Menurut Dasaratha V. Rama / Frederick L. Jones ( 2008 ), siklus pendapatan adalah runtutan kejadian atau proses sistematika yang dibuat guna terciptanya manajemen yang sistematis dan berjalan baik sesuai dengan tujuan perusahaan khususnya pada bagian penjualan dan penerimaan kas perusahaan.
47
Barang Kejadian Agen
Gambar II.1
Diagram Kelas UML Siklus Pendapatan Sumber:
Sistem Informasi Akuntansi
Dasaratha V. Rama 0 Frederick L. Jones ( 2008 ) Persediaan
48 II.5.1. Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan : 1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit 3. Bag. Gudang 4. Bag. Pengiriman 5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian penjualan bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bagian Penjualan mengisi dokumen sales order ( SO ) untuk memungkinkan bagian gudang dan bagian pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah konsumen yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bagian kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bagian penjualan mendistribusikan tembusan – tembusan SO ke berbagai departemen.
49 Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bagian penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang ( biasa disebut Order Pengiriman ) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bagian pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian pengiriman juga menerima tembusan SO dari bagian penjualan ( biasa disebut Packing Slip ) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari
bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang di kirim, bagian pengiriman akan membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bagian penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, dan tanggal pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bagian penjualan dan nota pengiriman yang diberikan oleh bagian pengiriman. Bagian penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai
50 Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima ( tembusan faktur penjualan ). Bagian piutang mencatat ke dalam data pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya ke dalam buku besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
II.5.1.1. Jenis Sistem Order Penjualan 1. Sistem Pra – Penagihan Lengkap
Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman ( Packing Slip ) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap ( termasuk biaya pengiriman, pajak, dll ). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra – Penagihan Tidak Lengkap
Pada sistem ini faktur dan nota pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bagian penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bagian penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bagian pengiriman.
51 II.5.1.2. Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form.
Data order penjualan dimasukkan ke dalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih,
seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan ( SO ) pada sebuah on line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah ke dalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk ke dalam sistem, sistem kemudian menarik data dari data konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. ( tinggal enter kode barang dan kode konsumen ).
Pada data konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file persediaan juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi, maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya. Bisa juga secara on line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
52 D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file persediaan dan file piutang dagang.
Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file persediaan, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehingga dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
II.5.2. Piutang Fungsi terkait :
1. Penagihan
2. Piutang Dagang dan Buku Besar 3. Kredit
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bagian penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.
53 Piutang Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini mencatat / membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan ke dalam jurnal dan buku besar.
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang 1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidaksesuaian antara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan piutang
Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutang tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan
54 kepada pihak independen ( untuk menjaga proses pengendalian ) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.
II.5.3. Penerimaan Kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bagian penerimaan kas ke bagian piutang dagang untuk dibukukan.