BAB II LANDASAN TEORI
H. Siklus Pembelian
Kegiatan pembelian terdiri dari transaksi pembelian tunai dan kredit. dalam kegiatan pembelian kredit, dimulai dari proses permintaan pembelian oleh fungsi gudang, proses order pembelian oleh bagian pembelian, proses penerimaan barang dari pemasok dan proses pencatatan utang oleh fungsi akuntansi. Kegiatan ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem informasi akuntansi pembelian secara kredit.
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian kredit adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.”
b. Fungsi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.”
c. Fungsi Penerimaan
Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.”
d. Fungsi Otorisasi
Menurut Diana (2011: 89), “Fungsi otorisasi diwujudkan dalam bentuk tanda tangan dalam dokumen sebagai tindakan memulai sebuah transaksi.”
e. Fungsi Pencatat
Menurut Diana (2011: 89), “Fungsi pencatat bertanggung jawab
menyiapkan dokumen transaksi dan juga bertanggung jawab mencatat transaksi ke dalam jurnal dan buku besar, membuat rekonsiliasi, menyusun laporan.”
f. Fungsi Kas
Menurut Mulyadi (2001: 514), “Fungsi kas bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.”
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian adalah : a. Surat Permintaan Pembelian
Menurut Diana (2011: 124), “Surat permintaaan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk merekam permintaan pembelian dari departemen yang membutuhkan kepada departemen pembelian.”
Gambar 3: Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:304)
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Menurut Mulyadi (2001: 305),” Dokumen ini digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.”
Gambar 4: Surat Permintaan Penawaran Harga Sumber: Mulyadi (2001:306)
c. Surat Order Pembelian
Menurut Diana (2011: 132), “ Surat order pembelian dibuat oleh bagian pembelian untuk dikirimkan ke pihak pemasok.”
Gambar 5: Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 88)
d. Laporan Penerimaan Barang
Menurut Mulyadi (2001: 307), “Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.”
Gambar 6: Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2001: 234)
e. Surat Perubahan Order Pembelian
Surat perubahan order pembelian menurut Mulyadi (2001: 307) adalah sebagai berikut:
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
Gambar 7: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 308)
f. Bukti Kas Keluar
Menurut Diana (2011: 132), “Bukti kas keluar merupakan permintaan untuk melunasi utang kepada pemasok. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan informasi dalam faktur dan surat order pembelian.”
Gambar 8: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2001: 309)
g. Faktur Pembelian
Menurut Diana (2011: 132), “Faktur pembelian merupakan faktur yang diterima dari pemasok. Faktur ini merupakan alat bagi pemasok untuk menagih utang ke pelanggan.”
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
a. Jurnal Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.”
Gambar 9: Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 109)
b. Kartu Utang
Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.”
Gambar 10: Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2001: 311) c. Kartu Persediaan
Menurut Mulyadi (2001: 309), “Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.”
Gambar 11: Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi (2001: 140)
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 301-303) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
5. Unsur Pokok Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi di antaranya adalah untuk menjaga kekayaan dan kewajiban
perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 312) adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi/pencatatan. 3) Fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi gudang.
4) Transaksi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi.
b. Sistem Otorisasi
5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang (jika barang yang dibeli masuk dalam gudang), atau fungsi pemakai barang (jika barang langsung dipakai).
6) Surat order pembelian barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang berwenang.
7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang berwenang.
c. Prosedur Pencatatan
9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
11) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
13) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
15) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17) Terdapat pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur itu diproses untuk dibayar.
18) Terdapat catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Diana (2011: 147-148) adalah sebagai berikut:
21) Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.
22) File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang.
6. Bagan Alir Dokumen Sistem Pembelian Kredit
Menurut Mulyadi (2001: 57), “Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.” Jadi bagan alir merupakan gambar yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan fungsinya masing-masing:
Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Simbol Fungsi
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
Penghubung pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman yang berbeda.
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual.
Arsip. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan
tempat penyimpanan dokumen.
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arsip pemanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.
ya
Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan)
Simbol Fungsi
Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer)
Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dlam proses pengolahan data.
Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.
Mulai/berakhir (terminal). Simbol untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Sumber: Mulyadi (2001: 60-63)
I. Pengertian Perusahaan Jasa
Perusahaan jasa merupakan unit usaha yang kegiatannya memproduksi produk yang tidak berwujud (jasa) dengan maksud meraih keuntungan. Akan tetapi, perusahaan jasa juga membutuhkan produk berwujud dalam menyelenggarakan kegiatan usahanya misalnya perusahaan jasa kontrak pemeliharaan kilang minyak. Untuk mendukung usahanya, perusahaan membutuhkan barang-barang untuk menjalankan usahanya misalnya bahan habis pakai, alat pelindung diri, peralatan kantor, dan lain-lain.