Sebagai perusahaan publik, Bank harus membangun dan memelihara komunikasi dengan regulator, kalangan pasar modal, investor maupun masyarakat umum. Hal ini dilakukan dalam rangka keterbukaan informasi sesuai dengan prinsip GCG dan dalam rangka citra publik terhadap Bank.
Sejalan dengan persyaratan ketentuan tentang keterbukaan informasi perusahaan, Bank telah menunjuk Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab atas kegiatan publikasi mengenai aktiitas Bank dan memelihara kewajaran, konsistensi dan transparansi mengenai hal-hal terkait tata kelola perusahaan dan tindakan korporasi. Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab memonitor kepatuhan Bank terhadap peraturan dan ketentuan pasar modal serta sebagai penghubung antara Bank Victoria dengan stakeholders.
The InTeGraTeD GOVernanCe MeeTInG COMMITTees aGenDa
as for the Integrated Governance Committee meeting agenda are as follows:
COMPeTenCe DeVeLOPMenT OF InTeGraTeD GOVernanCe COMMITTee
To support the implementation of their task, the Integrated Governance Committee has the chance to follow and participate in various trainings and seminars to develop their competence. In 2016, the comperence development of Business Risk Committee and GCG members has been done through internal discussions.
COrPOraTe seCreTarY
As a public company, the Bank must establish and maintain communication with the regulatory bodies, capital market circle, investors, and the general public. It is conducted for information openness in line with GCG principles and for the Bank’s public image.
In compliance with the requirements for corporate information openness, the Bank appoints a Corporate Secretary. The Corporate Secretary is responsible for publication of the Bank’s activities and maintenance of fairness, consistency, and transparency of matters connected with corporate governance and actions. The Corporate Secretary is also responsible for monitoring of the Bank’s compliance with the regulations on capital markets and the Corporate Secretary also functions to liaise between Bank Victoria and the stakeholders.
Dasar PenGanGKaTan seKreTarIs Perusahaan
Dasar pengangkatan Sekretaris Perusahaan mengacu pada Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik.
sTruKTur seKreTarIs Perusahaan
Sekretaris Perusahaan Bank Victoria bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama atas pelaksanaan tugasnya. Dalam menjalankan tugasnya Kepala Divisi Sekretaris perusahaan (Corporate Secretary) dibantu oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) orang staf. Adapun struktur Sekretaris Perusahaan Bank Victoria adalah sebagai berikut.
staff staff staff Direktur utama
(Daniel Budirahayu )
Kepala Divisi Corporate Secretary (Ruly Dwi Rahayu)
Kepala Bagian Corporate Secretary (Ahmad Suheri)
FunGsI Dan TuGas seKreTarIs Perusahaan
Sekretaris Perusahaan memiliki peranan penting untuk memastikan aspek keterbukaan dari Perusahaan. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama. Tugas dan tanggung jawab pokok Sekretaris Perusahaan meliputi komunikasi internal dan eksternal serta hubungan kesekretariatan pimpinan perusahaan.
Tugas Sekretaris Perusahaan adalah:
1. Mengikuti perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan- peraturan yang berlaku di bidang Pasar Modal.
2. Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap Informasi yang dibutuhkan pemodal berkaitan dengan kondisi Emiten atau Perusahaan Publik.
3. Memberikan masukan kepada Direksi Emiten atau Perusahaan Publik untuk mematuhi ketentuan Undang- undang nomor 8 tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan pelaksanaannya.
4. Sebagai penghubung atau contact person antara Emiten atau Perusahaan Publik dengan Bapepam dan LK serta masyarakat.
PrOFIL seKreTarIs Perusahaan
Sekretaris Perusahaan dijabat oleh Ruly Dwi Rahayu sesuai dengan Surat Keputusan Direksi No.021/SK-DIR/01/13 tanggal 31 Januari 2013 efektif sejak tanggal 01 Februari 2013 dan dikinikan berdasarkan surat Keputusan Direksi No.012/SK-DIR/ HCM/06/2015 tanggal 22 Juni 2016.
BasIs OF aPPOInTMenT OF COrPOraTe seCreTarY
The basis for the appointment of Corporate Secretary is the Financial Services Authority Regulation Number 35/ POJK.04/2014 on the Secretary of Issuing Company or Issuing Company.
sTruCTure OF COrPOraTe seCreTarY
Bank Victoria’s Corporate Secretary of is directly responsible to the President Director for the execution of its tasks. In performing its tasks, Division Head of Corporate Secretary (Corsec) is assisted by a Departement Head of and three (3) staff members. The structure of the Bank’s Corporate Secretary Victoria is as follows.
FunCTIOn anD TasKs OF COrPOraTe seCreTarY
The Corporate Secretary has an important role to ensure the Company’s aspect of transparency. The Corporate Secretary is directly responsible to the President Director. The main tasks and responsibilities of the Corporate Secretary include internal and external communications as well as secretarial relationship of the company’s leadership.
The tasks of the Corporate Secretary are:
1. To follow the development in the capital market, especially applicable regulations on capital market
2. To provide for the public any information required by investors about the condition of th eIssuer or Public Company
3. To give input to the Board of Directors of the Issuer or Public Company to comply with the provisions of Law No. 8 of 1995 on Capital Market and its implementing regulations 4. To be a contact person between the Issuer or Public Company
and Bapepam and Financial Institutions and the public.
COrPOraTe seCreTarY PrOFILe
The Corporate Secretary is held by Ruly Dwi Rahayu in accordance with the Decree Letter of the Board of Directors No. 021/SK-DIR/01/13 dated January 31, 2013 effective from February 1, 2013 and updated by the Decree Letter of the Board of Directors No.012/SK-DIR/HCM /06/2015 dated June 22, 2016.
ruLY DWI rahaYu
Warga Negara Indonesia, umur 51tahun, lahir di Jakarta pada tahun 1965. Berdomisili di Bekasi. Menjabat sebagai Sekretaris Perusahaan sejak 2013. Sebelumnya menjabat sebagai Kepala Divisi Manajemen Risiko (2011-2013), Kepala Divisi Manajemen Risiko dan Kepatuhan Bank Victoria (2006- 2011), Kepala Satuan Kerja Audit Internal Bank Victoria (1995-2006) dan sebagai Staf Auditor PT Panin Bank (1991-1995). Memperoleh gelar Sarjana Kimia dari Universitas Indonesia pada tahun 1990.
Indonesian citizen, 51 years old, born in Jakarta in 1965. Residing in Bekasi, Indonesia. Residing in Jakarta. Served as the Corporate Secretary since 2013. Previously served as Head of Risk Management (2011-2013), Head of Risk Management and Compliance Division of PT Bank Victoria International Tbk. (2006-2011), Head of Internal Audit Working Unit of PT Bank Victoria International Tbk. (1995-2006), and as an Audit Staff of PT Bank Panin (1991-1995). She obtained her Bachelor of Chemical Science degree from University of Indonesia in 1990.
PrOGraM PenInGKaTan KOMPeTensI seKreTarIs Perusahaan
Untuk mendukung pelaksanaan tugasnya, Sekretaris Perusahaan mengikuti serangkaian program pengembangan kompetensi. Program pengembangan kompetensi yang diikuti Sekretaris Perusahaan pada 2016 sebagai berikut.
Tanggal Pengembangan KompetensiJenis Kegiatan Penyelenggara
19 Maret 2016
19 March 2016
Leadership Batch 3
Leadership Batch 3 IBS
14 Mei 2016
14 May 2016
Penyelarasan Fungsi Kepatuhan, Pengendalian Internal dan Management
Risiko Dalam Rangka Peningkatan Efektiitas Penerapan GCG (Refreshment Management risiko)
The alignment of Functions of Compliance, Internal Control and Risk Management to Improve Effectiveness of Application of GCG (Refreshment Management Risk)
RMI
PeLaKsanaan TuGas seKreTarIs Perusahaan Tahun 2016
Kegiatan yang dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan sepanjang tahun 2016 berdasarkan laporan Tahunan No.001/ CORSEC-DIR/01/17 tanggal 27 Januari 2017 adalah sebagai berikut.
1. Rapat-rapat :
a. Rapat Direksi sebanyak 41 (empat puluh satu) kali. b. Rapat Dewan Komisaris sebanyak 10 (sepuluh) kali. c. Rapat Direksi - Dewan Komisaris 13 (tiga belas)
kali.
d. Rapat Dewan Komisaris – Direktorat 9
(Sembilan).
2. Membuat dan menyampaikan surat-surat eksternal sebagai berikut.
a. Januari 2016 sebanyak 64 (enam puluh empat) surat. b. Pebruari 2016 sebanyak 66 (enam puluh enam) surat. c. Maret 2016 sebanyak 76 (tujuh puluh enam) surat. d. April 2016 sebanyak 110 (seratus sepuluh) surat. e. Mei 2016 sebanyak 103 (seratus tiga) surat.
f. Juni 2016 sebanyak 132 (seratus tiga puluh dua) surat. g. Juli 2016 sebanyak 83 (delapan puluh tiga) surat. h. Agustus 2016 sebanyak 74 (tujuh puluh empat) surat.
i. September 2016 sebanyak 56 (lima puluh enam) surat.
j. Oktober 2016 sebanyak 70 (tujuh puluh) surat.
k. November 2016 sebanyak 85 (delapan puluh lima) surat.
l. Desember 2016 sebanyak 61 (enam puluh satu) surat .
COMPeTenCe DeVeLOPMenT PrOGraM FOr The COrPOraTe seCreTarY
To support the execution of its duties, the Corporate Secretary attended a series of competency development programs. Competency development programs attended by the Corporate Secretary in 2015 were as follows.
eXeCuTIOn OF TasKs OF The COrPOraTe seCreTarY In 2016
The activities carried out by the Corporate Secretary throughout 2016 based on Annual Report No. 001/CORSEC-DIR/01/17 dated January 27, 2017 are as follows.
1. Meetings :
a. Board of Directors’ Meetings, 41 (forty one) times. b. Board of Commissioners’ Meetings, 10 (ten) times. c. Board of Directors and Commissioners’ Meetings,
13(thirteen) times.
d. Board of Directors and Commissioners’ Meetings, 9 (nine) times.
2. Wrote and delivered letters to external parties as follows. a. January 2016, 64 (sixty four) letters.
b. February 2016, 66 (sixty six) letters. c. March 2016, 76 (seventy six) letters. d. April 2016, 110 (one hundred ten) letters. e. May 2016, 103 (one hundred three) letters. f. June 2016, 132 (one hundred thirty two) letters. g. July 2016, 83 (eighty three) letters.
h. August 2016, 74 (seventy four) letters. i. September 2016, 56 (ifty six) letters. j. October 2016, 70 (seventy) letters. k. November 2016, 85 (eighty ive) letters. l. December 2016, 61 (sixty one) letters.
3. Membuat dan menyampaikan laporan : a. Laporan Internal
- Bulanan, berupa Memo Internal Perubahan
Kepemilikan Saham.
- Tahunan, berupa Laporan Tahunan Divisi Corporate Secretary.
b. Laporan Eksternal
- Laporan Registrasi Pemegang Saham sebanyak 12
kali ke website BeI.
BuLan
MOnTh
TanGGaL
DaTe
Desember 2015 / December 2015 08 Januari 2016 / 8 January 2016
Januari 2016 / January 2016 10 Februari 2016 / 10 February 2016
Februari 2016 / February 2016 08 Maret 2016 / 8 March 2016
Maret 2016 / March 2016 07 April 2016 / 7 April 2016
April 2016 / April 2016 04 Mei 2016 / 4 May 2016
Mei 2016 / May 2016 08 Juni 2016 / 8 June 2016
Juni 2016 / June 2016 12 Juli 2016 / 12 July 2016
Juli 2016 / July 2016 09 Agustus 2016 / 9 August 2016
Agustus 2016 / August 2016 07 September 2016 / 7 September 2016
September 2016 / September 2016 06 Oktober 2016 / 6 October 2016
Oktober 2016 / October 2016 08 November 2016 / 8 November 2016
Nopember 2016 / November 2016 06 Desember 2016 / 6 Desember 2016
Desember 2016 / December 2016 09 Januari 2017 / 09 January 2017
- Laporan Realisasi Penggunaan Dana sebanyak 3
(tiga) kali
suraT
LeTTer
TanGGaL
DaTe
023/DIR-EKS/04/16 07 April 2016 / 07 April 2016
019/DIR-EKS/07/16 13 Juli 2016 / 13 July 2016
029/DIR-EKS/08/16 09 Agustus 2016 (waran jatuh tempo) / 09 August 2016
- Laporan Pihak Terkait sebanyak 2 kali
(semesteran)
suraT
LeTTer
TanGGaL
DaTe
065/DIR-EKS/07/16 26 Juli 2016 / 26 July 2016
- Laporan Exercise Waran sebanyak 12 kali
JuMLah EXERCISE WARAN
WarranTs eXerCIseD
suraT
LeTTer
TanGGaL
DaTe
20.700 076/DIR-EKS/03/16 31 Maret 2016 / 31 March 2016
30.800 056/DIR-EKS/04/16 14 April 2016 / 14 April 2016 72 095/DIR-EKS/05/16 30 Mei 2016 / 30 May 2016
513 024/DIR-EKS/06/16 06 Juni 2016 / 6 June 2016
282 096/DIR-EKS/06/16 17 Juni 2016 / 17 June 2016
300.000.000 108/DIR-EKS/06/16 28 Juni 2016 / 28 June 2016
50.000.000 109/DIR-EKS/06/16 28 Juni 2016 / 28 June 2016 3. Prepared and submitted reports:
a. Internal reports
- Monthly, such as Internal Memo on Change in Share Ownership.
- Annually, such as Annual Report of Corporate Secretary Division.
b. External report
- Report on Registration of Shareholders, 12 times to BEI website.
- The Fund Realization Report, 3 (three) times
- Report of Related Parties, 2 times (per semester)
JuMLah EXERCISE WARAN WarranTs eXerCIseD suraT LeTTer TanGGaL DaTe
69.860.268 123/DIR-EKS/06/16 30 Juni 2016 / 30 June 2016
7.863.680 004/DIR-EKS/07/16 01 Juli 2016 / 1 July 2016
236.542.999 006/DIR-EKS/07/16 01 Juli 2016 / 1 July 2016
43.811.441 015/DIR-EKS/07/16 12 Juli 2016 / 12 July 2016
43.355.792 016/DIR-EKS/07/16 12 Juli 2016 / 12 July 2016
- Laporan Keterbukaan Informasi pada website BeI
sebanyak 14 (empat belas) kali.
- Laporan Hasil RUPS sebanyak 4 kali
suraT
LeTTer
TanGGaL
DaTe
010/DIR-EKS/03/16 02 Maret 2016 / 2 March 2016
104/DIR-EKS/06/16 28 Juni 2016 / 28 June 2016
026/DIR-EKS/09/16 09 September 2016 / 9 September 2016
055/DIR-EKS/11/16 22 November 2016 / 22 November 2016
- Laporan Keuangan Tahunan kepada Departemen
perindustrian dan perdagangan.
- Laporan Penjelasan Atas Volatilitas Saham sebanyak
3 (tiga ) kali
suraT
LeTTer
TanGGaL
DaTe
047/DIR-EKS/03/16 18 Maret 2016 / 18 March 2016
009/DIR-EKS/07/16 04 Juli 2016 / 04 July 2016
082/DIR-EKS/11/16 30 November 2016 / 30 November 2016
4. Mengadakan Rapat Umum Pemegang Saham : rapat umum Pemegang saham
General Meeting of shareholders
agenda
agenda
RUPSLB tanggal 29 Februari 2016
EGMS dated 29 February 2016 - Perubahan susunan pengurus Bank / Changes in the structure of the Bank
RUPST tanggal 24 Juni 2016
EGMS dated 24 June 2016
- Laporan Tahunan Bank / Bank annual report
- Penetapan penggunaan laba bersih Bank / Determination of the use of Bank net income
- Pertanggungjawaban realisasi penggunaan dana hasil pelaksanaan waran / Responsibility for the realization of the use of funds resulting from the exercise of warrants
- Perubahan susunan pengurus dan pengangkatan kembali pengurus Bank / Changes in the organizational structure and reappointment of the Bank’s management
- Pemberian kuasa dan wewenang kepada wakil pemegang saham untuk menetapkan honorarium Dewan Komisaris dan pemberian kuasa dan wewenang kepada Dewan Komisaris untuk menetapkan pembagian tugas dan tanggung jawab anggota Direksi dan besarnya gaji.
/ Providing authorization and authority to shareholders’ representatives to determine the honorarium of the Board of Commissioners and authorization and authority to the Board of Commissioners to determine the distribution of duties and responsibilities of the members of the Board of Directors and the amount of the salary.
- Penunjukan Kantor Akuntan Publik / Appointment of Public Accounting Firm
RUPSLB tanggal 7 September 2016
EGMS dated 7 Spetember 2016 - Perubahan susunan pengurus Bank / Changes in the structure of the Bank
RUPSLB tanggal 18 November 2016
EGMS dated 18 November 2016
- Penambahan Modal Tanpa Hak Memesan Efek Terlebih Dahulu / Additional Capital without preemptive rights
- Perubahan susunan pengurus Bank / Changes in the structure of the Bank
5. Public Expose
a. Publik Expose Tahunan tanggal 24 Juni 2016
b. Publik Expose Insidentil pada Investor Summit di Surabaya tanggal 18 Agustus 2016
6. Annual Report
Tahun 2016 memenangkan ARA kategori Private Listed Non
Devisa juara ke-4
- report on transparency of Information in BeI website, 14 (fourteen) times.
- Report on Resolution of GMS, 4 times
- Report on Annual Report to the Department of Industry and trade.
- Report on Explanation of Stock Volatility, 3 (three) times
4. Held General Meetings of Shareholders:
5. Public Expose
a. Annual Public Expose on 24 June 2016
b. Incidental Public Expose in Investor Summit in Surabaya on 18 August 2016
6. Annual Report
In 2016 it won ARA for category of Private Listed Non Foreign Exchange in the 4th place
KOMITe DI BaWah DIreKsI
Dalam menjalankan tugasnya, Direksi dibantu oleh Komite- komite yang bertugas untuk memberikansaran dan rekomendasi yang berhubungan dengan kebijakan-kebijakan dan arahan- arahan Direksi. Saat ini Bank Victoria memiliki 10 (sepuluh) komite di bawah Direksi.
Dalam pembentukan komite-komite tersebut, Direksi
berwenang untuk mengatur komposisi dan kompetensi anggota komite sesuai dengan ukuran dan kompleksitas usaha Bank. rekomendasi darimasing-masing komite akan menjadi acuan Direksi dalam pengambilan keputusan.
Uraian mengenai komite-komite di bawah Direksi adalah sebagai berikut.
KOMITe ManaJeMen rIsIKO
Komite Manajemen Risiko adalah komite eksekutif yang dibentuk oleh Direksi Bank sebagai wadah pengambilan keputusan dan pengevaluasian pelaksanaan, menyusun strategi dan pedoman penerapan manajemen risiko, menetapkan hal-hal yang terkait dengan keputusan bisnis dan menyempurnakan pelaksanaan manajemen risiko berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan proses dan sistem manajemen risiko yang efektif. Komite Manajemen Risiko dibutuhkan agar pengelolaan seluruh risiko bisnis dapat dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan.
sTruKTur Dan KeanGGOTaan KOMITe ManaJeMen rIsIKO
Susunan keanggotaan Komite Manajemen Risiko Bank Victoria sebagai berikut.
Ketua (Anggota Tetap) : Director of Compliance and Risk Management
Anggota Tetap : Board of Directors
Associate Directors
Head of Division Risk Management/
Integrated (Secretary)
Head of Division SKAI/Integrated
and Anti Fraud
Anggota Tidak tetap : Head of Divisions
uraIan TuGas Dan TanGGunG JaWaB KOMITe ManaJeMen rIsIKO
Uraian Tugas Komite Manajemen Risiko sebagai berikut.
1. Melakukan pengembangan atas penerapan budaya risiko untuk setiap jenjang organisasi;
2. Mengevaluasi dan melakukan penyesuaian atas Kebijakan dan Pedoman Umum Penerapan Manajemen Risiko yang dimiliki Bank, dengan kebijakan regulator yang disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas usaha Bank serta risiko yang melekat pada Bank;
3. Mengevaluasi arah, strategi dan program Manajemen Risiko;
