BAB I PENDAHULUAN
B. Sistem Pengeluaran Kas Untuk Pembelian Dan Penggajian
1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Untuk Pembelian
a. Organisasi yang terkait
Dalam sistem pengeluaran kas untuk pembelian barang dagang
pada PT. Era Adicitra Intermedia, bagian yang terkait adalah sebagai
berikut.
1) Manajer Divisi Era Intermedia. Dalam sistem pembelian barang
cetak. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk memberikan surat
order cetak kepada supplier.
2) Bagian Gudang. Bagian ini bertanggung jawab dalam penerimaan
barang pesanan dan bertugas memeriksa kebenaran dari barang yang
diterima. Setelah barang pesanan diterima bagian ini bertugas
membuat laporan bahwa barang yang dipesan sudah diterima dan
dimasukkan ke dalam gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab
terhadap pengisian kartu persediaan.
3) Bagian Administrasi. Dalam sistem pembelian, bagian ini bertanggung
jawab atas penyimpanan bukti penerimaan barang yang diterima dari
supplier dan laporan barang masuk gudang sebagai bukti bahwa
barang telah diterima.
4) Bagian Akuntansi. Bagian ini bertanggung jawab dalam pengisian
kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Selain itu
bagian ini juga bertanggung jawab dalam membuat laporan utang yang
diberikan kepada manajer administrasi.
5) Manajer Administrasi Keuangan. Bagian ini bertugas meminta laporan
utang kepada bagian akuntansi dan berdasarkan laporan tersebut
dibuat rencana pembayaran utang perusahaan.
6) Bagian Kassa. Bagian ini bertanggung jawab melaksanakan
pembayaran utang sesuai dengan rencana pembayaran yang telah
melalui transfer antar rekening bank kepada supplier dan memperoleh
bukti transfer dari bank.
b. Dokumen yang digunkan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas
untuk pembelian ini adalah sebagai berikut.
1) Surat Order Cetak. Dokumen ini berfungsi untuk mengajukan
permintaan pencetakan suatu buku dengan jenis, jumlah, dan mutu
tertentu. Dokumen ini dibuat rangkap dua, satu lembar untuk diberikan
kepada supplier dan lembar lainnya digunakan sebagai arsip bagian
produksi.
2) Bukti Penyerahan Barang. Dokumen ini berasal dari supplier yang
diterima bersamaan dengan diterimanya barang pesanan. Dokumen ini
terdiri dari dua rangkap, lembar pertama dikembalikan kepada supplier
dan lembar kedua untuk arsip perusahaan.
3) Laporan Barang Masuk Gudang. Dokumen ini dibuat oleh bagian
bagian produksi yang berfungsi untuk memberitahukan bahwa barang
yang dipesan sesuai dengan jenis, jumlah, dan mutu yang diminta.
4) Laporan Utang. Dokumen ini berisi daftar utang yang masih menjadi
tanggungan perusahaan atas pembelian barang dagang yang dilakukan
oleh perusahaan.
5) Rencana Pembayaran Utang. Dokumen ini dibuat sebagai perencanaan
pada supplier, tanggal jatuh tempo dan tangal pembayaran utang yang
akan dilakukan perusahaan.
6) Bukti Transfer. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa
perusahaan telah melakukan pengiriman uang kepada supplier sebagai
pembayaran atas pembelian barang dagang melalui transfer atas
rekening bank. Dokumen ini akan dikirimkan kepada sipplier melalui
faks sebagai pemberitahuan bahwa telah dilakukan pembayaran.
7) Kuitansi. Dokumen ini berasal dari supplier sebagai balasan atas
pembayaran utang oleh perusahaan. Dokumen ini dikirim ke
perusahaan setelah supplier menerima faks dari perusahaan.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas
untuk pembelian barang dagang oleh PT. Era Adicitra Intermedia adalah
sebagai berikut.
1) Kartu Persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian di PT. Era
Adicitra Intermedia, kartu ini digunakan untuk mencatat harga pokok
persediaan barang dagang yang dibeli dari supplier.
2) Kartu Utang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat rincian
utang perusahaan kepada suppliernya. Kartu ini diisi oleh bagian
3) Jurnal Pembelian. Catatan akutansi ini digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan berdasarkan tanda
terima yang diperoleh dari supplier.
4) Jurnal Pengeluaran Kas. Catatan akuntansi ini berisi jumlah
pembayaran yang telah dilakukan perusahaan atas segala aktivitas
perusahaan yang membutuhkan kas perusahaan.
d. Prosedur yang membentuk sistem.
1) Prosedur order cetak.
Dalam prosedur ini, untuk pencetakan buku yang baru pertama kali
terbit, Manajer Divisi Era Intermedia membuat surat order cetak yang
memberitahukan pada supplier agar mencetak buku sesuai judul
dengan mengisi surat order cetak rangkap dua dan mengirimkan salah
satunya kepada supplier disertai dengan naskah yang akan dicetakkan
(dalam hal ini PT. Era Adicitra Intermedia mencetakkan buku barunya
pada perusahaan PT. Macanan Jaya Cemerlang).
2) Prosedur penyerahan barang.
Fungsi gudang menerima barang yang telah dipesan dengan
menandatangani bukti penyerahan barang. Bukti penyerahan barang
kemudian digandakan sebanyak dua lembar, satu lembar asli untuk
arsip bagian penerbitan, lembar kedua untuk disimpan di bagian
juga melakukan pencocokan bukti penerimaan dengan barang yang
diterima. Pada saat menerima barang pesanan, bagian gudang
membuat laporan yang menerangkan bahwa barang pesanan sudah
sampai di perusahaan dan sudah dimasukkan ke dalam gudang.
Laporan ini kemudian diberikan kepada bagian penerbitan untuk
memberitahukan bahwa buku yang dimaksud sudah dicetak dan siap
untuk diterbitkan dan untuk diarsip di bagian administrasi.
3) Prosedur pencatatan utang.
Fungsi akuntansi menerima faktur penjualan yang berasal dari supplier
atas pemesanan barang yang dilakukan. Berdasarkan faktur tersebut
bagian akuntansi mengisi kartu utang, jurnal pembelian dan membuat
laporan utang. Laporan utang ini berisi daftar utang yang masih harus
dibayar oleh perusahaan.
4) Prosedur pembayaran utang.
Laporan utang yang diterima oleh manajer administrasi dan keuangan
selanjutnya dibuatkan rencana pembayaran utang yang akan dilakukan
perusahaan. Rencana pembayaran utang ini kemudian diberikan
kepada bagian kassa untuk dilaksanakan pembayaran sesuai
jadwalnya. Pembayaran dilaksanakan dengan melakukan transfer antar
2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas untuk Penggajian dan Pengupahan