B. BIROKRASI
1. Sifat-Sifat Birokrasi
Fungsi-fungsi administrasi modern secara spesifik adalah sebagai berikut:
I. Ada prinsip tetap dan bidang-bidang yurisdiksional resmi, yang biasanya diatur dalam undang-undang, yakni oleh hukum atau aturan-aturan administratif.
1. Kegiatan-kegiatan reguler diperlukan untuk maksud-maksud struktur yang diatur secara birokratis didistribusikan dalam suatu cara yang tetap sebagai tugas-tugas resmi.
2. Wewenang untuk komando diperlukan bagi pelaksanaan tugas-tugas ini didistribusikan dalam suatu aturan yang berkaitan dengan alat-alat pemaksa, fisik, kekuatan ghaib atau sebaliknya, yang mungkin ditempatkan pada pembagian jabatan.
3. Ketentuan metodik dibuat untuk penyelesaian reguler dan berlanjut dari tugas-tugas ini dan untuk pelaksanaan hak-hak yang bersangkutan; hanyalah mereka yang mempunyai kualifikasi-kualifikasi yang biasanya diatur untuk membantu mereka yang dipekerjakan.
Dalam hal pemerintahan publik dan berdasarkan hukum ketiga elemen ini merupakan wewenang birokratis.
Birokrasi, dengan demikian dipahami, sepenuhnya dikembangkan dalam masyarakat eklesi-astikal (gerejani) dan politik hanya dalam negara modern, dan pada ekonomi swasta, hanya dalam lembaga-lembaga kapitalisme yang sudah maju. Wewenang resmi tetap dan publik, dengan yurisdiksi yang pasti, adalah bukan aturan historis namun lebih merupakan suatu pengecualian. Hal ini pun struktur politik yang luas seperti halnya pada Asia kuno, kerajaan Mongolia dan Jerman mengenai penaklukan, atau banyak struktur feodal suatu negara. Dari semua kasus ini, penguasa melakukan langkah-langkah terpenting melalui wakil-wakil pribadinya, rekan-rekan satu meja, maupun penasehat-penasehat hukum. Wewenang dan komisi-komisi mereka secara tepat tidak tak terbatas dan secara temporer timbul pada setiap kasus.
II. Prinsip-prinsip hirarki jabatan dan tingkat wewenang berjenjang berarti merupakan suatu sistem atasan dan bawahan yang diatur secara sungguh-sungguh dimana ada suatu pengawasan para penasehat yang lebih bawah oleh yang lebih atas. Sistem demikian menawarkan yang diperintah kemungkinan menarik keputusan pegawai yang bawah terhadap wewenangnya yang lebih atas, dalam suatu cara yang diatur dengan pasti. Dengan perkembangan penuh suatu tipe birokrasi, hirarkis ditemukan dalam semua struktur birokrasi : pada struktur gerejani dan negara demikian pula dalam semua struktur organisasi partai dan perusahan swata yang besar. Adalah tidak masalah untuk sifat birokrasi apakah wewenangnya disebut swasta maupun publik.
Ketika prinsip kompetensi yurisdiksional sepenuhnya dilakukan, sub ordinasi hirarkis setidaknya dalam jabatan publik bukan hirarki bahwa wewenang atasan dengan mudah diperlakukan untuk mengambil alih urusan bawahan. Tentunya, bertentangan dengan aturan. Sekali diperlakukan dan memenuhi tugas-tugasnya, suatu jabatan cenderung untuk meneruskan eksistensinya dan dilakukan oleh pemegang jabatan lainnya.
III. Manajemen perkantoran modern didasarkan pada dokumen-dokumen tertulis (file), yang dipertahankan keasliannya maupun bentuk draf. Oleh karena itu ada seorang staf, pejabat-pejabat dan seorang ahli menulis dalam semua jenis. Dewan para pejabat secara aktif digunakan disuatu kantor publik, bersama-sama dengan perlengkapan penting masing-masing melaksanakan dan
file-file, membuat sebuat biro. Dalam perusahaan swasta, biro kerapkali disebut kantor.
Pada prinsipnya, organisasi dinas sipil memisahkan biro dari domisili pribadi pegawai, dan pada umumnya birokrasi memisahkan aktivitas pegawai sebagai suatu hal yang berbeda dengan bidang hidup pribadi. Perlengkapan dan kekayaan publik dipisahkan dari kekayaan pribadi para pegawai. Kondisi demikian ada dimanapun sebagai suatu produk dari sebuah pengembangan yang lama.
Pada saat ini akan ditemukan secara publik maupun perusahaan-perusahaan swasta; dalam perusahaan swasta. Prinsip diperluas bahkan hingga kewirausahawan terkemuka. Pada prinsipnya seorang pejabat eksekutif terpisah dari rumah tangganya, bisnis dari urusan-urusan pribadi, aset bisnis dari keberuntungan pribadi. Semakin konsisten tipe manajemen bisnis modern telah diperlukan semakin banyak kasus permisahan-pemisahan seperti itu.
Permulaan dari proses ini ditemukan dengan jelas pada abad-abad pertengahan.
Ini merupakan berkhasan wirausahawan modern dimana ia mengurus dirinya sebagai seorang pegawai pertama perusahaannya, dengan cara yang sama dimana penguasa negara birokratis modern secara spesifik menganggap dirinya sebagai pembantu pertama negara tersebut. Ide bahwa aktivitas biro suatu negara secara intrinstik berbeda dalam karakter dari manajemen kantor ekonomi swasta merupakan gagasan Eropa kontinental, sebaliknya sepenuhnya asing bagi cara Amerika.
IV. Manajemen perkantoran, setidaknya semua manajemen perkantoran yang telah terspesialisasi dan manajemen seperti itu jelas-jelas modern biasanya memasyarakatkan kecermatan dan pelatihan ahli. Ini secara meningkat dilakukan bagi eksekutif modern dan para pegawai perusahaan swasta, dengan cara yang sama ia digubahkan oleh pejabat negara.
V. Ketika suatu kantor sepenuhnya dikembangkan, kegiatan pejabat menuntut kapasitas kerja penuh para pegawai, tanpa mempertimbangkan fakta bahwa waktu wajibnya di biro mungkin benar-benar tidak dibatasi. Dalam kasus biasa ini hanyalah produk dari suatu pengembangan yang lama, baik itu kantor swasta maupun publik. Sebelumnya, dalam berbagai kasus kondisi urusan-urusan yang normal adalah terbalik : urusan jabatan dilakukan sebagai aktivitas kedua.
VI. Manajemen perkantoran mengikuti aturan-aturan umum yang kurang lebih tetap, kurang lebih lengkap dan yang bisa dipelajari. Pengetahuan mengenai aturan-aturan ini mewakili suatu pelatihan teknis khusus yang dimiliki oleh para pegawai. Hal ini melibatkan yurisprudensi, atau manajemen administratif maupun bisnis.
Pengurangan manajemen perkantoran modern untuk mengaturnya berkaitan erat dengan hakekat yang dimilikinya. Teori administrasi negara modern, sebagai contoh, mengasumsikan bahwa wewenang untuk mengatur masalah-masalah melalui perintah-perintah yang diberikan terhadap setiap kasus, namun hanya
mengatur permasalahan secara abstrak. Ini berada pada pertentangan ekstrim untuk pengatur berbagai hubungan melalui hak-hak istimewa individu dan pemberian upeti, yang benar-benar dominan pada sistem patrimonial, setiknya sepanjang hubungan-hubungan ini tidak diatur oleh tradisi suci.