2.4 Manajemen Obat di Rumah Sakit
2.4.1 Seleksi/Selection
Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat (Menkes RI, 2016).
Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Tim Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas (Satibi, 2014). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit, pemilihan sediaan farmasi di rumah sakit dapat dilakukan berdasarkan kepada:
a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi b. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
yang telah ditetapkan c. Pola penyakit
d. Efektivitas dan keamanan e. Pengobatan berbasis bukti f. Mutu
g. Harga
h. Ketersediaan di pasaran
Formularium rumah sakit disusun mengacu pada Formularium Nasional.
Formularium rumah sakit berisi daftar obat yang disusun mengacu pada Formularium Nasional dan telah disepakati oleh staf medis rumah sakit, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) dan ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit.
2.4.2 Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan jenis, jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Tahap perencanaan bertujuan untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Adapun pedoman dalam pembuatan perencanaan harus mempertimbangkan anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, waktu tunggu pemesanan dan rencana pengembangan (Menkes RI, 2016).
Badan Pengawasan Obat dan Makanan menyebutkan bahwa perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat karena perencanaan kebutuhan akan mempengaruhi pengadaan, pendistribusian, dan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2004).
Perencanaan merupakan tahap awal pada pengadaan obat. Ada beberapa macam metode perencanaan yaitu:
a. Metode morbiditas/epidemiologi:
Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time).
Persyaratan utama dalam metode ini adalah rumah sakit harus sudah memiliki standar pengobatan, sebagai dasar untuk penetapan obat yang akan digunakan berdasarkan penyakit.
Metode morbiditas/epidemiologi memiliki keunggulan dalam memperkirakan kebutuhan mendekati kebenaran, standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat, dan kelemahan dari metode ini adalah membutuhkan waktu dan tenaga terampil dan data penyakit sulit diperoleh secara pasti
b. Metode konsumsi
Metode ini diterapkan berdasarkan data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Hal yang harus diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan, yaitu dengan melakukan pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana. Adapun yang termasuk dalam jenis data alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, dan sisa stok, kadaluwarsa, obat kosong, stok pengaman.
Metode konsumsi memiliki kelebihan dalam pengambilan data yang paling mudah dan akurat, tidak perlu data penyakit dan standar pengobatan, kekurangan dan kelebihan obat sangat kecil. Kekurangan dari metode ini data konsumsi, obat dan jumlah kontak pasien sulit didapat, tidak dapat digunakan untuk dasar penggunaan obat dan perbaikan pola peresepan . Rumus yang digunakan dalam metode konsumsi adalah:
Keterangan : A = Rencana pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stok Pengaman 10% - 20% atau sesuai kebijakan RS D = Waktu tunggu E = Sisa stok
c. Metode Gabungan:
Yaitu gabungan dari mordibitas dan konsumsi. Metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode tersebut (mordibitas dan konsumsi). Kelebihan metode gabungan: Metode gabungan ini untuk menutupi kelemahan metode mordibitas dan konsumsi (Hassan, 1986).
2.4.3 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan dan pembayaran (Menkes RI, 2016).
A = (B+C+D) – E
Berdasarkan Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015 tentang perubahan keempat atas Peraturan Presiden no. 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa Pemerintah. Pemilihan pengadaan obat dilakukan melalui pembelian secara e-purchasing dengan sistem e-catalgue. Prinsip pemilihan penyedia barang/jasa
secara elektronik bertujuan untuk efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
Tahap pengadaan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga yang layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan (Quick, 1997). Selain itu tahap pengadaan juga memegang peranan penting karena dengan pengadaan rumah sakit yang baik dan sesuai maka akan mendapatkan obat dengan harga, mutu, dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan. Maka dari itu rumah sakit tidak dapat memenuhi kebutuhan pasien jika persediaan obat tidak ada, hal ini dapat berakibat fatal bagi pasien dan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat diterima di rumah sakit (Indriawati, 2001).
Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah untuk menentukan sistem pengadaan perlu mempertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa yang ada.
Proses pengadaan terdiri dari beberapa langkah yang dimulai dengan mereview daftar obat-obatan yang diadakan, menentukan jumlah item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang
didistribusikan. Agar proses pengadaan berjalan lancar dengan manjemen yang baik maka memerlukan struktur komponen berupa personel yang terlatih dan menguasai permasalahan pengadaan, adanya prosedur yang jelas dan terdokumentasi didasarkan pada pedoman baku, sistem informasi yang baik, didukung oleh dana dan fasilitas yang memadai (Indriawati, 2001).
Proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan tiga elemen penting sehingga diperoleh pengadaan yang baik, antara lain:
a. Metode pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi.
b. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja, sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu, waktu dan kelancaran bagi semua pihak.
c. Order pemesanan, agar barang sesuai macam, waktu dan tempat (Utomo, 2006).
2.4.4 Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan antara lain berdasarkan bentuk sediaan dan jenisnya, suhu dan kestabilannya, mudah tidaknya meledak/terbakar, dan tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Tahap penyimpanan memiliki tujuan dalam mempertahankan kualitas obat, mengoptimalkan manajemen persediaan, memberikan informasi kebutuhan obat yang akan datang, melindungi permintaan yang naik turun, melindungi pelayanan dari pengiriman yang terlambat, menambah keuntungan bila pembelian banyak, menghemat biaya pemesanan, dan mengurangi kerusakan dan kehilangan.
Kegiatan dari penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan yang dilakukan dapat diuraikan sebagai berikut :(Indriawati, 2001).
a. Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain surat pesanan/surat kontrak, surat kiriman, faktur obat/barang.
b. Memeriksa obat/barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, expire date, merk, harga, dan spesifikasi lain bila diperlukan, pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima.
c. Menyimpan obat sesuai ketentuan:
i. Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan barang, kelas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad.
ii. Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan khusus, obat-obat thermolabiel, dan expire date obat.
d. Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib.
e. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang.
Sistem penyimpanan obat di instalasi farmasi terdiri dari sistem First In First Out (FIFO) yaitu obat yang datang kemudian diletakkan dibelakang obat yang terdahulu dan sistem First Expired First Out (FEFO) yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu diletakkan didepan obat yang
yang dapat dilakukan yaitu menurut jenisnya, menurut abjad, menurut pabrik yang memproduksi dan menurut khasiat farmakoterapinya (Indriawati, 2001).
2.4.5 Distribusi
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah dan ketepatan waktu. Rumah sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di unit pelayanan (Menkes RI, 2016).
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
a. Sistem persediaan lengkap di ruangan (floor stock) b. Sistem resep perorangan
c. Sistem unit dosis d. Sistem kombinasi
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian obat dapat diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau resep individu yang mencapai 18%.
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan beberapa hal, antara lain:
a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
b. Metode sentralisasi atau desentralisasi (Menkes RI, 2016).
2.4.6 Penggunaan
Penggunaan obat adalah proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Seorang dokter diharapkan membuat peresepan yang rasional, dengan indikasi yang tepat, dosis yang tepat, memperhatikan efek sampig dan kontra indikasinya serta mempertimbangkan harga dan kewajarannya. Obat yang ditulis dokter pada resep selanjutnya menjadi tugas farmasi untuk menyiapkan dan menyerahkan kepada pasien (Quick, 1997).
Penggunaan obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar, indikasi yang tepat, obat yang manjur, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau, ketepatan dosis, cara pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh pasien.
Manfaat penggunaan obat yang rasional adalah meningkatkan mutu pelayanan, mencegah pemborosan sumber dana, dan meningkatkan akses terhadap obat esensial. Sebaliknya penggunaan obat dikatakan tidak rasional jika:
a. Pemakaian obat dimana sebenarnya indikasi pemakaiannya secara medik tidak ada atau samar-samar
b. Pemilihan obat yang keliru untuk indikasi penyakit tertentu
c. Cara pemakaian obat, dosis, frekuensi dan lama pemberian tidak sesuai d. Pemakaian obat dengan potensi toksisitas atau efek samping lebih besar
padahal obat lain yang sama kemanfaatan (efficacy) dengan potensi efek samping lebih kecil juga ada
e. Pemakaian obat-obat mahal padahal alternatif yang lebih murah dengan
f. Tidak memberikan pengobatan yang sudah diketahui dan diterima kemanfaatan dan keamanannya (established efficacy and safety)
g. Memberikan pengobatan dengan obat-obat yang kemanfaatannya dan keamanannya masih diragukan
h. Pemakaian obat yang semata-mata didasarkan pada pengalaman individual tanpa mengacu pada sumber informasi ilmiah yang layak, atau hanya didasari pada sumber informasi yang diragukan kebenarannya
Dampak peresepan yang tidak rasional dapat menimbulkan dampak yang negatif yaitu diantaranya dampak terhadap mutu pengobatan dan pelayanan baik secara langsung maupun tidak langsung, dampak terhadap biaya pelayanan pengobatan yang akan sangat dirasakan oleh pasien, dampak terhadap kemungkinan efek samping obat, dan dampak psikososial (Quick, 1997).