BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.1. Sejarah singkat PT Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan
PT. Pertamina adalah bagian dari perjalanan panjang sejarah perminyakan di Indonesia. Berawal pada masa pendudukan Jepang, penyediaan dan pemasaran BBM (bahan bakar minyak) sangat terbatas karena BBM yang dihasilkan terutama untuk keperluan perang Jepang. Sebagai bahan bakar, minyak bumi saat ini merupakan sesuatu yang sangat vital. Selain digunakan untuk sebagian masyarakat, juga digunakan untuk keperluan Jepang. Dalam perang kemerdekaan, para pejuang berusaha merebut dari penguasaan Jepang atas pembekalan BBM di dalam negeri beserta sarana penimbunan dan pengangkutannya. Pada perang kemerdekaan, tiga wilayah perminyakan utama, yaitu Pulau Jawa, Sumatera Utara, dan Sumatera Selatan merupakan awal dari perkembangan perusahaan nasional dalam bidang usaha pertambangan minyak dan gas bumi.
Perusahaan Tambang Minyak Milik Negara Republik Indonesia (PTMNRI) Sumatera Utara didirikan pada September 1945 oleh laskar minyak setelah pihak Jepang menyerahkannya kepada Indonesia. Kilang Pangkalan Brandan dikuasai oleh PTMNRI Sumatera Utara. Bukan hanya di Pangkalan Brandan, kegiatan tambang minyak pada saat itu juga berpusat ke daerah Langsa, Aceh Timur. Daerah operasinya Rantau dan sekitarnya.
Perang perminyakan seperti di Sumatera juga sangat sengit di pulau Jawa. Para pejuang mengambil alih kilang minyak Cepu dari Jepang, pada tanggal 5 Oktober 1945 daerah perminyakan Cepu resmi menjamin pengadaan BBM untuk
rakyat dan pertahanan di Jawa. Dalam suasana yang belum teratur di masa awal itu, peredaran produk minyak dari PTMNRI belum merata dan tidak menentu.
Lapangan minyak Sumatera Utara dan Langsa di Aceh pada tahun 1945 di- gabungkan di bawah satu perusahaan yang diberi nama Perseroan Terbatas Tambang Minyak Sumatera Utara (PT.TMSU). Untuk menasionalkan PT. TMSU maka A.H. Nasution memerintahkan agar namanya diubah dan tidak menunjukkan milik propinsi saja.
Pada tanggal 10 Desember 1957, nama PT. TMSU diubah menjadi diubah menjadi PT. Pertamina (Perusahaan Minyak Nasional) dan sejak tanggal 5 Juni 1961 menjadi Perusahaan Negara (PN) Pertamina.
3.2. Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) UPMS I Medan
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran mengenai mekanisme kerja antar bagian, unit atau departemen yang ada di suatu organisasi atau perusahaan sebagai dasar dalam melaksanakan prosedur kerja dan menunjukkan fungsi masing-masing bagian, unit atau departemen. Dengan adanya struktur organisasi, maka akan terlihat jelas pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab.
Masing-masing fungsi dan tugas dari struktur organisasi PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan adalah sebagai berikut :
1. General Manager
Tugas pokok general manager adalah :
a. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran bahan bakar minyak dan gas bumi wilayah kerja PT. Pertamina Unit Pemasaran I.
b. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran yang meliputi pengadaan, penjualan, pengangkutan, penimbunan, penyaluran dan menjaga mutu produk.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan operasi di wilayah kerja PT. Pertamina (Persero) Unit Pemasaran I Medan.
d. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penunjang dan pembinaan SDM sehubungan dengan kegiatan pemasaran bahan bakar agar terwujud suatu sistem kerja yang produktif, objektif dan efisien.
e. Mengkoordinasikan hubungan kerja secara terpadu dengan pihak luar sehubungan dengan operasi wilayah kerja PT. Pertamina Unit Pemasaran I Medan.
2. Sales engineer
Tugas pokok Sales engineer adalah sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan perencanaan, pengawasan hasil-hasil minyak dan gas bumi, dan produk-produk lainnya di wilayah kerja PT. Pertamina Unit Pemasaran I yang meliputi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau dan NAD.
b. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran di UPMS I.
c. Mengkoordinasikan perencanaan, pengawasan, pelaksanaan penjualan BBM dan pengawasan mutu BBM.
d. Mengkoordinasikan kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM dan produk-produk lainnya.
3. Pengadaan
Tugas pokok pengadaan adalah sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan perencanaan dan pengawasan distribusi BBM dan non BBM serta gas untuk kebutuhan di wilayah kerja PT. Pertamina (Persero) UPMS I.
b. Mengkoordinasikan kegiatan pembinaan dan perawatan SDM.
c. Mengkoordinasikan penyusunan laporan tentang hasil kegiatan penyediaan BBM, non BBM dan gas termasuk sarana penunjang serta memberikan saran atas pemecahan berbagai masalah yang timbul.
d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pengawasan atas kegiatan operasional depot, DPPU dan Instalasi di terminal transit di bawah operasional PT. Pertamina (Persero) UPMS I.
4. Teknik
Tugas pokok teknik adalah sebegai berikut :
a. Melaksanakan koordinasi dan pengawasan penyelenggaraan administrasi teknik.
b. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan di bidang teknik.
c. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran di bagian teknik. d. Memonitor dan mengevaluasi kinerja bidang teknik
e. Menyelenggarakan pelaksanaan koordinasi terhadap kegiatan pembangunan baru dan pemeliharaan sarana pembekalan dan pemasaran di PT. Pertamina (Persero) UPMS I.
5. Bagian Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Tugas pokok Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) adalah sebagai berikut:
a. Inspeksi langsung tentang pelaksanaan penerapan P2K3 di lapangan.
b. Menyelenggarakan perencanaan, pengembangan dan evaluasi sarana, depot dan DPPU yang berkaitan dengan K3.
c. Menyelenggarakan pencegahan dan penanggulangan kebakaran.
d. Menyelenggarakan pengarahan dan penyuluhan pencegahan terhadap bahaya kecelakaan kerja.
6. Bagian Perkapalan, Kebandaraan dan Komunikasi
Tugas pokok Perkapalan, Kebandaraan dan Komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan perkapalan untuk pengangkutan BBM dan non BBM.
b. Menyelenggarakan pengoperasian dan pemeliharaan pelabuhan khusus. c. Melaksanakan koordinasi kegiatan perkapalan, kebandaraan dan
komunikasi di wilayah kerja PT. Pertamina (Persero) UPMS I.
d. Menyelenggaraan pengendalian pencemaran lingkungan perairan di pelabuhan khusus.
e. Menyelenggaraan kegiatan telekomunikasi elektronik, baik interen maupun eksteren.
7. Bagian Keuangan
a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan di bidang keuangan.
b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran di bidang keuangan. c. Menyusun pedoman pembuatan rencana kerja dan anggaran perusahaan
dan mengkoordinir RKAP Perusahaan.
d. Merencanakan, mengelola dan mengevaluasi sumber dana dan pengalokasian dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan.
e. Melaksanakan kewajiban dan kegiatan administrasi keuangan parpajakan dan asuransi asset perusahaan.
f. Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal
8. Bagian Umum
Tugas pokok bagian umum adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggaraan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan tindakan pengamanan terhadap pengamanan fisik dan non fisik pekerja dan aset perusahaan.
b. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pengamanan informasi yang bersifat rahasia.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi security.
d. Menyelenggarakan koordinasi pengamanan dengan pihak terkait untuk kepentingan perusahaan.
e. Melakukan penomoran pada PNBP -02 yang dimaksudkan untuk mencegah agar dalam memproses PNBP ini jelas dan tidak rancu, sehingga data tersebut kebenarannya dapat dibuktikan apabila penomoran tersebut rancu, maka pihak akuntansi harus mencek dan menelusuri letak kesalahan tersebut.
f. Jurnal khusus adalah jurnal penjualan kredit dan jurnal penerimaan kas secara kredit. Jurnal penjualan kredit diproses oleh bagian akuntansi dan jurnal penerimaan kas akan diproses oleh bagian perbendaharaan (JK 59). g. Buku Besar Pembantu yang digunakan adalah buku besar pembantu
persediaan dan piutang. Dengan menggunakan sistem komputerisasi yaitu kartu saldo hutang dan piutang yang mempunyai hubungan timbal balik antara catatan jurnal dan sumber dokumen.
h. Buku Besar Umum. Dalam buku besar umum jurnal untuk transaksi penjualanan kredit dimasukkan ke dalam bagian kas di sebelah kredit. untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pencatatan atau memasukkan jurnal pada sistem komputirisasi atau menggunakan file harus dilihat dahulu benar tidaknya transaksi tersebut atau terjamin tidaknya kredit tersebut dibayar.
i. Pengarsipan
Pengarsipan dari sistem penjualan secara kredit ini adalah: - Surat permohonan kredit
- Sertifikat Jaminan Bank - PNBP-02
- BKM dan kuitansi pembayaran - Invoice
- Kartu saldo hutang dan piutang - Rekening koran hutang dan piutang