V PENUTUP

5.2. Saran

Bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat digunakansebagai bahan masukan bagi hotel maupun accounting deparment adalah sebagai berikut:

1. Diperlukan kerja team (team work) yang lebih baik antara pekerja baik sesama Accounting Department maupun dengan yang lainnya, untmenjaga kekompakan kerja.

2. Ketepatan waktu oleh pekerja maupun pekerja dari luar yang bekerja sama dengan perusahaan. Setiap pekerja harus tepat waktu dalam setiap waktu baik waktu awal kehadiran maupun saat melakukan break time, harus disesuaikan dengan peraturan yang telah dibuat.

3. Harus terus meningkatkan mutu, pelayanan dan keterampilan dalam mempromosikan produk hotel agar income perusahaan melesat tinggi.

2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting

Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu seni dalam mencatat, menggolongkan, mengikhtisarkan serta menafsirkan transaksi-transaksi finansial yang dilakukan oleh perusahaan.Akuntansi dapat dikatakan memberikan suatu informasi yang berhubungan dengan milik dan hak milik, dan untuk menunjukan bagaimana milik dan hak-haknya dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.

Menurut Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, di mana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.

Accounting juga salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap perusahaan termasuk hotel memiliki tujuan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan mereka

2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting

Tugas dan tanggung jawab Accounting Department adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program

3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

4. Melakukan pembayaran kepada supplier

5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan

6. Melakukan penagihan kepada customer

7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan

8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan

9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

11. Entry SAP (System Application and Product in Data Processing)

12. Melakukan Evaluasi budget

13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

15. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya

2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain

1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office. 2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan

guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.

3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.

4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment & officer checks.

2.4.Struktur Organisasi di Accounting Department

Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:

1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel

2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet

3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor

4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing outlet

5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa guest bill

6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)

7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier

8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel

9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan

10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas system informasi yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da

11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel

12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang

13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan

STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT

Finance controller Finance Secretary EDP Manager Account Receivable SPV Account Payable SPV

Purchasing Cost Controller

Accountant

Income Audit General Cashier ^Account

Receivable/ Clerk

F&B Cashier

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Alasan pemilihan Judul

Penulis mengajukan judul tersebut di karenakan penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan selama 4 bulan di Aryaduta Hotel Medan di accounting department khususnya sebagai asisten Account Payable.

Bagian accounting dalam perhotelan bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan.Begitu juga dengan Account Payable bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan seluruh hutang – hutang.

Berdasarkan hal yang telah diuraikan di atas tentang peran Account Payabledalam menunjang kelancaran pelayanan dan sebagai jembatan antara pihak hotel dengan supplier. Seorang Account Payable harus mempunyai strategidalam peran yang ia jalani agar selalu terjadi peningkatan kinerja. Maka penulis akan mengangkat kertas karya dengan judul

1.2. Batasan Masalah

Dalam kajian tugas akhir ini, objek yang diteliti bertujuan agar tidak terjadi permasalahan yang mencakup lingkup terlalu luas.Ruang lingkup pembahasan penulisan kertas karya yang penulis buat dari data hingga kebenaran fakta yang terjadi berdasarkan pengalaman dan pengamatan penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) diThe Aryaduta Hotel Medan selama 4 bulan

1.3. Tujuan Penulisan

Dalam penulisan kertas karya ini penulis mempunyai tujuan umum dan tujuan khusus, yaitu sebagai berikut:

1.3.1.Tujuan Umum

Tujuan umum yang hendak dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengembangkan suatu gagasan dalam bentuk karangan ilmiah.

2. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis diharuskan melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), sehingga penulis dapat membandingkan teori – teori yang didapat dari perkuliahan dengan keadaan langsung saat mengikuti praktek kerja lapangan. Lalu menggabungkannya dan menyusunnya dalam sebuah bentuk karangan ilmiah.

1.3.2.Tujuan Khusus

Adapun tujuan khusus yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan Studi Diploma III Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Memperluas pengetahuan penulis sebagai insan pariwisata tentang pengetahuan dan perkembangan industry pariwisata.

untuk dapat menghasilkan ide-ide cemerlang yang berguna baik diperguruan tinggi maupun professional di dunia pekerjaan yang digeluti.

4. Menerangkan jenis-jenis pelayanan yang diberikan kepada tamu pada department kantor depan khususnya di bagian Account Payable Section di The Aryaduta Hotel Medan.

1.4. Metode Penelitian

1. Cara Pengambilan Data

Ada beberapa cara dalam pengambilan data untuk tugas akhir ini. Cara tersebut antara lain :

a. Pengamatan atau observasi langsung

Observasi adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara sengaja dan sistematis untuk kemudian dilakukan pencatatan. Dalam pembuatan tugas akhir ini, penulispernah melakukan trainning selama 4 bulan di The Aryaduta Hotel Medan untuk dapat mengetahui dan menganalisis hal yang berkaitan dengan Front Office Departement.

b. Wawancara

Informasi yang diperoleh dengan cara penulis bertanya kepada employees sebagai pendukung untuk melengkapi tugas akhirini.

c. Studi Pustaka

Studi Pustaka yaitu penulis mengumpulkan data denganmenggunakan beberapa buku dan situs website di media internet sebagai acuan dan

sumberpembahasan, terutama teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan yang dibahas.

2. Jenis Data

Data kualitatif adalah data yang digambarkan dengan kata-kata atau uraian tentang objek yang diteliti dan tidak dapat dihitung atau diangkakan.Dalam pembuatan tugas akhir ini, penulis menggunakan data sejarah Aryaduta Hotel Medan.

1.5. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membagi pokok – pokok pembahasan kedalam lima bab yang saling berhubungan satu sama lain.

Adapun pokok – pokok pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:

Bab I : Pada bab ini penulis menguraikan tentang pendahuluan yang meliputi pembahasan alasan pemilihan judul, batasan masalah, metode penelitian, tujuan penulisan dan sistematika penulisan.

Bab II : Bab ini penulis memuat uraian teoritis mengenai pengertian accounting, tugas dan tanggung jawab, ruang lingkup dan hubungan kerja sama accounting department dengan department lain.

Bab III : Bab ini penulis menguraikan tentang tinjauan umum perusahaan, yakni sejarah berdirinya, klasifikasi hotel, fasilitas yang dimiliki, struktur organisasi Aryaduta Hotel Medan.

Bab IV : Bab ini menjelaskan tentang peranan account payable section dalam melaksanakan tugas di Aryaduta Hotel Medan yang sesuai dengan

judul besar yang diambil dalam tugas ini.

Bab V : Bab ini penutup merupakan bagian kesimpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting

sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel. di Aryaduta Hotel Medan, Account jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.Proses Accounting mencatat transaksi- transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya Accounting Periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.

Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode, The Aryaduta Hotel,

PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION PADA ACCOUNTING

DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN

KERTAS KARYA

OLEH :

NURUL ASTRI

122204062

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

LEMBAR PERSETUJUAN

PERAN ACCOUNT PAYABLESECTION PADA ACCOUNTING

DEPARTMENT DI ARYADUTA HOTEL MEDAN

OLEH :

NURUL ASTRI 122204062

Dosen Pembimbing, Dosen Pembaca,

Drs. Gustanto, M. Hum

NIP. 19630805 198 903 1 004 NIP. 19550923 198203 1 001 Drs. Ridwan Azhar, M. Hum

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : PERAN ACCOUNT PAYABLE SECTION

PADA ACCOUNTING DEPARMENT DI

ARYADUTA HOTEL MEDAN

Oleh : NURUL ASTRI

NIM : 122204062

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

NIP. 19511013 197603 1 001

Dr. Syahron Lubis, M.A.

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

Ketua

NIP. 19640821 199802 2 0

Arwina Sufika, S.E., M.Si.

Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting

Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode, The Aryaduta Hotel,

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, wr, wb

Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, yang bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan DIII Pariwisata Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Amd. Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun penampilannya.Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Penyelesaian kertas karya ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Arwina Sufika, S.E. M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Gustanto, M.hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini.

4. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis untuk perbaikan kertas karya ini.

5. Ibu Drs. Naleni Indra Utama MM, Ak, CA selaku keluarga yang telah membantu penulis dalam mencari referensi dan saran dalam pengerjaan kertas karya ini.

iii

6. Keluarga besar penulis terutama almh. Hj. Haryati ningrum & H. Asril Lukman Monti selaku orang tua penulis, serta kedua kakak kandung penulis Dewi Kurnia Puspasari, SE & Intan Dinari, Amd yang telah memberikan semangat dan dukungan penuh untuk menyelesaikan Kertas Karya ini.

7. Teman-teman DIII Pariwisata stambuk 2012 yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.

8. Orang tersayang Davin Navianda Utama yang selalu memberikan motivasi dalam menyelesaikan kertas karya ini.

9. Sahabat-sahabat saya Fanny Amalia, Tamara Alika, Yunia Hazraina, Rizky Tri Mentari, Puspa Pratiwi, Kiky Pranata, Raden Kumala, Thumbsy, yang terus memberi semangat dalam pengerjaan kertas karya ini

10. Rekan kerja penulis khususnya di Accounting Department di Aryaduta Hotel Medan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semuanya dan berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya untuk mengembangkan dan penelitian selanjutnya.

Medan, 5 September 2015 Nurul Astri

DAFTAR ISI

Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAKSI ... i KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PEDAHULUAN 1.1. Alasan Pemilihan judul ... 1

1.2. Batasan masalah ... 1

1.3. Tujuan Penulisan ... 2

1.4. Metode Penelitian... 3

1.5. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian dan Fungsi Accounting ... 6

2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting ... 7

2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain ... 8

2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department ... 8

BAB III TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN 3.1. Sejarah Aryaduta Hotel Medan ... 11

3.2. Klasifikasi Aryaduta Hotel Medan... 13

3.3. Fasilitas yang Dimiliki Aryaduta Hotel Medan ... 15

3.4. Struktur Organisasi Aryaduta Hotel Medan ... 20

BAB IV 4.1. Peran Account Payable Section ... 21

4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section ... 27

4.4. Permasalahan dan Penanganan pada Account Payable Section .... 28

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 30 5.2. Saran ... 30 DAFTAR PUSTAKA ... 32 DAFTAR INFORMAN ... 33 LAMPIRAN ... 34

Dalam dokumen Peran Account Payablesection Pada Accounting Department Di Aryaduta Hotel Medan (Halaman 25-45)