BAB II TINJAUAN PUSTAKA
4.2 Saran
Dari hasil kesimpulan yang telat diuraikan diatas, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah :
1. Mengadakan staf pustaka agar dapat melayani secara maksimal dan professional.
2. Untuk mempermudah dalam pencarian arip sebaiknya menggunakan kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan apabila ada arsip yang diperlukan, maka kepala bidang tata usaha dapat melihat terlebih dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah
mengetahui letak arsip yang di perlukan, sehingga dapat melayani secara maksimal.
3. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang di agendaakan dan member kemudahan bagi kepala bidang tata usaha untuk mengetahui jalannya surat tanpa harus membuang waktu untuk pencarian arsip.
4. Arsip yang ada sebaiknya di tata dengan rapi sesuai pada tempatnya, selain itu ruangan arsip perlu dibersihkan secara rutin agar tidak terjadi kerusakan arsip.
5. Untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan perlu adanya penambahan alat-alat kearsipan dan perluasan ruang penyimpanan arsip.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Pengertian arsip kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie ( 2007 : 118 ) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan menjadi dua :
a. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
1) Arsip aktif, yaitu yang masih dipergunakan secara terus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor.
2) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi.
Contoh : Record ( permanent file )
Gambar 2.1 Pembagian Arsip
b. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi Negara dan ini
ARSIP
DINAMIS
AKTIF
IN AKTIF
STATIS
merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.1.1 Wujud Arsip
Wujud arsip dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Dokumen adalah semua benda yang dapat member informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.
b. Warkat adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai pengingat.
2.2 Pengertian Kearsipan
Ig Wursanto dalam bukunya “ Kearsipan “ (1998 : 2) mengatakan bahwa kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen – dokumen inilah yang di sebut kearsipan.
Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.
2.2.1 Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Pada pasal 3 Undang – undang No. 7 tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsiapan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.
Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 19 ) peranan arsip adalah sebagai berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Mengingat pengertian dan peranan kearsiapan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi
Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri ,yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri. Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan dalam penggunaannya antala lain yaitu :
1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan 3. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab
terpusat
4. Menghilangkan kekembaran salinan
6. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.
Adapun kelemahan pula yakni :
1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.
2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh. 3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.
2. Desentralisasi
Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri.
Adapun keuntungannya :
1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian 3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing. Adapun kelemahannya :
1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan 2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri sendiri.
3. Gabungan / Kombinasi
Gabungan atau kombinasi ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral bertanggung jawab atas arsip inakfti seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.
2.3 Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.
Menurut Amsyah ( 2003 : 9 ) pengertian manajemen adalah para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.
Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 1989 : 553 ), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu :
- Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi
- Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi : memisah-misahkan ( segregating), meneliti ( examinating ), memadukan ( assembling ), mengklasifikasi ( classification ), mengindeks ( indexing ), mempersiapkan tunjuk silang ( cross reference ), menyusun dan memfile.
Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu di kelola dengan baik.
Menurut Suraja ( 2006 : 62 ) pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan.
2.4 Daur Hidup Kearsipan
Disamping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip.
Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di musnahkan.
2.5 Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat , yang selanjutnya disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.
Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi
permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan surat-menyurat.
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi :
a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.
b. Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.
c. Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial.
d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang ( pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekolompok masyarakat.
e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar. g. Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern.
Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati ( 2001 : 165 ), yaitu menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau bahasa asing.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.
2.6 Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda.
A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan.
Tabel 2.1 Kartu Kendali
Indeks – Subyek Kode Tanggal No. Urut M/K
Perihal: Isi Ringkas: Lampiran:
Dari Kepada Tanggal, No. Surat
Pengolahan Paraf Catatan:
Sumber : Sedarmayanti (2001:219)
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
a. Penerimaan
Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan :
2. Meneliti ketetapan alam.
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis ( buku, laporan, neraca ), dan dokumen perkantoran lainnya. 4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda
bahwa warkat telah di terima. b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk : 1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas 2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai
lainnya.
3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia.
4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system pencatatan surat terdiri dari:
Kartu surat rutin penting
Kartu pengantar untuk surat rutin biasa Kartu pengantar untuk surat rahasia d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi ( routing slip ) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada
bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.
e. Penyimpanan berkas atau arsip surat
Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut.
Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan 2. Mengindeks
3. Member kode-kode dan sortir 4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut :
1. File atau Dep/simpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk
dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.
3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda tanganan, pengiriman dan penyimpanan.
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan.
Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu.
2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak
Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak adalah sebagai berikut :
a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk di tandatangani
b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan
d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar 3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar
Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan.
Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.
4. Pengiriman surat keluar
Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan lembar pengantar.
Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat ( bentuk, nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran ) dan tanda bahwa surat diterima oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kart pengiriman.
Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut :
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko
sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu. c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map
khusus bertuliskan khusus pimpinan.
d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi :
1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi. 2. Nilai guna sekunder
3. Nilai guna informasional 4. Nilai guna kebuktian
Jadi dengan demikian , yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut Sedarmayati ( 2003 : 104 ) adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip
Berdasarkan surat edaranKepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk