ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka 1
1. Sistem Akuntansi Pembelian PT ATMI-IGI CENTER a.Unit organisasi yang terkait
1) Bagian Produksi
Pada saat terdapat permintaan pembelian bahan baku untuk pembuatan pesanan, bagian produksi melakukan prosedur permintaan barang kepada bagian logistik dengan membuat formulir permintaan dan pengadaan barang yang kemudian diserahkan kepada bagian logistik.
2) Bagian Logistik (Bagian Pembelian)
Bagian Pembelian menerima formulir dari bagian produksi. Bagian pembelian melaksanakan prosedur pencarian dan
32
penyeleksian pemasok dengan mencari informasi mengenai barang yang dibutuhkan, harga barang, jumlah barang, kualitas, dan termin kredit yang dipakai. Prosedur ini dapat dilakukan melalui telepon maupun email sesuai situasi dan juga kondisi. Untuk kategori pembelian yang nominalnya kurang dari Rp 1.000.000,00 secara langsung akan diotorisasi oleh bagian pembelian.
3) General manager
General Manager mempunyai kewenangan untuk memberikan persetujuan atas pembelian yang akan dilakukan yang
nominalnya antara Rp 1.000.000,00 sampai Rp 10.000.000,00. 4) Direktur
Direktur mempunyai kewenangan untuk menyetujui tidaknya pembelian yang akan dilaksanakan oleh bagian logistik untuk pembelian yang nominalnya lebih dari Rp 10.000.000,00. Direktur Utama juga berwenang untuk memberikan otorisasi pada saat pembayaran atas pembelian yang terjadi.
5) Bagian Keuangan (Finance)
Bagian keuangan menerima semua dokumen yang berkaitan dengan proses pembelian yang diserahkan oleh bagian pembelian dan bagian produksi. Bagian keuangan menyiapkan prosedur pembayaran kepada pemasok pada saat jatuh tempo pembayaran dan melakukan proses pembayaran.
6) Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian sampai pada pembayaran dari bagian keuangan. Bagian akuntansi mencatat semua transaksi yang terjadi kedalam buku jurnal yang sudah dioersiapkan dan mengarsip semua dokumen tersebut serta menyimpan sesuai nomer dan tanggal.
b. Dokumen yang digunakan
1) Formulir dan Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh pemakai barang (bagian produksi) untuk meminta bagian logistik melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan mutu yang dibutuhkan oleh pemakai barang (bagian produksi). Formulir ini diotorisasi oleh manager produksi. Bagian pembelian membuat bon permintaan proses dan pengadaan barang akan tetapi hal ini hanya berlaku apabila barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh pihak ATMI selain itu formulir yang digunakan adalah formulir permintaan proses dan pengadaan barang.
2) Pre Purchase Order (Pre PO)
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh bagian logistik sebelum membuat purchase order (PO). Formulir ini diisi sesuai dengan barang atau bahan baku yang
34
dibutuhkan. Formulir ini diotorisasi oleh bagian pembelian apabila pembelian yang akan dilakukan bernominal kurang dari Rp 1.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh general manager
apabila nominalnya melebihi kewenangan yang dimiliki oleh bagian pembelian yaitu lebih dari Rp 1.000.000,00 sampai dengan Rp 10.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh direktur jika nominal pembelian yang dilakukan adalah lebih dari Rp 10.000.000,00 yang berada diluar kewenangang yang dimiilki oleh bagian pembelian dan juga general manager.
3) Purchase Order (PO)
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh bagian pembelian tetapi setelah adanya otorisasi terhadap Pre PO oleh bagian pembelian/ General Manager/ Direktur (sesuai ketentuan). PO ini juga harus mendapatkan otorisasi oleh bagian yang mengotorisasi Pre PO. PO ini yang akan digunakan untuk memesan barang material yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah, nama, dan spesifikasi barang dan mutu. 4) Bukti Barang Masuk (BBM)
BBM ini dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan surat jalan yang diberikan oleh pemasok pada saat barang diantar. Kemudian bagian logistik melakukan rekap terhadap BBM ini.
5) Nota Penerimaan Barang(NPB)
Dokumen ini dibuat oleh bagian logistik dengan menginput data secara langsung ke komputer dengan program excell. Data yang diinput berasal dari dokumen-dokumen yang menyertai barang yang datang. Kemudian hasil print out nya diserahkan kepada bagian keuangan.
6) Bukti Pengeluaran Kas dan Bank (BPgKB)
Dokumen ini dipersiapkan oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas dan bank pada saat pembayaran atas pembelian kredit ke pemasok. Dokumen ini diotorisasi oleh direktur. Dokumen ini kemudian digunakan pada proses pembayaran yang akan dilakukan oleh bagian keuangan.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Bagian akuntansi mempersiapkan buku jurnal yang akan digunakan untuk mencatat pembelian baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan dilakukan dengan mengurutkan tanggal supaya memudahkan dalam penelusuran transaksi saat dilakukan proses pemeriksaan. Semua transaksi yang dilakukan dicatat dengan akun yang sudah ditentukan oleh perusahaan kedalam jurnal umum.
36
d. Jaringan prosedur
1) Membuat formulir permintaan proses dan pengadaan barang Bagian produksi mengajukan permintaan proses dan pengadaan barang kepada manager produksi. Manager produksi meneliti pengajuan yang dilakukan bagian produksi, kemudian mengisi dan mengotorisasi formulir permintaan proses dan pengadaan barang yang berjumlah rangkap tiga. Lembar pertama diserahkan kepada bagian logistik, lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan, dan lembar ketiga disimpan oleh manager produksi.
2) Bagian logistik membuat Pre PO yang kemudian diotorisasi sesuai ketentuan yang berlaku
Bagian logistik membuat Pre PO setelah bon permintaan proses dan pengadaan barang selesai dibuat. Pre PO diotorisasi sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan ini yaitu untuk nominal pembelian kuarang dari Rp 1.000.000,00 diotorisasi oleh bagian logistik, untuk nominal pembelian antara Rp 1.000.000,00 sampai dengan Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh general manager, dan untuk nominal lebih dari Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh direktur.
3) Bagian logistik membuat PO berdasarkan Pre PO yang sudah diotorisasi
Pre PO yang sudah diotorisasi akan digunakan sebagai dasar pembuatan PO. PO dibuat rangkap tiga dan diotorisasi sama seperti yang mengotorisasi Pre PO.
4) Bagian logistik melakukan pembelian kepada pemasok
Pada saat terjadi proses pembelian bagian logistik mempersiapkan PO. Kemudian PO lembar pertama diserahkan kepada pemasok sebagai surat order pembelian. Formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre PO serta PO lembar ketiga disimpan oleh bagian logistik. PO lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan.
5) Bagian logistik menerima dan mengecek barang yang telah dikirim oleh pemasok
Barang diterima dari pemasok disertai dengan faktur, invoice, dan surat jalan. Bagian logistik menerima barang dan membandingkan barang yang datang, faktur, invoice dan surat jalan dengan dokumen-dokumen yang dibawa oleh bagian logistik, yaitu formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre PO, dan PO lembar ketiga. Dokumen yang menyertai barang datang berjumlah rangkap 2 kecuali faktur dan
invoice (akantetapi pemasok masih mempunyai arsip yang berupa faktur dan invoice yang di perusahaan) dan semua
38
dokumen itu di beri tanda otorisasi oleh bagian logistik yang menyatakan bahwa barang yang telah diterima dan telah sesuai dengan pesanan. Dokumen lembar kedua diserahkan kepada bagian logistik sedangkan lembar pertama di bawa kembali oleh pemasok yang akan digunakan untuk penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran dan sebagai arsip.
6) Bagian logistik membuat Bukti Barang Masuk (BBM) dan Nota Pembelian Barang (NPB)
Apabila barang dan dokumen sesuai, selanjutnya bagian logistik membuat bukti barang masuk dan nota pembelian barang. Bagian logistik menyimpan dokumen PO lembar ketiga, Pe PO, formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama. Faktur, invoice, surat jalan, bukti barang masuk, dan nota pembelian barang diserahkan kepada bagian akuntansi. 7) Bagian Keuangan menerima dokumen-dokumen yang
diserahkan oleh bagian logistik dan juga bagian produksi yang berkaitan dengan transaksi pembelian.
Semua dokumen yang digunkan dalam proses pembelian diserahkan kepada bagian keuangan untuk disimpan sementara sampai masa jatuh tempo pembayaran atas transaksi pembelian yang telah menimbulkan utang. Dokumen yang diterima bagian keuangan adalah faktur, invoice, surat jalan, bukti barang
masuk, nota pembelian, formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar kedua, dan PO lembar kedua.
8) Bagian Keuangan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan Bank (BPgKB)
Bukti Pengeluaran Kas dan Bank dibuat pada saat jatuh tempo pembayaran. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan dan diotorisasi oleh direktur. Otorisasi dapat dilakukan apabila dokumen yang di lampirkan sesuai. Bagian keuangan menyerahkan BPgKB yang berjumlah rangkap dua disertai bukti pendukung yang dilampirkan yaitu semua dokumen yang disimpan sementara oleh bagian keuangan. BPgKB yang sudah diotorisasi diambil kembali oleh bagian keuangan. Bagian keuangan menindaklanjuti hal tersebut dengan menyerahkan kepada bagian kasir berupa BPgKB yang telah diotorisasi. Pemasok yang datang meminta pembayaran atas utang dengan menunjukkan dokumen-dokumen yang berupa surat jalan, invoice, dan faktur yang telah diberi tanda oleh bagian logistik, serta PO lembar pertama. Bagian keuangan melakukan pengecekkan terhadap semua dokumen yang ditunjukkan oleh pemasok, jika sudah sesuai maka segera dilakukan pembayaran. Pada saat pembayaran pemasok memberikan tanda tangan pada BPgKB yang menerangkan bahwa atas utang yang terjadi telah dilakukan pembayaran. Semua dokumen yang ada pada bagian
40
keuangan kecuali BPgKB lembar pertama diserahkan kepada bagian akutansi untuk dicatat dan diarsipkan.
9) Bagian Akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi serta mengarsip semua dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan
Dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan kemudian dicatat kedalam jurnal umum yang tersedia dengan akun- akun yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bagian akuntansi juga menyimpan data-data tersebut pada komputer dengan menginput data tersebut secara manual kemudian mengarsip dokumen-dokumen tersebut.
e. Bagan Alir Sistem Pembelian PT ATMI-IGI CENTER Manager Produksi
Keterangan :
FPPPB : Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan Barang Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER Mulai Membuat FPPPB 1 3 2 FPPPB 1 N 2
42
Bagian Logistik
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan) 1 FPPB 1 Menyeleksi pemasok FPPPB 1 Membuat Pre PO FPPPB 1 Pre PO
Pre PO diotorisasi dengan ketentuan ; jika pembelian < 1juta diotorisasi oleh bagian logistik, jika pembelian 1< 10 juta diotorisasi oleh general manager, jika lebih dari 10 juta diotorisasi oleh direktur utama. 3 3 FPPPB 1 Pre PO Membuat PO FPPPB 1 Pre PO 3 2 PO 1 4 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order Menyeleksi pemasok
berdasarkan mutu, harga dan juga penawaran yang diberikan oleh pemasok yang biasanya berupa daftar harga barang yang dimiliki pemasok. PO diotorisasi oleh pihak yang sama yang mengotorisasi Pre PO
Bagian Logistik (lanjutan)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan) 4 FPPPB 1 Pre PO 3 2 PO 1 Pemasok 6 5 Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order
44
Bagian Logistik (penerimaan barang dari pemasok)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan) Pemasok Menerima barang Faktur 5 FPPPB 1 Pre PO PO 3 Mencocokkan barang dengan dokumen Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 Membuat BBM dan NPB 8 N Keterangan : FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang Invoice 2 SJ 1 2 SJ 1 Memberi tanda pada SJ bahwa barang telah diterima Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 2 SJ 1 Pemasok 7 7 Faktur FPPPB 1 Invoice Pre PO PO 3 SJ 1 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB FPPPB 1 Pre PO PO 3
Bagian Keuangan
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
2 6 8
FPPPB 2 PO 2
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang BPgKB:Bukti Pengeluaran Kas dan
Bank Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB T Membuat BPgKB FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 BPgKB diotorisasi Direktur Dokumen disimpan sementara sampai jatuh tempo pembayaran 9
46
Bagian Keuangan (Lanjutan)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan) 9
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order PO :Purchase Order SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk NPB :Nota Pembelian Barang
BPgKB:Bukti Pengeluaran kas dan Bank Invoice P:Invoice Pemasok
FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 Pemasok PO 1 2 SJ Faktur Invoice P
Bagian kejuangan mencocokkan dokumen yang ada dengan dokumen yang dibawa pemasok Melakukan pembayaran PO 1 2 SJ Faktur Invoice P FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB 1 Meminta tanda tangan pada kolom “telah diterima oleh” pada BPgKB Pemasok 10 T
Bagian Akuntansi
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan) 10 FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB Melakukan pencatatan Jurnal umum FPPPB 2 PO 2 Faktur Invoice SJ 1 BBM NPB 2 BPgKB Input data ke komputer voucher T Selesai
48